Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЕНСТВОВАНИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА (РЕДАКЦИЯ НА 01.02.2000)".
Работа с ведомственными архивами и совершенствование
управления архивным делом в городе
Качество комплектования учрежденческой части архивного фонда
зависит главным образом от уровня деятельности ведомственных архивов.
В настоящее время в Москве действует 41 объединенный
ведомственный архив, сохраняющий всю совокупность кадровой
документации отраслей городского хозяйства, а также 830 архивов
учреждений, организаций, предприятий. В их хранилищах в общей
сложности сосредоточено около 15,5 млн.дел.
Общественной значимости ведомственных архивов далеко не отвечает
их современное материально - техническое состояние (см. таблицу).
Практически все архивы размещаются в неприспособленных
подвальных, полуподвальных помещениях с водопроводными,
канализационными коммуникациями. Остро нуждаются в дополнительных
площадях архивы Департамента промышленности и Департамента
потребительского рынка услуг, Департамента образования,
Москомархитектуры. Из - за аварий центральной отопительной системы
дважды в течение зимы 1991 - 1992 гг. заливало архив Комитета по
культуре. Со стороны городских и местных органов управления участились
случаи изъятия помещений архивов в угоду различным коммерческим
структурам, установления размеров арендных платежей за помещения по
рыночным расценкам. Так, в 1991 г. был выселен из помещения архив
бывшего Мосторга, под аналогичной угрозой в настоящее время находятся
архивы Комитета по культуре, Главного медицинского управления. В этой
ситуации закономерны факты утраты документов, которые зафиксированы,
например, в бывшем объединении "Мосжилремэксплуатация",
подведомственных организациях Главного медицинского управления,
Департамента народного образования, Департамента промышленности,
Департамента потребительского рынка и услуг, Москомархитектуры и
других.
Нарастание негативных явлений в работе с ведомствами в конечном
итоге связано с коренными изменениями условий архивной деятельности,
которые пока не нашли адекватных управленческих решений.
Ранее абсолютное большинство учреждений, организаций, предприятий
выступали субъектами государства и соответственно подпадали под четкое
государственное регулирование. Тогда главными рычагами воздействия на
состояние архивного дела являлись нормативно - распорядительные
документы московских органов власти, которые определяли и в целом
обеспечивали выполнение мер по поддержанию должного уровня работы.
Сегодня сферу деятельности архивов все в большей степени
составляют негосударственные организации. Во - первых, активизируется
процесс разгосударствления подразделений правительства Москвы,
учреждений, предприятий городского хозяйства, являющихся на протяжении
многих лет источниками комплектования архивов Москвы. Во - вторых,
бурно развиваются новые коммерческие структуры - банки, фирмы,
акционерные общества и пр.
Все более видная роль негосударственных организаций в жизни
общества должна найти адекватное отражение в документальной истории
города. Это достигается формированием на базе всей совокупности
документов их репрезентативной выборки, систематическим изучением
широкого разнообразия оргструктур. Кроме того, в каждой из организаций
требуется наладить четкое ведение и хранение кадровой документации для
последующего пенсионного обеспечения работающих.
Активизация архивной работы, необходимая в этом положении, на
практике сдерживается рядом объективных факторов.
Количество организаций в негосударственной сфере уже сегодня
достигает десятков тысяч при сохранении высоких темпов создания новых
структур. Работа с каждой из них сопряжена с большими трудностями:
прикрываясь коммерческой тайной деятельности, негосударственные
организации крайне неохотно допускают к своим документам. Увеличение
объема работы с ведомствами вызывается также частыми реорганизациями
управленческих структур городского хозяйства, образованием большого
числа ликвидированных организаций.
В результате ситуация в архивном деле перестает полностью
контролироваться, управляемость в этой области начинает утрачиваться,
а работа МГО архивов - единственного государственного архивного
учреждения, уже не носит всеобъемлющего характера.
Назрела система мер, направленных на улучшение управления,
усиление контроля за соблюдением государственной дисциплины в архивном
деле.
В первую очередь управление архивной службой, саму работу по
собиранию и формированию документальных фондов необходимо приблизить к
местам. Этим интересам отвечает создание окружных архивов,
предусмотренных распоряжением мэра Москвы от 24 апреля 1992 г. N
106-РМ "Об утверждении Положений об административном округе (районе) в
г. Москве." Функциями окружных архивов должна стать организация всех
аспектов делопроизводственной и архивной работы, главным образом с
негосударственными образованиями на территории того или иного
административного округа.
Требует нормативного закрепления обязанность коммерческих,
общественных структур проводить соответствующую архивную работу. В
этих целях целесообразно фиксировать в уставах создающихся организаций
при их государственной регистрации обязательств по должному ведению
делопроизводства, обеспечению сохранности документов по личному
составу, передаче отдельных видов документации (не затрагивающих
коммерческой тайны) в государственные архивы.
И, наконец, необходимым элементом реформы управления должно стать
усилие контроля за соблюдением нормативных требований в области
архивного дела. В этих целях в структуре МГО архивов в прошедшем году
создана городская архивная инспекция. Однако полноценное
функционирование этого подразделения возможно лишь при условии
примения штрафных санкций к нарушителям установленного порядка
хранения и использования документов.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЕНСТВОВАНИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА (РЕДАКЦИЯ НА 01.02.2000)".