Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА".
Опись дел, документов
5.5.1. Опись дел, документов (архивный справочник,
предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц
хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и
учета; приложения N 7 - 8) состоит из описательных статей единиц
хранения/единиц учета (см. п. 6.4.2), итоговой записи (см. п. 3.5.6),
листа-заверителя (приложение N 3) и справочного аппарата к описи.
В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный
лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений;
переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи);
указатели.
На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное
название архива, название и номер архивного фонда, номер и название
описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.
Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов,
либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко
излагаются история фондообразователя и архивного фонда; аннотация
состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее
типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам и
разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описи.
При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда
все общие данные по истории фондообразователя и история архивного
фонда помещаются в предисловии к первой описи дел, документов.
При необходимости к описи дел, документов составляются общие и
специальные указатели.
5.5.1.1. Архив в необходимых случаях организует
усовершенствование и переработку описей дел, документов.
Усовершенствование описи дел, документов - комплекс работ по
повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц
хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению
необходимого справочного аппарата к описи.
Переработка описи дел, документов - составление новой описи
взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных
документов. Переработка описи включает: изучение единиц
хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением
их фондовой принадлежности; уточнение или составление заголовков
единиц хранения/единиц учета; определение или уточнение их крайних
дат, пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схеме
систематизации и составление необходимого справочного аппарата к
описи. При переработке описи составляется переводная таблица старых и
новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета. Уничтожение старых
описей дел, документов после их переработки запрещается. Старые описи
учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и
помещаются в конце новой описи за последним номером под своим
заголовком и с отметкой "Опись пересоставлена. См. оп. N...".
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА".