Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ГИДРОМЕТЕОРОЛОГИИ И МОНИТОРИНГУ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ВЕДЕНИЕ ЕДИНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ФОНДА ДАННЫХ О СОСТОЯНИИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ, ЕЕ ЗАГРЯЗНЕНИИ"".
3.2. Сбор документов и комплектование ЕГФД
Единый государственный фонд данных составляют документы,
содержащие информацию общего назначения и специализированную
информацию в области гидрометеорологии и смежных с ней областях.
Перечень видов наблюдений за параметрами окружающей среды
(атмосферы, литосферы, гидросферы, биосферы, криосферы) и ее
качеством, по которым осуществляется формирование ЕГФД, приведен в
приложении 4.
Измеренные параметры или результаты произведенных наблюдений за
окружающей средой, ее загрязнением по любому из перечисленных в
приложении видов, зафиксированные на бумажных или любых других
носителях, являются документами ЕГФД.
Документы ЕГФД в основном образуются в сетевых наблюдательных
организациях и НИУ Росгидромета и других участников деятельности в
области гидрометеорологии и смежных с ней областях. Сбор этих
документов происходит в соответствии с технологическими циклами
обработки гидрометеорологической информации, регламентирующими сроки
сбора, обработки и номенклатуру документов ЕГФД. С наблюдательной сети
документы ЕГФД поступают в ЦГМС и/или ГУ УГМС, откуда скомплектованные
и подготовленные для хранения поступают на хранение в УГМС и/или ГУ
"ВНИИГМИ-МЦД".
Сбор документов в ЦГМС, УГМС, НИУ и ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" выполняется
с использованием традиционных средств оперативной доставки информации
с применением отраслевых и арендуемых каналов связи; электронной и
традиционной почтовой связи.
Данные от зарубежных партнеров поступают в ЕГФД по линии
международного обмена на основе двухсторонних и многосторонних
соглашений.
Юридическим фактом начала исполнения действий по сбору документов
и комплектованию ЕГФД является задание на выполнение работ,
утвержденное приказом Руководителя Росгидромета (см. предыдущую
процедуру), и поступившие для включения в ЕГФД документы, а также
документы, переданные на хранение.
Сведения о должностных лицах, ответственных за выполнение
административного действия, - сбор документов и комплектование ЕГФД.
Права и обязанности должностного лица.
Права и обязанности должностного лица устанавливаются должностной
инструкцией, утверждаемой в установленном порядке соответствующим
руководителем, исходя из прав и обязанностей структурного
подразделения по решению данной задачи.
На уровне наблюдательных организаций ответственным должностным
лицом за производство наблюдений, измерений и формирование первичных
документов, которые по заполнении становятся документами ЕГФД,
является начальник наблюдательной сетевой организации.
В ЦГМС ответственным лицом за исполнение действий по
комплектованию ЕГФД является начальник ЦГМС. Он или лицо, определенное
его приказом, обеспечивает:
подготовку предложений в план комплектования документами ЕГФД по
территории деятельности ЦГМС;
подготовку предложений в раздел 3 Задания;
подготовку предложений в списки источников комплектования ЕГФД по
территории ЦГМС;
определение условий и сроков приема данных от ведомственных
учреждений и организаций;
подготовку сведений в ежеквартальные и ежегодные отчеты по
комплектованию ЕГФД;
согласование схем и регламента приема информации в ЦГМС по
каналам связи.
В УГМС ответственным должностным лицом за исполнение действий по
комплектованию ЕГФД является начальник отдела государственной системы
наблюдений УГМС. Он обеспечивает:
согласование и утверждение плана комплектования и сбора
документов ЕГФД по территории деятельности УГМС;
утверждение списков источников комплектования ЕГФД в УГМС;
работу экспертной комиссии УГМС по Госфонду, совмещающую функции
экспертной комиссии ЕГФД, и выполнение ее решений;
утверждение ежеквартальных и ежегодных отчетов с учетом работ по
сбору документов и комплектованию ЕГФД;
утверждение актов о выделении к уничтожению документов ЕГФД. Акт
- документ, удостоверяющий списание документов ЕГФД в связи с
истечением сроков их хранения (приложение 9).
Ответственным лицом за непосредственное исполнение работ по сбору
документов и по комплектованию ЕГФД в ГУ УГМС/ЦГМС-Р является
начальник отдела фонда. Он организует и обеспечивает:
разработку планов комплектования и сбора документов ЕГФД на
планируемый год;
составление списков учреждений, организаций, физических лиц -
источников комплектования фонда, независимо от их организационно -
правовой формы;
регистрацию и учет документов в соответствии с установленным
порядком приема документов;
контроль своевременности поступления документов;
составление описи принятых дел на хранение в отдел фонда данных;
организацию работы экспертной комиссии Госфонда, совмещающую
функции экспертной комиссии ЕГФД;
составление и ведение каталогов документов ЕГФД;
подготовку отчетных данных по сбору документов и комплектованию
ЕГФД.
Ответственным должностным лицом за непосредственное получение
данных на технических носителях и передачу их на хранение в ЕГФД
являются руководители структурных подразделений ГУ УГМС/ЦГМС-Р по
закрепленному виду информации. Они обеспечивают обработку и
формирование документов на технических носителях в соответствии с
установленным регламентом (краткие схемы технологических циклов) и
передачу их в отдел фонда данных и ГУ "ВНИИГМИ-МЦД".
В НИУ ответственным лицом за исполнение действий по сбору
документов и комплектованию ЕГФД является директор НИУ. Он определяет
лицо или подразделение, которое обеспечивает:
согласование и утверждение планов комплектования и сбора
документов;
утверждение списков источников комплектования ЕГФД в НИУ;
передачу в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" данных ЕГФД на технических носителях
по профилю деятельности НИУ;
работу институтской экспертной комиссии Госфонда, совмещающей
функции экспертной комиссией ЕГФД, и выполнение ее решений;
утверждение ежегодных отчетов по сбору документов и
комплектованию ЕГФД.
Ответственным должностным лицом за непосредственное получение
данных на технических носителях и передачу их на хранение в ЕГФД
являются руководители структурных подразделений НИУ по закрепленному
виду информации. Они обеспечивают обработку и формирование документов
на технических носителях в соответствии с установленным в кратких
схемах технологических циклов регламентом и передачу их в отдел фонда
данных НИУ и ГУ "ВНИИГМИ-МЦД".
Ответственным лицом за непосредственное исполнение работ по сбору
документов и формированию ЕГФД является начальник отдела фонда или
другого подразделения, определенного директором института. Он
обеспечивает:
разработку планов комплектования на технических и бумажных
носителях;
контроль своевременности поступления документов ЕГФД;
организацию работы в НИУ экспертной комиссии Госфонда,
совмещающую функции экспертной комиссии ЕГФД;
составление списков учреждений, организаций, физических лиц -
источников комплектования фонда, независимо от их организационно -
правовой формы;
подготовку ежегодных отчетов по сбору документов и комплектованию
ЕГФД.
План комплектования и списки источников комплектования ЕГФД в НИУ
Росгидромета готовятся отделом фонда данных НИУ на основании программ,
перспективных и годовых планов оперативно-производственных и
научно-исследовательских работ учреждения и в соответствии с проектами
планов передачи дел на хранение, которые ежегодно запрашиваются у
отделов и лабораторий НИУ.
В ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" ответственным лицом за исполнение действий по
сбору документов и комплектованию ЕГФД является заместитель директора
института, который обеспечивает общее руководство формированием ЕГФД;
координацию действий участников деятельности в области
гидрометеорологии и смежных с ней областях; решает вопросы
взаимодействия с Росгидрометом, УГМС и НИУ Росгидромета, Росархивом.
Ответственным лицом за непосредственное исполнение работ по сбору
документов и комплектованию ЕГФД в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" является начальник
центра гидрометеорологических данных или другого подразделения,
определенного директором института. Он обеспечивает:
контроль своевременности поступления документов ЕГФД;
централизованный учет документов;
включение документов ЕГФД в фонд на хранение;
подготовку и передачу в Росгидромет ежеквартальных сведений о
поступлении документов ЕГФД на хранение в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";
организацию работы экспертно-проверочной комиссии Госфонда,
совмещающей функции центральной экспертно-проверочной комиссии ЕГФД.
Содержание административного действия, продолжительность и
максимальный срок его выполнения.
Сбор документов ЕГФД, комплектование фонда, хранение документов
ЕГФД осуществляется в соответствии с требованиями методических и
руководящих документов, разработанных в подведомственных Росгидромету
организациях и учреждениях и утвержденных в установленном порядке.
Комплектование включает:
определение организаций и подразделений - источников
комплектования и состава документов, подлежащих передаче на хранение;
составление плана комплектования;
прием документов в отделы фонда данных;
учет поступления документов, в т.ч. централизованный в ГУ
"ВНИИГМИ-МЦД";
составление и ведение каталогов.
Список источников комплектования ЕГФД для УГМС и НИУ содержит:
название станций, постов, других наблюдательных организаций в
алфавитном порядке, отделов, лабораторий и др.; разряды (категории)
станций, постов; год образования станций, постов и год закрытия, если
станция, пост закрыты; заголовки и код вида документов, передаваемых
на хранение; название отделов гидрометцентра, ЦГМС и/или других
подразделений, передающих дела.
План комплектования составляется на основе предварительно
проведенной работы по составлению списков комплектования. План
комплектования содержит заголовки, номер статьи по перечню документов
и коды вида документов наблюдений, экспедиционных работ и обобщений по
всем видам наблюдений и работ в области гидрометеорологии и
мониторинга окружающей среды, выполненных сетевыми наблюдательными
организациями УГМС и подразделениями НИУ; количество документов; годы
и месяцы документов; количество пунктов наблюдений, по которым должны
быть переданы документы; срок передачи документов (квартал года);
название организации, передающей документы, фамилию, инициалы
должностного лица, ответственного за передачу документов.
Участники деятельности в области гидрометеорологии и смежных с
ней областях, не входящие в состав Росгидромета, в порядке,
согласованном с Федеральной службой России по гидрометеорологии и
мониторингу окружающей среды, обеспечивают сбор, комплектование и
хранение документов, отнесенных к Единому государственному фонду
данных.
В территориальные организации и учреждения Росгидромета или
непосредственно в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" передается информация общего
назначения, а также специализированная - в том случае, если на местах
не может быть обеспечена ее сохранность.
Сроки выполнения действий по сбору документов и комплектованию
ЕГФД устанавливаются планом комплектования, технологическими циклами,
Заданием на выполнение работ и оказание государственных услуг в
области гидрометеорологии и смежных с ней областях, мониторинга
окружающей среды, ее загрязнения.
Максимальный срок выполнения процедуры.
Ежегодно до 1 марта должны быть утверждены и переданы списки
источников комплектования и планы комплектования ЕГФД. Выписки из
планов комплектования должны быть направлены во все организации и
подразделения, передающие дела.
Экспертные комиссии работают по плану, утвержденному
руководителем УГМС, директором НИУ. Заседания созываются по мере
необходимости, но не реже двух раз в год.
Экспертно-проверочная комиссия работает по плану, утвержденному
председателем ЭПК. Заседания ЭПК созываются по мере необходимости, но
не реже двух раз в год.
ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" составляет сводный отчет по Росгидромету и
направляет его до 30 марта года, следующего за отчетным, в
Росгидромет.
Представленные отчетные сведения рассматриваются на квартальных и
ежегодных коллегиях Росгидромета, где дается оценка деятельности
организаций по ведению ЕГФД.
ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" раз в три года представляет сводные учетные
сведения в Росархив в соответствии с разделом 2 Регламента
государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации
(Приказ Федеральной архивной службы России N 11 от 11 марта 1997 года,
зарегистрирован Минюстом России 08.07.1997 N 1344).
Критерии принятия решений.
Для определения состава документов, относящихся к Архивному
фонду, выработке предложений по срокам и месту их хранения, отбора
документов на хранение, отбора документов для списания в связи с
истечением сроков их хранения проводится экспертиза научной,
исторической и практической ценности документов ЕГФД.
При приеме в отделе фонда данных осуществляется проверка качества
документа (носителя информации), полнота представленной информации,
наличие обязательной сопроводительной документации и т.п. Прием
осуществляется по описи.
Учет и составление различного уровня описей документов
составляются раздельно на дела постоянного и долговременного хранения.
На дела постоянного хранения описи составляются раздельно по каждому
виду наблюдений за состоянием окружающей среды, работ и исследований.
На дела долговременного хранения составляется одна опись без
разделения на виды наблюдений, работ и исследований.
В соответствии с Положением о ЕГФД осуществляется
централизованный учет документов. По ежегодным отчетам УГМС и НИУ о
деятельности по сбору и комплектованию за прошедший год ГУ
"ВНИИГМИ-МЦД" готовит сводный "Отчет о деятельности организаций и
учреждений Росгидромета по ведению фонда". В отчете приводятся
суммарные сведения о составе и объемах данных, хранимых в фонде по
состоянию на конец года, объемах поступлений за прошедший год,
условиях хранения документов, занимаемых хранилищами площадях,
техническом оснащении хранилищ, сведения об использовании документов и
пр. Сводный отчет направляется в Росгидромет.
На стадии каталогизации результаты фиксируются в
предметно-тематическом каталоге документов ЕГФД на бумажных носителях
в УГМС, НИУ, ГУ "ВНИИГМИ-МЦД". В ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" организованы также
каталог режимно-справочных изданий; дисциплинарные каталоги - каталог
магнитных лент и картриджей, постанционный каталог, каталог "Учет
запросов на данные".
Предметно-тематический каталог содержит описание документов и дел
на карточках в соответствии с установленными правилами. Описание
состоит из элементов, которые заносятся на карточку в установленной
последовательности. Для каждого вида документов (документы наблюдений,
документы научных исследований и экспедиционных работ, изданные
документы) установлен свой набор элементов описания.
Каталог магнитных лент/картриджей предназначен для обеспечения
учета и предоставления полных отчетов и отдельных сведений о наличии,
типе и месте размещения (ячеек хранения) магнитных лент и
магнитоленточных картриджей фонда. Каталог содержит следующие
сведения: имя массива; тип носителя; имя носителя; регистрационный
номер; ячейка хранения; статус (оригинал/дубль); плотность записи;
дата создания и включения в фонд; заполненность носителя.
Постанционный каталог предназначен для получения сведений о
наличии и полноте данных по станциям заданной территории (по УГМС,
областям, краю, республике) с указанием массивов и имен томов.
Содержит информацию о наименовании станции, имена томов, где она
расположена, ее координатный номер и синоптический индекс, высоте
станции над уровнем моря, период наблюдений, принадлежность станции к
области, УГМС, принадлежность к спискам станций международного обмена.
Каталог "Учет запросов на данные" предназначен для получения
отчетов об обслуживании потребителей данными фонда, например, отчета о
количестве выполненных/поступивших запросов от определенного
ведомства, организации за определенный период времени, отчета о
количестве запросов по метеорологии за последние месяцы.
Результат административного действия.
Результаты действия по сбору документов и комплектованию ЕГФД в
УГМС и НИУ фиксируются актами передачи-приема документов ЕГФД, описями
документов, записями в учетной документации.
Результат этого действия совпадает с юридическим фактом,
являющимся основанием для начала исполнения следующего
административного действия - хранение документов ЕГФД.
Способ фиксации результатов выполнения действия по сбору
документов и комплектованию ЕГФД.
Результаты действия по сбору документов и комплектованию ЕГФД в
УГМС и НИУ фиксируются:
актами передачи-приема документов ЕГФД, форма и содержание
которых приведены в приложениях 5 и 6;
записями в учетной документации в соответствии с Инструкцией;
описями документов;
каталогами;
ежеквартальными и годовыми отчетами по выполнению третьего
раздела Задания Росгидромета (кроме НИУ);
ежегодными отчетами УГМС и НИУ по ведению Госфонда;
актами о выделении к уничтожению документов Госфонда (приложение
9).
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ГИДРОМЕТЕОРОЛОГИИ И МОНИТОРИНГУ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ВЕДЕНИЕ ЕДИНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ФОНДА ДАННЫХ О СОСТОЯНИИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ, ЕЕ ЗАГРЯЗНЕНИИ"".