Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".
8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В СТРУКТУРНЫХ
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ
8.1. Ответственные за делопроизводство структурных подразделений
таможенного органа получают корреспонденцию из ОДО.
8.2. Документы, полученные из ОДО, в структурном подразделении
повторно не регистрируются. Учет их рассмотрения, ознакомления и
исполнения ведется по РКК (приложение 27), с которыми документы
поступают в структурное подразделение, и в базах данных КПС "УКИД-Р".
Основные реквизиты поступивших документов, в т.ч. приказов,
распоряжений, решений коллегии и др., ответственные за
делопроизводство структурных подразделений вносят в базы данных
самостоятельно.
8.3. На рассмотрение руководству структурного подразделения
передаются документы без РКК, которые на этот период помещаются в
раздел картотеки "У руководства".
8.4. Руководители структурных подразделений таможенного органа
обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до
исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением
документов по существу вопросов.
8.5. При рассмотрении документов руководитель структурного
подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения и
рассмотрения в первую очередь (например, присланные для согласования).
8.6. После рассмотрения руководством ответственные за
делопроизводство структурных подразделений переносят его резолюцию в
электронную карточку базы данных и передают исполнителю документ под
расписку в РКК:
документы, рассмотренные в день поступления, - в день поступления
или на следующий день;
срочные документы - немедленно.
8.7. Если резолюцией руководства определены несколько
исполнителей, то передача документа осуществляется только через
ответственного за делопроизводство структурного подразделения с
соответствующей отметкой в РКК (приложение 27) и электронной карточке
базы данных.
При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители
ответственны за своевременный, качественный анализ информации и
представление ответственному исполнителю в установленные им сроки
необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и
т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за
полноту и достоверность информации, использованной при подготовке
документа.
8.8. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа; его оформление,
согласование, представление на подписание (утверждение) руководством
таможенного органа или структурного подразделения; подготовку к
пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров
документа и передает документ на тиражирование.
8.9. При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о
датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные
переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах документа.
8.10. Об исполнении документа или ознакомлении с ним всех
указанных в резолюции должностных лиц ответственный за
делопроизводство структурного подразделения делает отметку в РКК
(приложение 27) и в электронной карточке базы данных. РКК возвращается
в ОДО вместе с документом. На документы, исполненные без составления
письменного ответа, ответственный за делопроизводство структурного
подразделения переносит все отметки об исполнении в РКК входящего
документа и представляет ее в ОДО не позднее установленного срока
исполнения документа.
8.11. Исполненный документ передается ответственному за
делопроизводство структурного подразделения, который подшивает его в
соответствующее дело.
|
Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".