ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В СИСТЕМЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ. Приказ. Министерство РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (МЧС России). 31.01.07 45

5. Хранение письменных обращений и материалов,
                     связанных с их рассмотрением

     5.1.  После  подписания  ответа автору письменного обращения само
обращение  и  связанные  с  его  рассмотрением  материалы  проверки  с
отметкой "в дело" на листе для резолюций или на самом обращении, датой
и   подписью  соответствующего  должностного  лица,  принявшего  такое
решение,  передаются  в  подразделение  делопроизводства  для отправки
ответа заявителю и подшивки в дело.
     В   центральном  аппарате  МЧС  России  материалы  по  обращениям
граждан,   рассмотренные   руководителями  структурных  подразделений,
формируются   в   дела   в   этих   подразделениях  в  соответствии  с
номенклатурой дел.
     5.2.  Каждое  рассмотренное письменное обращение и все документы,
относящиеся  к его разрешению, формируются в отдельный блок документов
в следующей последовательности:
     лист резолюции по письменному обращению;
     письменное обращение, приложения к нему (если они имеются);
     копия  ответа  автору  обращения,  а  также  копии  промежуточных
ответов автору (если они имеются), письменный доклад о продлении срока
разрешения;
     заключение   по   результатам   разрешения  обращения  (если  оно
имеется);
     материалы   проверки   по   письменному   обращению   (если   она
проводилась).
     5.3.  Оригиналы  личных  документов  (свидетельство  о  рождении,
паспорт,  водительское  удостоверение,  свидетельство  о  регистрации,
свидетельство о собственности и другие правоустанавливающие документы)
к  обращению  не  приобщаются,  а  возвращаются автору обращения путем
личного вручения или способом, обеспечивающим их сохранность.
     5.4.  При необходимости направления или возврата самого обращения
после   его  рассмотрения  в  другие  государственные  органы,  органы
местного   самоуправления   или   другому  должностному  лицу  в  блок
документов  по  письменному  обращению  подшивается его копия, а также
копии  сопроводительного  документа  и  ответа автору. В учетные формы
вносятся соответствующие сведения.
     5.5.  Запрещается  разъединять  блок  документов  по рассмотрению
обращения гражданина, а также изымать из него какие-либо документы.
     5.6.  Материалы по письменным обращениям граждан, сгруппированные
в  блоки, подшиваются в дела в хронологическом порядке, исходя из даты
поступления   обращения,   или  в  алфавитном  порядке  и  хранятся  в
соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.
     5.7.   В   учетные  формы  вносятся  сведения  о  месте  хранения
материалов рассмотренного обращения.
     5.8.   Работникам   подразделений   делопроизводства  запрещается
принимать  на  хранение  нерассмотренные письменные обращения, а также
неправильно   или  не  полностью  оформленные  материалы  проверок  по
письменным обращениям.
     5.9.  Запрещается хранение рассмотренных материалов по письменным
обращениям у исполнителей.