Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".
7. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Организация контроля исполнения
7.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на
контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
информирование руководителей в целях своевременного и качественного
исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля,
направление исполненного документа в дело; учет, обобщение, анализ
хода и результатов исполнения документов.
7.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы,
требующие исполнения.
При постановке документа на контроль в верхнем правом углу
документа в ОДО проставляется отметка о контроле (п. 4.3.16).
Документы, зарегистрированные в базах данных "Документы
вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и
постов", "Протоколы, докладные записки" и не контролируемые (не
имеющие штампа "Контроль") ОДО, подлежат закрытию в указанных базах
должностными лицами ОДО на основании отметок в РКК, представленных
ответственными за делопроизводство структурных подразделений.
7.1.3. Контроль исполнения обеспечивают:
руководство таможенного органа;
ОДО, осуществляющий учет контролируемых документов, а также ход и
состояние их исполнения;
ответственные за делопроизводство структурных подразделений.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют
руководители структурных подразделений таможенного органа.
7.1.4. Контроль соблюдения сроков исполнения документов и другие
контрольные операции осуществляют:
документов с поручениями (резолюциями) руководства таможенного
органа, приказов по основной деятельности и распоряжений таможенного
органа, обращений и запросов депутатов, обращений должностных лиц
таможенных органов и граждан - ОДО, если иное не оговорено в резолюции
(или тексте распорядительного документа);
поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегии
таможенного управления, - отдел обеспечения деятельности коллегии;
поручений оперативных совещаний у руководства таможенного
управления - организационно-инспекторская служба, у руководства
таможни - организационно-аналитический отдел;
планов (работы, мероприятий и др.) - в соответствии с функциями
структурных подразделений таможенного органа;
документов с поручениями начальника структурного подразделения -
ответственный за делопроизводство данного подразделения.
7.1.5. Контроль исполнения документов строится на базе
регистрационных данных.
ОДО ведет контроль по электронным картотекам баз данных
"Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций,
таможен и постов", "Обращения граждан", "Приказы, распоряжения",
"Протоколы, докладные записки". В электронные карточки указанных баз
данных вносятся контролируемые действия, задания, вопросы и др., даты
исполнения, структурные подразделения - исполнители, ход исполнения и
т.д.
7.1.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных
днях: поступивших из вышестоящих таможенных органов, органов
государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления,
внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа
(поручения), а поступивших из других организаций, предприятий,
таможенных органов и обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из
срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков,
установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку
"срочно", - в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в
10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
обращения и запросы депутатов - не позднее чем через 30 дней со
дня получения;
обращения граждан - в соответствии с п. 5.9.20;
телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы -
срочные - в день поступления, остальные - до 5 дней;
по сообщениям, опубликованным в средствах массовой информации,
теле- и радиопередачах, - не позднее двух недель;
внутренние документы таможенного органа (приказы, распоряжения,
решения коллегии, протоколы совещаний и др.) - согласно указанному в
них сроку; в случае, если срок исполнения не указан, то в месячный
срок со дня регистрации (вступления в силу).
Если последний день срока исполнения документа приходится на
нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего
дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и
фиксируется в РКК (приложения 26 и 27).
7.1.7. При необходимости изменения срока исполнения документа
ответственный исполнитель представляет на имя руководителя таможенного
органа, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не
позднее 3-х дней до истечения этого срока.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
О всех случаях изменения срока исполнения документов
ответственный исполнитель своевременно информирует ОДО для внесения
изменений в электронные картотеки баз данных - новый срок, дата
изменения, подпись. Новый срок исполнения переносится и в РКК на
документ.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют
право только вышестоящие органы или организация - автор документа.
7.1.8. Передача контрольных документов из одного структурного
подразделения в другое осуществляется только через ОДО, который вносит
отметки о передаче документа в электронные картотеки и передает
документ в соответствующее структурное подразделение.
При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни,
увольнения или перемещения ответственный исполнитель обязан по
согласованию с руководством структурного подразделения передать
другому сотруднику все контролируемые документы и поставить об этом в
известность ответственного за делопроизводство структурного
подразделения, который доводит сведения о новом ответственном
исполнителе до ОДО.
7.1.9. Структурное подразделение - соисполнитель считается
ответственным за срыв сроков исполнения контрольного документа, если
необоснованно задержаны более чем на 5 дней:
представление ответственному исполнителю проекта ответа,
информации по исполнению документа и т.п.;
согласование проекта документа, подготовленного другими
подразделениями-соисполнителями.
7.1.10. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения
сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем
порядке:
задания последующих лет - не реже одного раза в год. Приказы по
основной деятельности и распоряжения долгосрочного действия подлежат
контролю через год, считая от даты регистрации;
задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в
месяц;
задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения
срока.
Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в
электронных карточках (приложение 26).
7.1.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после фактического выполнения поручений по существу,
документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов
заинтересованным организациям и лицам.
Направление запроса по документу или промежуточного ответа автору
обращения не может служить основанием для признания документа
исполненным.
7.1.12. Снятие документа с контроля осуществляет руководство
таможенного органа или по его поручению ОДО и оформляется отметкой об
исполнении документа и направлении его в дело в соответствии с п.
4.3.24. Информация об исполнении документа отражается также и в
электронной карточке (приложения 26 и 27).
7.1.13. О ходе выполнения приказов и распоряжений таможенного
органа структурное подразделение, которому в них дано поручение, в
установленный срок вносит докладную записку на имя руководителя
таможенного органа, на которого возложен контроль исполнения приказа,
распоряжения. Записка должна содержать информацию о полноте и
своевременности выполнения документа, фактические данные,
характеризующие результаты работы, предложение о снятии приказа,
распоряжения с контроля или о продлении срока исполнения.
Данные о ходе выполнения приказов и распоряжений, информация о
снятии их с контроля обязательно отражаются в электронной карточке
(приложение 33).
7.1.14. ОДО на основании ежемесячных справок, получаемых от
структурных подразделений (приложение 34), не реже одного раза в месяц
готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в
таможенном органе, на основании которых формируются оперативные и
аналитические отчеты для информирования руководства таможенного органа
в установленные им сроки.
|
Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".