Страницы: 1 2
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА
ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РФ
14 апреля 1998 г.
N 102
(НЦПИ)
В целях улучшения организации работы с документами, обеспечения
высокого качества их подготовки приказываю:
1. Утвердить прилагаемую к настоящему Приказу Инструкцию по
делопроизводству Министерства труда и социального развития Российской
Федерации.
2. Руководителям департаментов, начальникам управлений и
самостоятельных отделов министерства организовать изучение настоящей
Инструкции руководителями структурных подразделений и специалистами.
3. Установить, что персональную ответственность за соблюдение
требований Инструкции по делопроизводству несут руководители
подразделений министерства.
4. Считать утратившим силу Приказ Минтруда России от 4 декабря
1992 г. N 24.
5. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на
управляющего делами Китина А.Г.
Первый заместитель Министра
Ю.З. Люблин
14 апреля 1998 г.
N 102
УТВЕРЖДЕНА
Приказом Министерства труда
и социального развития
Российской Федерации
от 14 апреля 1998 года
N 102
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРУДА
И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Типовой
инструкцией по делопроизводству (Роскомархив, 1992 г.) и вводится в
целях улучшения организации делопроизводства в Министерстве труда и
социального развития Российской Федерации, обеспечения оперативного
прохождения и исполнения документов, правильного их учета и хранения.
1.2. Ответственность за организацию работы и своевременное
прохождение в аппарате документов и поручений вышестоящих органов,
руководства министерства, писем организаций и граждан, соблюдение
установленного порядка работы с секретными документами и документами
ограниченного пользования, организационное обеспечение деятельности
коллегии, подготовку к выпуску нормативных правовых актов министерства
возлагается в целом на Управление делами, а по соответствующим
вопросам - на его подразделения.
1.3. Ответственность за состояние делопроизводства и соблюдение
порядка и правил, установленных настоящей Инструкцией, а также за
сохранность документов в структурных подразделениях министерства
возлагается на их руководителей. Начальник общего отдела Управления
делами (далее - общего отдела) осуществляет инструктаж и методическое
руководство по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.
1.4. Особенности работы с секретными документами, документами с
грифом "Для служебного пользования" и с отдельными документами по
вопросам международных связей определяются специальными инструкциями и
приказами применительно к действующему порядку работы с документами в
центральном аппарате министерства.
1.5. Выполнение требований, предусмотренных настоящей
Инструкцией, обязательно для каждого работника министерства.
2. Порядок приема, регистрации, предварительного
рассмотрения и исполнения входящих документов
2.1. Вся поступающая в министерство корреспонденция, кроме
правительственной и секретной, принимается экспедицией общего отдела
(далее - экспедиция).
Правительственная корреспонденция принимается отделом
правительственной переписки Управления делами (далее - отдел
правительственной переписки). После окончания рабочего дня, в
нерабочие и праздничные дни правительственная корреспонденция и
телеграммы принимаются секретарем Министра или ответственным дежурным
с последующей передачей документов в отдел правительственной
переписки.
2.2. При приеме работниками экспедиции поступившей
корреспонденции проверяется правильность ее адресования, целостность
конвертов и другой упаковки, а также сохранность вложений. Все пакеты,
кроме пакетов с надписью "лично", вскрываются экспедицией. В случаях
повреждения конвертов (упаковки), а в ценной корреспонденции - и
печати, недостачи вложенных документов или приложений к ним,
несоответствия номера, указанного на конверте (пакете), номеру
вложенного документа, отсутствия подписи на документе или каких-либо
других неточностей составляется акт в двух экземплярах, один из
которых остается в экспедиции, а второй прилагается к документу,
возвращаемому отправителю. Пересылка ошибочно направленной и
возвращение поступившей корреспонденции осуществляется за подписью
начальника общего отдела.
Конверты и другая упаковка при первоначальной обработке почты
уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить
адрес отправителя или время отправки и получения документа.
При получении доплатной и ценной корреспонденции конверты
сохраняются для представления их в Управление финансирования,
бухгалтерского учета и отчетности в качестве документов,
подтверждающих расходы по оплате этой корреспонденции.
2.3. Извещения о почтовых отправлениях наложенным платежом, на
которые не был произведен заказ через Управление финансирования,
бухгалтерского учета и отчетности, не выкупаются.
В этих случаях общий отдел направляет извещения в соответствующее
структурное подразделение министерства, которое обязано согласовать
вопрос об оплате с руководством Управления финансирования,
бухгалтерского учета и отчетности.
2.4. Документы, принятые экспедицией, сортируются на
регистрируемые и нерегистрируемые (перечень нерегистрируемых
документов приведен в Приложении 1).
Регистрируемые документы передаются в группу по регистрации и
учету корреспонденции общего отдела и Управление по работе с
обращениями граждан.
Нерегистрируемые документы, документы с пометкой "лично"
передаются непосредственно адресату.
2.5. Вся принятая экспедицией корреспонденция, включая и
нерегистрируемую, вводится в компьютер, база которого служит для
справок и учета поступающей корреспонденции (Приложение 2).
2.6. Регистрация документов, поступивших в группу по регистрации
и учету корреспонденции общего отдела, осуществляется
дифференцированно в зависимости от их характера.
Все документы с грифом "Для служебного пользования"
регистрируются в общем отделе в соответствии с Инструкцией по работе с
документами "Для служебного пользования".
Телеграммы и срочные документы регистрируются и передаются по
назначению немедленно.
Правительственная корреспонденция регистрируется и передается по
назначению отделом правительственной переписки.
2.7. Каждый документ, поступивший в министерство, регистрируется
только один раз.
На всех регистрируемых документах на оборотной стороне первого
листа в левом нижнем углу ставится регистрационный штамп единого
образца с указанием даты поступления документа, количества листов и
входящего номера, состоящего из делопроизводственного индекса
(Приложение 3) и очередного порядкового номера.
Порядковая нумерация правительственных документов ведется
отдельно от остальной корреспонденции.
Все входящие документы, как правило, регистрируются в день
поступления.
При компьютерной обработке входящей корреспонденции при
регистрации выводятся на печать две регистрационные карточки
специального образца, одна из которых вместе с документом направляется
на исполнение в соответствующее подразделение, вторая остается в общем
отделе и используется для организации справочно-информационной работы.
При наличии в документе ссылки на предыдущий документ работник,
осуществляющий регистрацию документа, обязан указать его номер и
исполнителя.
2.8. В общем отделе все регистрируемые документы, поступившие в
экспедицию, подлежат предварительному рассмотрению. При этом
устанавливается, исходя из содержания документа, конкретное
должностное лицо или подразделение, которому соответствующий документ
должен быть направлен на исполнение.
Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как
правило, направляются непосредственно им.
Документы, поступившие в отдел правительственной переписки,
направляются на предварительное рассмотрение в секретариат.
Министру докладываются документы, поступившие непосредственно на
его имя, правительственная почта, запросы депутатов Госдумы, Совета
Федерации, обращения руководителей министерств и ведомств, другие
документы по наиболее важным и принципиальным вопросам, относящимся к
деятельности министерства.
Остальные документы в зависимости от их важности направляются
заместителям Министра или непосредственно руководителям
соответствующих подразделений.
Предварительное рассмотрение и передача документов на доклад
руководства министерства должны осуществляться, как правило, в день их
поступления.
2.9. Подготовку документов для доклада руководству министерства
осуществляют управляющий делами или его заместители.
Результаты предварительного рассмотрения документов, направляемых
от Министра и заместителей Министра на исполнение в подразделения
министерства и подведомственные ему организации, отражаются в
резолюциях. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание
конкретным исполнителям о порядке и характере исполнения документов, а
в необходимых случаях - о сроках исполнения.
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие
резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок
исполнения.
Содержание резолюций фиксируется в отделе правительственной
переписки, общем отделе, отделе контроля и информатизации
делопроизводства Управления делами (далее - отдел контроля и
информатизации делопроизводства).
2.10. Документы, рассмотренные Министром и его заместителями,
направляются на исполнение или ознакомление в соответствующие
структурные подразделения согласно резолюции, о чем в регистрационных
карточках делаются соответствующие отметки.
Документы с резолюциями "В. срочно!", "Срочно" докладываются
должностному лицу, стоящему в резолюции первым, незамедлительно.
2.11. Ответственным за исполнение документа является лицо,
указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель определяет
порядок исполнения поручения, ему предоставляется право созыва
соисполнителей.
В необходимых случаях (по указанию руководства министерства,
решению ответственного исполнителя поручения и т.д.) производится
размножение документа, его рассылка в подразделения - соисполнители с
запиской руководителя подразделения, определенного ответственным
исполнителем. В записке указывается характер информации, которую
подразделение - соисполнитель должно представить, срок представления и
вид представления (печатный материал, дискета и т.п.).
Соисполнители документа обязаны по требованию ответственного
исполнителя представить все необходимые материалы для работы над
документом. Они в равной мере с основным исполнителем несут
ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов
документов.
Подлинник документа - поручения передается через отдел
правительственной переписки руководителям подразделений -
соисполнителей, указанным в резолюции. После их ознакомления с
подлинником документа - поручения он возвращается руководителю
подразделения, определенного в качестве ответственного исполнителя.
Поручение считается исполненным после подписания исходящего
документа руководством министерства, проставления номера, его отправки
адресату. Второй экземпляр отправляемого адресату документа должен
быть завизирован руководителями (заместителями руководителей)
подразделений - соисполнителей и подразделения, определенного в
качестве ответственного исполнителя, и вместе с подлинником поручения,
списанным "в дело", сдан в отдел правительственной переписки.
Указы, распоряжения Президента Российской Федерации, решения
Правительства Российской Федерации (постановления, распоряжения) после
исполнения содержащихся в них поручений не списываются "в дело", а
передаются через отдел правительственной переписки для ознакомления
руководителей заинтересованных подразделений согласно резолюции
Министра или его заместителей либо передаются в отдел анализа и
систематизации законодательства Правового департамента.
3. Печатание и размножение документов
3.1. Печатание и размножение документов осуществляется
машинописным бюро, отделом оперативной полиграфии Управления делами
(далее - отдел оперативной полиграфии), секретарями Министра и его
заместителей, секретарями структурных подразделений.
3.2. В машинописное бюро принимаются рукописи документов на
основании специального бланка - заказа, подписанного руководителем
структурного подразделения или его заместителями, с указанием в нем
наименования структурного подразделения, фамилии и номера телефона
исполнителя, количества экземпляров, интервала и, в необходимых
случаях, срока исполнения.
Принятые в машинописное бюро материалы печатаются на компьютере в
количестве не более 2 экземпляров. Нужное количество экземпляров
размножается исполнителем документа на копировально-множительных
аппаратах.
Заказчик для исполнения документов, требующих последующей правки
и доработки в структурные подразделения министерства, представляет в
машбюро вместе с рукописью дискету для записи текста. Распечатка
материалов на компьютере в машбюро осуществляется, как правило, в
одном экземпляре.
Материалы небольшого объема (до 4-х машинописных страниц),
поступающие из структурных подразделений министерства, имеющих в штате
секретарей, в машинописное бюро, как правило, не принимаются.
Печатание материалов под диктовку в машинописном бюро не
допускается.
Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации,
законов, постановлений Правительства Российской Федерации печатаются
на лазерном принтере в соответствии с требованиями, предъявляемыми к
оформлению этих документов.
Срочные материалы печатаются в машинописном бюро вне очереди.
Порядок выполнения срочных работ определяется начальником общего
отдела по согласованию с исполнителями, передавшими материал для
печатания.
3.3. Документы, отпечатанные в машинописном бюро, должны
удовлетворять требованиям, предъявляемым правилами по машинописной
переписке и оформлению документов (отсутствие помарок, подтирок,
исправлений, правильное расположение текста).
3.4. В отдел оперативной полиграфии принимаются документы на
основании специального бланка - заказа, подписанного руководством
Управления делами (общего отдела).
Размножение материалов, как правило, должно производиться с
использованием обеих сторон листа.
В отделе оперативной полиграфии ведется учет количества
размноженных экземпляров с выдачей заказчику копий под расписку.
Бланк-заказ хранится не менее шести месяцев и по истечении
указанного срока уничтожается.
3.5. Материалы к заседаниям коллегии министерства размножаются и
рассылаются работниками отдела организации работы коллегии и
подготовки нормативных документов Управления делами (далее - отдела
организации работы коллегии и подготовки нормативных документов).
Каждому материалу присваивается символ и соответствующий номер по
единой нумерации, установленной для материалов, размножаемых к
заседаниям коллегии.
Материалы, размноженные к заседаниям коллегии, за исключением
секретных, с грифом "Для служебного пользования" уничтожаются по
миновании надобности непосредственно в департаментах, управлениях,
отделах. Секретные документы подлежат возврату в первый отдел
Управления делами, а с грифом "Для служебного пользования" - в общий
отдел.
4. Порядок прохождения, оформления и представления
на подпись исходящих и внутренних документов
4.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит в
составлении проекта документа, его печатании, согласовании,
визировании, подписании (утверждении), регистрации и отправке.
Исходящие документы, адресованные органам по труду, социальной
защиты населения субъектов Российской Федерации и территориальным
органам министерства по вопросам занятости населения, в обязательном
порядке визируются в Управлении координации региональных программ и
развития территориальных органов.
Для предварительного ознакомления и согласования проект документа
может быть размножен и направлен всем организациям и лицам,
участвующим в его подготовке.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель
обязан проверить его содержание, правильность оформления, наличие
необходимых виз и приложений к документу. Документ представляется на
подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
4.2. Документы, исходящие от имени министерства, подписываются
Министром или по его поручению заместителями Министра.
Документы, представляемые на подпись Министру, должны быть
завизированы исполнителями, руководителями структурных подразделений
министерства или их заместителями, а также курирующим заместителем
Министра, а представляемые заместителям Министра - исполнителями,
руководителями подразделений или их заместителями.
Документы, требующие согласования других ведомств, считаются
согласованными при наличии визы руководителей или заместителей
руководителей данных ведомств на втором экземпляре документа и
прилагаемом проекте нормативного правового акта (возможен лист
согласования).
При подготовке проектов указов Президента Российской Федерации,
постановлений Правительства Российской Федерации и других официальных
документов (международных и межправительственных соглашений и др.)
используются полные наименования министерств и иных федеральных
органов исполнительной власти.
Проекты нормативных правовых актов, вносимые в Правительство
Российской Федерации, подготавливаются в соответствии с требованиями,
содержащимися в Постановлении Правительства Российской Федерации от 2
августа 1995 г. N 778 "Вопросы организации деятельности Правительства
Российской Федерации", предусматривающими, в частности:
обязательное согласование с заинтересованными министерствами,
ведомствами, организациями, а в вопросах, затрагивающих интересы
субъектов Российской Федерации, - и с субъектами Российской Федерации;
обязательное согласование с Министерством юстиции Российской
Федерации проектов решений нормативного правового характера;
внесение в Правительство Российской Федерации проектов
нормативных правовых актов с приложением пояснительной записки,
содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы ожидаемых
социально-экономических и иных последствий их реализации.
Не допускается направление проектов нормативных правовых актов в
Правительство Российской Федерации без визы Правового департамента.
Проекты федеральных законов, указов Президента Российской
Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской
Федерации, постановлений, разъяснений и приказов министерства перед
представлением их руководству министерства должны быть проверены с
точки зрения соответствия их содержания действующему законодательству
Правовым департаментом министерства.
Постановления и разъяснения (разъяснения министерства
утверждаются постановлением) министерства, представленные на подпись
Министру или по его поручению первому заместителю Министра, визируются
на втором экземпляре исполнителем, руководителем структурного
подразделения министерства или его заместителем, начальником Правового
департамента или его заместителем, курирующим заместителем Министра, в
необходимых случаях, руководителями или их заместителями других
заинтересованных структурных подразделений министерства, а также
руководителями или заместителями руководителей заинтересованных
организаций.
К постановлению прилагается справка, подписанная руководителем
(заместителем руководителя) структурного подразделения,
представляющего документ, излагающая существо вопроса с необходимыми
расчетами, обоснованиями и отражением содержащихся в документе новых
положений, отличий от ранее принятых нормативных правовых актов.
В тех случаях, когда постановления и разъяснения принимаются
министерством совместно с другими органами, на подпись представляется
соответствующее количество экземпляров документов.
Подготовленные в установленном порядке документы представляются в
отдел организации работы коллегии и подготовки нормативных документов
для окончательного редактирования, оформления, передачи на подпись и
регистрации после подписания. Одновременно исполнитель документа
представляет подписанный соответствующим начальником структурного
подразделения или его заместителем список (рассылку) организаций,
которым направляется постановление, разъяснение.
Постановления и разъяснения, затрагивающие права граждан,
устанавливающие вновь либо изменяющие механизм реализации этих прав,
свобод и законных интересов, действующих на момент принятия
постановлений и разъяснений, а также носящие межведомственный
характер, подлежат государственной регистрации.
Отбор нормативных правовых актов министерства для направления на
государственную регистрацию осуществляет Правовой департамент.
Перед представлением нормативного правового акта министерства на
подпись руководству в установленном порядке начальник Правового
департамента или его заместитель на визируемом экземпляре указывает,
подлежит ли этот акт государственной регистрации.
Для направления в Министерство юстиции Российской Федерации
представляются следующие документы:
а) зарегистрированный в отделе организации работы коллегии и
подготовки нормативных документов первый экземпляр нормативного
правового акта, подписанный Министром или по его поручению первым
заместителем Министра (визированный экземпляр остается в
министерстве);
б) три копии нормативного правового акта, заверенные общим
отделом и подписанные начальником Правового департамента (его
заместителем);
в) справка - обоснование, подписанная начальником Правового
департамента (его заместителем);
г) сопроводительное письмо, подписанное соответствующим
заместителем Министра.
Доставка документов в Министерство юстиции Российской Федерации и
обратно возлагается на подразделение, являющееся ответственным
исполнителем нормативного правового акта.
Подлинные экземпляры постановлений и разъяснений хранятся в
отделе по организации работы коллегии и подготовки нормативных
документов.
4.3. Все исходящие из министерства документы должны
соответствовать единым Правилам составления и оформления документов
(Приложение 4).
4.4. Исходящие документы, подписанные Министром или его
заместителями, направляемые в Аппараты Президента Российской
Федерации, Правительства Российской Федерации, комитеты
Государственной Думы и Совета Федерации, регистрируются и отправляются
отделом правительственной переписки.
Исходящие документы, адресованные федеральным органам
исполнительной власти, органам по труду, социальной защиты населения
субъектов Российской Федерации, территориальным органам министерства
по вопросам занятости населения, организациям, регистрируются и
подготавливаются для отправки общим отделом.
Исходящие документы, не требующие подписи руководства
министерства, подписываются руководителями структурных подразделений
или их заместителями в соответствии с компетенцией каждого.
Исходящие документы, подписанные руководителями структурных
подразделений министерства или их заместителями, регистрируются и
подготавливаются для отправки этими подразделениями с обязательным
сообщением в группу по регистрации и учету корреспонденции общего
отдела исходящего номера, даты отправки, номера дела, в которое подшит
документ, номера страницы, а также фамилии исполнителя и должности
лица, подписавшего документ (копия ответа с письмом - основанием
остается в подразделении).
Ответы на письма, заявления и жалобы граждан, подписанные как
руководством министерства, так и руководителями структурных
подразделений министерства и их заместителями, а также исполненные
непосредственно в Управлении по работе с обращениями граждан,
регистрируются и подготавливаются для отправки этим управлением по
входящим номерам.
Вся международная корреспонденция подлежит отправке только после
согласования с Управлением международного сотрудничества.
Регистрация и подготовка к отправке исходящих документов
производится, как правило, в день их подписания.
4.5. При отправке исходящей корреспонденции секретари структурных
подразделений министерства, работники отдела правительственной
переписки, общего отдела, а также Управления по работе с обращениями
граждан обязаны:
проверить наличие подписей на документе и соответствующих виз,
приложений к нему (если они указаны в документе), подлинника
основания, фамилии и номера телефона исполнителя документа, а также
правильность написания адреса, индекса почтового отделения и фамилии
адресата, номера и даты документа, на который дается ответ;
на каждом отправляемом документе поставить дату и исходящий
номер, состоящий из индекса и порядкового номера исходящего документа;
подшить визированную копию исходящего документа в соответствующее
дело, заведенное по месту регистрации исходящего документа вместе с
материалами, на основании которых этот документ подготовлен.
Зарегистрированные исходящие документы, кроме документов отдела
правительственной переписки, передаются в экспедицию с пометкой о
категории почтового отправления (кроме простых отправлений). Документы
за подписью Министра и его заместителей, включая постановления и
разъяснения министерства, а также возвращаемые гражданам трудовые
книжки и другие ценные вложения посылаются заказной почтой.
Исходящая корреспонденция сдается в экспедицию в
незаконвертированном виде в течение рабочего дня (по возможности)
равными частями с 9 часов утра до 15 часов ежедневно, а в пятницу и
предпраздничные дни - до 12 часов.
4.6. В экспедиции проверяется правильность оформления документов,
наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно
оформленные документы возвращаются в соответствующие подразделения.
Обработка отправляемой корреспонденции в экспедиции включает ее
сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты,
заклеивание, определение и проставление стоимости отправления,
составление реестра на заказную почту и сдачу корреспонденции в
отделение связи. При этом для документов, направляемых постоянным
адресатам, используются конверты с адресами, напечатанными
типографским способом или средствами оперативного размножения.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один
конверт.
Документы, переданные в экспедицию, должны быть обработаны и
отправлены, как правило, в тот же день.
4.7. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются
(используются) в пределах министерства. Прохождение внутренних
документов на всех этапах их подготовки и оформления регистрируется в
специальных журналах.
Внутренние распоряжения и приказы министерства после их
подписания регистрируются и рассылаются группой по регистрации и учету
корреспонденции общего отдела (кроме кадровых). Все приказы в
обязательном порядке согласовываются с Правовым департаментом и
Управлением делами (кроме кадровых), а также с руководителями
подразделений, упомянутых в поручениях, содержащихся в приказах.
Регистрация внутренних документов производится, как правило, в
день их подписания. Подписанные экземпляры документов подшиваются в
группе по учету и регистрации корреспонденции общего отдела.
Докладные записки на имя руководства министерства, справки,
сводки и другие внутренние документы оперативного характера
рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего
передаются для исполнения (использования) в соответствующее
структурное подразделение (согласно резолюции) или подшиваются в дело
по месту их подготовки.
4.8. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов
на всех этапах их прохождения осуществляется под расписку, которая
делается разборчиво.
Документы, поступающие в структурные подразделения министерства,
принимает секретарь подразделения, а при его отсутствии - работник,
специально назначенный руководителем подразделения. Если письмо
поступило не по назначению, его следует вернуть для пересылки в
течение двух дней.
Передача документов в пределах структурного подразделения
производится через секретаря (или лицо, его замещающее) с
соответствующей отметкой в регистрационной карточке или журнале
внутренних документов.
Передача документов из одного структурного подразделения в другое
производится только через отдел правительственной переписки, общий
отдел или Управление по работе с обращениями граждан в зависимости от
принадлежности документа.
4.9. Учет объема документооборота в министерстве включает в себя
подсчет общего количества входящих, исходящих и внутренних документов
за определенный период времени.
Подсчет количества входящих и исходящих документов осуществляется
группой по учету и регистрации корреспонденции общего отдела. Учет
внутренних документов осуществляется по месту подготовки или
исполнения (использования) документа так, чтобы каждый документ
учитывался только один раз.
При определении объема документооборота раздельно подсчитывается
количество основных документов и количество экземпляров (копий),
изготовленных средствами оперативного размножения.
Данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются в общем
отделе и структурных подразделениях министерства по прилагаемой форме
(Приложение 5) и представляются начальником общего отдела управляющему
делами.
5. Построение справочного аппарата
5.1. Справочный аппарат в делопроизводстве должен отвечать
требованиям наиболее полного и разностороннего раскрытия состава и
содержания документов, обеспечения их оперативного поиска, быстрого
получения необходимой документной информации.
5.2. Основой справочного аппарата к служебным документам являются
компьютерные банки данных или картотеки, создаваемые в группе по учету
и регистрации корреспонденции общего отдела, отделе правительственной
переписки, секретариатах заместителей Министра и в структурных
подразделениях министерства.
Электронная база данных строится по видам документов, которые
располагаются по порядку входящих и исходящих номеров.
Электронная база данных отдела контроля и информатизации
подразделяется по исполнителям и порядковому входящему номеру
документа.
5.3. База данных в секретариатах заместителей Министра создается,
как правило, на основе действующих программ компьютерной обработки и
регистрации документов или на основе дубликатов регистрационных
карточек на входящие документы, направляемых отделом правительственной
переписки, группой по учету и регистрации корреспонденции общего
отдела, Управлением по работе с обращениями граждан.
В разделе "неисполненные документы" карточки систематизируются по
видам документов (поручения Правительства Российской Федерации,
поручения Министра, почта на имя заместителей Министра) и по
подразделениям, закрепленным за соответствующим заместителем Министра.
Регистрационные карточки на документы с указанными в резолюциях
сроками исполнения или с резолюциями "Срочно", "Весьма срочно" и
"Прошу переговорить" помещаются отдельно, систематизируются по срокам
исполнения и используются для регулярной информации заместителей
Министра с целью обеспечения исполнения поручений в установленные
сроки.
По мере исполнения документов регистрационные карточки с
проставленными в них необходимыми отметками перемещаются в раздел
"исполненные документы" и систематизируются по видам документов и
входящим номерам.
5.4. В картотеках структурных подразделений министерства,
построенных на основе регистрационных карточек, в разделе
"неисполненные документы" карточки систематизируются по исполнителям,
корреспондентам или срокам исполнения, а в разделе "исполненные
документы" - по определенному вопросу и порядку номеров.
6. Порядок учета и рассмотрения предложений,
заявлений и жалоб граждан
6.1. На Управление по работе с обращениями граждан возлагается
ответственность за учет и регистрацию всех предложений, заявлений и
жалоб граждан и их своевременное рассмотрение в соответствии с
действующим законодательством, а также внесение на основе их обобщения
и анализа необходимых предложений. Управление рассматривает
поступившие письма, как правило, самостоятельно или после консультации
с соответствующими департаментами, управлениями.
Отдельные письма и обращения граждан могут быть направлены на
рассмотрение непосредственно в структурные подразделения руководством
министерства или через Управление делами.
6.2. Порядок учета и рассмотрения предложений, заявлений и жалоб
граждан отражен в Инструкции о ведении делопроизводства по
предложениям, заявлениям и жалобам граждан в аппарате Министерства
труда и социального развития Российской Федерации, утвержденной
Приказом от 1 июля 1997 г. N 150.
7. Организация контроля за исполнением документов
7.1. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие,
исходящие и внутренние документы. Организация контроля должна
обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.
Контроль за исполнением документов включает в себя
непосредственную проверку хода исполнения, учет и анализ сроков
исполнения контролируемых документов.
Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений
осуществляют руководители министерства, а также руководители
департаментов, начальники управлений, отделов и ответственные
исполнители.
Централизованный контроль за исполнением документов
осуществляется отделом контроля и информатизации делопроизводства, а
за рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан - Управлением
по работе с обращениями граждан.
Контролю в централизованном порядке подлежат поручения,
содержащиеся в указах, распоряжениях Президента Российской Федерации,
протоколах заседаний Правительства Российской Федерации и его
Президиума, постановлениях и распоряжениях Правительства Российской
Федерации, протоколах заседаний правительственных комиссий, а также
поручений руководителей Правительства Российской Федерации и его
Аппарата.
7.2. Отдел контроля и информатизации делопроизводства
осуществляет контроль за исполнением поручений через руководителей
структурных подразделений министерства и их заместителей, работников
группы регистрации и учета корреспонденции общего отдела, а также
секретарей заместителей Министра и подразделений, с использованием
автоматизированной системы контроля исполнения.
7.3. Документы, подлежащие контролю, исполняются в следующие
сроки:
поручения с конкретной датой исполнения выполняются в указанный
срок;
поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие
пометку "Срочно", "В. срочно", исполняются в 3-дневный срок, остальные
в месячный срок. Этот срок исчисляется в календарных днях с даты их
подписания;
поручения по письмам, направленным из вышестоящих органов на
заключение или рассмотрение министерства, - до 30 дней или согласно
указанным в них срокам;
запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской
Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации, поступившие в письменной форме, - не позднее 15
дней со дня получения, т.е. с даты регистрации (ст. 13 Федерального
закона от 8 мая 1994 г. N 3-ФЗ "О статусе депутата Совета Федерации и
статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации");
обращения и предложения членов Совета Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации - безотлагательно, а в
случае необходимости дополнительного изучения и проверки сообщается об
этом депутату в трехдневный срок и окончательный ответ - не позднее 20
дней со дня получения;
предложения, заявления и жалобы граждан - до 30 дней;
поручения, содержащиеся в приказах министерства, - согласно
указанному в них сроку;
поручения, содержащиеся в протоколах заседаний коллегии
министерства, - согласно указанному в них сроку;
поручения Министра - согласно установленному сроку или до 30
дней.
Срок исполнения документа исчисляется с момента установления
срока исполнения вышестоящим органом, а для писем федеральных органов
исполнительной власти - с даты регистрации или с даты, указанной в
резолюции руководства министерства.
В тех случаях, когда в процессе исполнения выясняется
необходимость получения дополнительных материалов, проведения
соответствующих расчетов и другой работы, срок исполнения документа
может быть продлен только тем лицом или вышестоящей организацией,
которые его установили. Продление срока исполнения документа должно
быть оформлено не менее чем за 2 - 3 дня до истечения установленного
срока, вопрос о продлении срока исполнения поручения, содержащегося в
постановлении или распоряжении Правительства Российской Федерации,
рассматривается на заседании Правительства.
На контрольных карточках и на документах, взятых на контроль
отделом контроля и информатизации делопроизводства, проставляется
штамп "Контроль".
Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по
его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении
первым, которое и представляет в Правительство Российской Федерации
материалы, согласованные с соисполнителями.
7.4. Документы, поставленные на контроль, считаются исполненными:
поручения Правительства Российской Федерации - после
представления предложений в Правительство Российской Федерации,
предусматривающих полное выполнение решений, содержащихся в резолюции,
и списания ответственным исполнителем "В дело" подлинника поручения;
запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской
Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации - после направления депутатам исчерпывающих
ответов по существу поставленных вопросов;
поручения руководства министерства по письмам федеральных органов
исполнительной власти и организаций - после рассмотрения поставленных
в них вопросов и направления в соответствующие органы ответов по
существу;
поручения, содержащиеся в постановлениях, приказах и протоколах
заседаний коллегии министерства, - после доклада руководству
министерства соответствующих предложений;
поручения по материалам периодической печати - после
представления руководству министерства предложений и принятия по ним
соответствующих решений.
После исполнения документы снимаются с контроля отделом контроля
и информатизации делопроизводства, предложения, заявления и жалобы
граждан - Управлением по работе с обращениями граждан; остальные
документы - соответствующими должностными лицами, поставившими их на
контроль. При этом на документе и карточке делается отметка о снятии с
контроля.
7.5. Данные об исполнении контролируемых документов обобщаются по
структурным подразделениям министерства с выделением количества
документов, исполненных в установленные сроки, и по состоянию на
первое число каждого месяца докладываются Министру или заместителю
Министра, после чего рассылаются в структурные подразделения.
Периодически в департаменты, управления, отделы направляется
перечень документов, находящихся у них на исполнении, а руководству
министерства - данные о ходе исполнения наиболее важных поручений (не
реже одного раза в неделю).
7.6. Материалы о ходе и результатах контроля за исполнением
документов систематически анализируются, и на основе анализа
разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов,
повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации
контроля, стиля и методов работы аппарата министерства в целом.
8. Составление номенклатуры и формирование дел
8.1. Документы после их исполнения формируются в дела в
соответствии с номенклатурой дел.
В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый
поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация
документов в делопроизводстве. Классификация документов закрепляется в
номенклатуре дел, являющейся систематизированным перечнем заголовков
дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием срока их хранения
(Приложение 6).
Номенклатура дел служит для распределения и группировки
исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, в
качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные
документы и является учетным документом в Центральном архиве
министерства для дел временного хранения (до 10 лет включительно).
В номенклатуру дел включаются все дела, которые отражают
документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности
министерства. Сводная номенклатура дел, заводимых в министерстве,
разрабатывается Центральным архивом на основе номенклатур структурных
подразделений и после согласования с соответствующим архивным
учреждением утверждается руководством министерства. Ответственность за
подготовку номенклатур дел, заводимых в структурных подразделениях,
возлагается на руководителей этих подразделений.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники
постановлений Правительства Российской Федерации, брошюры,
справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы,
экспресс - информация и другие подобные материалы.
После утверждения сводной номенклатуры дел структурные
подразделения министерства получают выписку из соответствующих ее
разделов для использования в работе.
8.2. Утвержденная в министерстве сводная номенклатура дел
является документом длительного действия и подлежит пересоставлению
или переутверждению в случае изменения функций и структуры
министерства. Если таких изменений не происходит, сводная номенклатура
дел в конце каждого года (в период с 1 по 15 декабря) уточняется и
вводится в действие с 1 января следующего года.
Если в течение года в министерстве возникают новые
документируемые участки работы, то в сводную номенклатуру дел
дополнительно вносятся соответствующие заголовки.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел
делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом
постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры общего отдела.
В течение всего срока действия сводной номенклатуры дел в ней
своевременно проставляются отметки о заведении дел, передаче их в
Центральный архив министерства, выделении дел к уничтожению, лицах,
ответственных за формирование дел.
8.3. В сводной номенклатуре дел указываются наименования разделов
и подразделов классификационной схемы и наименования (заголовки) дел.
Названия разделов и подразделов в схеме номенклатуры дел, как
правило, соответствуют утвержденной структуре министерства. В качестве
первого раздела номенклатуры указывается Управление делами, затем
функциональные подразделения министерства.
Заголовки дел отражают все документируемые участки работы и
вопросы деятельности министерства, осуществляемые соответствующим
подразделением. В заголовках указывается вид документов (приказы,
протоколы, акты), вид дела (переписка, документы и т.д.), а также
уточняющие содержание дела данные об авторах документов,
корреспондентах, датах событий, указания о подлинности или копийности
документов и т.п.
8.4. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго
определенный индекс.
Индексы дел должны состоять из индекса структурного подразделения
и порядкового номера дела в делопроизводстве (Приложение 3).
8.5. Формирование дел, то есть группировка исполненных документов
в дела, в соответствии с номенклатурой дел, как правило, должно
осуществляться по месту регистрации исходящих документов.
Структурные подразделения министерства группируют в дела
документацию по своему профилю. Не рекомендуется формирование и
хранение дел у исполнителей.
В дела группируются документы одного делопроизводственного года.
8.6. Списание документов "В дело" осуществляется по окончании
исполнения документа и снятия его с контроля (по документам, взятым на
контроль).
Списание "В дело", как правило, производится руководителем или
заместителем руководителя структурного подразделения, в которое
документ был направлен на исполнение, с приложением справки об
исполнении документа.
Документы, направляемые на ознакомление, "В дело" списываются по
окончании ознакомления управляющим делами или начальником общего
отдела в зависимости от формы документа.
8.7. При формировании дел следует строго соблюдать их объем и
состав документов, которые должны помещаться в данное дело. Включение
в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков,
вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не
допускается.
В процессе группировки документов проверяется правильность
оформления документов (наличие подписей, даты, индекса, заверительной
подписи, отметок "В дело N ..." и т.п.). Недооформленные и неправильно
оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Документы постоянного и временного срока хранения следует
группировать в отдельные дела.
На обложке каждого дела должны быть написаны без сокращений:
наименование министерства, структурного подразделения, заголовок дела,
даты начала и окончания дела или год заведения дела, количество листов
в деле (только для дел постоянного хранения), срок хранения. Кроме
того, после внесения дела в опись на обложке проставляются номер описи
и номер дела по описи (Приложение 7).
Формируемое дело должно сдержать не более 250 листов (30 - 40 мм
толщины), при большем количестве листов дело должно быть разделено на
тома. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются по каждому тому
отдельно (это касается документов постоянного хранения и временного -
свыше 10 лет).
Приложения большого объема следует группировать в отдельные тома.
Небольшие приложения присоединяются к тем документам, к которым они
относятся.
8.8. Расположение документов внутри дела производится в порядке
разрешения вопросов, хронологии, алфавита, индексации (нумерации) и
т.д.
В деле документы подшиваются сверху вниз по датам их исполнения.
При этом документ - ответ подшивается за документом - запросом.
8.9. Документы (постановления, разъяснения, приказы) группируются
в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
8.10. Документы заседаний коллегии министерства группируются
отделом организации работы коллегии и подготовки нормативных
документов в два дела: первое - протоколы заседаний коллегии; второе -
материалы к заседаниям коллегии (повестки дня, доклады, справки,
заключения, проекты решений и другие документы).
При этом протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом
порядке и по номерам. Документы к заседаниям коллегии
систематизируются по номерам протоколов. Внутри группы документов,
относящихся к одному протоколу, производится их систематизация в
последовательности решения вопросов: сначала подшивается инициативный
документ, а затем другие документы, относящиеся к данному вопросу.
8.11. Поручения вышестоящих органов формируются в дела в отделе
правительственной переписки по структурным подразделениям
министерства. Документы внутри дел располагаются в хронологическом
порядке.
8.12. Документы, регистрируемые и отправляемые группой по
регистрации и учету корреспонденции общего отдела, формируются в дела
этой группой по подразделениям министерства. В подразделениях
министерства документы формируются в дела по группам документов,
вопросам.
8.13. Приказы по личному составу, о командировках и личные дела
Страницы: 1 2 |