Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА".
Общие требования к описанию архивных документов
5.4. Описание архивных документов (создание информации для
архивных справочников) проводится на трех уровнях: архивный фонд,
единица хранения/единица учета, архивный документ. При необходимости
описание может проводиться по группам архивных фондов, группам единиц
хранения/единиц учета, комплектам, группам архивных документов, части
архивного документа.
Описание архивных документов проводится на государственном языке
Российской Федерации и может дополнительно проводится на языках
субъектов Российской Федерации и языках меньшинств.
Основой архивного справочника является описательная статья,
состоящая из следующих обязательных элементов: сведений,
идентифицирующих информацию (название и справочные данные архивного
фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа); сведений
о составе и содержании информации; сведений об условиях доступа и
условиях использования информации; сведений по истории архивного фонда
(для уровня архивного фонда).
При необходимости в описательную статью включаются дополнительные
сведения о местонахождении оригиналов; о наличии архивных документов
фондообразователя в составе других архивных фондов и местах их
хранения, библиография и др.
5.4.1. Описательная статья архивного справочника на уровне
архивного фонда включает: название архивного фонда (см. 3.5.3),
справочные данные о нем, историческую справку к фонду, аннотацию о
составе и содержании архивных документов, информацию об условиях
доступа и использования, библиографию.
5.4.1.1. Справочные данные об архивном фонде состоят из элемента
архивного шифра (номера фонда); объема архивного фонда в единицах
хранения и/или единицах учета по видам документации; крайних дат
архивных документов по каждому виду документации; перечня имеющегося
внутрифондового научно-справочного аппарата.
5.4.1.2. Историческая справка к фонду состоит из информации по
истории фондообразователя и истории архивного фонда.
Сведения по истории фондообразователя включают: даты его
образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную
принадлежность, структуру и функции, названия
организации-предшественника и правопреемника. Сведения о
фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его
краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество, псевдоним,
девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и
общественной деятельности). Для архивного фонда семьи, рода
аналогичные сведения даются о каждом из родственников. Для
объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка.
Сведения по истории архивного фонда включают дату его поступления
в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их
сохранности; особенности формирования, описания и систематизации;
информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их
причинах, о наличии архивных документов других организаций или лиц
(фондовые включения); о составе научно-справочного аппарата к
архивному фонду. Для архивной коллекции указываются сведения о
времени, условиях, причинах ее создания; принципах формирования;
местонахождении коллекции до поступления в архив; составителе.
Историческая справка к фонду корректируется при изменении объема
архивного фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры,
функций фондообразователя и т.п.
5.4.1.3. Аннотация о составе и содержании архивных документов
архивного фонда включает краткую обобщенную характеристику этих
документов по видам и их содержания по темам, отражающим направления
деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и
обозначением их географических (административно-территориальных)
границ.
5.4.1.4. Условия доступа к архивным документам архивного фонда и
их использования включают сведения о наличии архивных документов,
доступ к которым и порядок их использования ограничены
законодательством Российской Федерации или фондообразователем, а также
сведения о наличии подлинников особо ценных документов, в том числе
уникальных документов, и документов Архивного фонда Российской
Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; о
наличии фонда пользования.
5.4.1.5. Библиография к архивному фонду включает список
опубликованных справочников по данному фонду и пофондовых
документальных публикаций, выполненных на его основе.
5.4.2. Описательная статья архивного справочника на уровне
единицы хранения/единицы учета включает: порядковый номер единицы
хранения/единицы учета; старый инвентарный номер; заголовок единицы
хранения/единицы учета; справочные данные о ней; указание на
подлинность/копийность, вид носителя (или способ воспроизведения),
язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных
документов. Описательная статья при необходимости дополняется
названием архивного фонда и его структурной части (описи дел,
документов), аннотацией отдельных архивных документов или их групп
данной единицы хранения/единицы учета.
5.4.2.1. Заголовок единицы хранения управленческой документации,
единицы хранения архивных документов личного происхождения включает:
наименование вида архивных документов; автора(ов) архивных
документа(ов); адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены
или от которых получены документы; вопрос или предмет, названия
события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым
относится содержание указанных документов; даты событий. В случае
отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая
информация: "автор не установлен".
Заголовок единицы учета киновидеодокумента включает авторское
название фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события,
отраженного в кино- или телесюжете, дату производства и/или дату
съемки, фамилии и инициалов режиссера и/или оператора съемки.
Заголовок единицы учета фонодокумента включает название и жанр
фонодокумента, название, место и дату отраженного события. При
отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание
теле- или радиопередачи, выступления, беседы и др. Заголовок единицы
учета фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и
искусства, включает название произведения и его жанр, первую строку
текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не
имеющее авторского названия и не опубликованное ранее произведение;
фамилии и инициалы авторов и/или исполнителей как самого произведения,
так и его обработок, переложений, переводов; язык фонодокумента.
Заголовок единицы хранения фотодокумента включает описание
изображения или название фотоальбома, слайда, негатива, фамилию и
инициалы автора, место и дату съемки.
5.4.2.2. Справочные данные о единице хранения/единице учета
состоят из:
элементов архивного шифра (номера фонда; номера описи дел,
документов; номера единицы хранения/единицы учета);
объема единицы хранения/единицы учета: для архивных документов на
бумажной основе - количество листов; для киновидеофонодокументов (в
зависимости от вида) - количество единиц хранения в единице учета или
единиц учета в единице хранения, метраж, хронометраж, время звучания
(в минутах и секундах); для фотодокументов - количество негативов,
составляющих единицу хранения; для фотоальбомов - количество
фотоотпечатков;
крайних дат архивных документов; для аудиовизуальных документов -
даты записи или перезаписи.
5.4.2.3. В качестве видов материального носителя единицы
хранения/единицы учета при описании указываются:
для управленческой документации и архивных документов личного
происхождения - бумага, калька, пергамен и т.д.;
для фонодокументов граммофонной записи - материал носителя;
для фонодокументов магнитной записи - тип магнитной ленты;
для видеодокументов - формат записи;
для фото- и кинодокументов - формат и основа пленки,
цветопередача;
для электронных документов - компакт-диск и/или другой
современный носитель.
5.4.2.4. Условия доступа к единицам хранения/единицам учета и их
использования включают сведения о наличии архивных документов, доступ
к которым и порядок их использования ограничены законодательством
Российской Федерации или фондообразователем, а также сведения о
наличии подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных
документов, и документов Архивного фонда Российской Федерации,
находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; сведения о
наличии фонда пользования; о языке и внешних особенностях архивных
документов; о наличии НСА к единице хранения/единице учета.
5.4.3. Описательная статья архивного справочника на уровне
архивного документа включает: заголовок; справочные данные о нем;
указание на подлинность/копийность; вид носителя (или способ
воспроизведения); условия доступа и использования.
5.4.3.1. Заголовок архивного документа включает: наименование
вида архивного документа; автора; адресата или корреспондента,
которому направлен или от которого получен документ; вопрос или
предмет, событие, факт, лицо, название местности, к которым относится
содержание указанного документа; дату события. В случае отсутствия
необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация:
"автор не установлен", "без даты". При необходимости заголовок
дополняется аннотацией, раскрывающей не отраженное в заголовке
содержание данного документа.
5.4.3.2. Справочные данные об архивном документе состоят из
элементов архивного шифра (номера фонда; номера описи дел, документов;
номера единицы хранения/единицы учета; номеров листов); объема
(количества листов) архивного документа; даты его создания.
5.4.3.3. Условия доступа к архивному документу и использования
включают сведения о наличии ограничений на доступ и ограничений по
использованию, установленных законодательством Российской Федерации
или фондообразователем, а также об отнесении его к числу особо ценных
документов, в том числе уникальных документов, или документов
Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в
неудовлетворительном физическом состоянии; сведения о наличии фонда
пользования; о языке и внешних особенностях архивного документа; о
включении информации о нем в систему НСА.
5.5. При создании НСА архив учитывает не только общие требования
к составлению описательных статей архивных справочников, но и
особенности подготовки их каждого типа и вида.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКА".