ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА. Приказ. Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ. 18.01.07 19

Учет уникальных документов и особо ценных документов

     3.7.4.     Уникальные     документы     подлежат     специальному
государственному учету в Государственном реестре уникальных документов
Архивного   фонда   Российской  Федерации,  порядок  ведения  которого
определяется    специально    уполномоченным    федеральным    органом
исполнительной  власти  в  сфере  архивного  дела,  и  государственных
реестрах  уникальных  документов  архивных фондов субъектов Российской
Федерации.
     На  уникальные  документы  составляются  листы  учета  и описания
уникальных документов.
     3.7.5. Учет особо ценных документов ведется по:
     списку фондов, содержащих особо ценные документы;
     описям  особо  ценных  дел, документов или перечням номеров особо
ценных дел (номерникам).
     В  описях  особо  ценных  дел,  документов за ними сохраняются их
прежние учетные номера.
     Опись  особо  ценных дел, документов составляется на особо ценные
документы  одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда
в  зависимости от количества особо ценных единиц хранения/единиц учета
в данной описи в необходимом для архива количестве экземпляров.
     Если  большинство  архивных  документов  по описи дел, документов
являются  особо  ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов
не  составляется,  а  копируется имеющаяся опись. В таком случае к ней
составляется номерник.
     Сведения  о  копировании  особо  ценных  дел,  документов в целях
создания  страхового  фонда  вносятся  в  соответствующие  описи особо
ценных  дел, документов или номерники по мере проведения их страхового
копирования.
     В  итоговой  записи  указывается  общее  количество  особо ценных
единиц  хранения/единиц  учета,  включенных  в  опись или номерник. По
завершении  копирования  всех  единиц  хранения/единиц учета по данной
описи  или  номернику указывается: "Все единицы хранения/единицы учета
скопированы, дата, должность, подпись".
     Описи  особо  ценных  дел,  документов  и номерники учитываются в
реестре описей особо ценных дел, документов.
     При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе
"Примечания" напротив заголовков  соответствующих  единиц  хранения  /
единиц учета проставляются отметки "ОЦ".
     В  других  учетных документах отметка "ОЦ" проставляется к номеру
архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является
служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения/единиц учета.