О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Приказ. Генеральная прокуратура РФ. 28.12.98 93

9.1. Составление номенклатуры дел

     9.1.1.  Номенклатура  дел  представляет собой систематизированный
перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.
     В   вышестоящей   прокуратуре   номенклатура   дел   структурного
подразделения  на  предстоящий  период  (приложение 28) составляется в
последнем  квартале  текущего  года  оперативным работником с участием
делопроизводителя под руководством начальника подразделения.
     В  вышестоящей  прокуратуре  наименования  подразделений являются
заголовками разделов сводной номенклатуры дел (приложение 29).
     Первый  раздел  номенклатуры  включает  заголовки дел, содержащие
организационно-распорядительную документацию.
     Сводная  номенклатура  дел  составляется  на  бланке  прокуратуры
начальником  отдела  общего  и особого делопроизводства (в Генеральной
прокуратуре   РФ   -   начальником   центрального   архива  управления
делопроизводства),   после   согласования  с  соответствующим  органом
Росархива утверждается руководителем прокуратуры.
     Номенклатура   дел   подразделений   и   сводная  по  прокуратуре
составляются в трех экземплярах.
     В  районной  прокуратуре  номенклатура  дел  составляется  в двух
экземплярах,   подписывается  заведующим  канцелярией  и  утверждается
районным прокурором.
     Номенклатура  секретных дел составляется отдельно от номенклатуры
несекретных дел.
     9.1.2.  Номенклатуры  дел  действуют в течение ряда лет, подлежат
пересоставлению  и согласовываются заново в случае коренного изменения
функций управлений, отделов или структуры прокуратуры.
     Если  таких  изменений не произошло, номенклатура дел (не позднее
декабря текущего года) перепечатывается с соответствующими поправками,
утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.
     9.1.3.  В  номенклатуру  дел  включаются  все  дела  и  документы
прокуратуры, а также справочные картотеки.
     Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
     Дела   по  вопросам,  решение  которых  продолжается  свыше  года
(переходящие дела), включаются в номенклатуру каждого года.
     9.1.4.  Каждому  делу,  включенному в номенклатуру, присваивается
индекс.  Индексы  дел  состоят из индекса структурного подразделения и
порядкового   номера   дела  в  пределах  структурного  подразделения,
районной прокуратуры.
     В  номенклатуре  дел сохраняются одинаковые порядковые номера для
однородных  дел в пределах разных структурных подразделений (например,
дела   с  копиями  приказов,  протоколами  оперативных  совещаний  при
начальнике структурного подразделения и др.).
     9.1.5.  Заголовки  дел  составляются  кратко на основе содержания
документов.
     Заводить   дела   с   неконкретными   заголовками  типа:  "Разная
переписка", "По общим вопросам" и т.п. - запрещается.
     Если  в  течение  года  в  структурных  подразделениях,  районной
прокуратуре  возникают  новые  дела, не предусмотренные номенклатурой,
они   дополнительно   вносятся   в   номенклатуру.   Ведение  дел  вне
номенклатуры запрещается.
     9.1.6.    По   окончании   года   делопроизводственный   работник
структурного  подразделения, районной прокуратуры в конце номенклатуры
дел  производит  итоговую  запись  о  количестве  заведенных дел и эти
данные сообщаются в архив прокуратуры.