Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА".
Порядок приема архивных документов
4.4. От источников комплектования архива документы Архивного
фонда Российской Федерации принимаются государственным и муниципальным
архивом, организацией Российской академии наук по истечении сроков их
временного хранения, установленных законодательством Российской
Федерации.
В исключительных случаях сроки временного хранения документов
Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе
источников комплектования архива при необходимости практического
использования архивных документов или отсутствия у архива возможности
для приема указанных документов в сроки, установленные
законодательством Российской Федерации. Продление указанных сроков
осуществляется: для источников комплектования федеральных архивов -
решением ЭПК федеральных архивов; для источников комплектования других
архивов - решением ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти
субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела; для источников
комплектования Архива Российской академии наук - решением ЭПК этого
архива.
Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской
Федерации в негосударственных организациях определяются в договоре
между архивом и собственником или владельцем указанных документов.
4.4.1. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от
источников комплектования осуществляется государственным и
муниципальным архивом, организацией Российской академии наук в
соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством
архива по согласованию с источниками комплектования. Внеплановый прием
документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных
документов, сроки временного хранения которых не истекли,
осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в
случае угрозы сохранности архивных документов.
По просьбе источников комплектования и при наличии свободных
площадей государственный и муниципальный архив, организация Российской
академии наук может осуществлять досрочный прием документов Архивного
фонда Российской Федерации, а также временное хранение архивных
документов на основе договора. Прием архивных документов на временное
хранение оформляется также актом приема-передачи документов на
хранение (приложение N 9) и производится по сдаточной описи.
Архивные документы принимаются в государственный и муниципальный
архив, организацию Российской академии наук в упорядоченном состоянии
с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на
особо ценные документы и уникальные документы. Все работы, связанные с
отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное
хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой,
выполняются за счет средств источников комплектования, передающих
указанные документы.
При приеме архивных документов проводятся проверка их
физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также
проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные
документы и проверка комплектности учетных документов.
Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в
государственный и муниципальный архив, организацию Российской академии
наук по утвержденным ЭПК описям дел, документов; документы по личному
составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов; архивные
документы с не истекшими сроками временного хранения - по сдаточным
описям.
Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются
с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов
делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии
единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается
новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины
отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение
и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры
по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные
подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.
Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи
документов на хранение (приложение N 9), составляемым в двух
экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике
комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три
экземпляра описи дел, документов.
При первом приеме архивных документов от источника комплектования
принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая
затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях,
структуре источника комплектования (фондообразователя).
Прием архивных документов на временное хранение оформляется актом
приема-передачи документов на хранение (приложение N 9) и производится
по сдаточной описи.
4.4.2. Документы от граждан поступают в архив и включаются в
состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по
завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.
Прием указанных документов в архив осуществляется на основании
решения ЭПК федерального государственного архива; ЭПК уполномоченного
органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере
архивного дела; экспертной фондово-закупочной комиссии
государственного или муниципального музея; экспертной комиссии
государственной или муниципальной библиотеки; ЭПК Архива Российской
академии наук по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной
описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение
документов личного происхождения (приложение N 10).
При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении
архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам
экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве,
составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один
экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их
частью) возвращается собственнику или владельцу.
4.4.3. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в
следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив
изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы,
позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный
позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных
кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный
комплект); фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток;
фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия. Одновременно
принимается текстовая сопроводительная документация: для
кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные
удостоверения к законченным произведениям, акты технического
состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов -
аннотация; для фонодокументов - сопроводительная документация; для
видеодокументов - акты технического состояния.
Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении
программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым
комплектом сопроводительной документации.
4.4.4. Документы, созданные архивом в результате инициативного
документирования событий современности или прошлого (анкеты,
фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и т.д.), включаются в
состав Архивного фонда Российской Федерации и вносятся в опись дел,
документов, которая утверждается ЭПК федерального государственного
архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта
Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертной
фондово-закупочной комиссией государственного или муниципального
музея; экспертной комиссией государственной или муниципальной
библиотеки, ЭПК Архива Российской академии наук. Прием указанных
документов оформляется актом приема-передачи документов на постоянное
хранение.
4.4.5. Прием секретных документов от источников комплектования
государственного и муниципального архива, организации Российской
академии наук осуществляется в соответствии с законодательством
Российской Федерации о государственной тайне по акту и отдельным
описям дел, документов.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА".