Фрагмент документа "РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ СПИСКОВ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ - ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ".
3. Составление, оформление и ведение списков
источников комплектования
3.1. Составление списков источников комплектования архива.
3.1.1. В каждом архиве ведется список источников комплектования,
который составляется по определенной форме (Приложение 1) в
соответствии с Примерной классификационной схемой построения списка
учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования
государственных и муниципальных архивов (Приложение 2).
3.1.2. Негосударственные организации целесообразно включать в
проект списка источников комплектования, в раздел, соответствующий
профилю деятельности данной организации, так как в повседневной работе
по оптимизации состава Архивного фонда необходимо иметь целостное
представление о составе (в том числе и отраслевом) всех организаций,
являющихся источниками комплектования архива. Для получения
дифференцированной информации о государственных и негосударственных
структурах, включенных в список, служит графа 4 "форма собственности".
3.1.3. В государственном архиве субъекта Российской Федерации
помимо общего списка источников комплектования ведутся самостоятельные
списки организаций - источников комплектования научно-технической
документацией, а также списки организаций - источников комплектования
аудиовизуальными документами.
3.1.4. В архиве ведутся отдельные списки граждан - держателей
личных фондов, представляющих интерес для комплектования архива, с
которыми заключено соглашение о передаче их документов на постоянное
хранение в государственный или муниципальный архив.
3.1.5. В архиве рекомендуется вести списки возможных
(потенциальных) источников комплектования. В эти списки могут
включаться государственные и негосударственные организации, а также
физические лица, документы которых в установленном порядке могут быть
отнесены к составу негосударственной части Архивного фонда Российской
Федерации, но соглашение об этом еще не достигнуто.
3.1.6. После завершения работы над составлением списков
источников комплектования госархива, всех муниципальных архивов
субъекта Российской Федерации на их основе возможно составление
Сводного списка источников комплектования государственного и
муниципальных архивов субъекта Российской Федерации в отраслевом
разрезе. Такой список целесообразно составлять в электронном варианте
по форме, аналогичной форме списка источников комплектования архива с
добавлением графы, уточняющей, источником комплектования какого архива
организация является.
3.2. Оформление списков источников комплектования архивов.
3.2.1. Проект списка источников комплектования архива и
аналитическая справка с его обоснованием представляются на
рассмотрение ЭПК органа управления архивным делом субъекта Российской
Федерации (государственными и муниципальными архивами), федеральными
архивами - на ЦЭПК при Росархиве после рассмотрения и одобрения ЭПК
федерального архива) не позднее чем за 15 дней до дня заседания.
3.2.2. При возникновении разногласий в ходе заседания ЭПК по
вопросу о составе организаций - источников комплектования, видов
принимаемых на хранение документов, форм приема вопрос может быть
поставлен на голосование и решен большинством голосов. Может быть
вынесено решение о дополнительном изучении данного вопроса и повторном
его рассмотрении на заседании ЭПК. В случае невозможности ЭПК решить
спорный вопрос окончательное решение принимает руководство органа
управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
3.2.3. Решение ЭПК об одобрении проекта списка фиксируется в
протоколе заседания ЭПК, который представляется на утверждение
руководства соответствующего органа управления архивным делом.
В конце списков в нижнем левом углу проставляется гриф "Одобрено
ЭПК органа управления архивным делом" с указанием номера и даты
протоколов, утвержденных руководством органа управления архивным делом
субъекта Российской Федерации.
3.2.4. Выписка из протокола ЭПК (для федеральных архивов - ЦЭПК
при Росархиве) об одобрении списка источников комплектования
направляется руководству архива.
3.2.5. Решение ЭПК органа управления архивным делом об одобрении
списка источников комплектования является основанием для его
утверждения руководством государственного архива или органа местного
самоуправления (для муниципальных архивов).
3.2.6. После решения ЭПК органа управления архивным делом
субъекта Российской Федерации об одобрении списка источников
комплектования архива (для федеральных архивов - решения ЦЭПК при
Росархиве):
- список источников комплектования каждого муниципального архива
выносится на утверждение глав местных администраций;
- список каждого государственного архива утверждается
руководством (директором) соответствующего государственного архива.
3.2.7. Списки источников комплектования всех государственных
архивов субъекта Российской Федерации под единым титульным листком
(аналогично Приложению 1) могут быть вынесены на утверждение
руководителя архивного органа субъекта Федерации (гриф - в правом
верхнем углу).
3.3. Внесение изменений в списки источников комплектования
государственного и муниципальных архивов.
3.3.1. В связи с динамичными изменениями в экономической,
социальной, общественной жизни страны и ее отдельных регионов работа
по уточнению списков источников комплектования государственных и
муниципальных архивов должна вестись постоянно и фиксироваться в
текущих планах работы архивного учреждения.
3.3.2. Работники архивных учреждений, в том числе и через
соответствующие государственные органы (см. п. 2.1.1), должны
регулярно отслеживать происходящие изменения (ликвидацию или
преобразование учреждений и организаций, образование новых структур,
переход государственных организаций и учреждений в негосударственные
формы собственности) и решать оперативно вопросы о внесении
соответствующих изменений и уточнений в списки источников
комплектования архивных учреждений.
3.3.3. Все изменения могут быть внесены в списки источников
комплектования только после рассмотрения вопроса ЭПК архивного органа
и принятия им соответствующего решения, после чего та или иная
организация исключается или вносится в список источников
комплектования государственного или муниципального архива, или
меняется форма приема документов, а в графе "примечание" делается
ссылка на дату и номер протокола ЭПК.
3.3.4. В случае большого количества правок и дополнений листовой
экземпляр списка перепечатывается.
3.3.5. Общий пересмотр и, соответственно, переутверждение списка
источников комплектования государственного, муниципального архива
целесообразно только при внесении в список принципиальных изменений
как в количественном, так и качественном составе внесенных в него
учреждений, организаций и предприятий.
Приложение 1
УТВЕРЖДАЮ
Директор государственного архива
субъекта Российской Федерации
(Глава администрации
муниципального образования)
|
Фрагмент документа "РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ СПИСКОВ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ - ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ".