Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА".
Учет секретных и рассекреченных архивных документов.
Оформление рассекреченных дел
3.7.6. Учет секретных архивных документов ведется в соответствии
с нормативными правовыми документами. В учетных документах и архивных
шифрах единиц хранения/единиц учета секретные архивные фонды, описи
дел, документов, единицы хранения/единицы учета обозначают индексом
"с" (секретно), "сс" (совершенно секретно), "ов" (особой важности).
3.7.7. Изменения в учетные документы по результатам
рассекречивания архивных документов вносятся на основании акта о
рассекречивании документов (приложение N 12).
Архивные фонды, описи дел, документов и единицы хранения/единицы
учета, включающие наряду с секретными несекретные (рассекреченные)
документы, в учетных документах и архивных шифрах единиц
хранения/единиц учета обозначаются индексом "сч" (секретно частично).
При рассекречивании всех единиц хранения/единиц учета по
секретной описи дел, документов данная опись также рассекречивается,
передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же
номером, но без индекса "с", который зачеркивается на обложке и на
титульном листе данной описи. В правом верхнем углу обложки и
титульного листа описи дел, документов проставляется штамп
"Рассекречено".
При рассекречивании части дел и архивных документов по секретной
описи дел, документов на рассекреченные дела и архивные документы
составляется отдельная опись дел, документов, номера единиц
хранения/единиц учета в которой остаются прежними. Для валовой
нумерации таких единиц хранения/единиц учета используется графа 2
описи дел, документов. Новая опись дел, документов вместе с
рассекреченными делами и архивными документами передается на открытое
хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и
секретная, но без индекса "с".
При рассекречивании большей части дел и архивных документов по
секретной описи дел, документов с данной описи снимается копия, при
копировании заголовки единиц хранения/единиц учета, оставленных на
секретном хранении, закрываются. Копия описи на рассекреченные дела и
архивные документы передается на открытое хранение. В экземпляре описи
дел, документов, оставшейся на секретном хранении, сохраняется их
нумерация. В листе фонда такая опись учитывается дважды: экземпляр
описи, оставшийся на секретном хранении, - с соответствующей
индексацией секретности, скопированный экземпляр, переданный на
открытое хранение, - без индекса "с".
При рассекречивании отдельных единиц хранения/единиц учета по
секретной описи дел, документов они включаются в опись дел, документов
открытого хранения соответствующего архивного фонда за литерными
номерами или в валовой последовательности.
В описях дел, документов, остающихся на секретном хранении, в
графе "Примечания" против заголовков рассекреченных единиц
хранения/единиц учета проставляется штамп "Рассекречено". В случае,
когда рассекреченные единицы хранения/единицы учета включены в опись
дел, документов открытого хранения (за литерными номерами или в
валовой последовательности), в секретной описи в графе "Примечания"
указывается их новый номер.
После рассекречивания к описям дел, документов открытого и
секретного хранения составляются новые итоговые записи об объемах
фактически учтенных в них единиц хранения/единиц учета.
При рассекречивании одного или нескольких архивных документов в
составе секретного дела оно остается на секретном хранении. К
архивному шифру на обложке дела к индексу "с" добавляется буква "ч".
Номера листов рассекреченных архивных документов перечисляются в графе
"Примечания" напротив заголовка частично рассекреченного дела, а также
во внутренней описи дела. При отсутствии в деле внутренней описи
сведения о рассекреченных архивных документах отражаются в
листе-заверителе с указанием номеров соответствующих листов.
В правом верхнем углу обложки рассекреченного дела проставляется
штамп "Рассекречено". Индекс "с", "сс" или "ов" в номере дела
зачеркивается.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА".