ИНСТРУКЦИЯ О ПРОВЕДЕНИИ УЧЕТА ЖИЛИЩНОГО ФОНДА В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Приказ. Министерство РФ по земельной политике, строительству и жилищно-коммунальному хозяйству. 04.08.98 37

Выдача и возврат дел. Инвентаризация архива

     8.19.  На каждое инвентарное дело ведется карточка учета выдачи и
возврата материалов. Карточка хранится в деле, а при выдаче - остается
на месте его хранения.
     Кроме  этого,  ведется  журнал учета выданных дел по бригадам или
отдельным исполнителям.
     Карточки  на материалы благоустройства и инженерные сети хранятся
аналогично  карточкам на материалы жилищного фонда, а на выданные дела
-   в   специальном  ящике  в  алфавитном  порядке  наименования  улиц
(переулков).
     8.20.  Периодически,  но  не  реже одного раза в год, а также при
замещении  должности работника архива, по согласованию с руководителем
организации  технической  инвентаризации субъекта Российской Федерации
проводится  инвентаризация,  в результате которой выявляется наличие и
полнота  дел,  имеющихся  в  архивохранилище,  учитываются пришедшие в
ветхое состояние документы и намечаются сроки их обновления.
     На  1  января  каждого  года в инвентарной книге делается запись,
свидетельствующая о количестве дел, хранящихся в архиве.