Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".
9. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документов в делопроизводстве представляет собой
совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,
систематизацию документов, формирование и оформление дел в
делопроизводстве, их передачу в архив таможенного органа (далее
именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными
государственными стандартами на документы, нормативно-методическими
документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими
нормативно-методическими документами по архивному делу и
делопроизводству ФТС России.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию
документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и
формирование дел.
9.1. Составление номенклатур дел
9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел, заводимых в делопроизводстве таможенного органа, с
указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения
сроков их хранения и является основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также используется
в архиве для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
9.1.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения видов,
состава и содержания документов, образующихся в деятельности
таможенного органа.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
положениями о таможенном органе и его структурных подразделениях,
штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел
за предшествующие годы, перечнями документов с указанием сроков их
хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
9.1.3. Номенклатура дел таможенного органа (сводная) составляется
по установленной форме (приложение 35) на основании номенклатур дел
структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме
(приложение 36).
9.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется
ответственным за делопроизводство данного подразделения в последнем
квартале текущего года, согласовывается с архивным отделением ОДО,
подписывается руководителем структурного подразделения и
представляется в ОДО.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать
номенклатуру дел подразделения и представить ее в ОДО таможенного
органа.
9.1.5. Сводная номенклатура дел составляется ОДО на основе
номенклатур дел структурных подразделений, подписывается начальником
ОДО, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется - ЭК)
таможенного органа, с экспертно-проверочной комиссией (далее именуется
- ЭПК) архивного учреждения, в который документы передаются на
государственное хранение, и утверждается руководителем таможенного
органа. Согласовывается номенклатура дел с архивным учреждением не
реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в
таможенном органе.
9.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные
подразделения таможенного органа получают выписки соответствующих ее
разделов для использования в работе.
9.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом
количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел
является документом постоянного срока хранения и включается в
номенклатуру дел в раздел ОДО. Второй используется в ОДО в качестве
рабочего. Третий - применяется в архиве таможенного органа. Четвертый
- в государственном архиве.
9.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,
утверждается руководителем таможенного органа и вводится в действие с
1 января следующего календарного года.
9.1.9. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается
заново в случае коренного изменения функций и структуры таможенного
органа.
9.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел таможенного органа
являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре
дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой
(штатным расписанием) таможенного органа.
9.1.11. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для
группировки документов, отражающие все документируемые участки и
вопросы деятельности таможенного органа.
Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.
9.1.12. Основой для определения структуры номенклатуры дел
является структура (штатное расписание) таможенного органа. Разделами,
подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия
подразделений (например, отдел документационного обеспечения, отдел
бухгалтерского учета и финансовой экспертизы и др.).
9.1.13. Графы номенклатур дел таможенного органа, его структурных
подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в
номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в таможенном
органе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового
номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного
подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например:
02-03, где 02 - обозначение структурного подразделения, 03 -
порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре сохраняются одинаковые индексы для однородных дел
разных структурных подразделений (направлений деятельности), например:
"Приказы и распоряжения по вопросам деятельности отдела" (05-03,
06-03, 07-03, 08-03, 09-03 и т.д.).
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года,
являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года
с тем же индексом.
В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также
вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности
документов (приказы, протоколы и т.д.);
название таможенного органа или структурного подразделения (автор
документа);
название организации, которой будут адресованы или от которой
будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание
документов дела;
дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих
документы-приложения к какому-либо документу; например:
"Документы к протоколам заседаний коллегии таможенного
управления".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по
какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее
видовое название.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы
(отчеты).
Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется
общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки
каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов
номенклатуры дел определяется степенью важности документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих
организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел,
содержащих приказы, распоряжения ФТС России, располагаются перед
заголовками дел с приказами и распоряжениями управления, таможни.
Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные
документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому
признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту географических названий
или корреспондентов.
Заголовки уточняются в процессе формирования и оформления дел.
В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она
заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по
перечню, а при его отсутствии - по типовой, примерной номенклатуре дел
или согласованный с государственным архивом срок хранения.
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия
номенклатуры указываются название перечней документов, использованных
при определении сроков хранения дел; проставляются отметки о заведении
дел, переходящих делах (например, переходящее с 2003 г.), выделении
дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.
9.1.14. Если в течение года в таможенном органе возникают новые
документированные участки работы, непредусмотренные дела, они
дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в
каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
9.1.15. По окончании делопроизводственного года в конце
номенклатуры заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел
(томов), отдельно постоянного и временного хранения.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи, представляются в первой
декаде января текущего года в ОДО.
9.2. Формирование и оформление дел
9.2.1. Формированием дел называется группировка исполненных
документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация
документов внутри дела.
9.2.2. Дела формируются в таможенном органе децентрализованно,
т.е. в структурных подразделениях.
9.2.3. Исполненные документы в 15-дневный срок сдаются
исполнителем ответственному за делопроизводство структурного
подразделения для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен
быть подшит документ, определяет руководитель структурного
подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой.
9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется
ОДО и ответственными за делопроизводство структурных подразделений.
9.2.5. При формировании дел соблюдаются следующие основные
правила:
в дело помещаются только исполненные документы в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре;
в дело группируются документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются в
течение всего периода работы данного лица в таможенном органе;
раздельно группируются в дела документы постоянного и временных
сроков хранения;
ксерокопии факсограмм, телефонограмм помещаются в дела на общих
основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,
черновые и дублетные экземпляры;
по объему дело не должно превышать 250 листов;
при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок
дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
9.2.6. Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по
своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При
этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по
датам поступления, исходящие - по датам отправления),
вопросно-логической последовательности или их сочетании, или по
алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или
составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в
документе делается отметка.
9.2.7. Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии с относящимися к ним приложениями:
уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами. Если же они утверждены в качестве
самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу;
приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с
установленными сроками их хранения. При больших объемах приказы по
личному составу, касающиеся различных сторон деятельности таможенного
органа (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и
т.д.), группируются в отдельные дела;
документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения
коллегии, документы к заседаниям коллегии;
протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам; документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,
систематизируются по номерам протоколов;
утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от их проектов;
документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке
по мере их поступления <*>;
--------------------------------
<*> Личные дела формируются в соответствии с требованиями
инструкции, утвержденной Приказом ГТК России от 04.06.98 N 366 ДСП.
лицевые счета должностных лиц по заработной плате группируются в
отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
переписка группируется за период календарного года и
систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ
помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по
определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы
включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего
года.
9.2.8. Дела таможенного органа подлежат оформлению при их
заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка его к
хранению и включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке,
брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Оформление дел проводится должностными лицами ОДО и ответственными за
делопроизводство структурных подразделений.
9.2.9. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.
9.2.10. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает: нумерацию листов в деле,
составление листа-заверителя (приложение 37): составление, в
необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 38);
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение
39), внесение необходимых дополнений, изменений и уточнений в
реквизиты обложки дела (уточнение названия таможенного органа,
регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела);
подшивку и переплет дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не
проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не
нумеровать, заверительные надписи не составлять.
9.2.11. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме
листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются простым карандашом
арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем правом углу листа.
Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются
по каждому тому или каждой части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы, другие иллюстративные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,
нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу.
Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в
правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата,
подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и
подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками,
выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены
одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и
т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале сам
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов
нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если
она соответствует порядку расположения листов в деле.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов
дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые
номера зачеркиваются и рядом ставится новый.
9.2.12. После завершения нумерации листов составляется
заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном
листе-заверителе (приложение 37). В заверительной надписи цифрами и
прописью указываются количество пронумерованных листов дела и
количество листов внутренней описи, оговариваются особенности
нумерации листов дела (наличие пропущенных номеров, номеров листов с
наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с
вложениями и количество вложенных в них листов). Заверительная надпись
подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности
и даты составителя.
В случае перенумерации листов дела составляется новый
лист-заверитель; при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но
сохраняется в деле.
9.2.13. Для учета документов определенных категорий постоянного и
временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается
спецификой данной документации (дела с приказами и распоряжениями,
личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов составляется также на дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они
сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной
форме (приложение 38), которая содержит сведения о порядковых номерах
документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела,
на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется
итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество
включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов,
замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылками
на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговая
запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
9.2.14. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу составляется и оформляется по
установленной форме (приложение 39). На ней указываются реквизиты:
наименование таможенного органа - наименование управления,
таможни, таможенного поста указывается полностью в именительном
падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования,
которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения - название отдела
записывается в соответствии с утвержденной структурой;
индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по
номенклатуре;
заголовок дела - переносится из номенклатуры дел таможенного
органа, согласованной с ЭПК архивного учреждения. В необходимых
случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и
др.). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их
копийность;
дата дела (тома, части) - указывается год заведения и окончания
дела в делопроизводстве. Если в дело включены документы (приложения и
т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела,
с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за ...
год(ы)". Крайними датами дел, содержащих
организационно-распорядительную документацию (протоколы, письма,
доклады и т.д.), а также дел, состоящих из нескольких томов (частей),
являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год)
регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов,
включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими
цифрами, название месяца пишется словами. Крайними датами дела,
содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для
документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего
протоколов, входящих в дело. Крайними датами личного дела являются
даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это
дело заведено:
количество листов в деле проставляется в соответствии с
заверительной надписью;
реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку из
номенклатуры дел; на делах постоянного хранения пишется: "Хранить
постоянно";
архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) - проставляется
чернилами на обложках дел постоянного хранения в архиве таможенного
органа только после включения этих дел в годовые разделы сводных
описей, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения (до
этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для
наименования государственного архива, в который будут передаваться
дела, кодов государственного архива и таможенного органа по
Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
9.2.15. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом
возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и
резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету)
металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
9.3. Организация оперативного хранения документов
9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по
месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и ответственные за
делопроизводство этих подразделений обязаны обеспечивать сохранность
документов и дел.
При смене руководителя ОДО проводится прием-передача дел,
формируемых и хранящихся в ОДО, по номенклатурам дел за
соответствующие годы. Прием-передача оформляется актом (приложение
40).
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для
этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками
наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность,
предохраняющих от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или
выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет,
а затем сдаются в архив.
9.3.2. Выдача дел другим структурным подразделениям производится
с разрешения руководителя подразделения. Выдача дел должностным лицам
подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело
заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное
подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата
его возвращения; предусматриваются графы для расписок в получении и
приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование должностным лицам
структурных подразделений на срок не более одного месяца. После
истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его
хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных
запросов с разрешения руководителя таможенного органа по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения руководителя
таможенного органа с оставлением в деле заверенной копии документа и
акта о причинах выдачи подлинника.
|
Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".