ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА. Приказ. Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ. 18.01.07 19

Учет копий архивных документов на правах подлинников

     3.7.12.   Копиями   архивных  документов  на  правах  подлинников
являются  включенные  в установленном порядке в состав Архивного фонда
Российской Федерации:
     микрофильмы  архивных  документов,  изготовленные  и  оформленные
фондообразователем в соответствии с существующими нормативами;
     копии   архивных  документов,  подлинники  которых  утрачены  или
находятся  в собственности юридических или физических лиц, в силу чего
не могут поступить на постоянное хранение в архив;
     копии  архивных  документов,  перемещенных  в  СССР  в результате
Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации,
подлинники которых возвращены в страны их происхождения.
     Копии  архивных  документов  на  правах подлинников, переданные в
архив фондообразователем, учитываются в составе его фонда по отдельной
описи  дел,  документов.  При  этом  в  графе данной описи "Количество
листов"  через  дробь  указывается также количество кадров, отснятых с
одного дела.
     Копии  архивных  документов  на  правах  подлинников,  отснятые с
подлинных  документов,  которые утрачены или находятся в собственности
юридических или физических лиц, а также копии перемещенных документов,
подлинники которых возвращены в страны их происхождения, формируются в
архивные  коллекции.  Архивные  коллекции  учитываются в списке фондов
(приложение N 6) в установленном порядке.
     Копии  архивных  документов  на правах подлинников, изготовленные
машинописным  или электрографическим способом с архивных документов на
бумажной  основе, а также копии аудиовизуальных документов формируются
в  единицы  хранения/единицы  учета, которые учитываются в описях дел,
документов   по   аналогии   с  подлинными  архивными  документами  на
соответствующих носителях.
     За   единицу   хранения   копий  архивных  документов  на  правах
подлинников,  изготовленных  в  виде микрокопий, принимается физически
обособленный  рулон  микрофильма или комплекс микрофиш вне зависимости
от  количества  отснятых  на  нем  дел  и  архивных документов. Каждая
единица   хранения   учитывается   в   описи   дел,   документов   под
самостоятельным  номером.  В  итоговой  записи к описи дел, документов
наряду  с количеством единиц хранения микрокопий указывается суммарное
количество составляющих их кадров.