О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ
ПРОКУРАТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА РФ
28 декабря 1998 г.
N 93
(Д)
В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах
и учреждениях прокуратуры Российской Федерации приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 1999 г. Инструкцию по
делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской
Федерации.
2. Прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним
специализированным прокурорам, прокурорам городов, районов, других
территориальных прокуратур, начальникам управлений и отделов
Генеральной прокуратуры Российской Федерации обеспечить ведение
делопроизводства в строгом соответствии с требованиями настоящей
Инструкции.
Организовать изучение Инструкции всеми работниками прокуратуры.
3. Признать утратившим силу Приказ от 21.11.94 N 61 "О введении в
действие Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры
Российской Федерации".
4. Управлению делопроизводства Генеральной прокуратуры Российской
Федерации осуществлять регулярный контроль за выполнением настоящего
Приказа.
Приказ направить прокурорам субъектов Российской Федерации и
приравненным к ним специализированным прокурорам, прокурорам городов,
районов, иных территориальных прокуратур, начальникам управлений и
отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, руководителям
научных и образовательных учреждений Генеральной прокуратуры
Российской Федерации.
Генеральный прокурор
Российской Федерации
действительный государственный
советник юстиции
Ю.И.СКУРАТОВ
28 декабря 1998 г.
N 93
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Генерального прокурора
Российской Федерации
от 28 декабря 1998 года
N 93
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ПРОКУРАТУРЫ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает на единой основе систему
делопроизводства в Генеральной прокуратуре Российской Федерации,
прокуратурах субъектов Российской Федерации, приравненных к ним
прокуратурах, прокуратурах городов и районов, других территориальных и
специализированных прокуратурах, а также в научных и образовательных
учреждениях Генеральной прокуратуры Российской Федерации <*>.
--------------------------------
<*> В дальнейшем Генеральная прокуратура Российской Федерации,
прокуратуры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним
прокуратуры именуются "вышестоящие прокуратуры", прокуратуры городов и
районов, другие приравненные к ним территориальные и иные
специализированные прокуратуры - "районные прокуратуры", научные и
образовательные учреждения - "учреждения".
Главная военная прокуратура и другие военные прокуратуры
соблюдают требования настоящей Инструкции в части исполнения поручений
Генеральной прокуратуры Российской Федерации, подготовки и оформления
документов, представляемых на подпись руководству Генеральной
прокуратуры. В остальном при ведении служебной переписки и
делопроизводства они руководствуются соответствующим приказом
Министерства обороны Российской Федерации.
1.2. Инструкция определяет порядок приема, учета, регистрации,
перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением
документов, формирования их в дела и надзорные производства, хранения
и использования.
1.3. Положения Инструкции распространяются на
организационно-распорядительные и информационно-справочные документы
(приложение 1), на остальные (процессуальные, финансовые и другие) -
только в части, касающейся общих принципов работы и подготовки к сдаче
в архив.
Порядок работы с секретными документами, в том числе и с
документами по оперативно-розыскной деятельности, регламентируется
приказами Генерального прокурора Российской Федерации и специальными
инструкциями.
1.4. Делопроизводство в органах и учреждениях прокуратуры
Российской Федерации ведется на русском языке, являющемся
государственным языком Российской Федерации, или на государственном
языке республики, на территории которой находится прокуратура.
Переписка с правоохранительными органами и другими
государственными структурами иностранных государств ведется, как
правило, на языке этих стран.
Ответы на обращения и жалобы граждан, учреждений даются на
русском языке или на языке республики в составе Российской Федерации.
Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок
прокуратур, учреждений оформляются на русском языке и государственном
языке республики в составе Российской Федерации.
1.5. Общее руководство делопроизводством осуществляет один из
руководителей прокуратуры.
Ответственность за организацию делопроизводства в структурных
подразделениях, районных прокуратурах возлагается на руководителей
этих подразделений, районных прокуроров. Они обеспечивают изучение
работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль за
ее исполнением.
1.6. Начальник управления делопроизводства (делами), начальник
отдела общего и особого делопроизводства, специалист, заведующая
канцелярией <*> обеспечивают делопроизводственное обслуживание
работников соответствующей прокуратуры, учреждения, принимает меры к
совершенствованию делопроизводства и повышению квалификации
прокуроров, следователей и других работников в этой области.
--------------------------------
<*> В дальнейшем - начальник делопроизводственной службы или
канцелярии.
Начальники делопроизводственных служб вышестоящих прокуратур
осуществляют также методическое руководство и контроль за состоянием
делопроизводства в структурных подразделениях и подчиненных
прокуратурах.
1.7. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляют
специалисты, старшие инспекторы, инспекторы, делопроизводители,
архивариусы и другие работники канцелярий <*>.
--------------------------------
<*> В дальнейшем - делопроизводители.
1.8. Прокуроры и следователи, научные и педагогические работники,
делопроизводители органов и учреждений прокуратуры несут
ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в части,
относящейся к кругу их служебных обязанностей.
1.9. Документы и сведения, составляющие служебную тайну, не
подлежат разглашению. С этими документами могут знакомиться только
работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому
исполнителю дел, незаконченных надзорных производств и отдельных
документов, ознакомление других должностных лиц, выдача им справок или
сведений служебного характера, копий документов допускается только по
указанию руководителя подразделения (районной прокуратуры), который
принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет
ответственность за их защиту.
Порядок предания гласности материалов прокурорской и следственной
деятельности устанавливается специальными приказами и указаниями
Генерального прокурора Российской Федерации, прокуроров субъектов
Российской Федерации и приравненных к ним прокуроров.
При этом необходимо:
обеспечивать взвешенный подход к отбору материалов для предания
гласности;
строго руководствоваться требованиями Конституции Российской
Федерации, гарантирующей право каждому гражданину на
неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту
чести и доброго имени, а также международными актами, запрещающими
предавать гласности любую информацию, которая может привести к
указанию на личность несовершеннолетнего правонарушителя без его
согласия и согласия его законного представителя;
предавать гласности материалы проверок и предварительного
следствия в точном соответствии с требованиями федерального
законодательства;
обеспечивать тщательную проверку данных, готовящихся для
освещения в средствах массовой информации, следить за тем, чтобы в них
не содержались сведения, составляющие государственную или иную
охраняемую законом тайну, а также информация конфиденциального
характера.
1.10. Каждому гражданину по его просьбе должна быть предоставлена
возможность знакомиться с документами и материалами, имеющимися в
органах прокуратуры и затрагивающими его права и свободы, в том числе
с уголовными делами, прекращенными производством, материалами об
отказе в возбуждении уголовного дела и надзорными производствами по
жалобам, если иное не предусмотрено законом.
Решение (письменное) о предоставлении гражданину для ознакомления
документов принимает руководитель прокуратуры, структурного
подразделения. Работник прокуратуры, ознакомивший гражданина с
документами, составляет соответствующую справку.
В случае отказа в удовлетворении просьбы гражданину дается
разъяснение со ссылкой на статьи закона или иного нормативно-правового
акта, ограничивающего его право на ознакомление с указанными
документами, материалами и надзорными производствами.
1.11. При увольнении или временном отсутствии (отпуск,
командировка и т.д.) все находящиеся у работников неисполненные
документы, дела согласно письменному указанию руководителя
подразделения, районного прокурора передаются другому исполнителю
через службу делопроизводства с обязательной отметкой на карточках.
При увольнении начальника делопроизводственной службы числящиеся
за ним документы, печати, штампы, бланки, средства оргтехники
передаются вновь назначенному лицу по акту, утверждаемому
руководителем прокуратуры.
Порядок приема-передачи дел при освобождении и назначении
руководителя прокуратуры и отражения в приемо-сдаточном акте вопросов
делопроизводства (количество находящихся на исполнении обращений,
жалоб, заявлений и сообщений о преступлениях, уголовных дел,
вещественных доказательств и ценностей) устанавливается приказом
Генерального прокурора Российской Федерации.
2. Организация документооборота
2.1. Общие положения
2.1.1. Прием, доставка и передача документов осуществляются
работниками делопроизводственных служб. Документы передаются на
рассмотрение и исполнение в день поступления. Срочные документы
доставляются немедленно. В вышестоящих прокуратурах рекомендуется
передавать документы не менее двух раз в день в соответствии с
устанавливаемым графиком, в районных - по мере поступления.
2.1.2. Обращения, жалобы, заявления граждан и учреждений <*>,
дела, надзорные производства и другие документы передаются на
рассмотрение и исполнение только через службу делопроизводства с
обязательной отметкой на регистрационных карточках. В вышестоящих
прокуратурах, где корреспонденция регистрируется работниками отдела
писем, передача документов из одного подразделения в другое
осуществляется в обязательном порядке через этот отдел.
--------------------------------
<*> В дальнейшем - обращения или жалобы.
За документы, переданные минуя службу делопроизводства, ее
работники ответственности не несут.
2.1.3. Прохождение, рассмотрение и исполнение документов
удостоверяется отметками о поступлении, регистрации, направлении,
порядке исполнения, контроле, передаче, списании в дело, которые
размещаются на самом документе или на отдельном листе с резолюцией.
Все отметки датируются и подписываются, подпись расшифровывается.
2.1.4. Документы передаются, как правило, без расписки, но с
обязательной отметкой на регистрационных карточках или в других
учетных формах.
В Генеральной прокуратуре Российской Федерации под расписку
передаются поручения Президента Российской Федерации, обращения
председателей Совета Федерации, Государственной Думы, Правительства
Российской Федерации и их заместителей, руководителя Администрации и
помощников Президента Российской Федерации, Секретаря Совета
Безопасности Российской Федерации, председателей Верховного,
Конституционного и Высшего Арбитражного судов Российской Федерации,
обращения председателей комитетов и комиссий Федерального Собрания
Российской Федерации, руководителей федеральных правоохранительных
органов, министерств и ведомств, обращения, поступившие
непосредственно от президентов и глав республик в составе Российской
Федерации, председателей правительств, глав администраций и
губернаторов субъектов Российской Федерации, Уполномоченного по правам
человека в Российской Федерации, международные следственные поручения
по уголовным делам.
Перечень документов, передаваемых под расписку в других
прокуратурах, утверждается руководителями этих прокуратур.
В обязательном порядке под расписку передаются уголовные,
гражданские, арбитражные дела, материалы служебных расследований,
проверок об отказе в возбуждении уголовного дела, ходатайства о
продлении срока следствия и содержания под стражей, личные дела
работников органов прокуратуры, паспорта, дипломы, удостоверения,
свидетельства и другие личные документы.
2.1.5. Обращения, жалобы и иные документы передаются из одного
подразделения в другое по мотивированной справке начальника
управления, отдела, а в случае несогласия - по указанию одного из
заместителей руководителя прокуратуры с обязательной отметкой на
карточках и в других учетных формах.
2.1.6. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора
Российской Федерации, его заместителей, планы работы и выписки из
решений коллегии Генеральной прокуратуры, постановления
координационных совещаний руководителей федеральных правоохранительных
органов, информационные письма и обзоры передаются для ознакомления и
исполнения по указанию руководителя прокуратуры. Лица, ознакомившиеся
с документом, расписываются на самом документе или на листе
ознакомления.
2.2. Прием и первичная обработка входящих документов
2.2.1. Первичную обработку поступившей в органы и учреждения
прокуратуры корреспонденции осуществляют специальные подразделения или
отдельные работники делопроизводственных служб <*>.
--------------------------------
<*> В дальнейшем - экспедиция.
2.2.2. Обращения и прочие документы, полученные работниками
прокуратуры на личном приеме, при выезде в другие прокуратуры,
учреждения и организации или доставленные нарочным, передаются в
экспедицию не позднее следующего дня с отметкой о времени и месте
получения документа.
2.2.3. Работникам экспедиции Генеральной прокуратуры запрещается
принимать обращения непосредственно от граждан. В прокуратурах
субъектов Российской Федерации и в районных прокуратурах при особых
обстоятельствах работник делопроизводства вправе принять обращение и
по просьбе заявителя расписаться на его копии, проставить штамп о
принятии.
В каждой прокуратуре должен быть ящик "Для обращений и
заявлений", который в вышестоящих прокуратурах размещается в приемной,
в районных - в ином доступном для граждан месте.
Корреспонденция из ящика вынимается ежедневно, на письмах
проставляется штамп "Из ящика для обращений и заявлений" и указывается
дата выемки, после чего они передаются на регистрацию и рассмотрение.
2.2.4. Ценные письма, бандероли и посылки учитываются в книге
(приложение 7) и передаются по назначению под расписку.
2.2.5. В экспедиции Генеральной прокуратуры вскрывается вся
корреспонденция, за исключением пакетов с пометкой "Лично",
поступивших в адрес руководства прокуратуры от руководителей
федеральных органов власти. В других прокуратурах - за исключением
пакетов с пометкой "Лично", поступивших соответственно от
руководителей органов государственной власти субъекта Российской
Федерации или органов местного самоуправления. Эти пакеты учитываются
и незамедлительно передаются по назначению.
2.2.6. При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки,
целостность упаковки и наличие вложений. Ошибочно доставленные
документы направляются по принадлежности или возвращаются в почтовое
отделение.
При недостаче или повреждении документов составляется акт в трех
экземплярах (приложение 8). Первый экземпляр посылается отправителю,
второй - приобщается к документу, третий - остается в экспедиции.
В случае обнаружения в почтовых отправлениях денег, акций, иных
ценных бумаг и материальных ценностей экспедиция составляет акт,
который прикладывается к документам, а ценности учитываются в книге
(приложение 7). Предметы и продукты, представляющие опасность или не
относящиеся к рассмотрению обращений, уничтожаются по акту, который
подписывается начальником службы делопроизводства и работником,
вскрывшим пакет.
2.2.7. Конверты или та часть упаковки, на которой указаны
почтовые реквизиты, прикладываются к обращениям, жалобам, документам и
сохраняются исполнителем до принятия по ним решения. В случае, если
дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте, даты
подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, в
конверте отсутствуют отдельные документы или установлено
несоответствие номеров документов номерам на конверте, - работник
экспедиции прикладывает конверт к документу, а на остальных документах
(если это необходимо) делает соответствующую отметку.
2.2.8. Штамп с указанием даты поступления (приложения 9)
проставляется:
на обращениях граждан - на свободном от текста месте лицевой
стороны первой страницы;
на документах, поступивших из учреждений, - на нижнем поле в
правом углу лицевой стороны первого листа;
на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, - на обратной
стороне конверта.
2.2.9. В экспедиции корреспонденция сортируется, выбираются
документы, не подлежащие регистрации (приложение 6), и в установленное
время доставляются для регистрации:
на алфавитную картотеку:
обращения граждан и учреждений;
дела (уголовные, гражданские);
материалы проверок, служебных расследований;
спецдонесения, постановления о продлении срока следствия и
содержания под стражей, протесты, представления, заключения и другие
акты прокурорского реагирования по уголовным и гражданским делам,
надзорные производства, письма прокуратур и других организаций по
обращениям и делам, а также другие процессуальные документы,
информации и письма, подлежащие приобщению к надзорным производствам
или делам <*>;
--------------------------------
<*> В дальнейшем - переписка по обращениям, жалобам и делам.
на ведомственную картотеку:
документы, не относящиеся к переписке по обращениям и жалобам,
уголовным и гражданским делам;
арбитражные дела и переписка по ним;
сообщения средств массовой информации о грубых нарушениях
законности, требующих вмешательства органов прокуратуры (если в
публикации указаны конкретные лица, она регистрируется также и на
алфавитной картотеке);
доклады, отчеты и другие документы о выполнении приказов,
указаний, распоряжений, заданий и решений коллегии Генеральной
прокуратуры Российской Федерации;
в структурные подразделения:
документы, относящиеся к компетенции управлений (отделов):
организационно-контрольного (кроме указанных в п. 2.2.9), правового
обеспечения, кадров, статистики, финансово-хозяйственного;
документы, не подлежащие регистрации.
2.2.10. Срочные документы и обращения, переданные руководству
прокуратуры без регистрации, после рассмотрения (при необходимости с
них снимаются копии) регистрируются в установленном порядке, в том
числе и копии, и передаются для исполнения.
2.2.11. Предварительное рассмотрение обращений, жалоб и других
документов в вышестоящих прокуратурах осуществляют работники отдела
писем. Если в составе аппарата лишь один старший помощник прокурора по
рассмотрению писем и приему граждан, предварительное рассмотрение
корреспонденции осуществляет начальник службы делопроизводства.
При предварительном рассмотрении устанавливается структурное
подразделение (должностное лицо), куда (кому) следует передать на
рассмотрение или исполнение документ, а также подчеркиваются данные,
необходимые для регистрации (фамилия, имя, отчество, год рождения,
когда, каким судом рассмотрено дело, по каким статьям УК осужден,
привлечен к ответственности, адрес заявителя, суть вопроса). В правом
верхнем углу первой страницы документа проставляются первые буквы
фамилий лиц, на которых необходимо завести алфавитные карточки, через
дробь - лиц, на которых выписываются ссылочные карточки.
При регистрации ходатайств о продлении срока следствия и
содержания под стражей, приложенных к жалобам копий приговоров,
решений, определений судов на сопроводительном письме или жалобе
проставляются первые буквы фамилий всех лиц, проходящих по делу.
2.3. Регистрация, учет документов и дел
2.3.1. Общие правила
2.3.1.1. Поступающая в органы прокуратуры корреспонденция
регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на
алфавитной или ведомственной картотеке.
В первую очередь регистрируются документы особого контроля,
поручения руководства прокуратуры и обращения с личного приема.
Корреспонденция, изъятая из ящика "Для обращений и заявлений",
регистрируется в общем порядке.
Документы, переданные согласно п. 2.2.9, регистрируются в
структурных подразделениях в книгах, на карточках или в персональных
компьютерах.
2.3.1.2. Входящие документы регистрируются на карточках или
компьютерах. В районных прокуратурах, где ежегодный документооборот не
превышает 200 единиц, допускается регистрация в книгах (приложение 3)
с указанием всех данных, предусмотренных карточками.
2.3.1.3. Документы регистрируются один раз: входящие - в день
поступления, внутренние и исходящие - в день подписания.
Исходящие документы дополнительно на карточках не регистрируются.
Регистрационные карточки могут использоваться для контроля исполнения
исходящих документов организационно-распорядительного и
процессуального характера (приказов, указаний, распоряжений, заданий,
представлений и т.д.).
2.3.2. Регистрация, учет обращений и жалоб
2.3.2.1. Поступающие обращения, жалобы и относящиеся к ним
документы регистрируются на алфавитной картотеке. Здесь же
регистрируются и устные обращения, принятые работниками на личном
приеме и оформленные ими справкой, в которой указываются необходимые
для регистрации данные (фамилия, имя, отчество, по какому вопросу,
место действия, домашний адрес и т.д.).
В прокуратурах, где документы регистрируют несколько человек,
рекомендуется на обращении проставлять фамилию работника, который ее
регистрировал, или его личный индекс.
2.3.2.2. Перед регистрацией каждого обращения по картотеке
проверяется, не заводилась ли ранее алфавитная или ссылочная карточка.
Алфавитная карточка (приложение 10) заводится на лицо, по делу (в
отношении) которого поступило обращение, а ссылочная карточка
(приложение 11) - на заявителя, если обращение поступило не от самого
лица.
2.3.2.3. При регистрации в вышестоящих прокуратурах обращений и
жалоб, по которым не заведены надзорные производства, кроме алфавитных
и ссылочных карточек, на всех указанных в документе лиц выписываются
справки (приложение 12), которые вместе с обращением передаются в
подразделение.
2.3.2.4. Делопроизводитель подразделения прикрепляет к обращению
статистическую карточку и отмечает на ней даты поступления в
прокуратуру, управление (отдел), проставляет индекс подразделения и
прокурора, номер надзорного производства.
Повторные обращения и другие документы передаются прокурорам
вместе с подобранными надзорными производствами. На карточке учета
движения надзорного производства (приложение 15) указывается, какого
числа, с каким документом и кому оно передано. Карточки хранятся у
делопроизводителей в порядке номеров и по годам.
Учет передачи первичных обращений в вышестоящих прокуратурах
может вестись с использованием карточек (приложение 15), которые
рекомендуется заполнять на каждого исполнителя. В карточке
записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием
фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается
отметка о номере надзорного производства или направлении за номером с
индексом "р". Для учета передачи первичных обращений могут
использоваться журналы или блокноты.
2.3.2.5. Надзорные производства (приложение 16) заводятся по
обращениям, принятым к разрешению данной прокуратурой, а также
направленным с контролем в подчиненные прокуратуры или другие органы
<*>.
--------------------------------
<*> В дальнейшем - обращения или жалобы, принятые к производству.
Надзорные производства заводятся сразу же при поступлении
документов особого контроля, международно-правовых поручений,
специальных донесений о чрезвычайных происшествиях и преступлениях.
Порядок представления спецдонесений в Генеральную прокуратуру
устанавливается Генеральным прокурором Российской Федерации, а в
прокуратуры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним
прокуратуры - соответствующим прокурором.
2.3.2.6. Учет надзорных производств в вышестоящих прокуратурах
ведется в каждом подразделении отдельно по книге (приложение 4). Номер
надзорного производства состоит из индекса управления, отдела
(приложение 2), порядкового номера по книге учета и двух последних
цифр года принятия обращения к производству.
При наличии в управлении нескольких отделов нумерация надзорных
производств ведется в целом по управлению, при этом после индекса
управления проставляется индекс отдела, который присваивается
управлением самостоятельно.
Например: 15/1; 16/2; 17/3.
Аналогичным образом присваиваются номера надзорным производствам
при поступлении ходатайства о продлении срока следствия и содержания
под стражей, если ранее надзорное производство по данному делу не
заводилось.
Например: 15-48-98; 7-10-98;
15/2-486-98; 7/3-285-98.
По перепискам о несовершеннолетних после порядкового номера
указывается буква "н".
Например: 12/3-145н-98.
2.3.2.7. Управление (отдел) по надзору за законностью судебных
постановлений по уголовным делам, принимая к своему производству
жалобу на приговор, истребует из управления (отдела) по надзору за
расследованием преступлений надзорное производство и присваивает ему
свой номер. При этом обложка не уничтожается, прежний номер аккуратно
зачеркивается и указывается новый, т.е. очередной порядковый номер по
книге учета надзорных производств.
В случае направления дела для производства дополнительного
расследования надзорное производство возвращается в управление (отдел)
по надзору за расследованием преступлений, где оно ведется под прежним
номером этого подразделения. Карточка учета движения надзорного
производства в этих случаях передается вместе с ним.
Передача жалоб и надзорных производств осуществляется только
через службу делопроизводства с регистрацией на алфавитной картотеке и
отметками в книгах учета надзорных производств обоих подразделений.
2.3.2.8. Если на одних и тех же лиц или по одному и тому же
вопросу было заведено несколько надзорных производств, они
объединяются в одно и ему присваивается номер, заведенный ранее
других.
При объединении двух и более надзорных производств сохраняются
хронологическая последовательность документов каждого производства, а
также все карточки учета их движения. Надзорные производства
подшиваются вместе с обложками, листы заново нумеруются (обложки не
нумеруются). Одновременно вносятся соответствующие изменения в
алфавитные карточки и книгу учета надзорных производств.
Объединение надзорных производств по разным вопросам не
допускается.
2.3.2.9. По обращениям, направленным для разрешения в подчиненные
прокуратуры или другие органы без контроля, надзорные производства не
заводятся. Сопроводительные письма направляются за номером, состоящим
из индекса структурного подразделения, с добавлением буквы "р" и двух
последних цифр текущего года.
Например: 25р-98, 15/3р-98, 7/2р-98.
Копии писем подшиваются в дело в хронологическом порядке, при
этом сопроводительные письма, поступившие из других организаций,
направляются по назначению вместе с обращениями.
2.3.2.10. В районной прокуратуре нумерация надзорных производств
ведется в целом по прокуратуре. Номер надзорного производства состоит
из порядкового номера по книге учета с добавлением буквы "ж" и
последних двух цифр года заведения надзорного производства.
Например: 58ж-98.
2.3.2.11. Жалобы, не принятые районной прокуратурой к своему
производству, направляются в другие органы с сопроводительным письмом
за номером "1р" с добавлением к нему двух последних цифр текущего
года.
Например: 1р-98.
2.3.2.12. В районных прокуратурах с небольшим объемом
документооборота ведение карточек учета движения надзорного
производства (приложение 15) не является обязательным. Прохождение
обращений и жалоб, переписки по ним, а также результаты рассмотрения
отмечаются на алфавитных карточках. Карточки расставляются по алфавиту
и находятся в контрольной картотеке до окончания переписки, после чего
переставляются в общую картотеку.
2.3.3. Регистрация и учет уголовных, гражданских
и арбитражных дел, истребованных в порядке надзора
2.3.3.1. Уголовные, гражданские и арбитражные дела, материалы
проверок и служебных расследований, истребованные в связи с
разрешением обращений и жалоб, решением вопроса о принесении протеста
в порядке надзора, а также дела, поступившие для утверждения
обвинительного заключения или с представлениями подчиненных
прокуратур, учитываются в книгах (приложение 17) и регистрируются:
арбитражные дела - на ведомственной картотеке;
остальные дела и материалы - на алфавитной картотеке.
2.3.3.2. Дела учитываются в книгах отдельно по каждому
подразделению; при большом объеме поступления допускается вести учет
по зонам заместителей начальника управления (отдела).
2.3.3.3. Должностные лица, которые в пределах своей компетенции
вправе истребовать из судов уголовные, гражданские и арбитражные дела
в органы прокуратуры для разрешения вопроса о наличии оснований для
принесения протеста в порядке надзора, определяются соответствующими
процессуальными кодексами Российской Федерации.
2.3.3.4. Поручения подчиненным прокуратурам о направлении
уголовных и гражданских дел в Генеральную прокуратуру, о представлении
материалов проверок и результатов расследования и иной информации
адресуются руководителю прокуратуры и подписываются начальниками (их
заместителями) соответствующих управлений (отделов) или отделов в
составе управлений.
Аналогичным образом оформляются поручения (запросы), направляемые
в подчиненные органы прокуратурами субъектов Российской Федерации и
приравненными к ним прокуратурами.
2.3.3.5. Дела и материалы высылаются в вышестоящую прокуратуру за
подписью лица, которому адресован запрос, а возвращаются по миновании
надобности за подписью оперативного работника после утверждения
заключения и дачи ответа заявителю.
2.3.3.6. Запросы по делам, истребованным в порядке надзора,
направляются за номером надзорного производства, а для изучения и
обобщения - за номером дела по номенклатуре.
2.3.3.7. Дела передаются исполнителям под роспись в книге учета
дел соответствующего подразделения или прокуратуры вместе с
подобранными надзорными производствами. Если по делу, поступившему в
порядке надзора, нет надзорного производства, то оно заводится.
2.3.3.8. Дела, истребованные в связи с проведением плановых
проверок или обобщений, а также поступившие по подследственности и
направленные для производства предварительного следствия в подчиненные
и другие прокуратуры, на алфавитной картотеке не регистрируются. Они
учитываются в книгах (приложение 17).
Однако, если по результатам изучения дел, материалов отменяется
ранее состоявшееся по делу решение, они регистрируются на алфавитной
картотеке в установленном порядке и по ним заводится надзорное
производство.
2.3.4. Регистрация и учет уголовных дел, материалов
протокольной формы
2.3.4.1. Возбужденные и принятые к производству уголовные дела, в
том числе поступившие из других органов и принятые следователями
прокуратуры к своему производству, регистрируются на алфавитной
картотеке и учитываются в книгах следственных дел (приложение 18).
2.3.4.2. Основанием для учета и регистрации дела является копия
постановления о возбуждении уголовного дела, принятии к производству.
2.3.4.3. Дела, возбужденные прокуратурой, органами внутренних
дел, федеральными органами налоговой полиции и таможенными органами,
учитываются в отдельных книгах. Материалы протокольной формы
учитываются вместе с делами, расследуемыми органами внутренних дел, а
при большом количестве - в отдельной книге.
2.3.4.4. По каждому делу заводится надзорное производство. Его
номер состоит из порядкового номера по книге учета следственных дел, к
которому добавляются: буква "П" - если дело расследуется прокуратурой;
"М" - если дело расследуется органами внутренних дел; "Т" - если дело
возбуждено таможенными органами и они непосредственно производят
дознание и направляют его в суд; буквы "ФНП" - если дело расследуется
органами Федеральной налоговой полиции, а также две последние цифры
года возбуждения дела и через дробь - учетный номер дела.
2.3.4.5. Дело, поступившее из органов внутренних дел в
прокуратуру для дальнейшего расследования, учитывается в книге дел,
расследуемых прокуратурой, и на обложке надзорного производства
меняется буквенное обозначение, а в книге учета дел, расследуемых
органами внутренних дел, делается соответствующая отметка. Аналогичные
изменения вносятся в книгу учета в случае передачи дела для
дальнейшего расследования из прокуратуры в органы внутренних дел.
2.3.4.6. По делам о преступлениях, предусматривающим протокольную
форму досудебной подготовки материалов, надзорные производства не
заводятся, документы подшиваются в дело в хронологической
последовательности.
2.3.4.7. В начале нового года в книге учета дел перечисляются
порядковые номера дел, не оконченных расследованием, после чего
учитываются дела текущего года. По завершении расследования указанные
порядковые номера вычеркиваются, а в книге за прошлый год заполняются
соответствующие графы.
2.3.4.8. Вещественные доказательства, изъятые в ходе следствия,
учитываются в книге учета вещественных доказательств и ценностей
(приложение 19) в соответствии с Инструкцией о порядке изъятия, учета,
хранения и передачи органами предварительного следствия, дознания и
суда вещественных доказательств, ценностей и иного имущества.
2.3.5. Регистрация заявлений, сообщений
и сигналов о преступлениях
2.3.5.1. Заявления, сообщения и сигналы о совершенном или
подготавливаемом преступлении либо о признаках преступного деяния
рассматриваются в соответствии с порядком, устанавливаемым специальной
Инструкцией, и регистрируются в книгах N 1 и 2.
В книге N 1 регистрируются сообщения руководителей
государственных, общественных учреждений, организаций, предприятий,
акционерных обществ, финансовых и коммерческих структур и заявления
граждан о совершенных или готовящихся преступлениях, поданные в
установленном законом порядке.
В книге N 2 регистрируется иная информация (сигналы) о
преступлениях: сообщения по телефону, телеграфу, телетайпу и иным
средствам связи, а также информация в виде магнитофонных записей,
видеозаписей и др. Если сообщение по телефону, зарегистрированное в
книге N 2, заявитель подтвердит при явке в прокуратуру (письменное
заявление либо протокол устного заявления), то эта информация
переносится в книгу N 1, о чем в книге N 2 делается отметка.
2.3.5.2. Регистрация в книгах N 1 и 2 осуществляется в течение
суток после принятия решения руководителем прокуратуры (подразделения)
о порядке проверки заявления или сигнала о преступлении.
2.3.5.3. Сообщения о преступлениях, учтенные в книге N 1,
регистрируются на алфавитной картотеке. При этом алфавитные карточки
заводятся на лиц, которым вменяется в вину совершение преступления, а
ссылочные - на лиц, от которых они поступили.
2.3.5.4. Переписка по каждому заявлению и сообщению о
преступлении ведется за номером, состоящим из номера книги,
порядкового номера регистрации по этой книге с добавлением букв "пр" и
двух последних цифр года поступления заявления.
Например: 1-41пр-98, 2-5пр-98.
2.3.5.5. Анонимные заявления, из которых усматривается совершение
или приготовление к совершению преступления, учитываются в книге N 2 и
направляются в органы МВД и другие правоохранительные органы для
оперативного использования.
Остальные анонимные письма и заявления не регистрируются,
разрешению не подлежат и списываются в дело.
2.3.6. Регистрация других документов
2.3.6.1. Регистрация ведомственной корреспонденции, т.е.
документов, поступающих из прокуратур, учреждений, предприятий,
организаций, по вопросам, не относящимся к уголовным и гражданским
делам, осуществляется на корреспондентских карточках (приложение 13).
2.3.6.2. В вышестоящей прокуратуре карточка заполняется в двух
экземплярах. Первый экземпляр с документом направляется исполнителю, а
второй остается в ведомственной картотеке.
При децентрализованной системе регистрации, т.е. при присвоении
регистрационных номеров ведомственным документам не в целом по
прокуратуре, а непосредственно в структурных подразделениях, карточка
заполняется в одном экземпляре с выпиской справки (приложение 12). В
канцелярии подразделения номер присваивается согласно п. 2.3.6.7
настоящего раздела.
В районной прокуратуре карточка заполняется в одном экземпляре.
При поступлении повторных документов по этому же вопросу они
регистрируются на той же карточке.
2.3.6.3. Переписка по одному и тому же вопросу ведется за
номером, присвоенным документу при регистрации, состоящим из индекса
структурного подразделения, индекса корреспондента, порядкового номера
регистрационной корреспондентской карточки (в районных прокуратурах -
с добавлением к нему буквы "в") и двух последних цифр текущего года.
Например: 7-16-54-98 - для вышестоящих прокуратур;
23-40в-98 - для районных прокуратур.
2.3.6.4. Перечень корреспондентов составляется руководителем
службы делопроизводства в алфавитном или ином удобном для работы
порядке. Каждому корреспонденту присваивается индекс (порядковый
номер). Примерный перечень корреспондентов указан в приложении 14.
При регистрации документов корреспондентом считается учреждение
или предприятие, непосредственно обратившееся в прокуратуру, а не
вышестоящий орган.
2.3.6.5. Календарная шкала корреспондентской карточки
используется для контроля за исполнением документов.
До разрешения документов карточки хранятся у делопроизводителя в
контрольной картотеке. После исполнения документа делопроизводитель
заполняет соответствующие графы карточки, и она переставляется в
картотеку исполненных документов. Карточки в картотеках расставляются
по корреспондентам.
2.3.6.6. Инициативные документы (задания, обзоры, информационные
письма и т.д.) направляются за номером дела по номенклатуре, в котором
откладываются подлинники или копии этих документов.
2.3.6.7. Приказ издается за номером по книге регистрации
(приложение 5), а указание, распоряжение - за порядковым номером той
же книги с добавлением через дробь индекса структурного подразделения,
которое его подготовило. Порядковая нумерация ведется в течение года.
К распоряжению, кроме того, после индекса структурного подразделения
добавляется буква "Р" (распоряжение).
Если в подготовке указания, распоряжения принимало участие
несколько подразделений, проставляется индекс того управления
(отдела), которое являлось ответственным за его подготовку.
2.3.6.8. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора
Российской Федерации и его заместителей по вопросам основной
деятельности регистрируются в организационно-контрольном управлении,
по вопросам кадров и финансово-хозяйственной деятельности - в
соответствующих подразделениях Генеральной прокуратуры.
В прокуратурах субъектов Российской Федерации и приравненных к
ним прокуратурах регистрация указанных документов за подписью
руководителей прокуратур осуществляется по усмотрению руководителя.
2.3.7. Особенности регистрации документов с помощью
компьютерной техники
2.3.7.1. Документы, поступающие в органы прокуратуры, могут
регистрироваться с использованием компьютеров.
Решение об этом принимает руководитель прокуратуры при наличии
соответствующей аппаратуры, программного обеспечения и обученного
персонала. Допускается одновременная регистрация документов в
традиционном (ручном) и автоматизированном режимах до обеспечения
полной его надежности.
2.3.7.2. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки
корреспонденции должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
2.3.7.3. Информация на машинных носителях в обязательном порядке
должна быть защищена от несанкционированного доступа.
2.4. Рассмотрение и исполнение документов
2.4.1. Руководителям вышестоящих прокуратур передаются документы,
исполнение которых требует их непосредственного решения.
В Генеральной прокуратуре Российской Федерации порядок
рассмотрения обращений, жалоб, заявлений граждан и организаций и
передачи их для доклада Генеральному прокурору Российской Федерации,
его заместителям, руководителям управлений и отделов устанавливается
Генеральным прокурором Российской Федерации.
Прокуроры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним
прокуроры регламентируют этот порядок распорядительным документом,
изданным в соответствии с действующим законодательством и приказами
Генерального прокурора Российской Федерации.
В районных прокуратурах все поступающие документы передаются на
рассмотрение прокурору и его заместителям в соответствии с
распределением обязанностей.
2.4.2. Руководителям прокуратуры, подразделений и исполнителям
поступившие документы передаются с подобранными надзорными
производствами или делами. Они обязаны рассмотреть документы в
кратчайший срок и дать конкретные указания о порядке, характере и
сроках исполнения. На документах, не требующих дополнительных
поручений, указывается фамилия исполнителя.
Резолюция пишется на самом документе либо на отдельном листе
формата не менее 1/4 стандартного листа, подписывается и датируется.
2.4.3. Если исполнение документа поручается нескольким
подразделениям или должностным лицам, то документ передается
ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Он
обеспечивает снятие копий с обращения, передачу их соисполнителям,
подготовку единого поручения о проверке и направлении ответа
заявителю.
В целях ускорения прохождения документов снятие копий для всех
исполнителей может возлагаться на секретаря руководителя прокуратуры.
Проект ответа заявителю представляется ответственному исполнителю
с визой начальника подразделения, являющегося соисполнителем по
данному поручению.
Ответственность за качественную и своевременную подготовку
документа в равной мере несут все работники, указанные в резолюции.
2.4.4. Сроки исполнения документов исчисляются со дня поступления
их в прокуратуру. Если окончание срока исполнения приходится на
нерабочий день, то последним днем срока считается первый следующий за
ним рабочий день.
При отсутствии в резолюции конкретного срока исполнения документ
исполняется в срок, указанный в перечне (приложении 39).
2.4.5. До передачи подготовленного документа на подпись
исполнителем проверяется его содержание, правильность оформления всех
реквизитов, наличие необходимых виз и прилагаются материалы,
послужившие основанием для его составления.
2.4.6. Текст служебных документов должен быть кратким,
аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие
информации и содержать данные, необходимые для его регистрации и
оперативного прохождения.
2.4.7. В письмах и других документах по жалобам и делам, за
исключением сопроводительных писем, обязательно указываются фамилия,
имя, отчество заявителя или лица, по делу или в отношении которого
направлен документ, а также время и место совершения правонарушения.
Не допускается направление с одним сопроводительным письмом не
связанных между собой дел и документов; поручений по нескольким
жалобам и делам, запросов о результатах расследования или судебного
рассмотрения уголовных дел. Исключение составляют письма о направлении
дел и материалов для изучения и обобщения прокурорской и судебной
практики.
2.4.8. В переписке по жалобам и делам применяются бланки и
почтовые открытки с трафаретными текстами формата А6 или А5. Каждому
образцу присваивается номер.
Трафаретные письма могут заполняться в одном экземпляре. В этом
случае на оборотной стороне последнего документа, приобщенного к
надзорному производству, прокурором указываются номер трафаретного
бланка, адресат и дата направления.
2.4.9. Документы подписываются руководителями прокуратуры и
другими должностными лицами в соответствии с установленным
распределением обязанностей и полномочиями.
2.4.10. Подписывается первый экземпляр документа. Если он
направляется по нескольким адресам, подписываются все экземпляры; при
печатании в типографии или размножении средствами малой полиграфии
подписывается только оригинал, остающийся в прокуратуре.
2.4.11. Исполненные документы передаются делопроизводителям в
подобранном для подшивки и отправки виде, с отметкой прокурора об
исполнении, которая включает в себя слова "в н/п" или "в дело N ---" и
краткую справку, если письменный ответ не составлялся.
2.4.12. Отметки прокуроров об исполнении в обязательном порядке
подписываются и датируются. Подшивать документы без соответствующих
отметок прокуроров не разрешается.
2.4.13. Если документ не получил окончательного разрешения, то
контрольный срок ожидаемого ответа проставляется исполнителем на копии
запроса по форме К-15.12.98, подписывается и датируется. Рекомендуется
устанавливать сроки контроля на каждое пятое или десятое число месяца.
2.4.14. Делопроизводитель отмечает указанный прокурором
контрольный срок на карточке движения надзорного производства, а в
районных прокуратурах, где карточки учета движения надзорного
производства не ведутся, - на алфавитной карточке.
Надзорные производства хранятся у делопроизводителей в папках с
надписью "Контроль" по датам контроля и в порядке номеров и передаются
прокурорам в установленные ими сроки контроля.
2.5. Отправление исходящих документов
2.5.1. Документы передаются в экспедицию оформленными в
соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Оформляя документы для передачи в экспедицию, делопроизводитель
подразделения обязан проверить правильность адресования согласно
Правилам оказания услуг почтовой связи (М., 1997) <*>, проставить на
документе номер переписки, внести в копию исправления, сделанные при
подписании подлинника, а также проставить на копии дату подписания,
номер переписки и заверить по форме: "Верно, дата, делопроизводитель,
фамилия, личная подпись"; проверить наличие приложений и скрепить их с
отсылаемым документом.
--------------------------------
<*> В дальнейшем - Почтовые правила.
Если разница между датой подписания документа и датой передачи в
канцелярию превышает сутки, а также имеются другие нарушения
требований Инструкции, делопроизводитель возвращает документы
исполнителю на доработку, а при необходимости докладывает
руководителю.
2.5.2. Вся почта, подлежащая отправке, сдается в экспедицию в
день подписания, а поступившая в канцелярию во второй половине дня -
до 12 часов следующих суток.
2.5.3. Документы, поступившие для отправки, обрабатываются
работниками экспедиции в соответствии с Почтовыми правилами и
отсылаются по назначению в тот же день.
Документы с пометкой "Срочно" или "Весьма срочно" отправляются
незамедлительно.
2.5.4. Перед упаковкой работники экспедиции проверяют написание
адреса в соответствии с Почтовыми правилами, наличие на документе
номера, даты, подписи и оговоренных в нем приложений.
Документы, оформленные с нарушениями требований настоящей
Инструкции и Почтовых правил, возвращаются в подразделение на
доработку.
2.5.5. Заказными письмами или бандеролями пересылаются
организационно-распорядительные и другие документы за подписью
руководства прокуратуры, выписки из приказов по личному составу,
штатные расписания, финансовые документы, уголовные, гражданские и
арбитражные дела, надзорные производства, материалы проверок,
постановления о продлении срока следствия и содержания под стражей,
переписка по поручениям органов государственной власти, письма с
приложениями, корреспонденция, адресуемая за границу.
2.5.6. Документы, отправляемые одному и тому же адресату,
вкладываются в один конверт. На конверте указываются почтовый адрес и
наименование адресата, номера отправляемых документов, адрес
отправителя.
Для документов, направляемых органам прокуратуры субъектов
Российской Федерации, могут использоваться конверты с адресами,
напечатанными типографским способом или средствами оперативного
размножения.
2.5.7. Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по
описи, в которой указываются номера документов, дата отправки, адреса
и вид отправления. Опись составляется в трех экземплярах. Один
экземпляр остается в экспедиции для справок, а возвращенный с почты
передается в бухгалтерию с денежным отчетом.
Остальные документы учитываются в книгах, в которых указываются
номер переписки и дата отправки. Если номер является обезличенным
(8р-98, 12р-98), рядом с ним в скобках пишутся фамилия и инициалы
адресата - 9р-98 (Киселев И.К.) или название организации - 15р-98
(Тамбовское УВД).
2.5.8. Документы, адресуемые организациям, расположенным в
пределах данного населенного пункта, передаются с нарочным под
расписку в книге (приложение 20). Перечень этих организаций
устанавливается руководством прокуратуры.
2.5.9. Документы массовой рассылки (приказы, указания,
распоряжения, планы работы, информационные и методические письма,
обзоры, сборники, бланки статистических отчетов, книги, брошюры и
т.п.) отправляются экспедицией по разнарядке подразделений. В
разнарядке указываются адресаты и количество экземпляров в каждый
адрес; она составляется, подписывается и датируется ответственным
исполнителем.
3. Учет объема документооборота
3.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных
видов и общее количество входящих, исходящих и внутренних документов в
каждом подразделении (приложение 21) и в целом по прокуратуре
(приложение 22). Такой учет в обязательном порядке ведется в
Генеральной прокуратуре, прокуратурах субъектов Российской Федерации и
приравненных к ним прокуратурах. В районных прокуратурах - по
усмотрению руководителя (приложение 21, позиции 1 - 5, 7, 9).
3.2. Делопроизводители подразделений ежедневно при получении и
подготовке к отправке документов учитывают их в рабочей тетради.
Данные о количестве документов за месяц суммируются и до 7 числа
следующего месяца представляются руководителю делопроизводственной
службы.
3.3. Результаты учета документооборота обобщаются начальником
службы делопроизводства, представляются руководству прокуратуры и
используются для выработки мер по совершенствованию делопроизводства.
3.4. При учете обращений, жалоб, переписки по жалобам и делам,
направляемым в органы прокуратуры и другие ведомства, сопроводительное
письмо и приложенные к нему документы считаются за один документ. При
направлении уголовных, гражданских и арбитражных дел с
сопроводительными письмами, протестами, заключениями и другими
документами каждый вид документа (письмо, протест, дело и т.п.) при
учете считается самостоятельным документом.
3.5. Обращения и жалобы, разрешение которых входит в компетенцию
нескольких управлений и отделов, учитываются в том подразделении,
которое является ответственным исполнителем, справка и другие
документы соисполнителей учитываются в графе "внутр.".
3.6. Приказы, указания, распоряжения, задания, информационные
письма, обзоры и другие организационно-распорядительные документы,
направленные для исполнения на места или в подразделения прокуратуры,
учитываются в графе "исход." тем подразделением, которое является
ответственным за их подготовку, при этом в числителе указывается
количество, а в знаменателе - тираж.
Например: 1/52, 2/104.
3.7. В строке 9 (приложение 21) учитывается переписка с
вышестоящими и подчиненными прокуратурами, научными, другими
учреждениями и организациями Генеральной прокуратуры Российской
Федерации по основным и иным вопросам организации и деятельности
органов прокуратуры: докладные записки, справки об исполнении
приказов, указаний, распоряжений; переписка по вопросам прокурорского
надзора и следственной работы; копии документов организаций и
ведомств, присланные для сведения, и другие документы, подлежащие
формированию в дела согласно номенклатуре дел.
3.8. В графе "Общее количество документов" суммируется количество
документов всех граф в данной строке и документооборот в целом.
4. Контроль за исполнением документов
4.1. Контроль за исполнением документов осуществляют руководители
прокуратур, подразделений и уполномоченные ими лица <*>. Перечень
документов, подлежащих обязательному контролю, устанавливает
руководитель прокуратуры.
--------------------------------
<*> В дальнейшем - контрольная служба.
4.2. Взятые на контроль документы передаются на учет,
регистрацию, перевод, рассмотрение, исполнение, подписание, печатание,
снятие копий и отправку отдельно от общей почты в папках красного
цвета с надписью "Контроль".
4.3. В вышестоящей прокуратуре карточка (приложение 13)
заполняется в двух экземплярах, в районной - в одном. Штамп
"Контроль", "Депутатская" проставляется на регистрационной карточке,
обращении и статкарточке.
Резолюция руководителя прокуратуры переносится в оба экземпляра
карточки. Если в документе содержится несколько самостоятельных
поручений, в карточках указывается каждое из них в отдельности; если
поручения даны нескольким подразделениям, должностным лицам, карточки
передаются каждому исполнителю. Первый экземпляр карточки направляется
с документом исполнителю, а второй - в контрольную службу.
4.4. Если требования приказа или иного документа рассчитаны на
длительный срок действия, в структурном подразделении заводится
контрольное дело, в котором помимо копии самого документа
откладываются все материалы, относящиеся к исполнению.
4.5. До исполнения документов контрольные карточки хранятся по
срокам исполнения у делопроизводителей подразделений, которые обязаны
своевременно отмечать на карточках движение документа, напоминать
работникам о сроках и докладывать руководителям подразделений о
случаях несвоевременного исполнения поручений.
4.6. Поручения или задания, обусловленные определенным сроком,
исполняются не позднее указанной в них даты. Срок исполнения
продлевается должностным лицом, давшим поручение, если им не
установлен иной порядок.
4.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля лицом,
взявшим его на контроль, после выполнения поручения и сообщения
результатов заинтересованным организациям и лицам.
По обращениям и жалобам, взятым на контроль руководителями
Генеральной прокуратуры или прокуратур субъектов Российской Федерации
и приравненных к ним прокуратур, ответ адресату направляется только
после доклада по существу руководителю, давшему поручение (кроме
промежуточных ответов и уведомлений о продлении срока проверки).
4.8. По исполнении документа делопроизводитель указывает в
контрольной карточке результат разрешения, кому направлен документ,
дату подписания, номер надзорного производства, дела, куда подшит
документ, страницы и передает ее в контрольную службу.
Контрольная служба систематизирует эти карточки в картотеке
исполненных документов по подразделениям, видам документов и
хронологии поступления, а второй экземпляр карточки уничтожает.
4.9. Контроль за рассмотрением информаций и других документов,
направленных руководителями прокуратур в органы государственной
власти, министерства и ведомства (кроме переписки по конкретным
жалобам и делам), может осуществляться с помощью контрольных карточек
(приложение 13). Контрольная карточка заполняется в двух экземплярах
(для подразделения, ответственного за подготовку документа, и
контрольной службы). Ответственный исполнитель организует
своевременное получение информации о прохождении документа и
периодически докладывает руководителю прокуратуры о положении дел до
его окончательного рассмотрения.
4.10. При организации контроля с использованием компьютеров
контрольные карточки по желанию пользователя могут быть дополнены
другими необходимыми реквизитами.
5. Правила оформления документов
5.1. Формат и виды бланков
5.1.1. Документы, независимо от того, пишутся они на чистом листе
или бланке, оформляются на бумаге следующих размеров:
материалы, содержащие таблицы с большим числом граф, - А3 420 x
297 мм;
приказы, письма и другие документы объемом более 10 строк
машинописного текста - А4 210 x 297 мм;
письма и другие документы объемом до 10 строк машинописного
текста (включая реквизит "подпись") - А5 210 x 148 мм;
карточки и трафаретные письма типа почтовой открытки, требования
на получение материалов из архива - А6 148 x 105 мм.
Документы, издаваемые от имени прокуратуры и одной или нескольких
организаций, оформляются без бланков.
5.1.2. В органах прокуратуры применяются два вида бланков
(приложение 23):
общий бланк (для оформления положений, инструкций, приказов,
указаний, информационных писем, заданий, протестов, представлений,
протоколов, актов и других документов, имеющих наименование);
бланк для писем.
Состав реквизита бланков и порядок их расположения установлены
ГОСТ Р6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов".
Для издания организационно-распорядительных документов (приказов,
указаний, распоряжений) могут изготавливаться отдельные бланки с
угловым или продольным расположением реквизитов (приложение 24).
Применение бланков произвольной формы запрещается.
5.1.3. На верхнем поле каждого бланка обязательно помещается
Государственный герб Российской Федерации (его диаметр должен быть не
более 20 мм), под ним - наименование системы: "Прокуратура Российской
Федерации", ниже - наименование прокуратуры субъекта Российской
Федерации или приравненной к ней прокуратуры, под ним - наименование
соответствующей городской, районной, межрайонной или
специализированной прокуратуры.
Например: Прокуратура Российской Федерации
Прокуратура Московской области
Пушкинская городская прокуратура
Если межрайонная или районная прокуратура входит в состав
прокуратуры административного округа или города (с районным делением),
то наименование этой прокуратуры указывается следующим образом:
Прокуратура Российской Федерации
Прокуратура г. Москвы
Измайловская межрайонная прокуратура
Восточного административного округа
Аналогичным образом оформляются вывески на зданиях прокуратур.
5.1.4. Бланки изготавливаются на бумаге белого цвета и печатаются
краской черного цвета. Бланки с изображением Государственного герба
Российской Федерации в красном цвете применяются только в Генеральной
прокуратуре, порядок их использования устанавливается руководством
Генеральной прокуратуры.
На бланке печатается первая страница документа, последующий текст
печатается на бумаге одинакового формата и качества.
5.2. Адресование
5.2.1. Документы адресуются организации, ее структурному
подразделению, должностному лицу, гражданину.
Должностное лицо указывается во внутриведомственной переписке, в
письмах постоянным корреспондентам и в других случаях, когда
установление конкретного лица не вызывает затруднений.
Инициалы должностных лиц и граждан в адресе указываются после их
фамилий.
5.2.2. При адресовании документа организации или ее структурному
подразделению их наименование указывается в именительном падеже; при
направлении документа должностному лицу наименование организации
указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в
дательном, например:
Генеральная прокуратура
Российской Федерации
Управление по надзору за исполнением
законов и законностью правовых актов
или
Прокуратура Московской области
Начальнику отдела по надзору за
исполнением законов и законностью
правовых актов
старшему советнику юстиции
Болышову В.Я.
5.2.3. Если документ направляется руководителю организации или
его заместителю, наименование организации входит в состав наименования
должности адресата:
Прокурору Смоленской области
государственному советнику
юстиции 3 класса
Заболоцкому В.В.
5.2.4. При указании классного чина адресата необходимо указать
классный чин должностного лица, подписавшего документ.
Во внутренних документах (докладные записки, заявления и т.п.)
допускается классные чины не указывать.
5.2.5. Если документ адресуется нескольким однородным
организациям, то они указываются обобщенно:
Прокурорам субъектов Российской Федерации,
приравненным к ним военным прокурорам и
прокурорам иных специализированных
прокуратур
или
Прокурорам субъектов Российской Федерации,
городов и районов, военным прокурорам и
прокурорам иных специализированных
прокуратур
5.2.6. Почтовый адрес корреспондента пишется в полном
соответствии с Почтовыми правилами и с обязательным указанием
почтового индекса:
Министерство природных ресурсов
Российской Федерации
123812, Москва,
ул. Б. Грузинская, 4/6
Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы и
учреждения прокуратуры Российской Федерации и руководителям
федеральных органов государственной власти.
5.2.7. В письмах с несколькими адресатами слово "копия" не
проставляется. При подготовке к отправке отмечается корреспондент,
которому направляется данный экземпляр документа.
Не допускается указывать на документе более четырех адресатов;
при большем количестве адресатов составляется список на рассылку и на
каждом документе указывается один адрес. Список прилагается к копии
отправляемого документа.
5.2.8. Если документ адресуется гражданину, сначала указывается
почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.
Перед фамилиями допускается обращение "гр-ну", "гр-ке", "гр-нам".
Это положение распространяется на заголовок и текст, где приводятся
фамилии граждан.
150003, г. Ярославль,
ул. Чайковского, д. 67, кв. 5
гр-ке Киреевой А.Е.
5.3. Датирование
5.3.1. Датой документа является день его подписания или
утверждения; для документа, принятого коллегией, - день его принятия;
для протокола - дата заседания (принятия решения); для документов,
издаваемых прокуратурой совместно с другими организациями, датой
документа является наиболее поздняя дата его подписания.
Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим
документ, и оформляется тремя парами арабских цифр, разделенных
точками (день месяца, месяц, две последние цифры года). Если число или
порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой
ставится ноль, например: 05.07.98.
Таким же образом датируются все делопроизводственные отметки о
прохождении и исполнении документа.
5.3.2. При подготовке нормативных и финансовых документов
допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек),
например: 12 декабря 1998 г.
5.4. Индекс (номер) документа
5.4.1. Переписка по обращениям, жалобам и делам ведется за
номером надзорного производства, который не меняется в течение всего
времени, пока ведется переписка. Порядок присвоения номеров изложен в
разделе 2.3 настоящей Инструкции.
5.4.2. По вопросам, не относящимся к переписке по обращениям,
жалобам и делам, входящий документ и исходящий по нему ответ должны
иметь единый номер, присваиваемый поступившему документу при его
регистрации. Исходящий документ, не являющийся ответом на поступивший
запрос, направляется за номером дела по номенклатуре.
5.4.3. В исходящих документах в обязательном порядке дается
ссылка на индекс и дату исполняемого документа.
5.4.4. Индекс проставляется на отведенном ГОСТом месте, в левой
верхней части документа. На внутренних документах индекс может
проставляться в конце документа, ниже подписи должностного лица.
5.5. Наименование и заголовок к документу
5.5.1. На документе (за исключением письма) указывается его
наименование: приказ, указание, распоряжение, справка, докладная
записка, представление, протест, спецдонесение и т.п.
5.5.2. Заголовок к тексту должен быть во всех документах,
оформленных на листах формата А4, за исключением ответов заявителям,
адвокатам, а также телеграмм, телефонограмм и документов, оформленных
на листах формата А5 и А6.
5.5.3. Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание
документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?) и
согласовываться с его наименованием.
Например: приказ "О создании..."; распоряжение "Об организации
контроля..."; должностная инструкция заведующего канцелярией.
В документе по ряду вопросов заголовок формулируется обобщенно.
5.6. Нумерация страниц
5.6.1. В документах, оформляемых на двух и более страницах,
вторая и последующие страницы нумеруются.
5.6.2. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля
листа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.").
5.7. Отметка о наличии приложения
5.7.1. Отметка о наличии приложения оформляется ниже текста
документа от границы левого поля следующим образом:
Приложение: на 5 л.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то
указывают его наименование и количество листов:
Приложение: замечания к проекту инструкции на 12 л.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий
приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Генерального прокурора Российской Федерации от
12.02.98 N 7/2-138-98 и приложение к нему, всего на 8 л.
Если приложение направляется не всем указанным в документе
адресатам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: жалоба Петрова А.П. и приложение к ней, всего на 10
л., в первый адрес.
Если к письму прилагаются ценные или личные документы (паспорт,
диплом, свидетельства и др.), они перечисляются с указанием
наименования организации, выдавшей документ, номера и даты выдачи,
фамилии и инициалов владельца:
Приложение: диплом N Ц 100509 на имя Мухиной В.Р. об окончании
Московского колледжа управления и права, выдан 10.06.98.
5.7.2. При направлении уголовных, гражданских, арбитражных дел,
материалов проверок и других сброшюрованных документов указывается
количество томов:
Приложение: уголовное дело N 5780 в 10 т.
5.7.3. При большом количестве приложений на них составляется
отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на 205 л.
5.7.4. В распорядительных документах (приказах, указаниях,
распоряжениях) сведения о наличии приложений даются в тексте. В правом
верхнем углу первого листа, прилагаемого к распорядительному
документу, указывается:
Приложение
к Приказу Генерального прокурора
Российской Федерации
от 10.05.98 N 30
При наличии нескольких приложений они нумеруются, при этом знак
"N" перед порядковым номером не ставится.
5.8. Подпись
5.8.1. В состав реквизита "подпись" входят наименование должности
лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка.
Если документ оформлен на бланке прокуратуры, то подпись
оформляется следующим образом:
Прокурор области
государственный советник
юстиции 2 класса Личная подпись М.А. Авдюков
При подписании документа, оформленного не на бланке прокуратуры,
указывается наименование прокуратуры:
Начальник отдела по надзору
за следствием и дознанием
следственного управления
прокуратуры Краснодарского края Личная подпись С.Г. Сорокин
5.8.2. При подписании документа несколькими должностными лицами
их подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне.
5.8.3. При подписании документа, подготовленного комиссией,
указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии.
5.8.4. Документ может быть подписан исполняющим обязанности
должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При
этом не допускается ставить предлог "За", подпись от руки "Зам." или
косую черту перед наименованием должности.
5.9. Утверждение и согласование
5.9.1. Документ утверждается должностным лицом (должностными
лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении
документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова
УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего
документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Прокурор г. Москвы
государственный советник
юстиции 2 класса
Личная подпись С.И. Герасимов
17.12.98
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне.
5.9.2. При утверждении документа приказом, решением, протоколом
гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек),
наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и
номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ
Генерального прокурора
Российской Федерации
от 10.08.98 N 24
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.
5.9.3. Согласование производится как внутри прокуратуры (с
подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с организациями,
имеющими непосредственное отношение к разработке проекта документа).
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с
которым согласовывается документ (включая наименование организации),
личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты
согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник центрального архива
Генеральной прокуратуры
Российской Федерации
Личная подпись Л.А. Новикова
18.12.98
5.9.4. Согласование документа оформляется визой, которая включает
в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату
визирования, при необходимости - должность визирующего.
На организационно-распорядительных документах (приказах,
указаниях и т.д.) визы проставляются на первом экземпляре лицевой или
оборотной стороны последнего листа, на исходящих документах - на
экземплярах, остающихся в деле, надзорном производстве. Слева
проставляется виза лица, подготовившего документ; справа - визы лиц, с
которыми он согласован.
5.9.5. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим
образом:
Замечания прилагаются.
Личная подпись
М.М. Орлов
27.08.98
5.10. Отметка об исполнителе
5.10.1. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона
обязательно указываются в исходящих документах (за исключением ответов
заявителям, адвокатам и сопроводительных писем) на лицевой или
оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Например:
Тимофеева 255-35-35.
5.10.2. Индекс машинистки проставляется ниже отметки об
исполнителе по форме: "нк 2 25.03.98" (нк - первые буквы имени и
фамилии машинистки, 2 - количество экземпляров, 25.03.98 - дата
печатания). В случае необходимости проставляется количество
отпечатанных экземпляров с указанием адресатов.
Например:
Тимофеева 235-35-35
нк 2 06.02.98
Экз. N 1 - МВД Российской Федерации
Экз. N 2 - в дело N...
5.11. Особенности подготовки и оформления
организационно-распорядительных документов
5.11.1. Проекты приказов, указаний, распоряжений разрабатываются
по поручению руководства прокуратуры или по инициативе подразделений и
должностных лиц.
Каждый документ должен иметь заголовок, который на бланках с
угловым расположением реквизитов печатается в левом верхнем углу, при
|