ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ. Постановление. Правительство РФ. 03.11.94 1233

2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную
               информацию ограниченного распространения

     2.1. Необходимость   проставления   пометки    "Для    служебного
пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным
лицом,  подписывающим  или утверждающим документ.  Указанная пометка и
номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу  первой  страницы
документа,  на  обложке  и титульном листе издания,  а также на первой
странице сопроводительного письма к таким документам.
     2.2. Прием и учет (регистрация) документов,  содержащих служебную
информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило,
структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной
документации.
     2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования":
     печатаются в  машинописном  бюро.  На  обороте  последнего  листа
каждого  экземпляра  документа  машинистка  должна  указать количество
отпечатанных экземпляров,  фамилию исполнителя,  свою фамилию  и  дату
печатания  документа.  Отпечатанные  и  подписанные документы вместе с
черновиками  и  вариантами  передаются  для   регистрации   работнику,
осуществляющему  их  учет.  Черновики  и  варианты  уничтожаются  этим
работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
     учитываются, как  правило,  отдельно от несекретной документации.
При незначительном объеме таких документов разрешается вести  их  учет
совместно  с  другими  несекретными  документами.  К  регистрационному
индексу документа добавляется пометка "ДСП";
     передаются работникам подразделений под расписку;
     пересылаются сторонним   организациям   фельдъегерской    связью,
заказными или ценными почтовыми отправлениями;
     размножаются (тиражируются)  только  с   письменного   разрешения
соответствующего    руководителя.    Учет    размноженных   документов
осуществляется поэкземплярно;
     хранятся в  надежно  запираемых  и  опечатываемых шкафах (ящиках,
хранилищах).
     2.4. При  необходимости  направления  документов  с пометкой "Для
служебного пользования" в  несколько  адресов  составляется  указатель
рассылки,   в   котором  поадресно  проставляются  номера  экземпляров
отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем
и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
     2.5. Исполненные   документы   с   пометкой    "Для    служебного
пользования"  группируются  в  дела в соответствии с номенклатурой дел
несекретного делопроизводства.  При этом на обложке  дела,  в  которое
помещены такие документы,  также проставляется пометка "Для служебного
пользования".
     2.6. Уничтожение  дел,  документов  с  пометкой  "Для  служебного
пользования",  утративших свое  практическое  значение  и  не  имеющих
исторической ценности,  производится по акту. В учетных формах об этом
делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
     2.7. Передача   документов  и  дел  с  пометкой  "Для  служебного
пользования" от одного работника другому осуществляется  с  разрешения
соответствующего руководителя.
     2.8. При смене работника,  ответственного за  учет  документов  с
пометкой  "Для служебного пользования",  составляется акт приема-сдачи
этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.
     2.9. Проверка  наличия документов,  дел и изданий с пометкой "Для
служебного  пользования"  проводится  не  реже  одного  раза   в   год
комиссиями,   назначаемыми   приказом  руководителя.  В  состав  таких
комиссий обязательно включаются работники,  ответственные  за  учет  и
хранение этих материалов.
     В библиотеках и архивах,  где  сосредоточено  большое  количество
изданий,   дел   и   других  материалов  с  пометкой  "Для  служебного
пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в
пять лет.
     Результаты проверки оформляются актом.
     2.10. О  фактах  утраты  документов,  дел  и изданий,  содержащих
служебную информацию ограниченного распространения,  либо  разглашения
этой  информации  ставится  в  известность  руководитель организации и
назначается  комиссия  для  расследования  обстоятельств  утраты   или
разглашения.   Результаты  расследования  докладываются  руководителю,
назначившему комиссию.
     На утраченные   документы,   дела   и  издания  с  пометкой  "Для
служебного  пользования"  составляется  акт,  на  основании   которого
делаются соответствующие отметки в учетных формах.  Акты на утраченные
дела постоянного срока хранения  после  их  утверждения  передаются  в
архив для включения в дело фонда.
     2.11. При  снятии  пометки  "Для   служебного   пользования"   на
документах,  делах  или  изданиях,  а  также в учетных формах делаются
соответствующие отметки и  информируются  все  адресаты,  которым  эти
документы (издания) направлялись.
-------------------------------------
     (*) Требования  настоящего  Положения распространяются на порядок
обращения  с  иными  материальными  носителями  служебной   информации
ограниченного  распространения  (фото-,  кино-,  видео- и аудиопленки,
машинные носители информации и др.)