Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".
5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Организация документооборота
5.1.1. Движение документов в таможенном органе с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправки образует
документооборот.
5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с
ними в таможенном органе, регламентируются настоящей Инструкцией,
положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями
их должностных лиц.
5.1.3. Решение о регистрации и исполнении документов, поступивших
в таможенный пост (в составе таможни) не из ОДО таможни, а
непосредственно от организаций и физических лиц, принимается
руководством таможенного поста в соответствии с Перечнем полномочий
таможенных органов РФ, установленных в соответствии с Таможенным
кодексом РФ и распределенных в соответствии с их уровнем.
5.2. Организация доставки документов
5.2.1. Доставка документов в таможенные органы осуществляется,
как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической
связи.
С помощью почтовой и фельдъегерской связи в таможенные органы
доставляются письменная корреспонденция в виде простых и
регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов,
а также печатные издания.
5.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы
(телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по
электронной почте.
5.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
5.3.1. Документы, поступающие в таможенный орган, проходят
первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию и
рассмотрение руководством.
Прием и первичная обработка документов осуществляется
должностными лицами ОДО (в таможенных постах, где ОДО отсутствует, -
лицом, ответственным за делопроизводство (далее - ответственный за
делопроизводство).
При поступлении документов в нерабочее время они принимаются
дежурным по таможенному органу.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с
пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность
упаковки, наличие документов и подписей. Ошибочно доставленная
корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается
отправителю.
При некомплектности или повреждении документов составляется акт в
двух экземплярах, один из которых остается в ОДО (у ответственного за
делопроизводство), другой - направляется отправителю.
При отсутствии на документе адреса отправителя конверт
прилагается к документу. Конверт прилагается к документу и в том
случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения
времени отправки и получения документа.
Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.
На полученных документах проставляется регистрационный штамп
(приложение 13).
Документы распределяются на подлежащие регистрации (приложение
21) и подлежащие учету по реестру (приложение 22).
5.3.2. Документы, адресованные руководству таможенного органа, а
также без указания конкретного лица или структурного подразделения
предварительно рассматриваются в ОДО, затем направляются руководству
таможенного органа или в структурное подразделение.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из
оценки их содержания и на основании установленного в таможенном органе
распределения обязанностей между руководством.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению
документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или
их должностным лицам.
Рассмотренные руководством таможенного органа документы
возвращаются в ОДО, где в базе данных делаются отметки об их возврате,
в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) вносится
содержание резолюции, документы ставятся на контроль, а затем
передаются на исполнение.
Рассмотренные руководством приказы, распоряжения вышестоящего
таможенного органа размножаются, направляются, рассылаются структурным
подразделениям и таможенным органам в соответствии со списком
рассылки, составленным ОДО. Передача копий указанных документов
структурным подразделениям осуществляется только с соответствующей
распиской в списке рассылки.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными
подразделениями, направляется ответственному исполнителю; остальным
исполнителям передаются копии документа.
5.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с
проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же
правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству
таможенного органа и исполнение.
5.3.4. На документах, подлежащих в соответствии с номенклатурой
формированию в дела в ОДО, перед направлением на исполнение в
структурные подразделения проставляется штамп "Подлежит возврату в
ОДО" (приложение 13).
5.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
5.4.1. Документы, отправляемые таможенным органом, передаются
почтовой, фельдъегерской и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется
ОДО (ответственным за делопроизводство) таможенного органа в
соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными
Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 N 725.
Документы для отправки передаются полностью оформленными,
зарегистрированными с указанием почтового адреса или рассылки.
Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку,
адресование, вложение в конверты, заклеивание, взвешивание,
франкирование и оформление почтового отправления.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в
один конверт.
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в
день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по
указанию лица, подписавшего документ (в отдельных случаях - начальника
ОДО).
Отправляемая корреспонденция учитывается в:
описях (заказная, сторонним организациям) - приложение 23;
реестрах (направляемая через фельдъегерскую службу) - приложение
24.
Вторые экземпляры описей и реестров с пометкой об отправке
корреспонденции формируются в дела ОДО.
5.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется
передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм,
телефонограмм, электронных сообщений.
Телеграммы, составляемые в таможенном органе, принимаются
сотрудниками ОДО завизированными, подписанными, датированными,
зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами
предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением
Правительства РФ от 28.08.97 N 1108.
5.4.3. Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам
телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
5.5. Порядок прохождения внутренних документов
5.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки
и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых
документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
5.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и
согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами
передаются в правовую службу для проверки соответствия содержания
документов действующему законодательству, а затем в ОДО, который
осуществляет контроль за правильностью их оформления (подраздел 3.1).
Оформленные документы передаются на подпись руководству
таможенного органа в соответствии с правом подписи документов и
распределением обязанностей.
5.5.3. Копии подписанных руководством распорядительных документов
рассылаются в структурные подразделения в соответствии со списком
рассылки.
5.5.4. Передача документов, зарегистрированных в ОДО, между
другими структурными подразделениями таможенного органа осуществляется
только через ОДО (ответственного за делопроизводство). Документы
передаются с соответствующей отметкой в РКК или списке рассылки.
5.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам
электронной почты и факсимильной связи
Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации
документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи
между пользователями как внутри таможенного органа, так и между
таможенными органами, имеющими соответствующие аппаратные и
программные средства.
Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки
почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время
отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых
редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии
со списком рассылки.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера или в
виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего
устройства (принтера).
При наличии электронной почты документы обрабатываются при помощи
автоматизированной регистрации.
Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте,
исполняются аналогично документам на бумажных носителях.
5.7. Учет количества документов
5.7.1. Учет количества документов за определенный период времени
(год, месяц) проводится в таможенном органе по месту регистрации
документов: в ОДО (по электронной картотеке автоматизированной базы
данных), в остальных структурных подразделениях - с учетом всех видов
документов (протоколов, ГТД, постановлений и др.) и форм регистрации
(карточек, журналов и др.).
Результаты учета количества документов обобщаются ОДО.
5.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам
документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в
копировально-множительной службе, машинописном бюро и т.п.
Итоговые данные подсчета представляются руководству таможенного
органа и в вышестоящий таможенный орган в табличной форме (приложение
25).
5.8. Работа с обращениями и запросами депутатов
5.8.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы
депутатов осуществляются таможенными органами в соответствии с
законодательством Российской Федерации о статусе депутата.
5.8.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо,
написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.
При обращении депутата в таможенный орган должностные лица должны
предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской
деятельностью.
При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при
необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней
со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и
предоставляют запрашиваемые документы или сведения.
Должностное лицо, которому направлены обращение или запрос
депутата, должно дать ответ в письменной форме не позднее чем через 30
дней со дня их получения или в иной, согласованный с инициатором
запроса, срок.
5.8.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или
запросом дополнительных проверки или изучения каких-либо вопросов об
этом сообщается автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня
его получения.
5.8.4. Прием, обработка, направление поступающих обращений и
запросов депутатов осуществляется ОДО таможенного органа в
соответствии с установленным в подразделе 5.3 порядком работы.
5.8.5. Обращения и запросы депутатов, документы по их
рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
5.9. Работа с обращениями граждан
5.9.1. Граждане Российской Федерации имеют право обращаться
лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в
таможенные органы.
5.9.2. Предусмотренный настоящей Инструкцией порядок не
распространяется:
в части регистрации (учета) и рассмотрения обращений граждан,
порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным
законодательством, законодательством о гражданском судопроизводстве,
законодательством об административных правонарушениях, трудовым
законодательством Российской Федерации;
в части сроков рассмотрения и контроля за исполнением жалоб на
решения, действия (бездействие) таможенного органа или его должностных
лиц, порядок рассмотрения и разрешения которых установлен главой 7
Таможенного кодекса Российской Федерации.
5.9.3. Таможенный орган в пределах своей компетенции обеспечивает
рассмотрение обращений граждан, принятие по ним мер и направление
ответа в порядке и сроки, установленные настоящей Инструкцией.
В этих целях организуется прием граждан должностными лицами
таможенного органа и ведется работа с письменными обращениями граждан.
5.9.4. Прием граждан в таможенном органе ведется по рабочим дням
в рабочее время.
Запись на прием и организация приема граждан в таможенном органе
обеспечиваются ОДО.
5.9.5. Прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции
таможенного органа, осуществляется руководителями таможенного органа и
его структурных подразделений.
5.9.6. Если во время приема невозможно решить поставленные
вопросы, от посетителя принимается письменное обращение, которое после
регистрации передается в установленном порядке в соответствующее
структурное подразделение на исполнение.
Если поставленные посетителем вопросы не входят в компетенцию
таможенного органа, ему разъясняется его право обратиться в
соответствующие организации.
5.9.7. Письменные обращения граждан, поступившие в таможенный
орган, подлежат обязательному рассмотрению. Отказ в рассмотрении
обращений по вопросам, относящимся к компетенции таможенного органа,
недопустим.
Письменное обращение гражданина должно быть им подписано с
указанием фамилии, имени, отчества и содержать, помимо изложенного
существа предложения, заявления и жалобы, также данные о месте его
жительства либо работы, либо учебы. Обращение, не содержащее этих
сведений, признается анонимным, регистрации и рассмотрению не
подлежит, но если в нем содержится информация о готовящемся
правонарушении или об угрозе жизни должностных лиц таможенных органов,
то оно докладывается руководству таможенного органа.
5.9.8. Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений,
жалоб и подлежат централизованной регистрации в ОДО таможенного органа
(регионального таможенного управления, таможни, таможенного поста со
статусом юридического лица).
5.9.9. Порядок регистрации и исполнения обращений граждан,
поступивших в таможенный пост (в составе таможни) минуя ОДО таможни,
осуществляется в соответствии с пп. 5.9.2, 5.9.8 настоящей Инструкции
и Перечнем полномочий таможенных органов РФ, установленных в
соответствии с Таможенным кодексом РФ и распределенных в соответствии
с их уровнем.
5.9.10. Поступающие в таможенный орган обращения граждан
регистрируются в ОДО путем проставления регистрационного штампа
(приложение 13) и занесения в электронную картотеку базы данных
"Обращения граждан" КПС "УКИД - Р".
В электронную карточку базы данных вносятся основные реквизиты
документа согласно указанным в карточке полям (приложение 26).
На документы, внесенные в электронную картотеку, распечатывается
сокращенная форма РКК (приложение 27) в двух экземплярах. Один
экземпляр карточки с распиской ответственного за делопроизводство
структурного подразделения в получении документа помещается в
картотеку ОДО, другой - вместе с документом передается в структурное
подразделение на исполнение.
5.9.11. Регистрационный номер обращения вносится в электронную
карточку базы данных "Обращения граждан" и указывается в
регистрационном штампе (приложение 13).
Регистрационный номер состоит:
из начальной буквы фамилии автора обращения и порядкового номера
обращения, например, А-1;
если обращение иностранного гражданина - добавляется индекс "и",
например, Б-2 и;
на коллективных обращениях проставляется индекс "КЛ", например,
КЛ-3.
5.9.12. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и
того же лица по одному и тому же вопросу:
если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по
первоначальному обращению,
если со времени подачи первого обращения истек установленный срок
рассмотрения и ответ заявителю не дан.
Повторному обращению присваивается очередной регистрационный
номер, а в электронной регистрационной карточке и обоих экземплярах
РКК (приложение 27) делается отметка "Повторно".
5.9.13. Не считаются повторными:
письма одного и того же автора, но по разным вопросам;
обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу,
направленные различным адресатам и поступившие в таможенный орган, или
обращения этого же лица с одинаковым текстом.
5.9.14. Зарегистрированные в ОДО обращения граждан направляются:
а) адресованные конкретным должностным лицам - как правило, этим
лицам;
б) в зависимости от содержания: руководству таможенного органа -
для рассмотрения и написания резолюций, соответствующим структурным
подразделениям - если затронутые в обращении вопросы не требуют
указаний руководства таможенного органа по их решению и исполнению.
5.9.15. После рассмотрения руководством таможенного органа
обращения граждан возвращаются в ОДО, где содержание резолюций
переносят в электронную картотеку базы данных.
5.9.16. Ответственность за организацию рассмотрения обращений
граждан и соблюдение установленных сроков возлагается на руководство
таможенного органа.
5.9.17. Руководители таможенного органа, его структурных
подразделений при рассмотрении обращений граждан обязаны:
разбирать обращения по существу, при необходимости запрашивать
требуемую информацию, направлять должностных лиц для проверки фактов
нарушения прав граждан, принимать обоснованные решения, обеспечивать
их полное исполнение; своевременно давать мотивированные, со ссылкой
на законодательство, ответы; разъяснять порядок обжалования решений;
осуществлять контроль за своевременным, качественным
рассмотрением обращений и принимать меры к устранению причин,
порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан.
5.9.18. Запрещается направлять обращения граждан на рассмотрение
тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.
5.9.19. Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в
компетенцию таможенного органа, направляются в 5-дневный срок по
принадлежности, о чем уведомляется заявитель.
5.9.20. Поступившие в структурные подразделения (в соответствии с
порядком, предусмотренным пп. 5.9.10 и 5.9.14 настоящей Инструкции)
письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более 15 дней
со дня их поступления (регистрации) в таможенный орган (по запросам,
предусмотренным статьей 23 Таможенного кодекса Российской Федерации, -
в течение 10 дней), а обращения, требующие дополнительного изучения и
проверки, - в срок до одного месяца.
В отдельных случаях срок рассмотрения письменного обращения может
быть продлен руководителем таможенного органа, давшим соответствующее
поручение, но не более чем на один месяц. О продлении срока
рассмотрения сообщается автору письменного обращения.
5.9.21. В случае необходимости рассмотрение письменных обращений
граждан осуществляется с выездом на место должностных лиц
соответствующих структурных подразделений. Решение о таком
рассмотрении принимается начальником таможенного органа или его
заместителем.
5.9.22. Контроль за сроками исполнения обращений граждан
осуществляют ОДО и ответственные за делопроизводство структурных
подразделений.
5.9.23. Обращения граждан считаются разрешенными, если
рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и
даны письменные ответы.
5.9.24. Ответ на повторное обращение гражданина подписывается
начальником структурного подразделения, если ранее ответ направлялся
за подписью его заместителя.
Если ранее ответ направлялся за подписью начальника структурного
подразделения, то ответ на повторное обращение гражданина
подписывается курирующим это структурное подразделение заместителем
начальника таможенного органа.
5.9.25. По обращениям, поступившим для рассмотрения в таможенный
орган из ФТС России, ответ подписывается начальником таможенного
органа или его заместителем.
5.9.26. Ответ на коллективное обращение граждан направляется на
имя первого лица, указанного в обращении (если в обращении не
оговорено конкретное лицо).
5.9.27. Ответ автору обращения оформляется на бланке письма
таможенного органа, при этом не указываются:
в реквизите "Подпись" - специальное звание должностного лица;
фамилия и номер телефона исполнителя (указанный реквизит
проставляется на втором, визовом, экземпляре).
5.9.28. Подписанный ответ на обращение регистрируется в ОДО
таможенного органа. Индекс ответа состоит из регистрационного номера и
индекса дела (по номенклатуре), формируемого по данному вопросу. В
электронные карточки базы данных "Обращения граждан" вносятся отметки
об исполнении (в т.ч. и об устном ответе на обращение). Распечатанный
новый экземпляр сокращенной РКК (приложение 27) с отметками об
исполнении помещается в картотеку исполненных обращений, а
первоначальные карточки по данному обращению уничтожаются.
5.9.29. На каждом обращении после окончательного исполнения
должна быть надпись "В дело" и личная подпись руководителя, принявшего
это решение.
Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные
документы по их исполнению направлять и подшивать в дела запрещается.
5.9.30. Исполненные обращения граждан со всеми относящимися к ним
документами формируются в дела по вопросам, направлениям или видам
деятельности (на решения, действия (бездействие) таможенного органа
или его должностных лиц; вопросы таможенного оформления и таможенных
платежей, увольнения и трудового стажа, оказания материальной помощи;
жилищные вопросы и др.) в соответствующих структурных подразделениях
таможенного органа.
5.9.31. Дела с обращениями граждан хранятся в течение сроков,
предусмотренных номенклатурой дел, утвержденной руководством
таможенного органа, а по истечении указанных сроков выделяются к
уничтожению в установленном порядке.
5.9.32. Таможенный орган ежеквартально представляет в ФТС России
информацию о количестве рассмотренных обращений граждан (приложение
28).
|
Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".