Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА".
Общие требования к выдаче архивных
документов из архивохранилища
2.11.10. Архивные документы, имеющие фонд пользования, из
архивохранилища, как правило, не выдаются.
Архивные документы, не прошедшие научного описания и технического
оформления, из архивохранилища не выдаются для использования и
проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования.
Выдача из архивохранилища подлинников особо ценных документов, в
том числе уникальных документов, а также документов Архивного фонда
Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом
состоянии, осуществляется в исключительных случаях с письменного
разрешения руководителя архива.
Архивные документы выдаются из архивохранилища государственного
архива, музея, библиотеки, организации Российской академии наук с
письменного разрешения:
заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности) -
пользователям в читальный (просмотровый) зал архива и работникам
архива для служебных целей в рабочие помещения;
руководителя архива или его заместителя - фондообразователям,
судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во
временное пользование при наличии гарантийного письма от них;
организациям - для экспонирования при наличии договора о проведении
выставки и соответствующего приказа руководителя архива; работникам
лаборатории архива, специализированным организациям - для проведения
работ по созданию страхового фонда и фонда пользования и специальной
обработки архивных документов при наличии соответствующего договора со
специализированной организацией.
Выдача архивных документов вышеупомянутым категориям
пользователей из архивохранилища муниципального архива, музея,
библиотеки осуществляется с письменного разрешения заведующего
муниципальным архивом, музеем, библиотекой.
Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно,
в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов
перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит
работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния
архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале,
осуществляет работник читального зала.
Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей
архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:
уникальные документы и особо ценные документы;
архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним
драгоценные камни и металлы;
несброшюрованные архивные документы;
дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие
листов-заверителей;
дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и
гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и
другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для
коллекционеров.
Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется
руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.
Отметка о проведенной полистной проверке ставится в
листе-заверителе (приложение N 3).
На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей
дел, документов подкладывается карта-заместитель.
Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь
архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель (приложение N 3)
и лист использования документов (приложение N 4).
Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища
включает:
выемку архивных документов;
сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой
учета и описания) дел, документов;
полистную проверку архивных дел - в установленных случаях.
Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета
и описания) дел и документов предполагает проверку правильности
оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства
хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности
составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших
исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при
необходимости старой обложки.
При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных
документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне
текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА".