Фрагмент документа "О МЕРАХ ПО ДАЛЬНЕЙШЕМУ РАЗВИТИЮ И ПОВЫШЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОСТИ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ Г. МОСКВЫ (РЕДАКЦИЯ НА 13.03.2007)".
4. Комплектование, подготовка и отправка
документации для микрофильмирования
На объектах - поставщиках документации для микрофильмирования
дополнительно к мероприятиям, изложенным в п. 1.5, выполняются
следующие работы по комплектованию, подготовке и отправке документации
в спецлабораторию:
- определение количества и состава комплектов документов,
разработка комплектовочных документов;
- подборка комплектов документов;
- проверка и оценка качества подобранных документов, проведение
при необходимости их реставрации и доработки;
- внесение в документы изменений, утвержденных на момент подборки
документации;
- разработка сопроводительных документов;
- заключение договора на поставку и микрофильмирование
документации;
- упаковка и отправка документации.
4.1. Документы, поставляемые для создания СФД, содержательно и
структурно объединяются в комплекты, представляющие собой совокупность
документов, необходимых и достаточных для выполнения определенных
функций и задач, относящихся к конкретным изделиям (видам продукции),
объектам, видам (категориям) документации, видам управленческой
деятельности и т.д.
Основным комплектовочным документом, определяющим состав и
полноту любого комплекта документации, поставляемой для создания СФД,
является ведомость комплекта соответствующего вида документации (далее
- ВКД).
На каждый вид документации, подлежащей поставке на
микрофильмирование, разрабатывается одна или несколько ВКД в
соответствии с перечнями изделий (продукции), зданий, сооружений,
инженерных сетей и коммуникаций, рассмотренных в п. 2.2 настоящего
Положения. ВКД разрабатывается в составе разделов, указанных в
соответствующих нормативных документах (ЕСКД, СПДС, ЕСТД и др.).
ВКД разрабатываются группами СФД объектов с привлечением
специалистов, утверждаются руководителями объектов.
Форма ведомости комплекта документации, поставляемой на
микрофильмирование, приведена в приложении 4.
На документацию, имеющую гриф секретности, разрабатываются
отдельные ведомости.
Порядок оформления ведомостей комплектов документации приведен в
табл. 1.
Количество экземпляров ведомостей комплектов документации и
адреса их отправки определяются Головной службой ТСФД г. Москвы.
Таблица 1
ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ВЕДОМОСТЕЙ
КОМПЛЕКТОВ ДОКУМЕНТАЦИИ,
ПОСТАВЛЯЕМОЙ НА МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЕ
----------------------------------------------------------------------------------------------
|N | Ведомости комплектов | Разрабатывает | Подписывает | Согласовывает |
|п/п| документации по видам СФД | | | |
|---|----------------------------|------------------|-------------------|--------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|---|----------------------------|------------------|-------------------|--------------------|
|1. | Для выполнения мобзадания | Моборган | Руководитель | Мобилизационный |
| | (СФД-МЗ) | объекта | группы СФД; | орган |
| | | | начальник | ведомства, |
| | | | мобилизационного | представитель |
| | | | органа | заказчика |
|---|----------------------------|------------------|-------------------|--------------------|
|2. | Для ликвидации ЧС | Штаб ГО и | Руководитель | Управление |
| | (СФД-ЧС) | службы ГО | группы СФД; | ГОЧС |
| | | объекта | начальник | административного |
| | | | штаба ГО | округа |
|---|----------------------------|------------------|-------------------|--------------------|
|3. | Для восстановления | Орган | Руководитель | Орган |
| | (СФД-В) | капстроительства | группы СФД; | капитального |
| | | объекта | заместитель | строительства |
| | | | директора по | ведомства |
| | | | капстроительству | |
|---|----------------------------|------------------|-------------------|--------------------|
|4. | На недвижимое | Служба | Руководитель | Руководитель |
| | национальное достояние | СФД-ННД | службы | объекта |
| | (СФД-ННД) | | СФД-ННД | |
|---|----------------------------|------------------|-------------------|--------------------|
|5. | На научное, культурное и | Группа СФД | Руководитель | Комитет по |
| | историческое наследие | объекта | группы СФД; | культуре |
| | (СФД-КНД) | | специалист, | Москвы |
| | | | отвечающий | |
| | | | за подготовку | |
| | | | СФД-КНД | |
|---|----------------------------|------------------|-------------------|--------------------|
|6. | На архивные документы | Архив, | Руководитель | Главархив |
| | (СФД-АНД) | отдел кадров | группы СФД; | Москвы |
| | | объекта | специалист, | |
| | | | отвечающий | |
| | | | за подготовку | |
| | | | СФД-АНД | |
----------------------------------------------------------------------------------------------
4.2. Подборку документов для включения в состав комплекта
осуществляют вместе с группой СФД должностные лица, ответственные за
подготовку и проведение данных мероприятий.
Подборка каждого комплекта документов, предназначенного для
создания СФД, осуществляется в соответствии с разработанной и
утвержденной ВКД.
В состав комплекта документов отбираются подлинники (оригиналы)
документов, а при их отсутствии - дубликаты или учтенные (заверенные)
копии документов. В случае отсутствия на объекте необходимых подлинных
документов и пригодных для микрофильмирования их дубликатов или
учтенных копий направляются запросы на объекты - держатели подлинников
непосредственно или через вышестоящую организацию.
Состав документов, включаемых в конкретный комплект,
регламентируется соответствующими нормативами, при их отсутствии -
экспертным путем.
Для определения и подтверждения подлинности и ценности документов
на недвижимые объекты национального достояния, а также документов,
относящихся к категории культурного и исторического наследия,
проводится государственная историко-культурная экспертиза исходных
документов, предназначенных для создания СФД. Такая экспертиза
организуется и проводится головными организациями по СФД-ННД, СФД-КНД
и СФД-АНД в порядке, установленном соответствующими
нормативно-правовыми и организационно-распорядительными документами.
4.3. Собранные документы, предназначенные для микрофильмирования,
должны удовлетворять по качеству и физическому состоянию следующим
основным требованиям ГОСТ 13.1.002-80:
- документы должны быть выполнены на бумаге, картоне, пленке,
кальке или других материалах, предназначенных для фиксирования
алфавитно-цифровой и графической информации;
- графика и текст документа должны иметь равномерную плотность,
контраст и четкость изображения по всему полю документа;
- все элементы графики и текста документа должны хорошо читаться,
линии, буквы, цифры и знаки должны быть не расплывшимися;
- на документах должны быть четко изображены знаки "+", "-",
запятые, точки, градусы, начало и конец размерных и выносных линий;
- не допускается касание линий буквами, цифрами, знаками;
- документы, выполненные с использованием темплетов (прозрачной
основы), должны иметь одинаковую оптическую плотность как темплетов,
так и основы документа, темплеты должны быть наклеены по всему
контуру;
- не допускаются следы клея, пятна, сгибы, потертости, разрывы и
другие физические повреждения, затрудняющие восприятие информации на
документе;
- разность значений оптической плотности элементов изображения и
основы документа должна быть не менее 1,0 при максимальной оптической
плотности непрозрачной основы документа 0,25 по ГОСТ 26661-85;
- толщина линий на документе должна быть не менее 0,2 мм,
расстояние между линиями (штрихами) - не менее 0,8 мм, высота букв и
цифр - не менее 1,8 мм.
Документы, не отвечающие указанным требованиям, должны быть
доработаны, реставрированы или восстановлены до указанных требований и
заверены соответствующими подписями на предмет их достоверности
(подлинности). Для доработки и восстановления документации
целесообразно использовать современные компьютерные методы.
В случаях невозможности или нецелесообразности поднять качество
документов до уровня требований ГОСТ 13.1.002-80 допускается включение
в комплект, поставляемый на микрофильмирование, документов пониженного
по сравнению с требованиями указанного ГОСТа качества с отметкой
(штампом) на документе "Документ пониженного качества".
Допустимый уровень качества таких документов определяется
экспертным путем в соответствии с Положением об экспертизе документов,
подлежащих микрофильмированию, и готовых компактных носителей к
использованию и закладке на хранение специальной комиссией с учетом
возможностей имеющегося в специальной лаборатории микрофильмирующего
оборудования. В состав комиссии включаются представители головной
организации по виду СФД, объекта - поставщика документации и Головной
службы ТСФД г. Москвы (специальной лаборатории микрофильмирования).
Утраченные или непригодные к микрофильмированию документы
подлежат изготовлению или восстановлению в соответствии с требованиями
нормативных документов либо требованиями упомянутой комиссии.
В целях подготовки документации к микрофильмированию объект,
кроме своих специалистов, может привлекать на договорной основе и
другие предприятия и организации, а также сторонних специалистов.
4.4. В отобранные для поставки на микрофильмирование документы
должны быть внесены изменения, появившиеся на момент комплектования
документации.
Для определения необходимости внесения изменений в ранее
поставленную и уже замикрофильмированную документацию на объектах -
поставщиках документации ежегодно проводится анализ изменений,
внесенных в действующую документацию с момента ее последнего
микрофильмирования. По результатам анализа внесенных в документацию
изменений объект - поставщик документации составляет акт, в котором
указывается перечень документов, подлежащих отправке на повторное
микрофильмирование из-за внесенных в них принципиальных изменений.
4.5. На микрофильмирование документация высылается в полном
комплекте и объеме. В порядке исключения, по согласованию с Головной
службой ТСФД г. Москвы (спецлабораторией), может быть принята на
микрофильмирование и часть комплекта.
Отправку документации в спецлабораторию производят одной или
несколькими партиями. В одной партии должны быть документы одного вида
СФД. Партию документов отправляют одной или несколькими посылками. В
том случае, если в одной партии высылается весь комплект документации,
то в качестве сопроводительного документа используется ведомость
комплекта соответствующей документации, если часть комплекта, в состав
которой вошла лишь часть документации, перечисленной в ВКД, - к
ведомости прилагается сопроводительный перечень. На каждую партию
оставшейся части комплекта документации разрабатывается
сопроводительный перечень. Форма сопроводительного перечня приведена в
приложении 5.
ВКД отправляется с первой партией документации данного комплекта.
Грифованные документы направляют в спецлабораторию в
самостоятельных упаковках по отдельному сопроводительному перечню.
Каждая партия документов направляется на микрофильмирование
сопроводительным письмом. Вариант сопроводительного письма приведен в
приложении 6.
При отправке документов на повторное микрофильмирование в
сопроводительном письме делается пометка "Повторно в связи с внесением
изменений", а также сообщаются предложения о целесообразности хранения
или уничтожения микрофильмов с ранее замикрофильмированной
документацией.
Комплектовочные документы и сопроводительные перечни на объекте
хранят в специальном деле на правах подлинников.
4.6. Отправке документации на микрофильмирование должно
предшествовать заключение договора поставщика документации с Головной
службой ТСФД г. Москвы (спецлабораторией). В договоре определяются:
порядок доставки документации в спецлабораторию, меры по обеспечению
сохранности поставляемых документов и меры ответственности за
сохранность, сроки и порядок их возврата владельцам, вид носителей, на
которых изготавливается СФД, меры по обеспечению права собственности
владельцев документов на записанную в них информацию.
Вариант договора на поставку и микрофильмирование документации
СФД приведен в приложении 7.
4.7. Объект - поставщик документации должен обеспечить ее
отправку и получение в упаковке (таре), исключающей повреждение
документации, обеспечивающей ее защиту от попадания влаги.
Документы упаковываются в тару в соответствии с порядком их
записи в сопроводительном документе. Укладка документов в упаковках
должна исключать возможность их смещения, смятия при пересылке,
проникновения влаги внутрь посылки.
Отправку посылок производят спецсвязью или обычным транспортом в
соответствии с установленными законодательством требованиями по охране
государственной и коммерческой тайны. Пересылка документации
осуществляется силами и средствами объекта - поставщика документации.
|
Фрагмент документа "О МЕРАХ ПО ДАЛЬНЕЙШЕМУ РАЗВИТИЮ И ПОВЫШЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОСТИ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ Г. МОСКВЫ (РЕДАКЦИЯ НА 13.03.2007)".