Фрагмент документа "ПО ВОПРОСАМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОЦЕНКИ ПЕНСИОННЫХ ПРАВ ЗАСТРАХОВАННЫХ ЛИЦ".
ВЫПИСКА
ИЗ ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ,
ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ
СРОКОВ ХРАНЕНИЯ <1>
--------------------------------
<1> Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2001.
--------------------------------------------------------------------------------------
|Номер |Вид документа |Срок хранения |Примечание |
|статьи | |документов | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|32 |Штатные расписания | | |
| |организации и изменения | | |
| |к ним: | | |
| |а) по месту разработки |Постоянно | |
| |и утверждения | | |
| |б) в других организациях |3 года | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|153 |Лицевые счета работников |75 лет ЭПК | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|155 |Документы (сводные |5 лет <3> |2. При отсутствии |
| |расчетные | |лицевых счетов - 75 |
| |(расчетно-платежные) | |лет. |
| |ведомости (табуляграммы) | |3. При условии |
| |на выдачу заработной платы, | |завершения проверки |
| |пособий, гонораров, | |(ревизии). В случае |
| |материальной помощи | |возникновения споров, |
| |и др. выплат <2>; | |разногласий, |
| |доверенности на получение | |следственных |
| |денежных сумм | |и судебных дел - |
| |и товарно-материальных | |сохраняются |
| |ценностей, в том числе | |до вынесения |
| |аннулированные | |окончательного решения |
| |доверенности) о получении | | |
| |заработной платы и других | | |
| |выплат | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|188 |Документы (акты, справки, |5 лет <4> |4. При отсутствии |
| |счета) о приеме выполненных | |лицевых счетов - 75 |
| |работ | |лет |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|272 |Документы (акты, протоколы, |Постоянно | |
| |справки, докладные записки) | | |
| |об организации труда | | |
| |при совмещении профессий | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|273 |Журналы учета работников, |До минования | |
| |совмещающих профессии |надобности | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|277 |Документы (отчеты, справки, |5 лет ЭПК | |
| |информации) о переводе | | |
| |работников на сокращенный | | |
| |рабочий день | | |
| |или сокращенную рабочую | | |
| |неделю | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|280 |Документы (сводки, |3 года | |
| |сведения, докладные | | |
| |записки, баланс рабочего | | |
| |времени) об учете рабочего | | |
| |времени | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|281 |Табели (графики), журналы |1 год | |
| |учета рабочего времени | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|286 |Тарифно-квалификационные | | |
| |справочники, сетки, ставки: | | |
| |а) по месту разработки |Постоянно | |
| |и утверждения | | |
| |б) в других организациях |До минования | |
| | |надобности | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|287 |Переписка о дополнении, |5 лет | |
| |изменении | | |
| |тарифно-квалификационных | | |
| |справочников, сеток, ставок | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|288 |Тарификационные ведомости |25 лет | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|292 |Утвержденные разряды оплаты | | |
| |труда по должностям | | |
| |работников: | | |
| |а) по месту разработки |Постоянно | |
| |и утверждения | | |
| |б) в других организациях |До замены новыми | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|295 |Акты, предписания |5 лет ЭПК | |
| |по технике безопасности; | | |
| |документы (справки, | | |
| |докладные записки, отчеты) | | |
| |об их выполнении | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|301 |Документы (акты, справки, |5 лет ЭПК | |
| |информации) о результатах | | |
| |проверок выполнения | | |
| |соглашений по вопросам | | |
| |охраны труда | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|304 |Перечень профессий | | |
| |с вредными условиями труда: | | |
| |а) по месту разработки |Постоянно | |
| |и утверждения | | |
| |б) в других организациях |До замены новыми | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|305 |Списки работающих |75 лет | |
| |на производстве с вредными | | |
| |условиями труда | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|306 |Табели и наряды работников |75 лет | |
| |вредных профессий | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|316 |Журналы, книги учета: | | |
| |б) инструктажа по технике |10 лет | |
| |безопасности | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|323 |Документы (доклады, |10 лет ЭПК | |
| |протоколы, справки, | | |
| |заключения, анализы) | | |
| |о вредных условиях | | |
| |производства, травматизме, | | |
| |профессиональных | | |
| |заболеваниях | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|325 |Документы (акты, докладные |5 лет ЭПК | |
| |записки, заключения, | | |
| |переписка) о сокращении | | |
| |рабочего дня в связи | | |
| |с вредными условиями труда | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|332 |Документы (протоколы, |5 лет ЭПК | |
| |ведомости, карты аттестации | | |
| |рабочих мест и др.) | | |
| |об аттестации рабочих мест | | |
| |по условиям труда | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|336 |Записки, заменяющие приказы |75 лет ЭПК <1> |1. О предоставлении |
| |по личному составу | |очередных и учебных |
| | | |отпусков, дежурствах, |
| | | |взысканиях, |
| | | |краткосрочных |
| | | |внутрироссийских |
| | | |командировках - 5 лет |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|337 |Личные дела (заявления, | | |
| |анкеты, автобиографии, | | |
| |копии и выписки из приказов | | |
| |о приеме, перемещении, | | |
| |откомандировании, | | |
| |увольнении, объявлении | | |
| |благодарностей, копии | | |
| |личных документов, | | |
| |характеристики, листки | | |
| |по учету кадров): | | |
| |а) руководителя |Постоянно | |
| |организации; членов | | |
| |руководящих исполнительных | | |
| |и контрольных органов | | |
| |организации; работников, | | |
| |имеющих государственные | | |
| |и иные звания, премии, | | |
| |награды, ученые степени | | |
| |и звания | | |
| |б) работников |75 лет ЭПК | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|338 |Трудовые договоры |75 лет ЭПК | |
| |(контракты), трудовые | | |
| |соглашения, не вошедшие | | |
| |в состав личных дел | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|339 |Личные карточки работников |75 лет ЭПК | |
| |(в том числе временных | | |
| |работников) | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|342 |Подлинные личные документы |До востребования <1> |1. Невостребованные - |
| |(трудовые книжки, дипломы, | |не менее 50 лет |
| |аттестаты, удостоверения, | | |
| |свидетельства) | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|349 |Список (штатно-списочный |Постоянно | |
| |состав) работников | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|357 |Карточки, указатели |75 лет | |
| |к приказам по личному | | |
| |составу | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|362 |Квалификационные | | |
| |требования: | | |
| |а) по месту разработки |Постоянно | |
| |и утверждения | | |
| |б) в других организациях |До замены новыми | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|479 |Списки работников, уходящих |50 лет | |
| |на льготную пенсию | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|399 |Фотографии рабочего дня |6 месяцев <3> |2. Использован |
| |и трудового процесса <2> | |Перечень типовых |
| | | |управленческих |
| | | |документов, |
| | | |образующихся |
| | | |в деятельности |
| | | |госкомитетов, |
| | | |министерств, ведомств |
| | | |и других учреждений, |
| | | |организаций |
| | | |и предприятий, |
| | | |с указанием сроков |
| | | |хранения, - М., 1989 |
| | | |(Росархивом разрешено |
| | | |применять указанный |
| | | |Перечень для отбора |
| | | |управленческих |
| | | |документов за более |
| | | |ранний период времени |
| | | |(80-е - первую |
| | | |половину 90-х годов), |
| | | |а также специфической |
| | | |(отраслевой) |
| | | |документации. |
| | | |3. После |
| | | |использования |
| | | |при составлении норм |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|458 |Протоколы результатов |3 года |4. См. примечание 2 |
| |обследования воздушной | |к ст. 399 |
| |среды по цехам <4> | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|1679 |Номенклатуры, перечни, | |1. См. примечание 2 |
| |классификаторы | |к ст. 399 |
| |изготовляемой | | |
| |продукции <1>: | | |
| |а) по предприятиям |Постоянно | |
| |б) по подразделениям |10 лет ЭПК | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|1781 |Технологические карты |Постоянно |2. См. примечание 2 |
| |и описания технологических | |к ст. 399 |
| |процессов <2> | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|1854 |Производственно-технические |Постоянно |3. См. примечание 2 |
| |паспорта на машины, | |к ст. 399 |
| |оборудование, механизмы, | | |
| |приборы и инструменты <3> | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|1865 |Схемы технологической |До замены новыми |4. См. примечание 2 |
| |планировки и расстановки | |к ст. 399 |
| |оборудования и поточных | | |
| |линий <4> | | |
|--------|----------------------------|----------------------|-----------------------|
|6 |Приказы, распоряжения; | |5. Присланные |
| |документы (справки, сводки, | |для сведения - |
| |информации, доклады и др.) | |до минования |
| |к ним: | |надобности. |
| |а) по основной деятельности |Постоянно <5> |6. О предоставлении |
| |б) по личному составу |75 лет <6> ЭПК |очередных и учебных |
| |в) по административно- |5 лет |отпусков, дежурствах, |
| |хозяйственным вопросам | |взысканиях, |
| | | |краткосрочных |
| | | |внутрироссийских |
| | | |командировках - 5 лет |
--------------------------------------------------------------------------------------
Сроки хранения документов, данные в Перечне (графа 3),
распространяются на все организации, независимо от того, поступают их
документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же
не поступают.
Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения
документов (графа 3) по-разному. Временные сроки хранения применяются
всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми
государственными, муниципальными организациями, документы которых
поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном
порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены
соответствующие договоры, т.е. источниками комплектования архивных
учреждений.
Организации, документы которых не поступают на хранение в
государственные, муниципальные архивы, не являющиеся источниками
комплектования архивов, хранят документы постоянного срока хранения до
ликвидации данной организации вне зависимости от ее формы
собственности.
Отметка "ЭПК", поставленная в Перечне к конкретным видам
документов, означает, что часть таких документов может иметь
научно-историческое значение и в установленном порядке должна
передаваться в государственные архивы, муниципальные архивы или
храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения
организациями всех форм собственности, являющимися источниками
комплектования государственных муниципальных архивов, а также может
быть использована негосударственными организациями, осуществляющими
постоянное хранение своих документов.
Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой "ЭПК"
(после истечения установленного срока хранения) принимают ЭПК архивных
органов, учреждений.
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января
года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например,
исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1986
г., начинается с 1 января 1987 г.
Отметка "до минования надобности" означает, что документация
имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется
самой организацией, но не может быть менее 1 года.
Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем,
запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных
настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано
специфическими особенностями работы организаций.
Уничтожение документов с временными сроками хранения разрешается
после утверждения описей дел организации. В акт на уничтожение
включаются документы с истекшими сроками хранения за период времени,
соответствующий утвержденным описям.
Приложение 2
к информационному письму
Отделения пенсионного фонда
Российской Федерации
по г. Москве
и Московской области
от 30 июня 2003 года
N 06/10061
|
Фрагмент документа "ПО ВОПРОСАМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОЦЕНКИ ПЕНСИОННЫХ ПРАВ ЗАСТРАХОВАННЫХ ЛИЦ".