Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ГИДРОМЕТЕОРОЛОГИИ И МОНИТОРИНГУ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ВЕДЕНИЕ ЕДИНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ФОНДА ДАННЫХ О СОСТОЯНИИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ, ЕЕ ЗАГРЯЗНЕНИИ"".
3.3. Хранение документов ЕГФД
Юридическими фактами исполнения действий по хранению документов
ЕГФД являются:
акты передачи-приема документов ЕГФД;
записи в учетной документации;
описи документов;
каталоги.
Сведения о должностных лицах, ответственных за выполнение
административного действия - хранение документов ЕГФД.
Права и обязанности должностного лица, ответственного за хранение
документов ЕГФД, устанавливаются должностной инструкцией, утверждаемой
в установленном порядке соответствующим руководителем, исходя из прав
и обязанностей структурного подразделения по решению данной задачи.
В УГМС ответственным лицом за исполнение действий по выполнению
процедуры хранения документов является начальник отдела
государственной системы наблюдений УГМС. Он несет персональную
ответственность за сохранность документов ЕГФД на бумажных и
технических носителях (страховых копий) по территории деятельности
УГМС. Под его непосредственным руководством выполняется:
обеспечение отделов фонда данных УГМС необходимым техническим и
компьютерным оборудованием и программным обеспечением;
согласование планов содержания и развития хранилищ;
организация архивохранилищ и поддержание требуемых условий по
обеспечению хранения документов;
согласование форматов документов ЕГФД и вид носителя информации,
представляемых лицензиатами в УГМС;
организация инспекций по проверке работ по ведению ЕГФД в
учреждениях лицензиатах, осуществляющих хранение документов ЕГФД в
своих организациях.
Ответственным должностным лицом по выполнению действий,
обеспечивающих хранение документов ЕГФД в УГМС, является начальник
отдела фонда данных или другого подразделения, определенного
руководителем УГМС. Под его непосредственным руководством и при его
участии выполняется:
проверка ведения учетных и справочных документов;
выявление фактического наличия дел и документов;
выявление дел, подлежащих реставрации, и организация реставрации;
выявление дел, подлежащих санитарной обработке;
проверка состояния архивохранилищ, оборудования;
проведение инспекций по вопросам хранения документов ЕГФД в
учреждениях лицензиатах, осуществляющих деятельность на территории
УГМС;
подготовка и передача в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" годового отчета о
составе и объеме хранимых документов ЕГФД.
В НИУ ответственным лицом за исполнение действий по выполнению
процедуры хранения документов является директор. Он несет персональную
ответственность за сохранность документов ЕГФД на бумажных и
технических носителях (страховых копий) по профилю деятельности НИУ.
Под его непосредственным руководством выполняется:
обеспечение отдела фонда данных НИУ необходимым техническим и
компьютерным оборудованием и программным обеспечением;
согласование планов содержания и развития архивохранилищ;
организация работы архивохранилищ;
поддержание требуемых условий по обеспечению хранения документов
ЕГФД.
Ответственным должностным лицом по выполнению действий,
обеспечивающих хранение документов ЕГФД в НИУ, является начальник
отдела фонда данных или другого подразделения, определенного
директором института. Под его непосредственным руководством
обеспечивается:
выполнение работ по сохранности документов в фонде;
выполнение работ по реставрации документов;
подготовка и передача в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" годового отчета о
составе и объеме хранимых документов ЕГФД.
В ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" за исполнение действий по выполнению процедуры
хранения документов ЕГФД ответственным лицом является заместитель
директора института. Он обеспечивает:
взаимодействие с курирующим управлением Росгидромета по вопросам
хранения документов ЕГФД в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД", УГМС и НИУ Росгидромета;
взаимодействие с Росархивом по вопросам депозитарного хранения
Архивного фонда Российской Федерации в области гидрометеорологии и
смежных с ней областях в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";
организацию работ по техническому оснащению хранилищ и
подразделений ЦГМД ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";
согласование планов содержания и развития хранилища;
организацию работ по проверке сохранности документов ЕГФД и
технических носителей в ЦГМД ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";
организация работ по разработке программного обеспечения по
контролю полноты, достоверности и заполнению пропусков информации в
архивах на технических носителях, хранящихся в ЦГМД;
организацию работ по перезаписи информации на более современные
носители с целью уменьшения физических объемов, занимаемых носителями
хранимой информации и повышения надежности хранения данных;
организацию работ по переводу хранимых материалов на научно
обоснованные технические носители с использованием современных
программных оболочек;
организацию работ по расширению номенклатуры хранимых архивных
данных, включая увеличение объемов исторических данных на электронных
носителях.
Ответственным должностным лицом по выполнению конкретных
действий, обеспечивающих хранение документов ЕГФД в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД",
является начальник центра гидрометеорологических данных или другого
подразделения, определенного директором института. Под его
руководством выполняется:
проведение работ по техническому оснащению хранилищ и
подразделений ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";
проведение работ по проверке сохранности документов ЕГФД и
технических носителей в ЦГМД ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";
проведение работ по разработке программного обеспечения по
контролю полноты, достоверности и заполнению пропусков информации в
архивах на технических носителях, хранящихся в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";
проведение работ по перезаписи информации на более современные
носители (картриджи);
проведение работ по переводу хранимых материалов на научно
обоснованные технические носители с использованием современных
программных оболочек;
проведение работ по расширению номенклатуры хранимых архивных
данных, включая увеличение объемов исторических данных на электронных
носителях;
проведение инспекций по проверке организации работ по ведению
ЕГФД в УГМС и НИУ Росгидромета;
подготовка отчетных данных по структуре и объемам хранящихся
документов ЕГФД для представления в Росгидромет и Росархив.
Содержание административного действия, продолжительность и
максимальный срок его выполнения.
В действие по хранению документов ЕГФД входит:
деятельность участников ведения ЕГФД по обеспечению сохранности
зафиксированной информации в документах на бумажных и технических
носителях;
деятельность по обеспечению условий хранения документов.
В состав работ по обеспечению сохранности информации на бумажных
носителях также входит:
выделение помещения для хранения документов и работы с ними;
оборудование архивохранилищ;
топографирование архивохранилищ и размещение документов в них;
проверка наличия и состояния документов фонда;
реставрация поврежденных и пришедших в негодность документов.
Сохранность информации в документах на бумажных и технических
носителях выявляется проверкой документов ЕГФД в фонде. Целью проверки
являются:
установление фактического наличия дел и документов в них;
проверка ведения учетных и справочных документов;
выявление дел, не внесенных в описи и книги учета поступления;
выявление дел, подлежащих реставрации;
выявление дел, подлежащих санитарной обработке;
проверка состояния архивохранилищ, оборудования.
Основными задачами проверки наличия и состояния фонда данных на
магнитоленточных носителях является установление фактического наличия
носителя и сопроводительной документации к нему, числящихся по книгам
учета.
В состав работ по обеспечению сохранности информации на
магнитоленточных носителях входит периодическая проверка и регенерация
носителей с помощью программных и технических средств. Результатом ее
выполнения должен быть протокол, содержащий перечень номеров сбойных
блоков, обнаруженных тестом накопителя на магнитной ленте.
Долговременное хранение документов ЕГФД на бумажных и технических
носителях обеспечивается в специально оборудованных хранилищах и
помещениях в зависимости от типа носителя.
Сроки выполнения административной процедуры хранения.
Срок хранения документов ЕГФД определяется в соответствии с
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской
Федерации от 31 июля 2007 года N 1182 "Об утверждении Перечня типовых
архивных документов, образующихся в научно-технической и
производственной деятельности организаций, с указанием сроков
хранения" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации
27 сентября 2007 года, регистрационный N 10194).
Критерии принятия решений о проверке состояния документов.
Внеочередная полная проверка документов должна проводиться в
случае стихийного бедствия в хранилище и других обстоятельств, в
результате которых возможны утраты документов.
Кроме этого, регулярной проверке подлежат дела при выдаче
пользователям и при приеме их от пользователя.
Выборочная проверка документов должна проводиться при смене
заведующего отделом фонда данных, а также когда нарушены нормальные
условия хранения документов, при реорганизации и ликвидации
организации.
Результат административного действия.
Результаты действия по хранению документов фиксируются актами
передачи-приема документов ЕГФД, описями документов, записями в
учетной документации, актами проверки.
После окончания проверки должен быть организован розыск
необнаруженных документов. На необнаруженные дела, пути розыска
которых исчерпаны, составляется справка о проведенной работе по
розыску дел и акт о снятии их с учета.
В случае обнаружения искажения, потери информации ЕГФД, нарушения
правил хранения, комплектования, учета или использования архивных
документов ответственные лица подвергаются административному наказанию
в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Способ фиксации результатов выполнения действия. Результаты
действий по хранению документов ЕГФД в УГМС/ЦГМС-Р и НИУ фиксируются:
квартальными и годовыми отчетами УГМС и НИУ по выполнению Задания
Росгидромета по формам статистической отчетности;
протоколами проверки состояния технических носителей с указанием
причин, приведших к потере информации или порче носителя;
актами состояния архивохранилищ при проведении инспекций;
в отчете УГМС и НИУ по ведению Госфонда, представляемом в ГУ
"ВНИИГМИ-МЦД", сведениями о состоянии архивохранилищ и условиях
хранения документов в них.
3.4. Информирование пользователей о составе и размещении
информации ЕГФД
Юридическим фактом начала исполнения действий по информированию
пользователей о составе и размещении информации ЕГФД являются сведения
о поступивших и хранящихся документах.
Сведения о должностных лицах, ответственных за выполнение
административного действия - обеспечение информирования пользователей
о составе и размещении информации ЕГФД.
Ответственным за выполнение действий по обеспечению
информирования пользователей о составе и размещении информации ЕГФД в
УГМС является начальник отдела государственной системы наблюдений
УГМС. Он обеспечивает:
согласование публикуемых сведений для информирования
пользователей;
способ информирования и доведения информации до пользователей и
участников ведения ЕГФД.
В НИУ ответственным лицом за исполнение действий по
информированию пользователей о составе и размещении информации ЕГФД
является директор. Он обеспечивает:
согласование публикуемых сведений для информирования
пользователей;
способ информирования и доведения информации до пользователей и
участников ведения ЕГФД.
В ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" за исполнение действий по информированию
пользователей о составе и размещении информации ЕГФД ответственным
лицом является заместитель директора. Он обеспечивает:
согласование форм представления и информирования пользователей;
способ информирования и доведения информации до пользователей и
участников ведения ЕГФД.
Ответственным должностным лицом по выполнению конкретных
действий, обеспечивающих информирование пользователей о составе и
размещении информации ЕГФД, является начальник центра
гидрометеорологических данных ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" или другого
подразделения, определенного директором института. Под его
руководством:
подготавливаются информационные материалы;
устанавливается порядок информирования (сроки, состав
представляемой информации, форма представления и т.п.).
Права и обязанности должностного лица, ответственного за
информирование пользователей о составе и размещении информации ЕГФД.
Права и обязанности должностного лица устанавливаются должностной
инструкцией, утверждаемой в установленном порядке соответствующим
руководителем, исходя из прав и обязанностей структурного
подразделения по решению данной задачи.
Содержание административного действия, продолжительность и
максимальный срок его выполнения.
Информирование пользователей о составе и размещении информации
ЕГФД включает следующие действия:
- подготовка и размещение на сайтах Internet сведений о составе
ЕГФД и местах хранения документов ЕГФД;
- подготовка и размещение на сайтах Internet сведений об
участниках деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней
областях, в том числе не входящих в систему Росгидромета;
- подготовка и публикация бюллетеней о новых поступлениях в фонд
в виде изданий и/или на сайтах Internet;
- размещение на сайтах Internet информации о проведенных
мероприятиях (совещания, семинары и т.п.);
- размещение на сайтах Internet действующих и вновь введенных
законодательных, нормативно-правовых, руководящих документов,
касающихся деятельности ЕГФД.
Сроки исполнения действий по информированию пользователей о
составе и размещении информации ЕГФД и способ фиксации результатов
действий по информированию. Информирование пользователей о составе
ЕГФД, местах хранении документов ЕГФД, об организациях - участниках
ЕГФД осуществляет ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" с периодичностью раз в год до 30
апреля следующего года.
Подготовка и публикация бюллетеней о новых поступлениях в фонд в
виде изданий и/или на сайтах осуществляется УГМС и НИУ ежеквартально.
Справки и/или выписки предоставляются по письменным обращениям в
организации и учреждения из приложений 2 и 3 в течение месяца со дня
обращения.
Размещение на сайтах информации о проведенных мероприятиях
(совещания, семинары) осуществляет УГМС и НИУ по завершении
мероприятия в двухнедельный срок.
Размещение на сайте ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" вновь введенных
законодательных, нормативно-правовых, руководящих документов,
касающихся деятельности ЕГФД, осуществляется в разделе "Правовые и
методические документы Единого государственного фонда данных о
состоянии окружающей среды, ее загрязнении" по мере опубликования
документов.
Критерии принятия решений по информированию.
Выполнение графика новых публикаций.
Состоявшееся событие, которое должно быть отражено.
Способ фиксации результата выполнения административного действия,
в том числе в электронной форме, содержащий указание на формат
обязательного отображения административного действия, в том числе в
электронных системах.
Подготовка и публикация бюллетеней о новых поступлениях в фонд в
виде изданий.
Подготовка и публикация бюллетеней о новых поступлениях в фонд на
сайтах осуществляется УГМС и НИУ.
Размещение на сайтах информации о проведенных мероприятиях
(совещания, семинары) осуществляет УГМС и НИУ по завершении
мероприятия в двухнедельный срок.
3.5. Методическое обеспечение ведения ЕГФД
Юридическим фактом начала исполнения действий по методическому
обеспечению исполнения государственной функции по ведению ЕГФД
является утвержденный план НИОКР Росгидромета (результат
административной процедуры из подраздела 3.1).
Ответственные за выполнение действий по методическому обеспечению
ведения ЕГФД.
В УГМС ответственным лицом за исполнение действий по
методическому обеспечению исполнения государственной функции по
ведению ЕГФД является начальник отдела государственной системы
наблюдений УГМС. Он обеспечивает:
работу подведомственных учреждений и подразделений по ведению
ЕГФД в соответствии с действующей нормативно-методической
документацией;
подведомственные учреждения и подразделения необходимым
количеством нормативно-методической документации по ведению ЕГФД;
консультации подведомственных учреждений и подразделений по
методическим вопросам с отделом фонда данных УГМС и методическим
подразделением ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";
проверку подведомственных учреждений и подразделений по вопросам
выполнения нормативно-методических требований по ведению ЕГФД;
разработку и подготовку предложений по внесению изменений в
действующую нормативно-методическую документацию по ведению ЕГФД.
В НИУ ответственным лицом за исполнение действий по методическому
обеспечению исполнения государственной функции по ведению ЕГФД
является директор института. Он обеспечивает:
работу подведомственных подразделений по ведению ЕГФД в
соответствии с действующей нормативно-методической документацией;
подведомственные подразделения необходимым количеством
нормативно-методической документации по ведению ЕГФД;
консультации подведомственных подразделений по методическим
вопросам с отделом фонда данных НИУ и методическим подразделением ГУ
"ВНИИГМИ-МЦД";
проверку подведомственных подразделений по вопросам выполнения
нормативно-методических требований по ведению ЕГФД;
разработку и подготовку предложений по внесению изменений в
действующую нормативно-методическую документацию по ведению ЕГФД.
В ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" за исполнение действий по методическому
обеспечению исполнения государственной функции по ведению ЕГФД
является заместитель директора института. Он обеспечивает:
общее руководство разработкой и актуализацией
нормативно-методической документации;
согласование нормативно-методической документации по ведению ЕГФД
с Росархивом, участниками деятельности ЕГФД, включая организации и
учреждения Росгидромета;
предоставление на утверждение в Росгидромет
нормативно-методической документации по ведению ЕГФД.
Ответственным должностным лицом по выполнению конкретных действий
по методическому обеспечению исполнения государственной функции по
ведению ЕГФД является начальник центра гидрометеорологических данных
ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" или другого подразделения, определенного директором
института. Под его руководством:
составляются списки разработки новой, актуализации действующей и
переиздания недостающей нормативно-методической документации по
ведению ЕГФД;
осуществляется внедрение и сопровождение нормативно-методической
документации по ведению ЕГФД;
осуществляется разработка и актуализация нормативно-методической
документации по ведению ЕГФД в соответствии с вновь выходящими
федеральными законами и подзаконными актами в сфере информационного
обеспечения в целях обеспечения такой информацией отраслей экономики,
Вооруженных Сил Российской Федерации и населения страны;
осуществляется контроль за выполнением участниками деятельности
ЕГФД в своей работе действующей нормативно-методической документации
по ведению ЕГФД при проведении инспекций в организациях и учреждениях;
осуществляется проведение консультаций с участниками ЕГФД по
методическим вопросам с помощью переписки, электронной почты,
телефонных переговоров в режиме диалога.
Права и обязанности должностного лица.
Права и обязанности должностного лица устанавливаются должностной
инструкцией, утверждаемой в установленном порядке соответствующим
руководителем, исходя из прав и обязанностей структурного
подразделения по решению данной задачи.
Содержание административного действия, продолжительность и
максимальный срок его выполнения.
Составляющими работ по методическому обеспечению исполнения
государственной функции по ведению ЕГФД являются:
разработка нормативно-методической документации по ведению ЕГФД;
согласование нормативно-методической документации по ведению ЕГФД
с Росархивом, участниками деятельности ЕГФД, включая организации и
учреждения Росгидромета;
утверждение нормативно-методической документации по ведению ЕГФД
в Росгидромете;
внедрение и сопровождение нормативно-методической документации по
ведению ЕГФД;
актуализация нормативно-методической документации по ведению ЕГФД
в соответствии с вновь выходящими федеральными законами и подзаконными
актами в сфере информационного обеспечения в целях обеспечения такой
информацией отраслей экономики, Вооруженных Сил Российской Федерации и
населения страны;
контроль выполнения участниками деятельности ЕГФД действующей
нормативно-методической документации по ведению ЕГФД.
Сроки выполнения методических работ. Работа по методическому
обеспечению исполнения функции по ведению ЕГФД осуществляется в рамках
выполнения НИОКР Росгидромета.
Ежегодно при подготовке планов НИР:
разрабатываются и уточняются списки разработки новой,
актуализации действующей и переиздания недостающей нормативно -
методической документации по ведению ЕГФД;
подготавливается календарный план реализации организационно -
методических мероприятий по ведению ЕГФД, куда включаются работы по
проведению инспекций, консультаций, проведению экспертизы ценности
документов ЕГФД;
предусматривается разработка методов сохранности и проверки
носителей информации ЕГФД, которые внедряются в организациях -
участниках ЕГФД.
Максимальные сроки выполнения работ по методическому обеспечению
исполнения функции по ведению ЕГФД определяются планами НИОКР.
Критерии принятия решений.
Соответствие действующей нормативно-методической документации
имеющимся условиям и технической оснащенности, предложения по новым
разработкам в связи с техническим переоснащением отделов наблюдений,
обработки, а также архивных подразделений.
Проверка подведомственных учреждений и подразделений по вопросам
выполнения нормативно-методических требований по ведению ЕГФД.
Подготовка предложений по внесению изменений в действующую
нормативно-методическую документацию по ведению ЕГФД.
Результат административного действия по методическому обеспечению
ведения ЕГФД.
Разработка и актуализация нормативно-методической документации по
обеспечению ведения ЕГФД.
Согласованная с Росархивом нормативно-методическая документация
по ведению ЕГФД.
Консультации участников ЕГФД по методическим вопросам с помощью
переписки, электронной почты.
Акты проверок выполнения участниками деятельности ЕГФД
действующей нормативно-методической документации.
Способ фиксации результатов выполнения действия по методическому
обеспечению исполнения государственной функции по ведению ЕГФД
выражается:
в разработанной и изданной нормативно-методической документации
по ведению ЕГФД;
в актах инспекций организаций и учреждений участников
деятельности ЕГФД, включая организации Росгидромета, в которых
отражается обеспеченность организаций нормативно-методической
документацией по ведению ЕГФД, правильность действий организаций по
ведению ЕГФД в соответствии с нормативно-методической документацией по
ведению;
в отчетах по выполнению НИОКР, где указываются разработанные
документы;
в сводном отчете ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" по ведению Госфонда, где
указываются выполненные за год организационно-методические мероприятия
и оценивается работа отделов фондов данных УГМС и НИУ по методической
работе с сетевыми наблюдательными организациями.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ГИДРОМЕТЕОРОЛОГИИ И МОНИТОРИНГУ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ВЕДЕНИЕ ЕДИНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ФОНДА ДАННЫХ О СОСТОЯНИИ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ, ЕЕ ЗАГРЯЗНЕНИИ"".