Фрагмент документа "О РЕГЛАМЕНТЕ ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ".
12.1. Подготовка и проведение заседаний и совещаний
Совещания у руководителя Департамента и его заместителей
проводятся в соответствии с их поручениями и недельными планами
работы. Организация совещания у руководителя Департамента возлагается
на первого заместителя руководителя, заместителей руководителя,
начальников подразделений Департамента.
Ответственные за подготовку совещания обеспечивают не менее чем
за 2 рабочих дня до его проведения предоставление повестки совещания с
указанием докладчика и списка участников, а также сводной информации
по существу рассматриваемого вопроса и при необходимости проекта
распорядительного документа, согласованного с соответствующими
должностными лицами.
Ответственные за подготовку совещания не позднее чем за 1 день до
совещания обеспечивают подготовку помещения, приглашение участников,
оповещение их при отмене или переносе даты совещания.
При необходимости в ходе совещания ведется магнитограмма.
После проведения совещания (в том числе выездного) в срок не
более трех дней соответствующие структурные подразделения составляют
протокол.
Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий
ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях и совещаниях,
проводимых должностными лицами и рабочими органами Департамента
(коллегией, комиссиями, советами и т.д.). Решения, зафиксированные в
протоколах, принятые в пределах полномочий должностных лиц, их
подписавших, являются обязательными для исполнения соответствующими
должностными лицами Департамента, подведомственных структур и
руководимыми ими сотрудниками.
Протокольные решения, как правило, имеют непродолжительный
характер действия и распространяются на ограниченный круг должностных
лиц.
Протоколы совещаний оформляются следующим образом: указываются
номер протокола, дата совещания, присутствующие, записываются
рассмотренные вопросы и фамилии выступивших по ним. Основная часть
протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня,
каждый раздел протокола строится по форме "слушали - выступили -
решили".
Ход обсуждения не фиксируется; допускается отдельно по каждому
вопросу кратко записывать констатирующую часть (состояние обсуждаемого
вопроса) и полностью поручения с указанием наименований структурных
подразделений (или организаций), должностных лиц, которым даются
поручения, а также сроков их исполнения. В последнем пункте
указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль
исполнения поручений, зафиксированных в протоколе.
Специалистом, оформившим протокол, определяется круг лиц, которым
рассылается протокол, с учетом данных на совещании поручений.
Протокол подписывается должностным лицом, проводившим совещание.
Оформленные протоколы совещаний регистрируются в соответствующих
подразделениях в течение года по возрастанию номеров. Копии протокола
либо выписки из него с конкретными поручениями и сроками их исполнения
направляются исполнителям на следующий день после его подписания.
Протоколы два года хранятся в структурных подразделениях, затем в
установленном порядке передаются в Центральный объединенный архив
Департамента здравоохранения города Москвы.
|
Фрагмент документа "О РЕГЛАМЕНТЕ ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ".