Фрагмент документа "ПО ВОПРОСАМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОЦЕНКИ ПЕНСИОННЫХ ПРАВ ЗАСТРАХОВАННЫХ ЛИЦ".
6. Порядок выдачи, составления и оформления архивных
справок и архивных копий
Учреждения Росархива, ведомственные архивы организаций всех форм
собственности обеспечивают право юридических и физических лиц на
получение ретроспективной информации путем выдачи в установленном
порядке заверенных копий и выписок из документов, справок
социально-правового характера.
Архивная справка, официально заверенная, является документом,
имеющим юридическую силу, содержит подтверждение об имеющихся в
документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с
указанием поисковых данных документов.
Архивные справки выдаются на основании запросов организаций по
вопросам, соответствующим профилю их деятельности; гражданам
Российской Федерации - на основании их заявлений по вопросам,
связанным с обеспечением их права и законных интересов.
Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся
в архивном учреждении, ведомственном архиве, по установленной форме на
бланке для письма организации с обозначением названия документа
"Архивная справка".
В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются
сведения, имеющиеся в этих документах. Названия организаций в тексте
справки при первом упоминании должны приводиться полностью, при
повторных упоминаниях допускается применение их официально принятых
сокращенных названий.
После текста справки помещаются архивные шифры документов,
послуживших основанием для составления справки (номера фондов, описей
дел и листов дел).
Архивная справка подписывается руководителем архивного
учреждения, организации, заверяется гербовой печатью.
В случае когда сведения, включаемые в архивную справку, не
умещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону,
справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый
лист справки заверяется гербовой печатью организации.
Учреждения Росархива, организации несут ответственность за
достоверность сведений, изложенных в архивных справках.
Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным,
электрографическим, фото - и другим способом всего текста документа,
относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, официально
заверенное архивом.
Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен
порядку выдачи архивных справок.
Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке
письма организации с обозначением названий "Архивная копия", "Архивная
выписка".
Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.
В архивной выписке связанность содержания и точный смысл каждого
извлечения из текста документов не должны нарушаться.
Отдельные слова подлинного документа, вызывающие сомнение в их
достоверности, должны оговариваться словами: "так в документе".
После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр
документа.
На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим
способом, поисковые данные (фонд, опись, дело, лист) проставляются на
обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте
последнего листа документа.
Архивные копии (выписки) заверяются подписью руководителя,
гербовой печатью архивного учреждения, организации.
Архивные справки (архивные копии, архивные выписки) (далее -
архивные справки), оформленные в соответствии с существующими
правилами, являются документами, имеющими юридическую силу, и могут
быть использованы для подтверждения стажа и назначения трудовой
пенсии, в том числе досрочной (приложение 8 - не приводится).
При отсутствии в архивных справках необходимых сведений можно
повторно запросить архивное учреждение, организацию, четко указав
недостающие данные.
Настоящее информационное письмо подготовлено для оказания
практической помощи специалистам территориальных органов ПФР по г.
Москве и Московской области, занятым сбором доказательств (документов)
для оценки пенсионных прав, в том числе и на досрочное пенсионное
обеспечение по старости, на стадиях назначения, перерасчета пенсий и
конвертации пенсионных прав застрахованных лиц.
При рассмотрении вопроса о местонахождении документов организации
следует учитывать, что существующие (действующие) организации хранят
документы по личному составу в ведомственном архиве (приложения 5, 6,
7), при этом документы реорганизованных ведомств, учреждений,
организаций, предприятий находятся на хранении у правопреемника, а при
ликвидации - передаются на государственное хранение (приложения 2, 3,
4).
В случае когда местонахождение организации неизвестно, следует
запросить архивный орган (приложения 2, 3, 4) по ее территориальной
принадлежности, так как он располагает сведениями об учреждениях,
организациях, предприятиях, являющихся источниками комплектования
архивных учреждений, находящихся на данной территории.
При составлении запроса о подтверждении стажа и/или иных сведений
о деятельности гражданина следует указать полностью фамилию, имя и
отчество, полное наименование организации, ее подчиненность,
юридический адрес, периоды работы (иные периоды деятельности),
сведения о реорганизации (если она имела место), требующие
подтверждения (желательно прикладывать копию трудовой книжки за
указанный период).
Для подтверждения периодов работ, дающих право на досрочное
пенсионное обеспечение, как правило, необходимы сведения о характере
выполняемой работы, которые не вносятся в трудовые книжки.
Например: о занятости на подземных работах, на работах с вредными
и опасными условиями труда, на выполнении определенных видов работ, на
определенных рабочих местах и других показателях. В запросах
желательно недостающие сведения указывать точно по тексту нормативных
актов, например, занятость на работах с радиоактивными веществами с
указанием активности на рабочем месте в милликюри радия 226.
Запрашивая подтверждение данных о работе, желательно указывать
виды документов, содержащие необходимые сведения, учитывая при этом
продолжительность сроков их хранения (приложение 1), например: табели
и наряды работников вредных профессий (75 лет); списки работающих на
производстве с вредными условиями труда (75 лет); технологические
карты и описания технологических процессов (постоянно). Не следует в
запросе указывать виды документов, сроки хранения которых к моменту их
истребования истекли и вероятность их сохранности невелика.
|
Фрагмент документа "ПО ВОПРОСАМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОЦЕНКИ ПЕНСИОННЫХ ПРАВ ЗАСТРАХОВАННЫХ ЛИЦ".