ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА. Приказ. Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ. 18.01.07 19

Учет дел, имеющих в оформлении драгоценные металлы
                               и камни

          (п. 3.7.10 не распространяется на государственные
                 и муниципальные музеи и библиотеки)

     3.7.10.   Архив,  хранящий  дела,  имеющие  в  оформлении  или  в
приложении  к  ним  драгоценные  металлы  и  камни,  в  соответствии с
законодательством     Российской     Федерации     регистрируется    в
соответствующей  инспекции  пробирного  надзора  Министерства финансов
Российской Федерации.
     Учет указанных дел осуществляет материально-ответственное лицо, с
которым   руководитель   архива   заключает   договор  о  материальной
ответственности  за сохранность и учет дел, имеющих в оформлении или в
приложении к ним драгоценные металлы и камни.
     Указанные  дела  передаются  материально-ответственному  лицу  на
сейфовое  хранение,  о чем делается соответствующая отметка ("сейфовое
хранение")  в  описи  дел,  документов,  и  включаются  в  специальную
инвентарную  книгу  учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к
ним драгоценные металлы и камни. Данная инвентарная книга составляется
и   ведется   в   3-х   экземплярах.   Первый   экземпляр  хранится  в
подразделении,  осуществляющем централизованный (в рамках архива) учет
документов,  второй  -  у  материально-ответственного лица, третий - в
бухгалтерии архива.
     Дела  вносятся  в  инвентарную  книгу по порядку номеров архивных
фондов и описей дел, документов, а внутри каждой описи дел, документов
-  по  порядку  номеров дел. На бирке, прикрепляемой к обложке каждого
дела   (предмета),   указывается   номер,  за  которым  оно  учтено  в
инвентарной  книге.  Номер проставляется через дробь с архивным шифром
(например, инв. N 1/ГАРФ, ф. 572, оп. 1, д. 17).
     К  инвентарной  книге  составляется  итоговая  запись,  в которой
цифрами и прописью указывается количество дел (предметов), внесенных в
книгу,   дата   составления   итоговой  записи,  должность  и  фамилия
материально-ответственного лица.
     Листы    инвентарной    книги    до    начала    ее    заполнения
пронумеровываются,  прошнуровываются  и скрепляются печатью архива. На
обороте  последнего  листа книги делается запись о количестве листов в
книге,  которая  заверяется  подписями  руководителя  архива, главного
хранителя фондов и скрепляется печатью архива.
     Ежегодно специальной комиссией, создаваемой приказом руководителя
архива,  проводится  инвентаризация  дел,  имеющих  в оформлении или в
приложении   к   ним   драгоценные  металлы  и  камни.  Инвентаризация
проводится  также  в  случае  смены  материально-ответственного  лица,
руководителя    архива,    главного   хранителя   фондов.   Результаты
инвентаризации  оформляются  актом,  составляемым  в трех экземплярах,
один  из  которых  направляется в соответствующий уполномоченный орган
исполнительной власти в сфере архивного дела.