Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "МЕТОДИКИ РАСЧЕТА ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ НА ОСНОВЕ НОРМАТИВОВ ПО ТРУДУ"".
1. Методика определения необходимой штатной
численности архива в целом
Расчеты необходимой численности работников архива в целом
проводятся по всем видам работ, которые осуществляются или должны
осуществляться (это определяется целью расчета) в архиве - как по
основным (архивным), так и по административно-управленческим, а также
инженерно-техническим, хозяйственным, вспомогательным работам (если
определено, что инженерно-техническое и хозяйственное обслуживание
архива должно осуществляться его штатными работниками).
Делать расчеты целесообразно раздельно по категориям работников:
специалисты по основной деятельности; руководители по основной
деятельности; специалисты административно-управленческого персонала;
инженерно-технические работники, рабочие, младший обслуживающий
персонал; руководители по неосновной деятельности.
Данную работу рекомендуется проводить в следующем порядке.
Сначала целесообразно рассчитать необходимое количество работников по
основной деятельности. Для этого следует составить перечень всех
функций по основной деятельности и всех архивных работ, которые должен
выполнять архив для реализации своих задач и функций, определенных
архивным и смежным законодательством (федеральным и региональным),
Основными правилами работы государственных архивов Российской
Федерации, правилами работы государственных архивов с
научно-техническими и кинофотофоновидеодокументами, регламентами,
другими отраслевыми нормативно-методическими документами, а также
федеральными и региональными программами и планами развития архивного
дела, Уставом данного архива (Положением об архиве).
В перечень включаются нормированные и ненормированные работы.
Затем определяются объемы каждой из работ, которые архив обязан
ежегодно выполнять (выполнить) по каждому из направлений основной
деятельности в определенный период времени (например, в ближайшие 5
лет). Расчет необходимых объемов работ проводится на основе анализа
состояния и результатов деятельности архива за последние годы, с
обязательным учетом действующих федеральных и региональных программ и
планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления
архивным делом - федерального и регионального (данного субъекта
Российской Федерации), имеющихся у архива собственных прогнозов,
программ и планов развития.
От текущего планирования деятельности архива данная работа будет
отличаться тем, что обычно при планировании архивы исходят из
утвержденной штатной численности, а не необходимой. Поскольку штатная
численность многих архивов недостаточна, при планировании и
осуществлении работ по основной деятельности архивы нередко вынуждены
нарушать установленные или нормативные сроки их проведения, вынуждены
превышать нормы времени и выработки, работать по упрощенным
технологиям (нередко с ущербом для качества) или вообще откладывать
проведение отдельных видов работ на неопределенное время.
При проведении расчетов для обоснования необходимой штатной
численности основного персонала государственного архива следует в
основу расчетов закладывать объемы работ, в которых с максимально
возможной полнотой учитываются такие факторы, как объемы и состояние
сохранности фондов архива; наличие секретных, уникальных и особо
ценных документов, а также кинофотофонодокументов и микроформ - как
требующих обособленного хранения и специального учета; необходимые
мероприятия по обеспечению сохранности документов, созданию страхового
фонда и фонда пользования (что требует в ряде архивов создания
лабораторий или групп реставрации и микрофильмирования документов);
количество и состав источников комплектования архива, объемы, состав и
состояние документов (в том числе документов по личному составу),
находящихся в ведомственных архивах и, в том числе, подлежащих
передаче в государственный архив, прогнозируемые ежегодные объемы
комплектования государственного архива; наличие и объем документов
государственного архива, подлежащих рассекречиванию и полному
описанию; интенсивность использования документов архива,
прогнозируемые потребности в информации по документам архива различных
категорий пользователей; уровень компьютеризации архива, его
техническая оснащенность в целом, размещение архива в одном здании или
на нескольких обособленных территориях; ближайшие перспективы ввода в
эксплуатацию новых помещений архива, нового оборудования и т.д.
При этом следует учитывать и факторы, объективно ограничивающие
объемы работ, а также рост штатной численности архива. Например, из-за
отсутствия достаточных резервов площадей в архивохранилищах, а также
перспектив их расширения в ближайшие годы невозможно планировать
увеличение ежегодных объемов комплектования архива; нехватка
специального оборудования и отсутствие средств на его приобретение не
позволит увеличить объемы создания страхового фонда; реальные
возможности бюджета соответствующего субъекта Российской Федерации в
целом сдерживают рост штатов бюджетных организаций и т.п. Главное
условие результативности работы по определению необходимой штатной
численности - исходить из неотложного и в то же время реального объема
работ, не закладывать в расчеты весь объем работ, которые по тем или
иным причинам не выполнялись в течение длительного времени.
После составления перечня и определения необходимых ежегодных
объемов каждой из работ делаются расчеты трудозатрат и штатов,
потребных для выполнения этих работ.
Трудозатраты рассчитываются по каждому виду работы с
использованием нормативов по труду - межотраслевых, отраслевых
(типовых) или местных <3>. Конкретному архиву наиболее целесообразно
использовать местные нормы, разрабатываемые на основе типовых норм,
классификационного перечня работ, учетных и отчетных документов
архива, а также результатов проверок уровня выполнения норм. Типовые
нормы применяются при отсутствии местных норм, межотраслевые - при
определении трудозатрат на инженерно-технические работы, обслуживание
техники, работы младшего обслуживающего персонала и т.д. Если
используются межотраслевые, отраслевые или местные нормы, рассчитанные
на 41-часовую рабочую неделю (а к ним относятся и типовые архивные
нормы 1988 г.), при определении трудозатрат следует применять
повышающий коэффициент 1,025 <4>. Например, если по нормам,
установленным для 41-часовой рабочей недели, на организацию 6 выставок
документов необходимо затратить 162 рабочих дня продолжительностью 8
часов 12 минут каждый, то в условиях 40-часовой рабочей недели для
проведения указанной работы потребуется 166 восьмичасовых рабочих дней
(162 х 1,025 = 166,05).
------------------------------------
<3> Местные нормы могут быть укрупненными или рассчитанными по
видам работ и операциям и установлены на рабочую неделю
продолжительностью 40 часов. В нормах должно быть учтено время на
подготовительно-заключительные, вспомогательные работы,
организационно-техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные
надобности исполнителей. Порядок разработки норм времени и выработки
изложен в Методических рекомендациях "Основы научной организации труда
в государственных архивах" / ГАУ при СМ СССР, ВНИИДАД. М., 1986.
<4> 12 минут, на которые сократился рабочий день, составляют
0,025 от 8-часового рабочего дня.
Трудозатраты (Т) на нормирование работы и операции определяются
двумя способами:
1. Через нормы времени:
Т = N х Нвр.,
где:
N - объем работы (работ) в единицах измерения за год;
Нвр. - норма времени на единицу работы в днях.
Например, если в течение года планируется организовать 4 выставки
документов объемом до 100 экспонатов каждая при норме 27,7 рабочего
дня на одну выставку (в расчете на 40-часовую рабочую неделю), то
годовые трудозатраты на указанную работу составят:
Т = 4 х 27,7 = 110,8 чел.-дней.
2. Через нормы выработки:
Т = N : Нвыр.,
где:
N - объем работы (работ) в единицах измерения за год;
Нвыр. - норма выработки в единицах измерения на 1 специалиста в
день.
Так, если в течение года по документам архива планируется
исполнить 2600 запросов социально-правового характера по норме 3
запроса за рабочий день, то годовые трудозатраты составят:
Т = 2600 : 3 = 866,7 чел.-дней.
После расчета трудозатрат на осуществление нормированных работ
определяются трудозатраты на выполнение ненормированных работ - на
основе отчетных данных, расчетных частей планов-отчетов архива и его
подразделений за предыдущие годы, в которых зафиксированы трудозатраты
на проведение подобных работ, а в отдельных случаях - экспертным
путем.
Далее определяется резерв рабочего времени на выполнение
внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями
<5>. Резерв также рассчитывается на основе отчетных данных, расчетных
частей планов-отчетов архива за предыдущие годы, в среднем он может
составлять 3% от общего полезного бюджета рабочего времени по архиву
<6>.
------------------------------------
<5> Основные правила работы государственных архивов Российской
Федерации. М., 2002. С. 44.
<6> Расчет полезного (эффективного) фонда рабочего времени в
плановом периоде (Методические рекомендации). М., Главархив СССР,
1982. С. 6.
После этого подсчитываются общие трудозатраты суммированием
трудозатрат, полученных на весь комплекс работ по основной
деятельности, охваченных нормами, а также трудозатрат на
ненормированные работы и резерва рабочего времени на выполнение
внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями.
Общие затраты (То) на все работы по основной деятельности в
архиве являются основой расчета необходимой общей штатной численности
специалистов по основной деятельности по формуле (1):
Чш = (То : Фн) х Кн,
где:
Чш - штатная численность (расчетная);
То - общие трудозатраты (полезное рабочее время) на объем работы
(работ) в днях или часах <7>; общие трудозатраты получаются
суммированием трудозатрат (Т) на нормированные и ненормированные
работы (операции), а также внеплановые задания и работы, связанные с
непредвиденными ситуациями;
------------------------------------
<7> Большинство норм на основные виды работ, выполняемые в
государственных архивах, содержат нормативы времени и выработки,
выраженные в рабочих днях, поэтому в приведенных в данном пособии
примерах расчеты трудозатрат на работы по основной деятельности даны в
рабочих днях.
Фн - нормативный фонд рабочего времени на одного работника (в
данном случае - специалиста) за год - условно принимается в объеме
2000 часов или 250 рабочих дней <8>;
------------------------------------
<8> Рекомендации по определению штатной численности работников
бюджетных организаций на основе нормативов по труду. М., ЦБНТ, 2002.
С. 6.
Кн - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников,
регламентируемые трудовым законодательством, - основные (очередные) и
дополнительные отпуска, в том числе отпуска для работников с
ненормированным рабочим днем, отпуска по временной нетрудоспособности,
отпуска для учащихся, отпуска без сохранения содержания для ветеранов
и пенсионеров и т.п.). Коэффициент определяется по формуле:
Кн = 1 + (процент планируемых невыходов : 100) <9>.
Минимальный процент планируемых невыходов, обычно применяемый для
бюджетных организаций, составляет 10% рабочего времени (см. сноску 9).
------------------------------------
<9> Там же. С. 6, 8, 9, 14.
Таким образом, в данном случае и в последующих примерах Кн = 1 +
(10 : 100) = 1,1.
При конкретных расчетах необходимой штатной численности
работников архивов процент планируемых невыходов следует выводить на
основе данных бухгалтерского учета архива, по которому проводятся
расчеты, или, если применять указанный способ невозможно (например,
для вновь создаваемого архива), можно воспользоваться соответствующими
данными, полученными в аналогичном архиве. Методика определения
регламентируемых законодательством плановых невыходов изложена в
Методических рекомендациях Главархива СССР по расчету полезного
(эффективного) рабочего времени в архивах <10>, при пользовании
которыми следует руководствоваться изменениями в действующем Трудовом
кодексе Российской Федерации.
------------------------------------
<10> Расчет полезного (эффективного) фонда рабочего времени в
плановом периоде (Методические рекомендации) / Главархив СССР. М.,
1982. С. 1 - 5. Приложение 1, п. п. 4, 4.1 - 4.8 (занятия по
гражданской обороне в настоящее время не включаются в число невыходов,
а необходимое для их проведения время учитывается в общих
трудозатратах, наряду с занятиями по повышению квалификации работников
архива).
Как показывает практика, в государственных архивах
регламентированные действующим трудовым законодательством и
подтвержденные данными бухгалтерского учета невыходы составляют более
10%. Например, если процент регламентированных трудовым
законодательством невыходов для данного конкретного архива равен 15%,
то коэффициент, учитывающий планируемые невыходы, составит 1 + (15 :
100) = 1,15.
После расчета необходимой штатной численности специалистов по
основной деятельности определяется необходимая штатная численность
специалистов административно-управленческого персонала,
инженерно-технических работников, рабочих и младшего обслуживающего
персонала, а также руководителей архива и его структурных
подразделений - по методике, изложенной в разделах 3 - 5 настоящего
пособия.
Общую необходимую штатную численность архива в целом можно
получить суммированием необходимой численности всех категорий
работников.
Если архив имеет структурные подразделения с четким
разграничением функций, указанные расчеты целесообразно делать в
пределах каждого структурного подразделения (отдела, лаборатории),
затем полученные по конкретным подразделениям данные о необходимой
штатной численности суммируются в общий итог по архиву, к которому
приплюсовываются должности руководителя архива и его заместителей.
С целью эффективного и качественного выполнения объема работ, на
который будет рассчитываться численность исполнителей, целесообразно
организационно-технические условия труда (организация рабочих мест,
соблюдение технологии проведения работ, использование средств
автоматизации и механизации труда) привести в соответствие с
требованиями, заложенными в действующих правилах работы
государственных архивов и в отраслевых нормативно-методических
разработках.
Изложенная Методика применима и для определения необходимой
штатной численности вновь создаваемого (проектируемого) архива. В этом
случае тоже составляется перечень предусматриваемых для проектируемого
архива функций, а также работ, которые необходимо проводить архивом
для реализации этих функций (как по основной, так и по неосновной
деятельности).
Предположительные объемы работ определяются с учетом основных
факторов, перечисленных на страницах 6 и 7 настоящей Методики, с
необходимыми поправками (в зависимости от конкретной ситуации).
Например, если проектируемый архив не будет сразу иметь на хранении
документов, то на первое время для него предусматривается минимальный
штат.
Для расчетов используются местные, а также типовые отраслевые и
межотраслевые нормативы по труду (см. Приложение).
|
Фрагмент документа "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "МЕТОДИКИ РАСЧЕТА ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ НА ОСНОВЕ НОРМАТИВОВ ПО ТРУДУ"".