Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА".
Система учетных документов архива
3.4. В архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные
учетные документы. Состав и формы основных учетных документов (кроме
паспорта архивохранилища) определены настоящими Правилами. Состав и
формы вспомогательных учетных документов определяются архивом
самостоятельно.
3.4.1. В состав основных (обязательных) учетных документов архива
входят:
книга учета поступлений документов (приложение N 5) - для учета
каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и
состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный
хронологический период времени; состояния их описания;
список фондов (приложение N 6) - для регистрации принятых на
хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества
архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;
лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и
состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава
архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по
каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации
изменений в названии архивного фонда;
лист учета аудиовизуальных документов - для учета количества
аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой
организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов,
динамики их изменений;
опись дел, документов (приложения N N 7 - 8) - для поединичного и
суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их
систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных
документов, включенных в данную опись;
реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел,
документов, учета их количества и состава;
инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в
приложении к ним драгоценные металлы и камни - для поединичного и
суммарного учета состава и состояния таких дел;
паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного
учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;
лист учета и описания уникального документа;
список фондов, содержащих особо ценные документы;
опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо
ценных дел (номерник);
реестр описей особо ценных дел, документов;
книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
опись страхового фонда;
дело фонда - комплекс документов по истории источника
комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на
каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию;
при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов -
дело организации - сдатчика документов;
лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле
(приложение N 3);
внутренняя опись документов дела - для дел, в состав которых
входят уникальные документы.
3.4.2. В состав вспомогательных учетных документов архива входят:
карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги
учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и
документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета
документов и др.
Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы,
которые включаются в схему учета документов.
Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или
электронном носителе.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА".