Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".
1. Общие требования при печатании документов
Служебные документы необходимо печатать на бланках или бумаге
стандартных размеров. Устанавливаются два формата бумаги для
документов - A4 (210 x 297 мм), A5 (210 x 148 мм).
Документы, издаваемые совместно несколькими организациями, и
внутренние документы организации печатаются не на бланках.
При печатании документов необходимо соблюдать поля, мм:
левое - 20;
верхнее - 10;
правое и нижнее - не менее 8.
При печатании документов на обеих сторонах листа размер левого
поля оборотной стороны листа должен быть не менее 8 мм, правого - 35
мм. Размеры верхнего и нижнего полей не меняются.
В документах, размещаемых на двух и более листах, второй и
последующие листы нумеруются, номера страниц должны быть проставлены
посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страницы"
(стр.) и знаков препинания.
Тексты служебных документов должны печататься через полтора
межстрочных интервала, максимальное количество строк на листе равно
41. Через один межстрочный интервал допускается печатать документы
формата A5.
Максимальное количество строк на этом формате - 10. Доклады
печатаются через 2 межстрочных интервала.
Каждый абзац начинают печатать, отступив пять знаков от границы
левого поля.
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк,
печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части
реквизитов "адресат", "гриф утверждения", "гриф согласования",
"отметка о наличии приложения" следует отделять друг от друга полутора
- двумя межстрочными интервалами. Например:
Заместителю Министра финансов
Российской Федерации
С.Д.Шаталову
Адресат печатают, отступая от верхнего среза листа бумаги 6
интервалов. В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес:
197040, Санкт-Петербург,
ул. Яблочкова, 8, кв. 18
И.В.Николаевой
Адрес не проставляется на документах, направляемых в
правительственные учреждения.
Гриф утверждения располагается на первой странице в правом
верхнем углу и оформляется после 40 печатных знаков от границы левого
поля. Слово УТВЕРЖДАЮ или УТВЕРЖДЕНО следует печатать прописными
буквами, не заключая в кавычки. Наименование должности в этом
реквизите располагают через один интервал, причем в одной строке может
быть не более 28 знаков. Расшифровка подписи размещается таким
образом, чтобы последняя ее буква находилась приблизительно под
последней буквой в наименовании должности. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр труда
и социального развития
Российской Федерации
подпись
14.02.96
Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф
утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДЕНО, название
распорядительного документа в именительном падеже, его дата и номер:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Минтруда России
06.02.95 N 9
Все служебные документы формата A4 должны иметь заголовок
независимо от вида, содержания и назначения документа.
Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях,
ответах на письма граждан и на документах, текст которых печатается на
бумаге формата A5.
Заголовок к тексту печатают строчными буквами (кроме заглавной)
через один межстрочный интервал.
В одной строке должно быть не более 28 печатных знаков, поэтому
заголовок часто занимает несколько строк, например:
"О порядке планирования научноисследовательских работ"
О семинаре по проблеме "Социальная поддержка и реабилитация
инвалидов"
Если к документу имеются приложения, то об этом указывается в
тексте или после текста перед подписью.
В распорядительных документах (приказах, постановлениях и
распоряжениях) сведения о наличии приложений указываются в тексте.
Например:
"Разработать и представить на утверждение план работы управления
по форме, указанной в приложении 1".
Отметка о наличии приложения проставляется в правом верхнем углу
первого листа документа по форме:
Приложение
к постановлению Минтруда
России
от дата N
При наличии нескольких приложений к постановлению на них
проставляются порядковые номера. Знак "N" перед цифровым обозначением
не ставится, кроме постановлений министерства.
Сведения о наличии приложений к планам, отчетам, протоколам,
письмам и т.д. оформляются следующим образом.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их
наименования необходимо перечислить после текста с указанием
количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров,
например:
Приложение: 1. Справка о... на 2 л. в 2 экз.
2. Список... на 1 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, полное наименование которых
дается в тексте, то отметка об их наличии оформляется следующим
образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение,
то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: Заключение Комиссии по здравоохранению 25.11.96
N 15 и приложение к нему, всего на 21 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается.
Отметка о наличии приложения, примечания в документах печатается
от левого поля через два интервала от текста. Собственный текст
указанных реквизитов пишется через один интервал. При наличии в тексте
нескольких пунктов, каждый из них отделяется полутора - двумя
интервалами. После слова "приложение" ставится двоеточие, после слова
"примечание" - точка.
Согласования документа
Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования,
справкой о согласовании, листом согласования или представлением
протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального
органа.
Гриф согласования оформляется по форме:
СОГЛАСОВАНО
Начальник Управления кадров и учебных
заведений Минтруда России
подпись Л.В.Мельников
20.11.96
Если согласование производится с коллегиальным органом или
профсоюзным комитетом, то гриф согласования оформляется следующим
образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания профкома
10.11.96 N 5
Лист согласования составляется в случаях, когда содержание
документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается
отметка на листе грифа согласования. Например:
Лист согласования прилагается.
Подпись, дата
Лист согласования оформляется по следующей форме:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра Заместитель Министра труда
финансов Российской и социального развития
Федерации Российской Федерации
подпись подпись
25.03.97 25.03.97
Наименование должности в реквизите "подпись" должно печататься
через один межстрочный интервал строчными буквами (кроме заглавных).
Инициалы и фамилия подписывающего лица печатаются на уровне последней
строки наименования должности, после 48 печатных знаков от границы
левого поля. Инициалы при этом должны проставляться перед фамилией,
пробела между ними и фамилией не делается. Инициалы и фамилию не
следует заключать в скобки.
При наличии нескольких подписей, располагаемых одна под другой,
наименование должностей и расшифровки подписей разделяют двумя -
четырьмя интервалами. Например:
Начальник Управления хозяйственного
обслуживания и подведомственных организаций
Начальник Управления финансирования,
бухучета и отчетности
Если документ должны подписывать несколько лиц равной должности,
то их подписи располагают на одном уровне. Например:
Заместитель Министра Заместитель Министра
труда и социального финансов Российской
развития Российской Федерации
Федерации
(инициалы, фамилия) (инициалы, фамилия)
Телеграмма печатается прописными буквами, через полтора - два
интервала, без красных строк и абзацев, без переноса слов, без союзов
и предлогов, если при этом не искажается содержание телеграммы. Адрес
в телеграмме печатается от левого поля и отделяется от текста тремя -
четырьмя интервалами. Знаки препинания в телеграмме пишутся не
знаками, а сокращенной прописью, например: точка - тчк, запятая - зпт,
двоеточие - двтч, точка с запятой - тчкзпт, кавычки - квч и т.д.
Отступив от текста два интервала, печатается сплошная черта. Под
чертой от левого поля строчными буквами пишется полностью обратный
адрес отправителя, должность подписывающего лица, расшифровка его
подписи и дата.
Отметку о категории ("СРОЧНАЯ", "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ") проставляют
в первой строке телеграммы.
Образцы оформления телеграмм, телефонограмм, писем и приказов
прилагаются.
394 ВОРОНЕЖ КОЛЬЦОВСКАЯ 78 ОБЛТРУД ДРОЗДОВУ
ПРОШУ КОМАНДИРОВАТЬ КОЛЕСНИКОВУ МОСКВУ УЧАСТИЯ СОВЕЩАНИИ тчк БЫТЬ
ГОТОВОЙ ВЫСТУПАТЬ ТЕМЕ ПО ВОПРОСАМ ТРУДОУСТРОЙСТВА МОЛОДЕЖИ тчк СРОК
КОМАНДИРОВКИ ПЯТЬ ДНЕЙ тчк ПРИБЫТИЕ МОСКВУ 15 ЯНВАРЯ тчк НР 2578-БГ
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА (фамилия)
----------------------------------
Москва, Биржевая пл., д. 1
Министерство труда и социального
развития Российской Федерации
02.01.96
(инициалы, фамилия)
ТЕЛЕФОНОГРАММА
20.03.98 N 325-ВК
Начальнику Управления
статистики труда и заработной
платы
Маныкиной И.И.
207-27-56
25.03.98 в 11.00 в Минтруде России по адресу: Биржевая пл. 1, к.
301, состоится совещание по вопросам, связанным с разработкой
минимального потребительского бюджета.
Прошу принять личное участие в работе данного совещания или
направить ответственных специалистов.
Заместитель Министра И.О.Фамилия
Передала Иванова 298-84-28
Приняла Петрова 207-24-57
Телефонограммой передают несложные тексты, например, приглашение
на совещание.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней
прилагается список организаций, которым ее передают, и номера
телефонов, по которым она должна быть передана.
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".