Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМ УЧЕТНЫХ И ИНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ,".
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМ
УЧЕТНЫХ И ИНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ,
КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО
ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ
И БИБЛИОТЕКАХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК
ПРИКАЗ
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РФ
10 сентября 2007 г.
N 1273
(Д)
В соответствии с пунктом 1.6 Правил организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в государственных и
муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской
академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых
коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 <*> (Бюллетень
нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N
20), приказываю:
--------------------------------
<*> Зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007, регистрационный
N 9059.
1. Утвердить формы учетных и иных документов по организации
хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного
фонда Российской Федерации и других архивных документов в
государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,
организациях Российской академии наук согласно приложениям N 1 - 46.
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на
заместителя Министра А.Е. Бусыгина.
Министр
А.С.СОКОЛОВ
10 сентября 2007 г.
N 1273
Зарегистрировано в Министерстве юстиции РФ
9 октября 2007 г.
N 10291
Приложение N 1
к Приказу
Министерства культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года
N 1273
--------------------
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
------- N ------------- Директор --------------------------
(дата) (название архива)
возврата архивных Подпись Расшифровка подписи
документов собственнику
Дата
На основании решения ЭПК (ЭПМК, ЭФЗК, ЭК) (протокол от ------- N ----)
по итогам описания архивных документов фонда N -----------------------
(название фонда)
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
были выделены для возврата собственнику указанные ниже архивные
документы:
----------------------------------------------------------------------
(излагается краткая характеристика документов и причин
----------------------------------------------------------------------
их возврата собственнику)
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Всего: ------------------ ед. хр. ---------------- документов (листов)
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Документы получены
Подпись собственника Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта возврата архивных документов собственнику
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 2
к Приказу
Министерства культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года
N 1273
----------------------------
(название архива)
----------------------------
(почтовый индекс, адрес)
АКТ
------------- N ------------
(дата)
о выдаче архивных документов
во временное пользование
----------------------------
(наименование организации)
----------------------------
(почтовый индекс, адрес)
Основание ------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Для какой цели выдаются документы ------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Выдаются следующие ед. хр. из фонда ----------------------------------
(название, номер)
--------------------------------------------------------------------
| Опись| Ед. |Заголовок ед. хр.| Кол-во листов (время | Примечание |
| N ---| хр. | | звучания, метраж) | |
| |N ---| | | |
|------|-----|-----------------|----------------------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|------|-----|-----------------|----------------------|------------|
| | | | | |
--------------------------------------------------------------------
Всего выдается ----------- (--------, ---------, --------) ед. хр.
(общим количеством листов, временем звучания, метражом) на срок
--------------
Документы выданы в упорядоченном состоянии.
Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во
временное пользование, для просмотра, прослушивания или использования
другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий,
выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из
выданных документов, не публиковать документы без разрешения архива.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты
или повреждения выданных документов.
Форма акта о выдаче архивных документов
во временное пользование
Формат A4 (210 x 297)
Документы сдал
Наименование
должности работника архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Руководитель
архива Подпись Расшифровка подписи
Печать
архива
Дата
Документы принял
Наименование
должности работника
организации-получателя Подпись Расшифровка подписи
Дата
Руководитель
организации-получателя Подпись Расшифровка подписи
Печать
организации-получателя
Дата
----------------------------------------------------------------------
Документы сдал
Наименование
должности работника Подпись Расшифровка подписи
организации
Дата
Руководитель
организации Подпись Расшифровка подписи
Печать
организации-получателя
Дата
Документы принял
Наименование
должности работника архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Руководитель
архива Подпись Расшифровка подписи
Печать
архива
Дата
Форма акта о выдаче архивных документов
во временное пользование (продолжение)
Приложение N 3
к Приказу
Министерства культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года
N 1273
--------------------
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
------- N ------------- Директор --------------------------
(дата) (название архива)
о разделении, объединении Подпись Расшифровка подписи
дел, включении в дело
новых архивных документов Дата
(нужное подчеркнуть)
Фонд N ---------------
Название фонда -------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
В ходе выполнения ----------------------------------------------------
(указать вид работы)
----------------------------------------------------------------------
произведено разделение, объединение дел, включение в дела новых
архивных документов --------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------
|N | Номер |Номер |Заголовок|Количество|Новые шифры|Новое |Примечания|
|пп| описи | дела |дела |листов |дела |количество| |
| | | | | | |листов | |
|--|-------|------|---------|----------|-----------|----------|----------|
|1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|--|-------|------|---------|----------|-----------|----------|----------|
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------
В результате количество дел фонда увеличилось (уменьшилось) на -------
----------------------------------------------------------------------
(цифрами и прописью)
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о разделении, объединении дел, включении
в дело новых архивных документов
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 4
к Приказу
Министерства культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года
N 1273
--------------------
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
------ N ------------- Директор --------------------------
(дата) (название архива)
о технических ошибках в Подпись Расшифровка подписи
учетных документах
Дата
Фонд N ---------------
Название фонда -------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
В ходе ---------------------------------------- обнаружены технические
ошибки в записях:
------------------------------------------------------------------
| Название документа | Существующая запись |Следует записать |
|---------------------|------------------------|-----------------|
| 1 | 2 | 3 |
|---------------------|------------------------|-----------------|
| | | |
| | | |
| | | |
------------------------------------------------------------------
В результате количество ед. хр. увеличилось (уменьшилось) на ---------
-------------------- ед. хр.
(цифрами и прописью)
Примечания: ----------------------------------------------------------
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о технических ошибках в учетных документах
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 5
к Приказу
Министерства культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года
N 1273
--------------------
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
------ N ------------- Директор --------------------------
(дата) (название архива)
об изъятии подлинных единиц Подпись Расшифровка подписи
хранения, архивных документов
Дата
В результате ---------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
на основании ---------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
изъято из фонда N ----------------------------------------------------
(название фонда)
и передано ------------------------------------ (расписка прилагается)
(Ф.И.О. лица)
------------------------------------------------------------------
|Номер| Номер ед. |Заголовок|Номера изъятых лл.|Название изъятого|
|описи| хр. | ед. хр. | | документа |
|-----|-----------|---------|------------------|-----------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|-----|-----------|---------|------------------|-----------------|
| | | | | |
| | | | | |
------------------------------------------------------------------
Итого изъято ------------------------- ед. хр., архивных документов на
(цифрами и прописью)
--------------------------------------------------------------- листах
(цифрами и прописью)
Взамен изъятых единиц хранения, архивных документов в фонд, дело
(нужное подчеркнуть)
включены (не включены) их копии на ------------------------------- л.
(цифрами и прописью)
Заведующий хранилищем Подпись Расшифровка подписи
Дата
Заведующий отделом Подпись Расшифровка подписи
Дата
Главный хранитель фондов Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта об изъятии подлинных единиц хранения,
архивных документов
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 6
к Приказу
Министерства культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года
N 1273
--------------------
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
------ N ------------- Директор --------------------------
(дата) (название архива)
об обнаружении архивных Подпись Расшифровка подписи
документов
Дата
В ходе ---------------------------------------------------------- было
(вид работы)
обнаружено -----------------------------------------------------------
(в фонде, хранилище,
----------------------------------------------------------------------
рабочем помещении)
--------------------------------------------------------------------------------
|N |Заголовок| Шифр |Крайние|Количество |К какому фонду |Примечания|
|пп| ед. хр. |(если есть)| даты |листов (время |относится (новый| |
| | | | |звучания, метраж)|шифр) | |
|--|---------|-----------|-------|-----------------|----------------|----------|
| 1| 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|--|---------|-----------|-------|-----------------|----------------|----------|
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------------
Итого обнаружено ----------------------------------------- ед. хр.
(цифрами и прописью)
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта об обнаружении архивных документов
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 7
к Приказу
Министерства культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года
N 1273
--------------------
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
------ N ------------- Директор --------------------------
(дата) (название архива)
описания архивных документов, Подпись Расшифровка подписи
переработки описей
(нужное подчеркнуть) Дата
Фонд N ---------------------------------------------------------------
(название фонда)
----------------------------------------------------------------------
По состоянию на -------------------- в фонде N ------------ по учетным
(дата начала работы)
данным числилось ------------ описей, ------ ед. хр., ----------------
архивных документов, --------- листов россыпи за --------------- годы.
Для работы получено: по описи N ------------------------------ ед. хр.
неописанных ---- ед. хр., ----- архивных документов, --------- листов.
В результате ---------------------- произошли следующие изменения:
(наименование работы)
- выделено не подлежащих хранению --------------- ед. хр. (док-ов, л.)
- возвращено собственнику ----------------------- ед. хр. (док-ов, л.)
- передано в научно-справочную библиотеку ------- ед. хр.
- передано в другие фонды архива ---------------- ед. хр. (док-ов, л.)
- передано в другие архивы ---------------------- ед. хр. (док-ов, л.)
- объединено с другими ед. хр. ------------------ ед. хр.
- сформировано из россыпи ----------------------- ед. хр.
- поступило из других фондов -------------------- ед. хр. (док-ов, л.)
- включена пересоставленная опись --------------- ед. хр.
- --------------------------------------------------------------------
- --------------------------------------------------------------------
Форма акта описания архивных документов,
переработки описей
Формат A4 (210 x 297)
- --------------------------------------------------------------------
Вновь составлены описи N ----------------- на ---------------- ед. хр.
----------------------------------------------------------------------
По состоянию на ---------------------------- в фонде N ---------------
(дата завершения работы)
числится ------------ описей, -------------- ед. хр. за -------- годы.
Проведены следующие виды работ: --------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
(перечисляются проделанные виды работ)
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Составлено для именного каталога ---------------------------- описаний
для систематического каталога ------------------------ описаний
К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат: -----------
----------------------------------------------------------------------
(перечислить, какой именно)
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Работу выполнили:
Наименование
должностей
работников Подпись Расшифровка подписи
Работу принял:
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Описания для БД / каталога принял:
(нужное подчеркнуть)
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта описания архивных документов,
переработки описей (продолжение)
Документы фонда и справочный аппарат принял
Хранитель фондов -------------------------------------------------
(подпись, расшифровка подписи)
Дата
Изменения в учетные документы внесены
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК -----------------------
(наименование архивного
------------------------------------
органа, архива)
от ------------ N ------------------
Форма акта описания архивных документов,
переработки описей (продолжение)
Приложение N 8
к Приказу
Министерства культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года
N 1273
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
-------------------------------- ------------------------------------
(наименование должности (наименование должности
-------------------------------- ------------------------------------
руководителя организации- руководителя организации-
-------------------------------- ------------------------------------
сдатчика) сдатчика)
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать Дата Печать
АКТ
------- N -------------
(дата)
приема-передачи страховых копий
на специальное хранение
----------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------- сдал,
(название организации-сдатчика)
а ------------------------------------------------------------- принял
(название организации-приемщика)
----------------------------------------------------------------------
(основание передачи)
----------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N |Номера описей |Количество |Количество |Количество |Количество |Количество актов|Примечания|
|п/п|страхового фонда|экземпляров|передаваемых |кадров, метров, |описей особо|технического | |
| | |описей |единиц учета |времени звучания|ценных |состояния | |
| | | |(единиц хранения)| |документов | | |
| | | |страхового фонда | | | | |
| | | |<*> | | | | |
|---|----------------|-----------|-----------------|----------------|------------|----------------|----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|---|----------------|-----------|-----------------|----------------|------------|----------------|----------|
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Итого принято ------------------------------- (цифрами и прописью)
(единиц учета (единиц хранения)
страхового фонда)
----------------------------------------- (цифрами и прописью)
(кадров, метров, времени звучания)
----------------------------------------- (цифрами и прописью)
(описей особо ценных документов)
----------------------------------------- (цифрами и прописью)
(актов технического состояния)
Передачу произвели: Прием произвели:
Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Изменения в учетные документы внесены
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<*> Понятия единица учета и единица хранения для копий страхового
фонда на рулонной пленке идентичны.
Для копий страхового фонда на микрофишах указываются количество
единиц учета (соответствует количеству отснятых дел) и количество ед.
хр. (микрофиш).
Форма акта приема-передачи страховых копий
на специальное хранение
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 9
к Приказу
Министерства культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года
N 1273
--------------------
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
------- N ------------- Директор --------------------------
(дата) (название архива)
проверки наличия и состояния Подпись Расшифровка подписи
архивных документов
Дата
Фонд N ---------------
Название фонда -------------------------------------------------------
N N описей -----------------------------------------------------------
Проверка проводилась с ------------------ по ---------------------
Проверкой установлено:
1. Числится по описям ---------------------------------------- ед. хр.
(количество)
2. Выявлены технические ошибки
2.1. Имеют литерные номера:
а) не учтенные в итоговой записи ------------------------- ед. хр.
(количество)
б) не перечисленные, но учтенные ------------------------- ед. хр.
в итоговой записи (количество)
2.2. Пропущено номеров:
а) не учтенных в итоговой записи ------------------------- ед. хр.
(количество)
б) не перечисленных, но учтенных ------------------------- ед. хр.
в итоговой записи (количество)
2.3. Другие, в результате чего объем
увеличился на ------------------------------------------- ед. хр.
(количество)
уменьшился на ------------------------------------------- ед. хр.
(количество)
3. Числится по описям в результате
устранения технических ошибок ----------------------------- ед. хр.
(количество)
4. Не оказалось в наличии ------------------------------------ ед. хр.
(количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи) -------------------------------------- ед. хр.
(количество)
из них требующих:
а) дезинфекции ------------------------------------------- ед. хр.
(количество)
б) дезинсекции ------------------------------------------- ед. хр.
(количество)
Форма акта проверки наличия и состояния
архивных документов
Формат A4 (210 x 297)
в) реставрации ------------------------------------------ ед. хр.
(количество)
г) переплета или подшивки ------------------------------- ед. хр.
(количество)
д) восстановления затухающих текстов -------------------- ед. хр.
(количество)
е) неисправимо поврежденных ----------------------------- ед. хр.
(количество)
ж) --------------------------------------------------------------
(количество)
з) --------------------------------------------------------------
(количество)
и) --------------------------------------------------------------
(количество)
к) --------------------------------------------------------------
(количество)
л) --------------------------------------------------------------
(количество)
6. И-меется не включенных в описи ---------------------------- ед. хр.
(количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи),
имеющихся в наличии ----------------------------------- ед. хр.
(количество)
8. Характеристика условий их хранения.
Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------
Проверку производили:
Наименование
должностей
работников Подписи Расшифровка подписей
СОГЛАСОВАНО
Заведующий отделом
(архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта проверки наличия и состояния
архивных документов (продолжение)
Приложение N 10
к Приказу
Министерства культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года
N 1273
--------------------
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
------- N ------------- Директор --------------------------
(дата) (название архива)
страховой оценки архивных Подпись Расшифровка подписи
документов
Дата
Комиссия ------------------------------------ (протокол N от 00.00.00)
(название архива)
провела страховую оценку --------------------------------------------,
(количество архивных документов)
предоставляемых ------------------------------------------------------
(цель предоставления документов,
----------------------------------------------------------------------
название и место проведения выставки,
----------------------------------------------------------------------
осуществления реставрационных работ)
в соответствии с ----------------------------------------------------.
(название договора или соглашения)
Страховая оценка проводилась на основании ----------------------------
----------------------------------------------------------------------
Комиссия установила следующую страховую стоимость представленных
документов:
-------------------------------------------------------------------
| N | Описание | Поисковые |Категория| Страховая | Состояние |
|п/п| документа | данные |ценности | оценка |сохранности |
|---|--------------|-----------|---------|-----------|------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|---|--------------|-----------|---------|-----------|------------|
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
-------------------------------------------------------------------
Всего: ------------------------- архивных документов на ------ л.,
(цифрами и прописью)
на общую сумму страховой оценки --------------------------
(цифрами и прописью)
Председатель комиссии
Наименование
должности работника Подпись Расшифровка подписи
Секретарь комиссии
Наименование
должности работника Подпись Расшифровка подписи
Форма акта страховой оценки архивных документов
Формат A4 (210 x 297)
Приложение N 11
к Приказу
Министерства культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
от 10 сентября 2007 года
N 1273
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМ УЧЕТНЫХ И ИНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ, МУЗЕЯХ И БИБЛИОТЕКАХ,".