Фрагмент документа "МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ)".
2. Документирование управленческой деятельности
общеобразовательного учреждения
2.1. При подготовке, согласовании, подписании и утверждении
документов, образующихся в результате деятельности
общеобразовательного учреждения, необходимо соблюдать требования,
обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки
с использованием средств электронно-вычислительной техники.
2.2. Состав документов, образующихся в процессе деятельности
общеобразовательного учреждения, определяется: его компетенцией и
функциями; кругом управленческих действий, порядком разрешения
вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия
между общеобразовательными учреждениями и другими организациями.
В состав документов общеобразовательного учреждения входят:
организационные документы (устав общеобразовательного учреждения;
договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные
инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное
расписание; правила внутреннего трудового распорядка);
распорядительные документы (приказы, инструкции);
информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки,
акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и
телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).
Документы, как правило, должны оформляться на бланках
общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р
6.30-97 с изменением N 1 2000 г.), иметь установленный комплекс
обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения
основных и оперативных вопросов лечебно-профилактических мероприятий,
вопросов финансово-хозяйственной деятельности общеобразовательного
учреждения.
Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем
общеобразовательного учреждения, если в тексте не указано другого
срока. Подписанный приказ регистрируется зав. канцелярией
(секретарем).
Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и
должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер
приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и
распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых
действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ,
послуживший основанием для подготовки приказа.
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии
должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения.
Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом
"приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста
приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими
цифрами с точками.
Каждый пункт распорядительной части начинается с указания
конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.
Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные)
могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в
соответствующих пунктах приказа.
На первом листе приложения в правом верхнем углу делается
надпись:
Приложение к приказу
от 11.02.2001 N 2
При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляется
порядковый номер.
Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то
в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая
запись:
Приложение к приказу
от 02.02.2001 N 12
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.
Образец оформления приказа по основной деятельности
общеобразовательного учреждения приведен в Приложении 5.
Процессы применения управленческих решений общеобразовательного
учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов
конференций, педагогических советов.
ПРОТОКОЛЫ оформляются на бланках общеобразовательного учреждения
и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного
учреждения, наименование вида документа, дата заседания, номер, место
заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению),
заголовок, виза, текст, подписи, отметка о направлении в дело. Дата
протокола - это дата проведения совещания.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ",
"СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ") и переменную (фамилия, инициалы
председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости
указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии,
должности лиц, приглашенных на совещание.
При количестве участников совещания более 10 составляется список
присутствующих, который прилагается к протоколу.
Слова "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ" пишутся от 0
- нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставится
тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии
присутствующих располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1
межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова
"повестка дня" печатают от 0 - нулевого положения табулятора, после
них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый
вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность
расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы
перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение,
информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика
пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня
вопрос "Разное". Каждый вопрос должен быть конкретизирован.
Основная часть текста строится в соответствии с вопросами
повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки
дня осуществляется по схеме "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ
(РЕШИЛИ)", а также протоколируются вопросы и ответы.
Образец оформления протокола приведен в Приложении 6. В практике
применяется краткая форма протокола, когда указываются только список
присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении 7.
Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:
наименование общеобразовательного учреждения, название вида
документа (выписка из протокола), дату (дата заседания), индекс, место
составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении
копии, отметку об исполнении, направлении в дело.
Образец оформления выписки из протокола приведен в Приложении 8.
К информационно-справочным документам, образующимся в процессе
деятельности общеобразовательного учреждения, относятся: справки,
докладные записки, письма, телеграммы, телефонограммы.
ПИСЬМА оформляются на бланках, включают в себя следующий состав
реквизитов: наименование общеобразовательного учреждения, дату,
индекс, ссылку на индекс и дату входящего документа, адресата,
резолюцию руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии
приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении и
направлении в дело, отметку о переносе данных на машинный носитель.
Образец оформления письма приведен в Приложении 9.
ТЕЛЕГРАММЫ печатают в двух экземплярах на одной стороне листа
через два интервала. Текст телеграммы составляется без союзов,
предлогов и знаков препинания, без переноса слов.
Образец телеграммы приведен в Приложении 10.
ТЕЛЕФОНОГРАММА включает следующие реквизиты:
наименование общеобразовательного учреждения, адрес, дату,
индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание
должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших
телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограмм
применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в
одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным
исполнителем.
Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна
быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.
Телефонограмма передается нескольким адресатам по прилагаемому
списку учреждений-адресатов и номеров телефонов.
Образец оформления телефонограммы приведен в Приложении 11.
|
Фрагмент документа "МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ)".