Фрагмент документа "О РЕГЛАМЕНТЕ ДЕПАРТАМЕНТА ИМУЩЕСТВА ГОРОДА МОСКВЫ".
17.1. Общие положения
17.1.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии
с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела ответственными за
делопроизводство в структурных подразделениях Департамента.
17.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
правила:
- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на
доработку;
- все документы, относящиеся к решению одного вопроса,
формируются в одно дело;
- в дело группируются документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
- документы постоянного и временного сроков хранения формируются
в дела раздельно;
- в дело включается только по одному экземпляру каждого документа
со всеми приложениями;
- объем каждого дела не должен превышать 250 листов, при наличии
большего количества листов заводится новый том;
- документы внутри дела располагаются в хронологической или
вопросно-логической последовательности или в их сочетании.
17.1.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Комплекс работ по оформлению дел проводится
сотрудниками соответствующих структурных подразделений при
методической помощи отдела обработки и хранения документов Управления
по работе с документами и письменными обращениями граждан (далее -
отдел обработки и хранения документов).
17.1.4. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела
предусматривает:
- оформление реквизитов титульного листа дела (приложение 10);
- нумерацию листов в деле;
- составление листа-заверителя дела (приложение 11);
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов
дела (приложение 12);
- подшивку и переплет дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела
(уточнение названия структурного подразделения, индекса и заголовка
дела, даты дела и др.).
17.1.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
допускается хранить в скоросшивателях, пересистематизация их не
проводится, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не
составляются.
17.1.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело постоянного хранения, все
листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи,
нумеруются. Листы нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу
сверху вниз, не задевая текста документа, простым карандашом.
17.1.7. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения оформляется по установленной форме.
17.1.8. По окончании года на обложках дел постоянного и
временного хранения (свыше 10 лет) вносятся уточнения:
- проверяется соответствие дел на обложке содержанию подшитых
документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся
дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов,
виды и формы отчетности и др.).
|
Фрагмент документа "О РЕГЛАМЕНТЕ ДЕПАРТАМЕНТА ИМУЩЕСТВА ГОРОДА МОСКВЫ".