Фрагмент документа "О РЕГЛАМЕНТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКВЫ (РЕДАКЦИЯ НА 17.11.2009)".
7. Организация работы со служебными документами
и обращениями граждан
В Аппарате Мэра и Правительства Москвы установлена смешанная
система делопроизводства, предусматривающая централизованную работу с
документами Мэра Москвы, Правительства Москвы и децентрализованную - с
документами структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства
Москвы.
7.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка документов.
7.1.1. Прием и отправка служебных документов и обращений граждан,
адресованных Мэру Москвы и Правительству Москвы, осуществляется
следующими способами:
- фельдъегерской службой (в соответствии с графиком маршрутов);
- через почтовое отделение;
- нарочными, курьерами;
- лично гражданами (через окно приема почты);
- с использованием официального сервера Правительства Москвы в
сети Интернет;
- с использованием пейджинговой связи (для обращений граждан);
- с использованием телеграфной связи.
7.1.2. Прием служебных документов и обращений граждан,
направленных Мэру Москвы, Правительству Москвы по почте,
осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке работы с
почтовой корреспонденцией для сотрудников подразделения приема и
отправки корреспонденции.
7.1.3. Прием и отправка документов в Аппарате Мэра и
Правительства Москвы производится централизованно, за исключением
факсимильной, телефонной связи и электронной почты.
Документы, переданные (полученные) с использованием факсимильной
связи, электронной почты и с официального сервера Правительства Москвы
в сети Интернет без использования в установленном порядке технологии
электронной цифровой подписи, не имеют юридической силы, поэтому
указанные способы не могут быть использованы для передачи документов,
требующих удостоверения подлинности документа.
7.1.4. Централизованный прием и отправку документов с
использованием факсимильной связи, а также прием документов с
официального сервера Правительства Москвы в сети Интернет осуществляет
пункт связи.
Допускается применение факсимильной связи и электронной почты для
приема и отправки документов, не требующих централизованной
регистрации либо с последующей их регистрацией, с использованием
специальной аппаратуры, установленной в структурных подразделениях
Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
Интернет-письма граждан и юридических лиц оформляются на
официальном сервере Правительства Москвы в сети Интернет в разделе
"Обращения в Правительство Москвы".
Прием и отправка телефонограмм, адресованных Мэру Москвы и членам
Правительства Москвы или подписанных ими, производится структурными
подразделениями Аппарата Мэра и Правительства Москвы, обеспечивающими
их деятельность, в соответствии с компетенцией.
7.1.5. Прием, первичная обработка, доставка и отправка
корреспонденции осуществляется подразделением приема и отправки
корреспонденции.
7.1.5.1. Служебные документы и обращения граждан, лично
передаваемые в подразделение приема и отправки корреспонденции,
принимаются только при вскрытых конвертах.
7.1.5.2. При приеме от нарочных служебных документов в разносной
книге отправителя ставятся штамп Правительства Москвы, дата и подпись
сотрудника подразделения, принявшего документ, на копии документа -
штамп Правительства Москвы с указанием даты приема.
7.1.5.3. При приеме обращений от граждан при наличии копии
обращения на ней по просьбе гражданина ставится штамп Правительства
Москвы с указанием даты поступления документа в Аппарат Мэра и
Правительства Москвы.
7.1.5.4. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в
выходные и праздничные дни от Президента Российской Федерации,
Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской
Федерации и в связи с чрезвычайными ситуациями, принимается дежурными
приемной Мэра Москвы с последующей передачей в подразделение приема и
отправки корреспонденции (с указанием, какие документы доложены Мэру
Москвы или должностному лицу).
Указанная корреспонденция передается в подразделение приема и
отправки корреспонденции для ее обработки не позднее 9.30 следующего
рабочего дня.
7.1.5.5. При приеме корреспонденции проверяется правильность
адресования и целостность упаковок.
Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с
пояснением причины возврата не позднее трех рабочих дней с момента
получения.
7.1.5.6. Все конверты с поступившими в Аппарат Мэра и
Правительства Москвы документами вскрываются.
Проверенные в соответствии с Инструкцией о порядке работы с
почтовой корреспонденцией для сотрудников подразделения приема и
отправки корреспонденции вложения - документы, отправленные из-за
рубежа или на иностранном языке, а также с пометкой "лично" передаются
соответствующим адресатам во вновь заклеенном конверте.
7.1.5.7. При вскрытии конвертов со служебными документами
проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также
наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).
В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых
реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием
причин возврата.
7.1.5.8. Работа с анонимными документами, содержащими сведения о
признаках преступлений против государства, осуществляется в
соответствии с требованиями Инструкции о порядке получения, обработки
и работе с анонимными документами, адресованными Мэру Москвы,
Правительству Москвы.
7.1.5.9. На всех документах и обращениях граждан, поступивших в
подразделение приема и отправки корреспонденции до 14.00 текущего дня,
проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).
На корреспонденции, поступившей в подразделение после 14.00,
проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.
7.1.5.10. На документы, требующие срочного рассмотрения и имеющие
пометку срочности, а также адресованные Мэру Москвы, Правительству
Москвы и поступившие из Администрации Президента Российской Федерации,
Правительства Российской Федерации, Совета Федерации, Государственной
Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Московской городской
Думы, телеграммы, заявления граждан и организаций о проведении
митингов, демонстраций, манифестаций и т.д. - проставляется штамп с
указанием даты текущего дня (дня поступления), доставка их
осуществляется незамедлительно (вне графика курьерских маршрутов).
7.1.6. Сотрудники подразделения приема и отправки корреспонденции
и пункта связи распределяют документы в структурные подразделения
Аппарата Мэра и Правительства Москвы, осуществляющие регистрацию
поступившей корреспонденции, в соответствии с п. 7.2.2 настоящего
Регламента.
7.1.7. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов в
Аппарате Мэра и Правительства Москвы в пределах зданий 11 и 13 по
Тверской улице, здания 21 по Вознесенскому переулку и здания 26 по
Леонтьевскому переулку осуществляется инспекторами-курьерами в
соответствии с графиком курьерских маршрутов.
7.1.8. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов в
Аппарате Мэра и Правительства Москвы осуществляется под расписку в
реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времени получения
документа и полной фамилии расписавшегося).
7.1.9. Отправка документов из Аппарата Мэра и Правительства
Москвы производится после регистрации документа (резолюции к нему) в
соответствующем структурном подразделении.
При отправке корреспонденции подразделением приема и отправки
корреспонденции и пунктом связи проверяется наличие:
- адреса с индексом (для документов, отправляемых в
неподведомственные Правительству Москвы организации, в том числе в
органы местного самоуправления);
- исходящего номера;
- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;
- указанных в тексте приложений;
- подписи на документе.
7.1.10. Руководители подразделения приема и отправки
корреспонденции и пункта связи (а также всех подразделений,
осуществляющих документационное обеспечение) имеют право в случае
неправильно оформленного документа:
- вернуть документ исполнителю с указанием ошибки;
- пригласить исполнителя к себе по документам срочного характера
для исправления допущенной ошибки.
7.1.11. Документы, переданные в подразделение приема и отправки
корреспонденции, отправляются внешним адресатам через фельдъегерскую
службу в 12.00 (утренний маршрут) и в 16.30 (вечерний маршрут) при
сдаче документов в подразделение до 11.30 и 16.00 соответственно.
Документы срочного характера, имеющие пометку срочности, сдаются
в фельдъегерскую службу для незамедлительной отправки (вне графика
маршрутов).
К категории документов, требующих срочной отправки, относятся:
- поручения и стенографические поручения Мэра Москвы;
- протоколы совещаний, проводимых Мэром Москвы;
- поручения по исполнению (резолюции) служебных документов и
обращений граждан, требующих оперативного решения.
7.1.12. При отправке заказной, простой и отправляемой
фельдъегерской службой корреспонденции заполняются расписки и реестры.
7.1.13. Выдача документов на руки автору или адресату допускается
в исключительных случаях в связи со срочностью решения вопросов,
поставленных в документах.
По документам, централизованно зарегистрированным, выдача
производится в отделах Управления по организации работы с документами
Правительства Москвы под роспись получателя и при наличии записки
руководителя структурного подразделения Аппарата Мэра и Правительства
Москвы либо лица, его замещающего, рассматривавшего документ.
7.2. Регистрация документов.
7.2.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и
использования в справочных целях (служебные документы и обращения
граждан).
Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа
(как входящие, так и исходящие), а также все без исключения документы,
поступающие из Администрации Президента Российской Федерации,
Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской
Федерации, Московской городской Думы.
7.2.2. Регистрация документов в Аппарате Мэра и Правительства
Москвы осуществляется:
- в Управлении по организации работы с документами Правительства
Москвы:
адресованных Мэру Москвы;
поступивших в ходе приема Мэром Москвы граждан;
адресованных первым заместителям и заместителям Мэра Москвы в
Правительстве Москвы, аппараты которых размещены по адресу:
ул.Тверская, 13, в том числе поступивших в ходе приема указанными
должностными лицами представителей организаций и граждан;
- адресованных руководителю Аппарата Мэра и Правительства Москвы,
в том числе поступивших в ходе приема руководителем Аппарата Мэра и
Правительства Москвы представителей организаций и граждан;
адресованных советникам Мэра Москвы;
адресованных должностным лицам, находящимся на централизованном
документационном обеспечении (в соответствии с номенклатурой дел);
поступивших в Правительство Москвы без указания конкретного
адресата;
адресованных члену Совета Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации - представителю от исполнительного органа
государственной власти города Москвы;
поручений по исполнению (резолюций) вышеуказанных документов;
ответов по исполнению данных поручений;
инициативной переписки заместителей Мэра Москвы в Правительстве
Москвы (в том числе первых), руководителя Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, советников Мэра Москвы и иных должностных лиц в
соответствии со сводной номенклатурой дел Аппарата Мэра и
Правительства Москвы и документов - ответов по исполнению;
договоров и соглашений города Москвы;
в Управлении Мэра Москвы:
поступивших в ходе приема Мэром Москвы представителей организаций
и частных лиц, а также подготовленных на доклад в Управлении Мэра
Москвы;
инициативных документов Мэра Москвы и ответов по ним;
протоколов совещаний, проводимых Мэром Москвы, в том числе
протоколов выездных совещаний, протоколов заседаний Комиссии
Правительства Москвы по финансовому обеспечению городских программ,
Оперативной группы по вопросам сноса самовольных построек и
освобождения земельных участков, Оперативной группы по вопросам
организации проектирования и строительства детских дошкольных
учреждений, физкультурно-оздоровительных комплексов и гостиниц и
других, а также ответов по ним;
поручений Мэра Москвы (в том числе стенографических) и ответов по
ним;
проектов распорядительных документов Мэра Москвы и Правительства
Москвы, поступивших в ходе приема и направленных на доработку с
поручениями Мэра Москвы, и ответов по ним;
решений и протоколов заседаний Объединенной коллегии
исполнительных органов государственной власти Москвы и Московской
области;
решений и протоколов заседаний Объединенного научно-экспертного
совета Российской академии наук и Правительства Москвы по устойчивому
развитию и безопасности московского мегаполиса;
в Приемной Правительства Москвы:
поручений и документов по исполнению поручений должностных лиц
исполнительной власти города Москвы, данных в ходе приема граждан,
организованного Приемной Правительства Москвы;
в структурных подразделениях Аппарата Мэра и Правительства
Москвы:
адресованных соответствующим структурным подразделениям;
инициативных документов руководителей структурных подразделений
(в соответствии с номенклатурой дел);
протоколов совещаний, проводимых руководителем Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, первыми заместителями и заместителями Мэра
Москвы в Правительстве Москвы, министрами Правительства Москвы.
7.2.3. Регистрация документов (служебной корреспонденции и
обращений граждан) осуществляется в Аппарате Мэра и Правительства
Москвы в автоматизированном режиме.
Моментом регистрации документа считается момент фиксации факта
поступления документа путем записи необходимых сведений о документе в
автоматизированный банк регистрационных данных и проставление на
документе даты и регистрационного номера.
7.2.4. Служебные документы (в том числе Интернет-письма и факсы),
а также обращения частных лиц на иностранном языке, адресованные Мэру
Москвы либо в Правительство Москвы без указания конкретного адресата,
регистрируются в Управлении по организации работы с документами
Правительства Москвы при наличии идентичного текста на русском языке
либо после перевода документа (или сопроводительного письма,
позволяющего определить суть документа) в Департаменте
внешнеэкономических и международных связей города Москвы.
Документы на иностранном языке, адресованные членам Правительства
Москвы, руководителям структурных подразделений Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, направляются непосредственно адресату без
регистрации в Управлении по организации работы с документами
Правительства Москвы.
7.2.5. Прием (передача) телефонограмм, адресованных Мэру Москвы,
первым заместителям и заместителям Мэра Москвы в Правительстве Москвы,
руководителю Аппарата Мэра и Правительства Москвы, министрам
Правительства Москвы (или подписанных ими), производится секретарями
или дежурными приемных вышеназванных должностных лиц и
Оперативно-распорядительным управлением Мэра Москвы с регистрацией
телефонограмм в специальных журналах.
7.2.6. Документы, зарегистрированные в Управлении по организации
работы с документами Правительства Москвы, как правило, в тот же день
направляются адресатам, поступившие без указания конкретного адресата
- по принадлежности членам Правительства Москвы, руководителям органов
исполнительной власти города Москвы в соответствии с их компетенцией.
Для принятия решения о докладе документов Мэру Москвы и
подписания резолюций документы, адресованные Мэру Москвы, вместе с
подготовленными соответствующими структурными подразделениями Аппарата
Мэра и Правительства Москвы проектами резолюций (требования по
подготовке и оформлению резолюций изложены в п. 7.7 настоящего
Регламента) направляются руководителю Аппарата Мэра и Правительства
Москвы, начальнику Управления Мэра Москвы либо должностным лицам, их
замещающим.
Документы, адресованные первым заместителям и заместителям Мэра
Москвы в Правительстве Москвы, руководителю Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, после регистрации в Управлении по организации
работы с документами Правительства Москвы направляются для подготовки
проекта резолюции в структурные подразделения Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, обеспечивающие деятельность указанных
должностных лиц.
7.2.7. Документы, поступившие Мэру Москвы, первым заместителям и
заместителям Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителю Аппарата
Мэра и Правительства Москвы в ходе приема представителей организаций и
граждан, по которым указанные должностные лица дали поручения
(проставили резолюцию), подлежат регистрации в Управлении Мэра Москвы
или Управлении по организации работы с документами Правительства
Москвы до направления исполнителям в соответствии с распределением
обязанностей.
7.2.8. В случае регистрации в Аппарате Мэра и Правительства
Москвы документа по вопросу, ранее рассматриваемому, для подготовки
проекта резолюции и принятия решения о процедуре исполнения повторных
документов в соответствующие структурные подразделения Аппарата Мэра и
Правительства Москвы (должностным лицам) вместе с документами
направляется информация в виде справки, содержащаяся в базах данных
Правительства Москвы.
Повторными считаются документы, поступившие в Аппарат Мэра и
Правительства Москвы по одному и тому же вопросу из одной организации
или от одного и того же частного лица (группы лиц) в течение года,
считая от даты первичной регистрации документа в Аппарате Мэра и
Правительства Москвы, и если со времени подачи первого обращения истек
установленный законодательством срок рассмотрения, а также если
первоначальное решение вопроса, содержащееся в обращении, не
удовлетворило организацию или заявителя.
7.2.9. Структурные подразделения Аппарата Мэра и Правительства
Москвы, участвующие в процессе создания, регистрации и хранения
документов, несут ответственность за сохранность как самих документов,
так и информации о них в базах данных, а также за оперативное
представление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее
получение.
7.2.10. Структурные подразделения Аппарата Мэра и Правительства
Москвы самостоятельно регистрируют адресованные им документы.
При регистрации документов используются индексы в соответствии с
утвержденной руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы
сводной номенклатурой дел Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
7.2.11. По документам, адресованным Мэру Москвы, и документам,
подписанным Мэром Москвы, в базе данных служебных документов
Управлением Мэра Москвы и Управлением по организации работы с
документами Правительства Москвы централизованно фиксируется только
информация по исполнению документа (документы-отчеты, адресованные
Мэру Москвы, и документы - ответы авторам обращений за подписью Мэра
Москвы, членов Правительства Москвы и других уполномоченных им
должностных лиц в соответствии со сводной номенклатурой дел Аппарата
Мэра и Правительства Москвы).
7.3. Рассмотрение документов.
7.3.1. Рассмотрение документа в Аппарате Мэра и Правительства
Москвы предполагает ознакомление с содержанием документа, подготовку
проекта резолюции, передачу документа соответствующему руководителю
для принятия решения по исполнению документа, подписание резолюции.
7.3.2. Рассмотрение документа с последующим вводом информации в
базу данных производится не позднее трех рабочих дней с момента
регистрации документа в структурных подразделениях Аппарата Мэра и
Правительства Москвы.
7.3.3. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции
(резолюциях).
При подготовке проекта резолюции должностного лица исполнительной
власти города Москвы учитываются распределение обязанностей между
членами Правительства Москвы и функции, возложенные на органы
исполнительной власти города Москвы, Аппарат Мэра и Правительства
Москвы и их структурные подразделения.
Резолюция, содержащая принятое решение должностного лица по
исполнению документа, может быть адресована только руководителям
подведомственных органов исполнительной власти города Москвы и
структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы,
контроль за деятельностью и координацию работы (или руководство
деятельностью) которых осуществляет указанное должностное лицо, в
пределах их компетенции.
Документ может иметь несколько резолюций (одного или нескольких
должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом
последующая резолюция не должна дублировать и противоречить первой, в
ней должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его
исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой
резолюцией) и исполнитель.
Допускается возможность повторного рассмотрения документа при
изменении обстоятельств дела. В этом случае документ вновь
докладывается должностному лицу, подписавшему первичную резолюцию, и
должностное лицо имеет право дать новое поручение с учетом
изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.
Работа с жалобами физических лиц осуществляется в порядке,
установленном Административным регламентом исполнения государственной
функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных Мэру Москвы, в
Правительство Москвы, Аппарат Мэра и Правительства Москвы (приложение
13 к настоящему Регламенту). Работа с жалобами юридических лиц
осуществляется в аналогичном порядке.
7.3.4. Резолюция оформляется на бланке установленного образца.
Бланк резолюции скрепляется с документом. Резолюция может быть
оформлена и на самом документе.
7.3.5. В состав резолюции входят следующие элементы:
- исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц,
которым дается поручение);
- содержание поручения;
- срок исполнения поручения.
Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы
должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и
по их усмотрению для участия в решении вопроса, а также для контроля
за ходом исполнения.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается
ответственный исполнитель либо им считается лицо, указанное в
резолюции первым.
Резолюция подписывается должностным лицом, которое дает
поручение, и датируется.
На бланке резолюции указывается также фамилия исполнителя,
подготовившего проект резолюции (либо условное обозначение фамилии,
имени, отчества исполнителя). При необходимости возможно указание
дополнительных элементов, отражающих работу с документом.
7.3.6. Право проставлять резолюции (давать поручения по
исполнению) на документах, зарегистрированных в Аппарате Мэра и
Правительства Москвы, от имени и по поручению Мэра Москвы и других
должностных лиц имеют:
- от имени Мэра Москвы - должностное лицо (по вопросам, не
требующим доклада Мэру Москвы, а также осуществляя полномочия Мэра
Москвы в пределах, установленных указом Мэра Москвы); руководитель
Аппарата Мэра и Правительства Москвы, первый заместитель и заместитель
руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, заместитель
руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, начальник
Управления Мэра Москвы (по вопросам, не требующим доклада Мэру
Москвы);
- от имени членов Правительства Москвы - уполномоченные ими
должностные лица, у которых такое право предусмотрено в должностном
регламенте;
- от имени руководителей структурных подразделений Аппарата Мэра
и Правительства Москвы - лица, исполняющие их обязанности; их
заместители, а также лица, у которых такое право предусмотрено в
должностном регламенте.
7.3.7. Резолюции по исполнению документов по вопросам компетенции
Мэра Москвы, требующие доклада Мэру Москвы, оформляются для подписания
Мэром Москвы на бланке резолюции Мэра Москвы.
Резолюции по исполнению документов, содержащих вопросы, не
требующие доклада Мэру Москвы, оформляются для подписания
уполномоченным заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы - на
бланке резолюции заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы,
руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы на бланке резолюции
руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы; первым
заместителем, заместителем руководителя Аппарата Мэра и Правительства
Москвы, заместителем руководителя Аппарата Мэра и Правительства
Москвы, начальником Управления Мэра Москвы - на соответствующем
должностном бланке резолюции.
7.3.8. В случае отсутствия Мэра Москвы его полномочия
осуществляет один из заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы,
который выступает в качестве исполняющего обязанности Мэра Москвы.
В этом случае резолюции по исполнению документов, поступивших на
имя Мэра Москвы, указанное должностное лицо подписывает как
"Исполняющий обязанности Мэра Москвы" с использованием бланков
резолюции Мэра Москвы.
7.3.9. В случае когда поручение, оформленное на бланке резолюции,
подписывает уполномоченное должностное лицо, как правило, используется
бланк резолюции с указанием должности уполномоченного лица либо бланк
резолюции соответствующего структурного подразделения Аппарата Мэра и
Правительства Москвы.
7.4. Особенности работы с обращениями граждан.
Организация работы с обращениями граждан в Аппарате Мэра и
Правительства Москвы осуществляется в соответствии с Федеральным
законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений
граждан Российской Федерации", настоящим Регламентом, в том числе в
части требований, установленных Административным регламентом
исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан,
адресованных Мэру Москвы, в Правительство Москвы, Аппарат Мэра и
Правительства Москвы (приложение 13 к настоящему Регламенту).
7.4.7. Работа с телефонными обращениями граждан осуществляется
Справочно-информационной службой (далее - СИСМ).
7.4.7.1. СИСМ принимаются телефонные обращения граждан по
вопросам, связанным с функционированием отраслей городского хозяйства,
а также жалобы на неправомерные действия сотрудников
правоохранительных органов и работников органов исполнительной власти
города Москвы при исполнении ими служебных обязанностей.
7.4.7.2. Регистрация телефонных обращений граждан, взятых на
контроль, осуществляется СИСМ в день поступления.
Информация по телефонным обращениям граждан заносится в базу
данных СИСМ в день их регистрации и при необходимости направляется на
рассмотрение в органы исполнительной власти города Москвы.
7.4.7.3. Телефонные обращения граждан по сложным вопросам,
требующим дополнительной проверки и принятия необходимых мер,
адресуются в трехдневный срок со дня поступления и регистрации в
органы исполнительной власти города Москвы для решения поставленных
проблем в соответствии с их компетенцией и разрешаются в срок до
одного месяца со дня их поступления, если не установлен иной срок.
7.5. Особенности работы с обращениями Уполномоченного по правам
человека в городе Москве:
7.5.1. Работа с обращениями Уполномоченного по правам человека в
городе Москве (далее - Уполномоченный) осуществляется на основании
Закона города Москвы "Об Уполномоченном по правам человека в городе
Москве" и настоящего Регламента.
7.5.2. Аппарат Мэра и Правительства Москвы предоставляет
сведения, материалы и документы, необходимые для осуществления
полномочий Уполномоченного, в течение двух недель с момента
поступления его запроса.
7.5.3. Заключения, рекомендации и другие обращения
Уполномоченного к Мэру Москвы, в Правительство Москвы рассматриваются
в течение двух недель с момента их поступления в Аппарат Мэра и
Правительства Москвы.
Ответ на обращение Уполномоченного направляется за подписью Мэра
Москвы, уполномоченного Мэром Москвы должностного лица исполнительной
власти города Москвы либо должностного лица, к которому обратился
Уполномоченный. В случае если рекомендации Уполномоченного не
выполнены, в ответе должно содержаться обоснование причин их
невыполнения.
7.5.4. В случае обсуждения поставленных в обращении
Уполномоченного вопросов на заседаниях Правительства Москвы или
рабочих органов Правительства Москвы должностное лицо, которому
поручено исполнение указанного обращения, не позднее чем за три
календарных дня до даты рассмотрения вопроса извещает Уполномоченного
о времени и месте проведения заседания.
7.6. Особенности работы с документами по вопросам
внешнеэкономических и международных связей.
7.6.1. Деятельность органов исполнительной власти города Москвы
по вопросам международных связей осуществляется в соответствии с
Федеральным законом от 4 января 1999 г. N 4-ФЗ "О координации
международных и внешнеэкономических связей субъектов Российской
Федерации".
7.6.2. Взаимодействие, в том числе документационное, должностных
лиц и органов исполнительной власти города Москвы с Министерством
иностранных дел Российской Федерации и его структурными
подразделениями, органами власти иностранных государств и
международными организациями, их представительствами на территории
Российской Федерации осуществляется при согласовании с Департаментом
внешнеэкономических и международных связей города Москвы.
7.6.3. Должностные лица и органы исполнительной власти города
Москвы обязаны не позднее 5 календарных дней со дня получения
обращения Министерства иностранных дел Российской Федерации, его
структурных подразделений, в части внешних экономических связей -
федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих разработку
государственной политики в сфере внешнеэкономических связей Российской
Федерации, обеспечивающих реализацию задач по государственному
регулированию внешнеторговой деятельности, а также обращения органов
власти иностранных государств, международных организаций и их
представительств на территории Российской Федерации направить копию
обращения в Департамент внешнеэкономических и международных связей
города Москвы. Копии обращений, требующих немедленного реагирования,
направляются в Департамент с использованием средств оперативной связи
незамедлительно.
7.6.4. Органы исполнительной власти города Москвы представляют в
Департамент внешнеэкономических и международных связей города Москвы:
- ежегодно не позднее 1 октября текущего года перечень
мероприятий международного характера для включения в Сводный план
международных мероприятий Правительства Москвы на следующий
календарный год;
- информацию (отчет) о проведенных мероприятиях, заключенных
соглашениях международного характера в течение 10 календарных дней
после проведения мероприятия, заключения соглашения.
7.6.5. Проводимые мероприятия международного характера (визиты,
встречи, переговоры и т.п.) оформляются отчетом, протоколом или
записью беседы.
7.6.5.1. Документирование встреч (бесед) Мэра Москвы с
зарубежными представителями осуществляется в форме протокола, который
оформляется Департаментом внешнеэкономических и международных связей
города Москвы или Комитетом межрегиональных связей и национальной
политики города Москвы (по вопросам развития сотрудничества органов
исполнительной власти города Москвы и Республики Беларусь). Протокол
оформляется и представляется на утверждение Мэру Москвы в течение 5
рабочих дней от даты проведения встречи, если Мэром Москвы не
установлен другой срок.
Протокол должен содержать итоговое поручение, включающее в себя
указание о возложении обязанности по координации и (или) контролю за
выполнением протокола в целом и подготовке доклада Мэру Москвы по
итогам его реализации.
Контроль по выполнению протокола в целом и подготовка доклада
Мэру Москвы по итогам его реализации возлагаются на первого
заместителя (заместителя) Мэра Москвы в Правительстве Москвы,
возглавляющего соответствующий комплекс городского управления, если
исполнение поручений возложено на руководителей органов исполнительной
власти города Москвы, объединенных в данный комплекс, или члена
Правительства Москвы, если протоколируемые вопросы относятся к
компетенции данного члена Правительства Москвы. В этом случае
координацию работы по выполнению протокола осуществляет руководитель
Департамента внешнеэкономических и международных связей города Москвы,
а по вопросам развития сотрудничества органов исполнительной власти
города Москвы и Республики Беларусь - заместитель Мэра Москвы в
Правительстве Москвы по вопросам межрегионального сотрудничества,
массовых коммуникаций, спорта и туризма.
Контроль и координация работы по выполнению протокола в целом и
подготовка доклада Мэру Москвы по итогам его реализации возлагаются на
руководителя Департамента внешнеэкономических и международных связей
города Москвы, если исполнение поручений возложено на руководителей
органов исполнительной власти города Москвы, объединенных в разные
комплексы городского управления, или протоколируемые вопросы касаются
международного или внешнеэкономического сотрудничества.
Контроль и координация работы по выполнению протокола в целом и
подготовка доклада Мэру Москвы по итогам его реализации возлагаются на
заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы по вопросам
межрегионального сотрудничества, массовых коммуникаций, спорта и
туризма, если протоколируемые вопросы касаются сотрудничества органов
исполнительной власти города Москвы и Республики Беларусь, а
исполнение поручений возложено на руководителей органов исполнительной
власти города Москвы, объединенных в разные комплексы городского
управления, или протоколируемые вопросы входят в компетенцию Комитета
межрегиональных связей и национальной политики города Москвы.
Контрольно-аналитическую деятельность в части выполнения каждого
пункта протокола и протокола в целом в соответствии с пунктом 8.4.2
настоящего Регламента осуществляет Контрольное управление Мэра и
Правительства Москвы.
7.6.5.2. Итоги зарубежных визитов Мэра Москвы оформляются
Департаментом внешнеэкономических и международных связей города Москвы
или Комитетом межрегиональных связей и национальной политики города
Москвы (по вопросам развития сотрудничества органов исполнительной
власти города Москвы и Республики Беларусь) в виде отчета с
приложением проекта резолюции по исполнению содержащихся в нем
предложений, инициатив, договоренностей и т.п. и приложением
подписанных совместных документов.
7.6.5.3. Документирование встреч (бесед) членов Правительства
Москвы с зарубежными представителями осуществляется в виде записи
беседы структурными подразделениями Аппарата Мэра и Правительства
Москвы и органов исполнительной власти города Москвы, обеспечивающих
деятельность соответствующих членов Правительства Москвы.
7.6.6. При подготовке проектов инициативных документов Мэра
Москвы по вопросам международных связей города и Правительства Москвы
необходимо предварительное согласование представляемых Мэру Москвы
проектов документов с заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы
по международным и внешнеэкономическим связям либо с руководителем
Департамента внешнеэкономических и международных связей города Москвы.
7.6.7. При подготовке проектов инициативных документов, а также
проектов ответов членов Правительства Москвы и руководителей органов
исполнительной власти города Москвы по вопросам международных связей в
пределах их полномочий необходимо предварительное согласование
проектов указанных документов с руководителем Департамента
внешнеэкономических и международных связей города Москвы.
7.7. Подготовка проектов резолюций.
7.7.1. Подготовку проектов резолюций по исполнению документов,
поступающих Мэру Москвы и Правительству Москвы, осуществляют:
- Управление по организации работы с документами Правительства
Москвы (по служебным документам, адресованным Мэру Москвы и
Правительству Москвы, по вопросам, рассмотрение которых не находится
на контроле Аппарата Мэра и Правительства Москвы, и по обращениям
граждан);
- Управление Мэра Москвы (по документам, поступившим
непосредственно в Управление, переданным лично Мэру Москвы, являющимся
ответами на стенографические и другие поручения Мэра Москвы,
поставленным на контроль в Управлении Мэра Москвы, а также являющимся
ответами на поручения, содержащиеся в протоколах совещаний у Мэра
Москвы);
- Контрольное управление Мэра и Правительства Москвы (по
документам, содержащим информацию о выполнении поручений Мэра Москвы и
Правительства Москвы по подготовке проектов распорядительных
документов Мэра Москвы и Правительства Москвы; выполнении указов и
распоряжений Мэра Москвы, постановлений и распоряжений Правительства
Москвы; по служебным документам, поставленным на контроль и особый
контроль; по исполнению служебных документов, адресованных
руководителю Аппарата Мэра и Правительства Москвы, а также пункта
распорядительного документа Мэра Москвы и Правительства Москвы,
исполнителем которого является руководитель Аппарата Мэра и
Правительства Москвы либо в целом Аппарат Мэра и Правительства
Москвы);
- Организационно-аналитическое управление Правительства Москвы
(по документам, касающимся планирования работы Правительства Москвы и
выполнения планов работы Правительства Москвы, выполнения поручений,
содержащихся в протоколах заседаний Правительства Москвы, подготовки и
проведения общегородских мероприятий, организационного и
справочно-информационного обеспечения деятельности Мэра Москвы и
Правительства Москвы);
- Первое управление Правительства Москвы (по документам,
содержащим сведения, составляющие государственную тайну, и другим,
поступившим в данное управление);
- Второе управление Правительства Москвы (по вопросам
мобилизационной подготовки и мобилизационной готовности);
- Оперативно-распорядительное управление Мэра Москвы (по
документам, подготовленным в Управлении и в соответствии с поручениями
Мэра Москвы);
- структурные подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы,
обеспечивающие деятельность первых заместителей Мэра Москвы в
Правительстве Москвы, заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы
(по документам (за исключением обращений граждан), адресованным
указанным членам Правительства Москвы соответственно).
7.7.2. Для принятия решения об исполнении документов по вопросам,
отнесенным к компетенции Мэра Москвы и Правительства Москвы, Мэру
Москвы докладываются (документы с проектами резолюций):
- поручения Президента Российской Федерации и Председателя
Правительства Российской Федерации, а также обращения Председателя
Государственной Думы, Председателя Совета Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации и других должностных лиц, замещающих
государственные должности Российской Федерации, по вопросам
социально-экономического развития города, имеющим важное
государственное значение;
- обращения глав зарубежных государств, мэров столиц зарубежных
государств, руководителей международных организаций, руководителей
зарубежных дипломатических миссий и представительств, зарубежных
общественных и политических деятелей, руководителей зарубежных
компаний и других деловых партнеров, содержащие вопросы, требующие
разрешения Мэром Москвы;
- служебные документы и обращения граждан, содержащие жалобы на
действия (либо бездействие) членов Правительства Москвы, руководителей
органов исполнительной власти города Москвы, контроль за деятельностью
и координацию работы которых осуществляет Мэр Москвы, и требующие
разрешения Мэром Москвы;
- служебные документы, личные и коллективные обращения граждан,
содержащие проблемные или социально значимые вопросы;
- служебные документы, содержащие информацию об исполнении
резолюций Мэра Москвы, имеющих пометку "Особый контроль".
7.7.3. Служебные документы и обращения граждан, адресованные в
Правительство Москвы и не требующие доклада, направляются по
принадлежности членам Правительства Москвы, руководителям органов
исполнительной власти города Москвы, структурных подразделений
Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
7.7.4. Управление по организации работы с документами
Правительства Москвы обеспечивает исполнителей, в том числе
соисполнителей, поручений Мэра Москвы и должностных лиц, имеющих право
подписи от его имени, необходимым количеством копий документов.
7.8. Оформление исходящих документов.
7.8.1. Исходящие документы (в том числе и инициативные)
подписываются Мэром Москвы, первыми заместителями и заместителями Мэра
Москвы в Правительстве Москвы, руководителем Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, руководителями структурных подразделений
Аппарата Мэра и Правительства Москвы (если это право оговорено в
положениях об их деятельности) в соответствии с их компетенцией, а
также их заместителями и лицами, их официально замещающими.
7.8.2. Исходящие документы оформляются на бланках писем.
Для обеспечения деятельности Мэра Москвы и Правительства Москвы
используются бланки документов, включенные в альбом бланков документов
Мэра Москвы, Правительства Москвы, Аппарата Мэра и Правительства
Москвы, утверждаемый приказом руководителя Аппарата Мэра и
Правительства Москвы.
7.8.3. Право подписи на должностных бланках имеют лица, должность
которых указана на бланке, а также лица, исполняющие их обязанности.
Право подписи на бланках документов с указанием наименования
органа исполнительной власти города Москвы или структурного
подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы имеют должностные
лица, обладающие исполнительно-распорядительными полномочиями, их
заместители и лица, исполняющие их обязанности:
- на бланках Правительства Москвы - Мэр Москвы и члены
Правительства Москвы;
- на бланках Аппарата Мэра и Правительства Москвы - руководитель
Аппарата Мэра и Правительства Москвы, его заместители (в том числе
первый) и руководители структурных подразделений Аппарата Мэра и
Правительства Москвы;
- на бланках структурных подразделений Аппарата Мэра и
Правительства Москвы - руководители соответствующих структурных
подразделений, их заместители и лица, их официально замещающие, а
также те должностные лица, которым предоставлено право "внешней"
подписи в должностном регламенте.
7.8.4. Исходящие документы оформляются в соответствии с
требованиями, изложенными в разделе 13 настоящего Регламента.
7.8.5. Исходящие документы (в том числе инициативные) принимаются
к отправке: в случае направления документа в один адрес - в двух
экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком
количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству
адресатов на документе плюс один.
Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле, должен
быть завизирован соответственно членом Правительства Москвы,
руководителем органа исполнительной власти города Москвы или
структурного подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы,
подготовившего документ, а также непосредственным исполнителем (с
указанием фамилии и номера телефона).
Исходящие документы передаются для отправки оформленными в
соответствии с требованиями настоящего Регламента.
7.8.6. После исполнения документа при направлении ответа автору
исходящим номером этого ответа является входящий номер документа,
данный при регистрации обращения (если ответ автору направляется через
отделы Управления по организации работы с документами Правительства
Москвы).
7.8.7. Инициативным документам присваивается самостоятельный
исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел.
7.9. Формирование дел, их хранение, справочная работа.
7.9.1. Формирование дел, их хранение, справочная работа по
документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется как в
Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы,
так и в структурных подразделениях Аппарата Мэра и Правительства
Москвы в зависимости от того, где были зарегистрированы данные
документы в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной
руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
Формирование дел распоряжений первого заместителя Мэра Москвы в
Правительстве Москвы об утверждении проектной документации
строительства, реконструкции объектов капитального строительства,
осуществляемого за счет средств бюджета города Москвы государственными
заказчиками, обеспечение их сохранности, справочная работа, в том
числе выдача документов во временное пользование, архивных копий,
справок, выписок потребителям информации, передача документов в
Главное архивное управление города Москвы для государственного
хранения осуществляется Департаментом городского строительства города
Москвы в установленном порядке.
7.9.2. Справочную работу по централизованно зарегистрированным
документам осуществляют структурные подразделения Аппарата Мэра и
Правительства Москвы в соответствии со своей компетенцией, а также
СИСМ - по зарегистрированным телефонным обращениям граждан.
7.9.3. Руководители структурных подразделений Аппарата Мэра и
Правительства Москвы, органов исполнительной власти города Москвы
отвечают за:
- сохранность поступающих к ним документов и информации о них в
базе данных;
- соблюдение сроков их хранения (в соответствии с утвержденной
номенклатурой дел);
- своевременную подготовку и передачу дел в структурное
подразделение Аппарата Мэра и Правительства Москвы, осуществляющее
функции Архива Правительства Москвы (далее - Архив Правительства
Москвы), в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, в том числе
при реорганизации или упразднении (ликвидации) структурного
подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
7.9.4. Законченные делопроизводством дела постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения в течение 1-2 лет или другого
согласованного в установленном порядке срока остаются в структурных
подразделениях Аппарата Мэра и Правительства Москвы для справочной
работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел и на основании
описей сдаются в Архив Правительства Москвы.
Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет
(включительно) хранятся в структурных подразделениях Аппарата Мэра и
Правительства Москвы. Указанные дела по истечении сроков хранения в
соответствии с номенклатурой дел подлежат уничтожению на основании
акта о выделении документов и дел к уничтожению.
Подготовка дел для передачи в Архив Правительства Москвы
производится работниками структурных подразделений Аппарата Мэра и
Правительства Москвы при методической помощи и под контролем Архива
Правительства Москвы.
7.9.5. Архивом Правительства Москвы осуществляется сохранность
документов, справочная работа по переданным документам, выдача
документов во временное пользование сотрудникам структурных
подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы; выдача архивных
справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в
соответствии с федеральным и московским законодательством об архивном
деле и требованиями настоящего Регламента.
|
Фрагмент документа "О РЕГЛАМЕНТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКВЫ (РЕДАКЦИЯ НА 17.11.2009)".