Фрагмент документа "РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ СПИСКОВ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ - ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ".
Введение
Одна из важных задач формирования Архивного фонда Российской
Федерации - определение состава учреждений, организаций и предприятий
<*>, создающих ценные и отнесение их к числу источников комплектования
государственных и муниципальных архивов.
--------------------------------
<*> Далее - организаций.
Составление и ведение списков таких организаций служит
организационной и методической основой всего процесса отбора
документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Настоящие "Рекомендации по организации и ведению списков
учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования
государственных и муниципальных архивов" ставят своей целью изложить
основные вопросы правового обеспечения, организации и методики этой
работы в современных условиях.
Методические рекомендации рассчитаны для использования в работе
архивных учреждений системы Федеральной архивной службы России:
федеральных архивов, органов управления архивным делом субъектов
Российской Федерации, государственных и муниципальных архивов.
Необходимость переработки ранее действовавших методических
документов по составлению и ведению списков источников комплектования
государственных архивов диктуется глубокими политическими,
экономическими и социальными изменениями, произошедшими в стране,
появлением и развитием негосударственных организаций и предприятий,
являющихся собственниками документов Архивного фонда, принятием в
Российской Федерации и ее субъектах законодательных актов по архивному
делу, создавших новую правовую основу взаимоотношений государственных
и муниципальных архивов с организациями и предприятиями всех форм
собственности.
С введением в действие настоящих Рекомендаций утрачивают силу
"Рекомендации по составлению и ведению списков учреждений, организаций
и предприятий - источников комплектования госархивов РСФСР" 1989 г. и
"Методические рекомендации по составлению списков учреждений,
организаций и предприятий отрасли - источников комплектования
госархивов для ЦЭК отраслевых органов управления и ЭПК архивных
учреждений" 1987 г.
1. Правовые и нормативно-методические основы работы по
составлению списков источников комплектования государственных и
муниципальных архивов <*>
--------------------------------
<*> Далее - архивов.
1.1. Правовой основой для работы по составлению списков
источников комплектования государственных и муниципальных архивов
являются "Основы законодательства Российской Федерации об Архивном
фонде Российской Федерации и архивах" (1993 г.) и Положение об
Архивном фонде Российской Федерации (Указ Президента Российской
Федерации от 17 марта 1994 г. N 552), распорядительные и нормативные
документы Федеральной архивной службы России, правовые и нормативные
акты, принятые субъектами Российской Федерации, а также органов
управления архивным делом субъектов Российской Федерации, органов
местного самоуправления.
1.2. Нормативно-методическим обоснованием для определения состава
организаций, включаемых в списки источников комплектования, являются
ведомственные перечни документов со сроками хранения, примерные
номенклатуры дел для отраслевых систем или отдельных категорий
организаций и предприятий, "Примерный список учреждений, организаций и
предприятий - источников комплектования районных и городских архивов",
одобренный ЦЭПК при Росархиве (протокол ЦЭПК N 2 от 04.05.95), и
рекомендации по его применению (письмо Росархива от 13.06.95
N 3/636-Е), а также отраслевые примерные списки организаций,
передающих и не передающих документы в государственные и муниципальные
архивы, одобренные решениями ЦЭПК при Росархиве.
1.3. Методической базой для работы с негосударственными
организациями и предприятиями служат Методические рекомендации ВНИИДАД
"Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников
комплектования госархивов" (1993 г.) и "Отбор на государственное
хранение управленческих документов, образующихся в деятельности
негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных
структур)" (1997 г.).
1.4. Категории учреждений, организаций и предприятий, документы
которых подлежат включению в состав Архивного фонда Российской
Федерации, и виды таких документов определяются Федеральной архивной
службой России, органами управления архивным делом субъектов
Российской Федерации на основе принципов и критериев, выработанных
отечественным архивоведением.
1.5. В списки источников комплектования архивов подлежат
включению:
- государственные и муниципальные организации, в деятельности
которых образуются документы, относящиеся к государственной части
Архивного фонда Российской Федерации;
- бывшие государственные организации - источники комплектования,
временно хранящие архивные документы, образовавшиеся в их деятельности
до изменения формы собственности и относящиеся к государственной части
Архивного фонда Российской Федерации;
- негосударственные организации, общественные и политические
движения и партии, физические лица, документы которых в установленном
порядке отнесены к негосударственной части Архивного фонда Российской
Федерации, и заключившие с федеральным, государственным или
муниципальным архивом договор о передаче своих документов на
постоянное хранение.
Все организации, изменившие форму собственности, но временно
хранящие документы, относящиеся к государственной части Архивного
фонда, включаются в состав списка без договора (соглашения).
2. Организация и методика работы по определению состава
источников комплектования архивов
Определение состава источников комплектования архивов включает:
выявление или уточнение состава организаций, расположенных в зоне
комплектования архива;
изучение функций, выполняемых организацией;
изучение состава документов, образующихся в деятельности
организации;
решение вопроса об отнесении организации к составу источников
комплектования.
Работа по определению состава источников комплектования
учитывается при перспективном и текущем планировании работы архивных
учреждений.
2.1. Выявление организаций.
2.1.1. В целях определения наиболее полного состава источников
комплектования выявляются, по возможности, все организации,
действующие в пределах зоны комплектования архива.
Выявление осуществляется на основе информации, имеющейся в
регистрационных палатах и отделах, в органах по управлению
государственным имуществом, органах статистики, финансовых, налоговых
служб и др. Источниками сведений по общественно-политическим,
культурным организациям являются отделы юстиции, отделы по связям с
общественными организациями при администрациях, комитеты по
национальной политике и др.
2.1.2. При выявлении государственных организаций, относящихся к
одной отраслевой системе, необходимо проанализировать в отраслевом
органе управления всю сеть таких организаций на территории субъекта
Российской Федерации, их соподчиненность.
2.1.3. Особое внимание в этой работе целесообразно обратить на
изменения (переход в другую форму собственности, реорганизация,
ликвидация), произошедшие с организациями, ранее состоящими в списке
источников комплектования госархивов и хранящими документы
государственной части Архивного фонда Российской Федерации.
2.1.4. Работу по выявлению состава организаций осуществляют в
госархивах сотрудники отдела комплектования и ведомственных архивов в
соответствии с распределением обязанностей. В муниципальных архивах
эту работу проводит заведующий архивом или, по его поручению, работник
этого архива.
2.2. Изучение функций, выполняемых организацией.
2.2.1. После выявления организаций с ними устанавливаются деловые
контакты. При этом анализируются структура, функции организации путем
изучения основных нормативных документов, регламентирующих ее
деятельность (устав, положение), а также сеть подведомственных
учреждений, масштаб деятельности и др. с целью определения роли и
значения данной организации в экономике, культуре, социальной сфере
конкретного региона.
2.2.2. У государственных организаций на основании их уставных
документов изучается, прежде всего, их место и роль в системе органов
управления, а также в конкретной отраслевой системе. Как правило,
организации, осуществляющие функции управления на любом уровне,
подлежат отнесению к составу источников комплектования архива.
2.2.3. У негосударственных организаций основные функции также
изучаются по уставным документам. При этом особое внимание обращается
на особенности управления данной организацией, характер взаимосвязей с
другими государственными и негосударственными структурами, профиль
деятельности (производство, посреднические услуги и т.д.), степень
влияния организации на экономику, культуру и другие сферы деятельности
в регионе.
2.3. Изучение состава документов организаций.
2.3.1. Анализ состава документов (организационно -
распорядительных, планово-отчетных, аналитических и др.), образующихся
в деятельности организаций, проводится с учетом перечней примерных,
типовых, конкретных номенклатур дел, инструкции по делопроизводству и
др. Эта работа осуществляется в тесном контакте со специалистами -
работниками экспертных служб соответствующих организаций.
Изучение состава документов, образующихся в деятельности
негосударственных организаций, осуществляется с согласия собственника
на основании Соглашения (договора).
2.3.2. Определяющими критериями при отнесении как
государственных, так и негосударственных структур к составу источников
комплектования архива являются функционально-целевое назначение
организации, полнота документирования, информационная насыщенность,
научно-историческая ценность документации данной организации.
При изучении степени повторяемости документной информации
государственной организации в других фондах следует прежде всего
установить степень дублирования планово-отчетной и
информационно-аналитической документации организации в фондах
вышестоящего отраслевого органа, а также соответствующего органа
исполнительной власти путем сравнительного анализа номенклатур дел и
состава документов этих организаций.
2.3.3. Документация негосударственных организаций может
дублироваться в фондах статистических, финансовых, налоговых и других
органах. Более сложные, чем дублетность, виды повторяемости информации
(отраженность, поглощенность и т.д.) не могут являться основанием для
невключения организации в состав источников комплектования архива.
Примечание. При оценке уровня информативности документального
фонда следует иметь в виду характерные для 1990-х годов тенденции
появления новых видов нормативно-правовой, коммерческой, внутренней
управленческой документации, сроки хранения которых не установлены
ведомственными и типовыми перечнями, а также количественного
уменьшения массы планово-отчетной и информационно-аналитической
документации и как следствие - относительного понижения роли и
значения этой документации в общем составе документов как исторических
и информационных источников.
2.4. Отнесение организации к составу источников комплектования.
2.4.1. Результаты изучения вопроса об отнесении отдельных
организаций или их групп к составу источников комплектования
оформляются справкой (экспертным заключением) с изложением в ней
результатов изучения. Указывается, какие стороны экономической,
социальной, культурной, общественно-политической жизни региона
(района, города) отражаются в деятельности данной организации; место,
занимаемое организацией в структуре отрасли или общественной жизни;
масштаб ее деятельности и др. По результатам изучения документального
фонда организации сообщается, в каких документах, образующихся в
деятельности организации, и как полно отражаются ее основные функции,
какая часть этих документов дублируется в фондах вышестоящих органов и
других организациях.
На основании проведенного анализа делается вывод о
целесообразности включения конкретной организации или вида организаций
в состав источников комплектования архива по полной или выборочной
форме приема документов.
2.4.2. В практике комплектования госархивов установились
различные формы приема документов от организаций:
полная (форма 1), когда от организации принимается весь комплекс
документов постоянного хранения;
повидовая выборочная (форма 2.1), когда принимаются отдельные
категории документов от каждой организации данного вида;
групповая выборочная (форма 2.2), когда принимается полный
комплекс документов постоянного хранения от отдельных, специально
отобранных организаций данного вида.
Форма повидового выборочного приема применяется, как правило, в
тех случаях, когда планово-отчетная и информационно-аналитическая
документация данной организации поступает в тот же государственный,
районный, городской архив с постоянным составом документов в составе
фондов вышестоящих или других организаций. Кроме того, повидовой
выборочный прием применяется к тем организациям, в деятельности
которых отлагаются отдельные ценные виды документов (например, бюро
технической инвентаризации - инвентарные дела памятников культуры и
охранных зон).
Форма группового выборочного приема документов применяется к
организациям, в деятельности которых образуются сходные по составу
комплексы документов, содержащие однородную информацию. В этом случае
из группы однородных отбираются организации, имеющие наиболее
интересную историю, масштабы деятельности, месторасположение или
другие особенности, выделяющие их из ряда подобных.
2.4.3. К составу источников комплектования рекомендуется относить
организации, выполняющие основные производственные функции отрасли
(промышленность - заводы, фабрики, определяющие экономику данного
региона, образование - ВУЗы, техникумы, базовые средние школы). Обычно
не подлежат отнесению к составу источников комплектования
обслуживающие организации, однако этот принцип не всегда применим к
организациям негосударственной формы собственности, так как их
основная сеть развертывается, прежде всего, в сфере торговли и услуг и
оказывает значительное влияние на экономическую и финансовую жизнь
региона, и поэтому наиболее крупные из них могут быть включены в
состав источников комплектования на договорной основе.
2.4.4. В состав источников комплектования включаются, как
правило, только юридически самостоятельные организации. В остальных
случаях (советы директоров, собрания представителей и т.п.) документы
этих структур следует принимать в составе фондов тех организаций, при
которых они действуют (администрации, акционерные общества и т.д.).
Отдельно в этом плане должны рассматриваться структурные
подразделения органов местного самоуправления, которые, как правило,
не имеют права юридического лица, однако, учитывая важность функций,
выполняемых ими на территории района, города, они являются
самостоятельными источниками комплектования.
2.4.5. При отборе для включения в состав источников
комплектования вновь образованных негосударственных хозяйственных и
коммерческих организаций следует руководствоваться критериями масштаба
их деятельности (объемом производства товаров или услуг, размером
уставного фонда и оборотного капитала, влиянием ее (организации) на
экономику региона в целом или отдельной отрасли, новизной продукции,
пионерной ролью данной организации в системе негосударственных
структур). Немаловажное значение имеет и стабильность ее
существования.
2.4.6. Вопрос об отнесении организации или групп организаций к
составу источников комплектования архива выносится на рассмотрение ЭПК
соответствующего органа управления архивным делом субъекта Российской
Федерации.
Отнесение организаций к составу источников комплектования
федеральных архивов рассматривается ЭПК (ЭПМК) соответствующего
федерального архива.
Для рассмотрения вопроса на ЭПК экспертом представляются
экспертное заключение о возможности включения организации в список
источников комплектования, историческая справка и номенклатура дел
организации при ее наличии.
2.4.7. Решение ЭПК об отнесении организации или групп организаций
к составу источников комплектования архива является основанием для
включения ее в список источников комплектования архива с полной или
выборочной формой приема.
2.4.8. Справка (экспертное заключение) о включении организации в
состав источников комплектования архива составляется в 3 экземплярах,
первый помещается в наблюдательное дело организации, 2-й отлагается в
делопроизводстве ЭПК органа управления архивным делом субъекта
Российской Федерации или ЭПК (ЭПМК) федерального архива; 3-й вместе с
выпиской из решения ЭПК (ЭПМК) о включении организации в список
источников комплектования направляется руководителю организации.
|
Фрагмент документа "РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ СПИСКОВ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ - ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ".