ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА. Приказ. Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ. 18.01.07 19

Учет архивных документов, находящихся в частной
       собственности, принятых по договору на хранение в архив

     3.7.11.  Учет  документов  Архивного  фонда Российской Федерации,
принятых   по   договору   на  хранение  в  архив  на  основании  акта
приема-передачи    документов    на   хранение   (приложение   N   9),
осуществляется  в  основных  учетных  документах  архива с соблюдением
следующих особенностей:
     в книге учета поступлений документов (приложение N 5) указывается
собственник  или  владелец  документов  (графа  3),  номер и дата акта
приема-передачи  (графа 4), дата подписания договора о передаче и срок
действия договора;
     при  включении архивного фонда в список фондов (приложение N 6) к
его  номеру добавляется индекс "Д" ("договор"), который сохраняется за
ним  во  всех  учетных  документах  и архивных шифрах единиц хранения,
единиц  учета;  в  графе  "Примечания" списка фондов также указываются
собственник  или  владелец архивных документов, дата подписания и срок
действия договора.
     Количество  архивных  фондов,  принятых по договору на хранение в
архив,  указывается  отдельной  строкой  в  итоговых  записях в списке
фондов, книге учета поступлений документов.
     Экземпляр  договора,  заключенный  с собственником или владельцем
архивных документов, включается в дело фонда.
     При  выбытии  архивных  документов  архивного  фонда  в  связи  с
истечением  срока его хранения в соответствии с договором его номер не
может быть присвоен другому архивному фонду.
     Принятые  по  договору  на  хранение  в архив документы Архивного
фонда  Российской Федерации, находившиеся в частной собственности и на
законном    основании    перешедшие   в   федеральную   собственность,
собственность   субъекта   Российской   Федерации   или  муниципальную
собственность,  учитываются  в  основных  учетных документах наравне с
остальными  документами архива. В учетных документах и архивных шифрах
единиц  хранения,  единиц  учета  индекс  "Д"  зачеркивается,  в графу
"Примечания" списка фондов вносятся соответствующие сведения.
     Архивные  документы,  не  включенные  в  установленном  порядке в
состав  Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документы по
личному составу, принятые по договору на хранение в архив, учитываются
отдельно  от  документов  Архивного фонда Российской Федерации. Для их
учета   ведутся  отдельные  список  фондов,  книга  учета  поступлений
документов, а также листы фондов и другие учетные документы.