Фрагмент документа "О МЕРАХ ПО ДАЛЬНЕЙШЕМУ РАЗВИТИЮ И ПОВЫШЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОСТИ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ Г. МОСКВЫ (РЕДАКЦИЯ НА 13.03.2007)".
5. Основные положения по изготовлению,
хранению и использованию СФД и отчетности
выполнения плановых заданий
5.1. Организация изготовления СФД возложена на Головную службу
ТСФД г. Москвы.
Под изготовлением страховых документов понимается процесс
копирования (перезаписи) информации подлинных документов на
микрографические носители и оптические диски, выбранные в качестве
носителей страховых документов.
Микрографические носители обеспечивают компактное гарантированное
хранение записанной на них документированной информации в естественной
(человекочитаемой) форме в течение нормативного срока хранения
документации конкретного вида, а для документации бессрочного хранения
- не менее 100 лет.
5.2. Страховые документы изготавливаются в специальной
лаборатории, являющейся структурным подразделением Головной службы
ТСФД г. Москвы. В случае необходимости Головная служба ТСФД г. Москвы
к изготовлению страховых документов вправе привлекать на договорной
основе другие действующие в Москве специальные лаборатории.
Организации, имеющие собственные спецлаборатории, используют их для
изготовления страховых документов на подведомственные объекты. При
этом качество страховых документов должно соответствовать требованиям
соответствующих нормативных документов.
5.3. Поступившая в специальную лабораторию от поставщиков
документация подвергается обязательному входному контролю на
соответствие ее состава комплектовочным документам (сопроводительным
перечням), требованиям к качеству, предъявляемым соответствующими
нормативными документами или экспертной комиссией по качеству
исполнения. В случае их несоответствия документация возвращается
поставщику на доработку.
Специальная лаборатория Головной службы ТСФД г. Москвы по
договорам с поставщиками документации за их счет вправе выполнять
работы по улучшению (восстановлению) качества представленных
документов на основе современных компьютерных технологий. Для
выполнения указанных работ возможно привлечение Головной службой и
других организаций.
Восстановленной (улучшенной) документации придается юридический
статус подлинника (ставятся соответствующие подписи и печати), после
чего она возвращается в специальную лабораторию на микрофильмирование.
5.4. Страховые документы изготавливаются на микрографических
носителях: 35-миллиметровой рулонной пленке (МР-35) и микрофишах
(МФА6), изготовленных на галогенидосеребряной пленке.
Целесообразность применения рулонного или форматного
микрографического носителя (микрофиши) определяется Головной службой
ТСФД г. Москвы совместно с головной организацией по виду СФД или
поставщиком документации исходя из особенностей каждого вида СФД.
Страховые документы, содержащие программы для ЭВМ,
изготавливаются на оптических дисках.
При изготовлении страховых документов и их копий используются
современные интегрированные микрографические и компьютерные
технологии.
В целях обеспечения высокой надежности и долговечности сохранения
в условиях военного и ЧС мирного времени ТСФД г. Москвы создается в
виде двух идентичных по составу и структуре страховых фондов -
основного и запасного, поэтому все страховые документы изготавливаются
в двух экземплярах - в негативном и позитивном изображении.
Основной СФД (позитив) предназначен для изготовления копий
документов в случае утраты или недоступности оригиналов, износа или
порчи ранее изготовленных копий СД.
Запасной СФД (негатив) предназначен для восстановления при
необходимости документов основного СФД.
После микрофильмирования комплекты подлинной документации
возвращаются поставщикам в полной сохранности, без ухудшения
первоначального качества в оговоренные в договорах на
микрофильмирование сроки. Порядок обеспечения сохранности документации
при ее возврате аналогичен порядку, установленному при поставке и
изложенному в п. 4.7 настоящего Положения.
Вместе с партией документации объекту - поставщику возвращается
один экземпляр ВКД (СП) с обозначением номеров микрофильмов и адресов
расположения микроизображений документов на микрофильмах, содержащих
указанную партию документов. Возвращенный экземпляр ВКД (СП) хранится
на объекте на правах подлинного документа.
При несоответствии документации предъявляемым к ней требованиям
срок микрофильмирования, установленный в договоре, корректируют с
учетом времени, необходимого для доработки документации. Отправка
доработанной документации в спецлабораторию оформляется
сопроводительным письмом и сопроводительным перечнем.
5.5. Изготовленные на микроформах страховые документы в
специальной лаборатории проверяются на соответствие требованиям
нормативных документов. При отсутствии таких нормативов заключение о
соответствии качества СФД потребностям пользователей делается
экспертным путем с выводом о целесообразности передачи изготовленных
страховых документов на хранение.
Прошедшие контроль микрофильмы и оптические диски после
регистрации и учета в соответствии с установленным порядком передаются
в основное и запасное хранилища, представляющие собой
инженерно-технические сооружения, обеспечивающие защиту СФД от
поражающих воздействий. В них создаются необходимые для хранения СФД
температурно-влажностные условия, обеспечивается надежное хранение,
требуемый режим секретности. Проводятся регламентные работы по
проверке физического состояния страховых документов и необходимые
профилактические мероприятия. Осуществляются также мероприятия по
исключению несанкционированного доступа к страховым документам,
выполняются работы и мероприятия по обеспечению возможности
оперативного размножения и выдачи пользователям страховых документов
на установленных видах носителей.
Для учета страховых документов и быстрого их поиска в Головной
службе ТСФД г. Москвы и хранилищах создаются компьютерные банки
данных.
5.6. В ходе ведения основного и запасного СФД специалистами
спецлаборатории Головной службы ТСФД г. Москвы совместно с
поставщиками документации вносятся текущие изменения в страховые
документы, проводится перевод их на архивное хранение или уничтожение
с отражением соответствующих изменений в информационно-поисковых
системах, а также в учетных и отчетных документах. О происшедших
изменениях информируются организации, ранее получившие рабочие копии
СД.
Изменения в страховые документы, а также исключение или введение
новых документов производятся в случае уточнения заданий объекту на
военное время, проведения на объекте строительно-монтажных или
ремонтных работ, в ходе которых появились новые здания и сооружения,
внесены изменения в конструкции существующих зданий и сооружений,
коммунально-энергетические системы, технологические процессы.
Ответственность за своевременность представления сведений об
изменениях несет поставщик документации.
5.7. Пользователями СФД на объект могут быть:
- объекты - поставщики документации;
- вышестоящие по отношению к этим объектам органы управления по
вопросам, входящим в их компетенцию;
- органы управления подсистем ТСФД г. Москвы;
- органы управления МГСЧС и ГО Москвы (СФД-ЧС);
- аварийно-спасательные и аварийно-восстановительные службы
(СФД-ЧС);
- правоохранительные органы, а также комиссии, проводящие
расследование причин аварий и определение понесенного ущерба.
Пользователями СФД-ННД, СФД-КНД, СФД-АНД могут быть и другие
юридические и физические лица.
Выдача копий документов СФД пользователю предусматривается в
случае утраты, порчи и недоступности в требуемые сроки подлинников в
ЧС и военное время, при создании копий СД для использования в
оперативных целях в повседневной жизни, а также при износе и порче
указанных копий.
Порядок принятия решений об использовании СФД определяется
Положением о порядке использования ТСФД г. Москвы в мирное и военное
время, утверждаемым Правительством Москвы.
Для получения копий страховых документов организация-пользователь
либо физическое лицо оформляют по установленной форме заявку,
согласовывают ее с головной организацией по конкретному виду СФД и
направляют в Головную службу ТСФД г. Москвы. Для получения копий СФД-В
заявка согласовывается с вышестоящим органом, в ведении которого
находится объект. Форма заявки пользователя на обеспечение копиями
документов страхового фонда приведена в приложении 8.
В технической лаборатории Головной службы ТСФД г. Москвы на
основании оформленной заявки изготавливаются копии запрашиваемых
страховых документов на требуемом пользователю носителе (на бумаге,
микроформах, оптических дисках и т.п.) и после контроля качества и
регистрации передаются пользователю. Хранящиеся в хранилищах ТСФД г.
Москвы компактные носители, на которых выполнен СФД, никому не
выдаются.
Предприятия, организации, по заявке которых выполнены копии СД,
возмещают технической лаборатории стоимость их изготовления.
Работа пользователей с копиями страховых документов организуется
в соответствии с требованиями нормативно-методических документов,
действующих в подсистемах.
5.8. Объект представляет в вышестоящую организацию в
установленные ею сроки квартальные и годовые отчеты о выполнении плана
представления документации на микрофильмирование и ходе
микрофильмирования в виде таблицы и пояснительной записки, в которой
излагаются возникшие в ходе работы проблемы, предложения по их
решению, отмечаются новые и поучительные приемы в работе.
Форма отчета о выполнении плана представления документации на
микрофильмирование и ходе микрофильмирования приведена в приложении 9.
Выписки из отчета направляются также в головные организации по
тем видам СФД, для создания которых на объекте готовится документация,
по вопросам, входящим в компетенцию этих организаций.
Отчеты подписываются руководителем предприятия - поставщика
документации.
Выписки из отчета для головных организаций по видам СФД
подписывают специалисты объекта, отвечающие за подготовку
соответствующих видов СФД.
5.9. Контроль за выполнением мероприятий по созданию СФД на
объект осуществляют руководитель объекта, вышестоящие органы системы
ТСФД г. Москвы и головные организации по видам СФД подсистем. Контроль
может осуществляться путем проведения проверок, а также заслушивания
руководства объектов на заседаниях соответствующих коллегиальных
органов управления системы ТСФД г. Москвы и ее подсистем.
|
Фрагмент документа "О МЕРАХ ПО ДАЛЬНЕЙШЕМУ РАЗВИТИЮ И ПОВЫШЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОСТИ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ Г. МОСКВЫ (РЕДАКЦИЯ НА 13.03.2007)".