Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".
6. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
6.1. Регистрация документов
6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация
документов - запись учетных данных о документе по установленной форме,
фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от
физических лиц, а также создаваемые таможенным органом - внутренние и
отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки,
передачи или создания.
6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день
поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При
передаче документа из одного структурного подразделения в другое он
повторно не регистрируется.
6.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в
зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например,
отдельно регистрируются документы, поступившие из ФТС России или
направляемые ей, распорядительные документы (приказы начальника
управления или таможни по основной деятельности, приказы по личному
составу, протоколы и решения коллегии), служебная переписка, обращения
граждан и др.
6.1.5. Документы, поступившие из ФТС России, органов
государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления, а также
организаций, предприятий, таможенных органов и др., поступающих на
рассмотрение руководства таможенного органа, распорядительные
документы (приказы, распоряжения), переписка за подписью руководства
таможенного органа, докладные записки на имя руководства таможенного
органа регистрируются и учитываются (приложения 21 и 22) в ОДО.
Протоколы заседаний и решения коллегии, оперативных совещаний у
начальника таможенного органа регистрируются в отделе обеспечения
деятельности коллегии, организационно-аналитическом отделе и т.п.
Документы, не подлежащие регистрации в ОДО и учитываемые по
реестру (приложение 22), регистрируются или учитываются в структурных
подразделениях в соответствии с порядком, предусмотренным
организационно-методическими документами этих подразделений.
6.1.6. Документы регистрируются и учитываются в базах данных
установленного в ОДО таможенного органа КПС "УКИД-Р". Базами данных
являются электронные картотеки, в которые вносятся основные реквизиты
регистрируемых (приложение 26) и учитываемых (приложение 29)
документов.
Распечатанные экземпляры карточек на внесенные в электронные
картотеки документы используются для создания вспомогательных картотек
в ОДО и структурном подразделении, куда передается документ на
исполнение.
6.2. Регистрация входящих документов
6.2.1. После проставления на входящих документах в соответствии с
пп. 4.3.25 и 5.3.1 регистрационного штампа они сортируются для
внесения их в электронные картотеки соответствующих баз данных КПС
"УКИД-Р":
"Документы вышестоящих таможенных органов";
"Документы организаций, таможен и постов";
"Обращения граждан";
"Документы реестрового учета".
При вводе основных реквизитов поступивших документов в
электронные картотеки баз данных "Документы вышестоящих таможенных
органов", "Документы организаций, таможен и постов" осуществляется
автоматическое сквозное присвоение регистрационных номеров документов.
Присвоенный автоматизированной системой номер документа переносится в
регистрационный штамп (приложение 13).
Регистрация писем, заявлений, жалоб граждан осуществляется в
электронной картотеке базы данных "Обращения граждан" с
самостоятельной регистрацией.
Документы реестрового учета систематизируются по структурным
подразделениям таможенного органа, после чего вносятся в электронную
картотеку соответствующей базы данных без присвоения им
регистрационных номеров (приложение 29). После ввода основных
реквизитов в электронные карточки распечатываются два экземпляра
реестра (приложение 30), один из которых с распиской ответственного за
делопроизводство структурного подразделения в получении остается в
ОДО, другой вместе с документами передается в это структурное
подразделение.
6.2.2. В электронные карточки баз данных вносятся основные
реквизиты документов соответственно указанным в карточке полям
(приложение 26). Правила заполнения полей в электронных карточках баз
данных приведены в "Руководстве пользователя" КПС "УКИД-Р".
На документы, внесенные в электронные картотеки баз данных (кроме
базы "Документы реестрового учета"), распечатывается единая
сокращенная форма РКК (приложение 27) в двух экземплярах. Один
экземпляр РКК с распиской ответственного за делопроизводство
структурного подразделения в получении документа помещается в
картотеку ОДО, другой вместе с документом передается в это
подразделение на исполнение.
6.3. Регистрация исходящих документов
6.3.1. Исходящие документы таможенного органа регистрируются
централизованно в ОДО.
6.3.2. Перед регистрацией исходящих документов должностные лица
ОДО проверяют наличие на документе подписей и соответствующих виз (в
том числе и соисполнителей, указанных в резолюции), приложений к
документам, фамилии и номера телефона исполнителя, а также
правильность написания адресата, номера и даты документа, на который
дается ответ.
Исходящие письма-ответы принимаются на регистрацию от
ответственных за делопроизводство структурных подразделений только
вместе с документами-запросами (основаниями) и экземпляром РКК,
полученным подразделением в соответствии с п. 6.2.2. Представленный
структурным подразделением экземпляр РКК помещается в валовую
картотеку ОДО, а находящийся в указанной картотеке экземпляр РКК
изымается и уничтожается.
6.3.3. Документы, оформленные с нарушением требований данной
Инструкции, в ОДО не регистрируются и подлежат возврату в структурное
подразделение на доработку.
6.3.4. Номер исходящего письма таможенного органа состоит из
индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и
индивидуального порядкового номера по "шахматке" (приложение 31),
например:
01-18/456, где
01 - обозначение ОДО,
18 - номер дела по номенклатуре,
456 - индивидуальный порядковый номер письма;
или
14-11/128, где
14 - обозначение структурного подразделения,
11 - номер дела по номенклатуре,
128 - индивидуальный порядковый номер письма.
Письмам, подписанным руководством таможенного органа, индекс дела
присваивается и проставляется должностными лицами ОДО.
Письма за подписью руководителей структурных подразделений
поступают на регистрацию в ОДО от ответственных за делопроизводство
структурных подразделений с проставленным индексом дела структурного
подразделения, в которое будет подшита копия письма, завизированная
всеми заинтересованными лицами (далее - визовая копия).
Визовая копия письма должна полностью соответствовать оригиналу
письма и не иметь никаких исправлений.
6.3.5. После проставления исходящего регистрационного номера на
оригинале и визовой копии письма визовые копии заверяются штампом
"Верно. Инспектор ОДО" с обязательным указанием личной подписи, ее
расшифровки и даты, предусмотренных п. 4.3.22.
6.3.6. При регистрации основные реквизиты исходящих писем
вносятся в электронные карточки базы данных "Переписка" (приложение
32) и на каждое письмо распечатывается РКК (приложение 27) (если
визовая копия письма подлежит возврату в структурное подразделение, то
ответственный за делопроизводство данного подразделения расписывается
в РКК за получение копии письма).
Распечатанные РКК составляют в ОДО картотеку исходящих писем
таможенного органа.
Если входящий документ исполнен без составления письменного
ответа (вопрос решен по телефону, путем личной встречи и т.п.) и
формируется в дело структурного подразделения - исполнителя,
ответственный за делопроизводство данного подразделения возвращает в
ОДО экземпляр РКК, полученный подразделением в соответствии с п.
6.2.2, со всеми необходимыми отметками об исполнении и списании в
дело. Представленный структурным подразделением экземпляр РКК
помещается в соответствующую картотеку входящих документов, а
первоначальный экземпляр РКК из картотеки изымается и уничтожается.
6.3.7. Оригиналы исходящих писем могут выдаваться на руки
исполнителям под расписку с разрешения начальника ОДО только в
исключительных случаях с целью срочной отправки адресату. В этом
случае на копии письма проставляется штамп "Подлинник получен"
(приложение 13) с указанием фамилии должностного лица, получившего
оригинал письма, его подписи и даты.
6.3.8. Письмо, подлежащее размножению для рассылки адресатам,
должно поступать в ОДО с заполненным и подписанным руководством
структурного подразделения списком рассылки.
Организацию работы по копированию (тиражированию) писем в
соответствии с рассылкой осуществляет исполнитель. На отправку
размноженные экземпляры писем поступают полностью сформированные и
сброшюрованные.
6.4. Регистрация внутренних документов
6.4.1. Регистрация приказов и распоряжений таможенного органа
осуществляется ОДО.
Приказы регистрируются порядковыми номерами и в пределах каждого
вида приказа:
по основной деятельности;
о командировании, наложении взысканий, предоставлении отпусков
(учебных, по личным обстоятельствам) - с добавлением индекса "КМ";
о поощрении, премировании, награждении - с добавлением индекса
"П";
о приеме на службу, работу и назначении на должность, зачислении
в распоряжение; увольнении со службы, работы и освобождении от
должности - с добавлением индекса "К";
по аттестации, присвоению званий, выплате процентных надбавок - с
добавлением индекса "А".
Распоряжения нумеруются порядковыми номерами с добавлением
индекса "р".
Присвоение порядковых номеров приказам и распоряжениям
осуществляется по "шахматке" (приложение 31) и в пределах календарного
года.
При регистрации приказов и распоряжений таможенного органа их
основные реквизиты вносятся в электронную картотеку базы данных
"Приказы, распоряжения" (приложение 33).
6.4.2. Докладные и служебные записки, отчеты о командировках на
имя руководства таможенного органа регистрируются в ОДО в базе данных
"Протоколы, докладные записки" (приложение 26). Регистрационный номер
докладных и служебных записок, отчетов о командировках состоит из
порядкового номера с добавлением индекса "дз". Присвоение порядкового
номера осуществляется по "шахматке" (приложение 31) и в пределах
календарного года. Регистрационный номер проставляется в штампе
(приложение 13).
После присвоения регистрационного номера порядок прохождения
докладных и служебных записок, отчетов должен соответствовать
подразделу 5.5.1:
сотрудники ОДО осуществляют ввод основных реквизитов записок и
отчетов в электронные карточки базы данных "Протоколы, докладные
записки";
рассмотренные руководством таможенного органа записки и отчеты
возвращаются в ОДО, где в базе данных делаются отметки об их возврате,
в РКК вносится содержание резолюции, документы ставятся на контроль;
распечатываются два экземпляра РКК, один из которых с распиской
ответственного за делопроизводство структурного подразделения в
получении остается в ОДО для формирования картотеки записок и отчетов,
другой вместе с документом передается в это структурное подразделение
на исполнение.
По окончании исполнения докладные, служебные записки со всеми
относящимися к ним документами и экземпляром РКК структурное
подразделение возвращает в ОДО, где:
в электронные карточки базы данных "Протоколы, докладные записки"
вносятся отметки об исполнении;
представленный структурным подразделением экземпляр РКК со
сведениями об исполнении помещается в картотеку записок и отчетов, а
находящийся в указанной картотеке экземпляр РКК изымается и
уничтожается.
6.4.3. Регистрация докладных и служебных записок на имя
руководителей структурных подразделений осуществляется ответственными
за делопроизводство этих подразделений. Регистрационный номер состоит
из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера, присваиваемого
по "шахматке" и в пределах календарного года.
Размножение, контроль за исполнением указанных записок
осуществляют ответственные за делопроизводство структурных
подразделений - исполнителей.
6.5. Организация поисковой системы по документам
6.5.1. Для обеспечения эффективного использования информации при
принятии решений в таможенных органах используется КПС "УКИД-Р".
6.5.2. При регистрации документов необходимая информация вносится
в КПС "УКИД-Р", включающий в себя электронные картотеки баз данных по
входящим документам ("Документы вышестоящих таможенных органов",
"Документы организаций, таможен и постов", "Обращения граждан",
"Документы реестрового учета"), исходящим и внутренним документам
("Переписка", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки",
"Другие").
6.5.3. По базам данных "Документы вышестоящих таможенных
органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Обращения
граждан", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки" в
ОДО ведутся электронные контрольные картотеки и валовые (на основе
РКК) картотеки, по которым осуществляются контроль исполнения и
информационно-поисковая работа.
6.5.4. КПС "УКИД-Р" обеспечивает поиск информации или конкретного
документа по реквизитам (названию, виду документа, дате принятия,
номеру документа и др.).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов.
6.5.5. Порядок защиты и доступа к информации, содержащейся в
электронных базах данных ОДО, определяет руководство таможенного
органа.
6.5.6. В структурных подразделениях учет документов, поступивших
на исполнение из ОДО, осуществляется по РКК (приложение 27),
направленных вместе с документами. Указанные РКК составляют основные
картотеки структурных подразделений, где карточки систематизируются по
исполнителям (отделам) и срокам исполнения документов.
Кроме картотек в структурных подразделениях используется также
КПС "УКИД-Р".
|
Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".