ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА. Приказ. Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ. 18.01.07 19

Организация архивных документов в пределах
                           архивного фонда

     2.9.  В  пределах архивного фонда архивные документы организуются
по единицам хранения.
     Единицы  хранения систематизируются согласно схеме систематизации
архивных документов в архивном фонде.
     2.9.1.  Схема систематизации архивных документов в архивном фонде
является   основанием   для  внутренней  организации  единиц  хранения
архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.
     Систематизация  единиц  хранения  в  пределах  архивного фонда по
разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного
или нескольких следующих признаков:
     структурного  (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к
структурным подразделениям);
     хронологического  (по  периодам  или  датам,  к которым относятся
единицы хранения);
     функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного
(с  учетом  функций  организации,  тем  или вопросов, которых касается
содержание единиц хранения);
     номинального   (по   делопроизводственной   форме   -   видам   и
разновидностям документов);
     корреспондентского   (по   организациям  и  лицам,  в  результате
переписки с которыми образовались единицы хранения);
     географического  (в  соответствии  с  определенными территориями,
населенными  пунктами  и другими географическими объектами, с которыми
связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
     авторского  (по  названиям  организаций или фамилиям лиц, которые
являются авторами документов).
     При  систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной
документации   дополнительно   используются   объектный   и  форматный
признаки.
     Единицы   хранения  группируются  последовательно  по  признакам,
применение  которых  является  наиболее  целесообразным  для  всех или
отдельных групп архивных документов архивного фонда.
     Документы   по   личному   составу,  а  также  научно-технические
документы  в  архивных  фондах  научно-исследовательских  организаций,
рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях,
акты  проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы
и систематизируются обособленно.
     Архивные  документы архивного фонда семьи, рода систематизируются
вначале  по  отдельным  гражданам,  документы  каждого гражданина - по
разделам  схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место
выносятся  архивные  документы наиболее известного гражданина, затем -
архивные  документы членов семьи в порядке степени родства. В архивном
фонде  рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической
последовательности,  причем  архивные  документы, относящиеся ко всему
роду  (генеалогические  таблицы, имущественно-хозяйственные документы)
помещаются в начале.
     Единицы   хранения,  включенные  в  объединенный  архивный  фонд,
располагаются  по  значимости  фондообразователей,  по  хронологии  их
создания,   по  алфавиту  названий.  Для  архивных  фондов  однотипных
организаций используется общая схема систематизации.
     В  пределах  архивной  коллекции  архивные  документы одного вида
(разновидности)  группируются  по  авторскому признаку с расположением
групп  единиц  хранения  в алфавитном порядке названий организаций или
фамилий   граждан.   В   пределах  архивной  коллекции,  созданной  по
тематическому  признаку, группировка архивных документов проводится по
темам   или  вопросам,  расположенным  в  порядке  их  значимости  или
хронологии.
     В   соответствии   со   схемой  систематизации  единицы  хранения
группируются в следующем порядке:
     единицы  хранения  относятся  к  тому  году, в котором они начаты
производством,   или   в   котором   поступили  в  данную  организацию
(структурное   подразделение)   из  другой  организации  (структурного
подразделения) для продолжения производства;
     единицы  хранения,  содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к
ним,  относятся к тому году, на который или за который они составлены,
независимо  от  даты  их  составления;  долгосрочные планы относятся к
начальному  году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году
отчетного периода;
     единицы  хранения,  начатые производством в одном подразделении и
переданные  для  продолжения  в другое подразделение, относятся к тому
подразделению, в котором они были закончены;
     в  пределах  года  или  хронологического периода единицы хранения
располагаются   по  значимости  функций  организации  (или  в  порядке
значимости   и   логической   взаимосвязи   видов   и   разновидностей
документов);
     единицы    хранения,    представляющие    собой    личные   дела,
систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий.
     Группы   единиц   хранения  в  пределах  последних  (завершающих)
ступеней   систематизации   распределяются   по   их   значимости  или
хронологии.