Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ".
15. Ведение нарядов, книг, карточек, журналов
15.1. Заведующим канцелярией к началу года составляется
номенклатура нарядов, карточек, книг и журналов учета
делопроизводства, которая утверждается мировым судьей. Дополнения в
номенклатуру вносятся с разрешения мирового судьи и заверяются
подписью мирового судьи и заведующего канцелярией.
Вторые и последующие тома нарядов, книг и журналов вносятся в
номенклатуру по мере их заведения.
15.2. Все служебные документы подшиваются в наряды, которые
заводятся по предметному (тематическому) принципу с учетом
установленных сроков хранения документов. Наряды, как правило,
заводятся на один год в соответствии с номенклатурой. Вся переписка по
одному и тому же вопросу подшивается в одном наряде в хронологическом
порядке поступления и исполнения документов по данному вопросу.
Подшивка должна производиться систематически. Не допускается
накапливание и длительное хранение неподшитых служебных документов.
15.3. Документы в наряд подшиваются так, чтобы сохранилась полная
возможность свободного чтения текста, а листы не выступали за края
обложки. В случаях когда текст на документах расположен близко к краю
листа, к такому листу для подшивки его в наряд (дело) подклеивается
полоска бумаги.
15.4. На всех подшитых в наряд документах в правом верхнем углу
проставляется порядковый номер. Нумерация листов в каждом томе наряда
начинается с первого номера. Чистые листы в нарядах не нумеруются.
15.4.1. Лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как
два отдельных листа. Лист, сложенный в несколько раз и прошитый за
один край, нумеруется на верхней складке как один лист. Карты, схемы,
чертежи, фотоснимки и другие материалы, которые невозможно или
нецелесообразно подшивать в наряд, могут храниться при наряде в
отдельных пакетах (конвертах). При подшивке документов металлические
скрепления (булавки, скрепки и т.п.) удаляются. Подшивка в наряд
черновиков и лишних экземпляров не допускается.
15.4.2. Подлинные личные документы в наряды не подшиваются, а
возвращаются их владельцам. При необходимости в наряд подшиваются
только заверенные копии этих документов.
15.4.3. Каждый наряд может содержать не более 250 листов. Если
документов больше, заводится очередной том наряда. Том второй может
быть начат лишь после окончания тома первого, дата начала второго тома
не должна быть более ранней, чем дата окончания тома первого. На томах
должен быть общий заголовок по сводной номенклатуре дел.
15.5. На обложке наряда проставляются его номер и наименование
согласно номенклатуре, название судебного участка, дата начала и
окончания, количество листов и приложений, срок хранения в архиве.
Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома
указывается количество томов этого наряда, а на последующих томах -
номер очередного тома.
15.5.1. Наименование наряда должно быть кратким, ясным и в то же
время полно отражать содержание подшитых в нем документов. Присваивать
нарядам наименования, которые не определяют содержание подшитых в них
документов ("Разная переписка", "По разным вопросам" и т.п.),
запрещается.
Если наряду нельзя дать одно общее наименование, то заголовок
составляется путем обобщения сходных документов, подшитых в нем, или
перечисления наиболее важных документов.
15.6. На обложках книг (журналов) указываются те же данные, что и
на обложках нарядов, кроме количества приложений. Каждая заводимая
книга (журнал) должна быть пронумерована по листам. Записи в книгах
(журналах) учета производятся ручкой. Всякое исправление должно быть
оговорено и заверено подписью исправляющего. Подчистки не допускаются.
15.7. В конце каждого наряда подшивается чистый лист для
заверительной надписи (форма N 56). В этой надписи указывается цифрами
и прописью количество пронумерованных в деле листов. Заверительная
надпись в книгах (журналах) делается на последней странице.
Заверительная надпись подписывается заведующим канцелярией и
скрепляется печатью "Для пакетов".
15.8. Приказы, издаваемые мировым судьей, ведутся в отдельной
книге. Порядок ознакомления с приказами устанавливается мировым
судьей. Об отмене, изменении и дополнении приказа делается
соответствующая отметка на приказе.
Отметки должны вноситься своевременно, аккуратно и только ручкой.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ".