МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ПРОВЕРКИ ИСПОЛНЕНИЯ НОТАРИУСОМ, ЗАНИМАЮЩИМСЯ ЧАСТНОЙ ПРАКТИКОЙ, ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ. Протокол. Федеральная нотариальная палата РФ. 17.06.05 04/05

8. Нотариальное делопроизводство и ведение архива

     По нотариальному делопроизводству и ведению архива проверяются:
     - номенклатура   дел   нотариальной  конторы  и  ее  соответствие
номенклатуре дел, утвержденной нотариальной палатой;
     - наличие    нарядов    (дел),    соответствующих    утвержденной
нотариальной конторой номенклатуре, в том числе:
     - статистические отчеты;
     - справки и акты о результатах проверок нотариуса;
     - приказы и другие документы по работникам нотариальной конторы;
     - переписка с органами юстиции и нотариальной палатой;
     - переписка с учреждениями, организациями и гражданами;
     - документы  финансовой и хозяйственной деятельности нотариальной
конторы;
     - описи документальных материалов, сданных в архив;
     - Журнал регистрации входящей корреспонденции;
     - Журнал регистрации исходящей корреспонденции;
     - Журнал учета вызовов нотариуса на дом;
     - постановления об отказе в совершении нотариальных действий;
     - Реестр регистрации нотариальных действий;
     - Книга учета наследственных дел;
     - Алфавитная книга учета наследственных дел;
     - Алфавитная книга учета завещаний;
     - Книга  учета  заявлений о принятии мер к охране наследственного
имущества и другие.
     Проверяются также:
     - соответствие   количества   реестров   нотариальных   действий,
полученных  нотариусом  в  палате  (по  данным  палаты)  и имеющихся у
нотариуса;
     - правильность  ведения  реестров,  их  оформление (реестр должен
быть  прошнурован,  листы  в  нем  пронумерованы,  количество листов в
реестре   должно   быть   заверено   подписью   уполномоченного   лица
нотариальной палаты и скреплено печатью палаты);
     - правильность  хранения  наследственных дел, нарядов, реестров в
архиве нотариуса;
     - наряды   с   экземплярами  нотариально  оформленных  нотариусом
документов,  остающихся  на хранении в делах нотариальной конторы (ст.
60 Основ);
     - правильность  списания дел в архив с проставленными отметками в
Алфавитной  книге  и  Книге  регистрации  наследственных дел в графе о
списании  дела  -  даты  сдачи  и номера дела, под которым было выдано
свидетельство о праве на наследство;
     - правильность  оформления  нарядов  (дел), оконченных нотариусом
делопроизводства.