Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".
4. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Бланки документов
4.1.1. Документы таможенного органа должны оформляться на
бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и
порядок их расположения:
01 - Государственный герб Российской Федерации <*>;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код таможенного органа <*>;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
таможенного органа <*>;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП) <*>;
07 - код формы документа;
08 - наименование таможенного органа <*>;
09 - справочные данные о таможенном органе <*>;
10 - наименование вида документа <*>;
11 - дата документа <*>;
12 - регистрационный номер документа <*>;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа <*>;
14 - место составления или издания документа <*>;
15 - адресат <*>;
16 - гриф утверждения документа <*>;
17 - резолюция <*>;
18 - заголовок к тексту <*>;
19 - отметка о контроле <*>;
20 - текст документа <*>;
21 - отметка о наличии приложения <*>;
22 - подпись <*>;
23 - гриф согласования документа <*>;
24 - визы согласования документа <*>;
25 - оттиск печати <*>;
26 - отметка о заверении копии <*>;
27 - отметка об исполнителе <*>;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело
<*>;
29 - отметка о поступлении документа в таможенный орган <*>;
30 - идентификатор электронной копии документа <*>.
--------------------------------
<*> Указанные реквизиты являются обязательными.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложениях
9 и 10.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги
форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Правовые акты, распорядительные документы и письма таможенного
органа оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов".
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций,
оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
4.1.2. В таможенном органе применяются следующие бланки:
бланки с указанием наименования регионального таможенного
управления (приложения 4, 5, 7 и 11);
бланки с указанием наименования таможни (приложения 4, 5, 7 и
11);
бланки с указанием таможенного поста со статусом юридического
лица (приложения 4, 5, 7 и 11).
4.1.3. Бланки документов должны использоваться строго по
назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.
4.1.4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и
без него, должен иметь поля:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
4.1.5. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или
бумаге светлых тонов. Бланки для документов постоянного хранения
изготавливаются на бумаге высших сортов.
4.1.6. Устанавливаются два варианта бланков - угловой (приложения
7 и 9) и продольный (приложения 4, 5, 10 и 11).
4.1.7. Реквизит "Государственный герб Российской Федерации"
располагается над серединой реквизита "Наименование таможенного
органа".
4.1.8. Для таможенного органа устанавливаются следующие виды
бланков организационно-распорядительных документов:
общий бланк (приложение 11),
бланк письма (приложение 7),
бланк конкретного вида документа, кроме письма.
4.1.9. Общий бланк используется для изготовления любых видов
документов, кроме письма, и включает в себя реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации,
наименование Службы - Федеральная таможенная служба,
наименование таможенного органа,
дата документа,
место составления или издания документа.
Бланк письма таможенного органа включает в себя реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации,
код таможенного органа,
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) таможенного
органа,
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки
на учет (ИНН/КПП),
наименование Службы - Федеральная таможенная служба,
наименование таможенного органа,
справочные данные о таможенном органе.
Бланк конкретного вида документа (кроме письма) таможенного
органа включает в себя реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации,
наименование Службы - Федеральная таможенная служба,
наименование таможенного органа,
наименование вида документа,
место составления или издания документа,
ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов
"Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Заголовок к
тексту".
4.2. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению
гербовых бланков
4.2.1. Бланки с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями,
имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам
таможенных органов <*>.
--------------------------------
<*> Для документов временного срока хранения допускается
использовать бланки, полученные с помощью оперативной полиграфии
(ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка
при создании конкретного документа на персональном компьютере.
Изготовление бланков без изображения Государственного герба Российской
Федерации на компьютерных принтерах и копировально-множительных
аппаратах осуществляется только с разрешения начальника ОДО.
4.2.2. Гербовые бланки документов таможенного органа подлежат
учету. На них типографским способом или специальным нумератором
проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии
этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков
в регистрационно-учетном журнале, при этом используются следующие
реквизиты:
при поступлении бланков:
наименование вида гербового бланка,
дата поступления,
номер сопроводительного документа,
наименование организации - поставщика гербовых бланков,
количество экземпляров,
серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков:
наименование вида гербового бланка;
количество экземпляров;
серия и номера гербовых бланков;
наименование структурного подразделения таможенного органа,
фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
расписка в получении;
примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
4.2.3. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и
опечатываемых шкафах.
4.2.4. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с
отметкой в учетно-регистрационном журнале.
4.2.5. Контроль за изготовлением, использованием и хранением
гербовых бланков возлагается на ОДО. Лица, персонально ответственные
за учет, использование и хранение бланков, назначаются
распорядительным документом руководителя таможенного органа.
4.2.6. Проверка наличия, использования и хранения гербовых
бланков осуществляется не реже раза в год комиссией, назначаемой
распорядительным документом руководителя таможенного органа. О
проверках делаются отметки в учетно-регистрационном журнале после
последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и
использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное
расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до
сведения руководителя таможенного органа.
4.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
4.3.1. Изображение государственного герба
Государственный герб Российской Федерации помещается на верхнем
поле распорядительных документов (приказ, распоряжение) и письма.
4.3.2. Код таможенного органа проставляется по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и служит для ускорения
передачи документированной информации по каналам электронной связи.
Код является элементом электронной идентификации документа.
4.3.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
таможенного органа проставляется в соответствии с документами,
выдаваемыми налоговыми органами.
4.3.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с
документами, выдаваемыми налоговыми органами.
4.3.5. Наименование таможенного органа
Наименование таможенного органа, являющегося автором документа,
должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных
документах (положении и приказе о создании или образовании).
Над наименованием таможенного органа указывается наименование
вышестоящего таможенного органа (приложения 4, 5, 7 и 11).
Наименование структурного подразделения указывается только на
оформленных не на бланках внутренних документах (докладная, служебная
и объяснительная записки, справка и др.).
4.3.6. Справочные данные о таможенном органе включают в себя:
почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов,
телексов, расчетных счетов в банке; адрес электронной почты и др.).
4.3.7. Датой документа является дата его подписания
(распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в
документе (протокол, акт).
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением
и исполнением, датируются и подписываются.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -
четырьмя арабскими цифрами; например: 19.07.2004.
4.3.8. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового
номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре, информацией
о корреспонденте, исполнителях и др. Порядок присвоения
регистрационных номеров входящим, исходящим и внутренним документам
установлен комплексом программных средств "Учет и контроль исполнения
документов" (далее - КПС "УКИД-Р") и отражен в пунктах 6.2.1, 6.3.4, а
также подразделе 6.4.
Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и
вида документа.
4.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает
в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть
дан ответ (письмо, докладная или служебная записки и др.). Сведения в
этот реквизит переносятся с поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания
регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.
4.3.10. Место составления или издания документа указывается в
общих бланках и бланках конкретных видов документов (кроме письма) в
том случае, если затруднено его определение по реквизитам
"Наименование таможенного органа" и "Справочные данные о таможенном
органе". Место составления или издания указывается с учетом принятого
административно-территориального деления и включает в себя только
общепринятые географические сокращения.
Место составления или издания документа не указывается, если оно
входит в состав наименования таможенного органа; например:
Архангельская таможня, Белгородская таможня; Абаканский таможенный
пост, Бабаевский таможенный пост.
4.3.11. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу"
свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг
пользователей документа.
Целью ограничения доступа к информации, находящейся в документе,
является защита служебной документированной информации, неправомерное
обращение с которой может нанести различного рода ущерб.
Гриф "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра
проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа.
4.3.12. В качестве адресата могут быть организации, их
структурные подразделения, должностные или физические лица.
Наименования организации и ее структурного подразделения
указываются в именительном падеже, например:
Минюст России
Департамент информации
и научно-технического обеспечения
или
ОАО "Газпром"
Управление планирования
производства и статотчетности
или
Астраханская таможня
Отдел документационного
обеспечения
При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются
перед фамилией.
Должность лица, которому адресован документ, указывается в
дательном падеже; например:
АОЗТ "Болшевский текстиль"
Бухгалтерия
Старшему экономисту
А.С. Николаеву
или
Приволжское таможенное
управление
Начальнику отдела
документационного обеспечения
полковнику таможенной службы
Л.А. Сорокулиной
При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата,
например:
Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
В.А. Лагунину
При адресовании документов, направляемых в таможенные органы,
органы Минобороны России, правоохранительные органы, указываются
должность и специальное звание лица, которому адресован документ,
например:
Начальнику Волгоградской таможни
генерал-майору таможенной службы
И.Е. Рыбкину
Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их
наименования указываются обобщенно, например:
Начальникам финансовых отделов
организаций Роскомторга
или
Начальникам таможен и
таможенных постов
В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес. Элементы
адреса указываются в последовательности, установленной действующими
правилами оказания услуг почтовой связи <*>.
--------------------------------
<*> Правилами оказания услуг почтовой связи (п. 63),
утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 N 725,
установлен следующий порядок написания адреса на почтовых
отправлениях:
наименование адресата (наименование организации или фамилия, имя,
отчество для физических лиц);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
названия республики, края, области, автономного округа;
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
В таком же порядке указывается адрес отправителя на конверте.
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый
экземпляр такого документа должен быть подписан.
При большем числе адресатов составляется список рассылки и на
каждом документе проставляется только один адресат.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в
Федеральную таможенную службу (далее - ФТС России) и постоянным
корреспондентам (в этих случаях применяются конверты с заранее
напечатанными адресами).
При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и
инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
4.3.13. Документ утверждается должностным лицом (должностными
лицами) или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения
состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего
документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документов, направляемых в таможенные органы,
органы Минобороны России, правоохранительные органы, в грифе
утверждения указываются должность и специальное звание лица,
утверждающего документ, например:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Приволжского
таможенного управления
генерал-майор таможенной службы
(личная подпись) Ю.В. Рыбкин
10.08.2004
или
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Владивостокской
таможни
полковник таможенной
службы
(личная подпись) С.С. Ерошенко
11.08.2004
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа приказом, распоряжением, протоколом
гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ
или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном
падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Центрального
таможенного управления
от 30.12.2002 N 737
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом Багратионовской таможни
от 13.11.2001 N 352
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в
приложении 12.
Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу
документа.
4.3.14. Резолюция, написанная на документе соответствующим
должностным лицом, включает в себя фамилии и инициалы исполнителей,
содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой группой
"ТЕРМИКА" к 02.03.2004.
Личная подпись
Дата
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение
является лицо, указанное в резолюции первым. Ему предоставляется право
созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручение в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих
типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись
автора резолюции, дата.
Если поручение изложено на бланке-резолюции или отдельном листе,
приложенном к документу, на нижнем поле этого листа указываются
регистрационный номер и дата документа, к которому относится
резолюция.
4.3.15. Заголовок к тексту включает в себе краткое содержание
документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при
регистрации и исполнении.
Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например:
приказ (о чем) о создании аттестационной комиссии, должностная
инструкция (кого) ведущего инспектора.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок
не составляется.
4.3.16. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается
штампом "Контроль" (приложение 13).
4.3.17. Текстом управленческого документа является выраженное
средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст
должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
Содержание увязывается с ранее изданными по данному вопросу
документами.
Тексты документов оформляются в форме связного текста, анкеты,
таблицы, трафарета или сочетания этих форм.
Анкета - это форма представления текста документа, в котором
характеризуется один объект по ряду признаков. Форма анкеты
применяется при изложении цифровой или словесной информации в
организационно-распорядительных, финансовых и др. документах.
Таблица - форма представления текста, в котором характеризуются
несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в
отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских,
организационно-распорядительных документах (структура и штатная
численность, штатное расписание, план работы, перечень).
Графы, строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки,
выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки
граф и строк должны согласовываться с заголовками. Заголовки граф
пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они
составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если
подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной
буквы. В заголовках, подзаголовках строк и граф таблицы употребляются
только общепринятые условные обозначения. Точки в заголовках и
подзаголовках граф не проставляются.
Если таблица печатается более чем на одной странице, графы
таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются
только номера этих граф.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и
логически согласованную информацию об управленческих действиях и
применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил,
приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов,
соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.
Связный текст состоит из двух частей. В первой, констатирующей,
части указываются причины, основания, цели составления документа. В
этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с
ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному
вопросу. В тексте документа, подготовленного на основании или в
развитие документов других организаций или ранее изданных документов,
указываются их реквизиты: наименование документа, наименование
организации - автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок
к тексту, например:
"В соответствии с Приказом ГТК России от 05.08.98 N 548 "Об
утверждении Порядка приема, хранения, формирования в дела первых
экземпляров грузовых таможенных деклараций и документов к ним".
Во второй (заключительной) части излагаются решения, выводы,
просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или
обосновании, то текст может содержать только заключительную часть
(например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма
- просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов,
выводы).
Если связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то
он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые
нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Разделы и
подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с
прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не
проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами,
разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной
буквы и заканчивается точкой.
При подготовке документов, составленных по однотипным,
повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров,
контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий,
заявок, заключений и т.д.), используются унифицированные формы с
трафаретным текстом.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение), а также
документах, адресованных руководству, текст излагается от первого лица
единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, Прошу).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст
излагается от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).
В совместных распорядительных документах текст излагается от
первого лица множественного числа (ПРИКАЗЫВАЕМ, РЕШИЛИ).
В протоколах текст излагается от третьего лица множественного
числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается
от третьего лица единственного числа.
В документах, устанавливающих права и обязанности структурных
подразделений таможенного органа (положение, инструкция), а также
содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка),
используется форма изложения текста от третьего лица единственного или
множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия
установила").
4.3.18. Приложения к документу могут быть трех видов:
приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими
распорядительными документами (приказами, распоряжениями);
приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного
документа;
приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые
с сопроводительным письмом.
Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все
необходимые для документа реквизиты (подписаны исполнителем или его
руководителем и т.д.).
4.3.19. Документы, направляемые таможенным органом в ФТС России,
подписываются начальником таможенного органа, а в его отсутствие -
заместителем, исполняющим его обязанности.
Документы, направляемые сторонним организациям <*>, подписываются
начальником таможенного органа или его заместителями в соответствии с
их компетенцией.
--------------------------------
<*> В данном пункте и последующем тексте "организация" -
обобщенное название учреждений, государственных и иных предприятий,
банков, др. структур.
Начальником таможенного поста (в составе таможни) или лицом, его
замещающим, подписываются документы в соответствии с Перечнем
полномочий таможенных органов РФ, установленных в соответствии с
Таможенным кодексом РФ и распределенных в соответствии с их уровнем
(например, письма в адрес участников ВЭД - запросы, уведомления и др.;
по вопросам совершения отдельных таможенных операций - разрешения,
акты и др.).
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке
документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);
личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Заместитель начальника
Центрального таможенного управления (личная подпись) Р.И. Дронов
или на бланке
Заместитель начальника управления (личная подпись) Р.И. Дронов
При подписании документов, направляемых в таможенные органы,
органы Минобороны России, правоохранительные органы, указываются
должность и специальное звание.
При подписании документа несколькими должностными лицами
таможенного органа их подписи располагаются одна под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Начальник управления (личная подпись) Р.С. Мухутдинов
Главный бухгалтер (личная подпись) Т.Ф. Карбаинова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их
подписи располагаются на одном уровне.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного
лица с указанием его фактической должности и фамилии.
Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.)
подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа
и секретарем, например:
Председатель (личная подпись) В.И. Кирсанов
Секретарь (личная подпись) И.А. Курникова
В документах, составленных комиссией, указываются не должности
лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в
соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии (личная подпись) А.Н. Кириллов
Члены комиссии (личная подпись) С.П. Комаров
(личная подпись) О.В. Громов
(личная подпись) А.Б. Городина
4.3.20. При необходимости оценки целесообразности документа, его
обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым
актам, ранее принятым решениям проводится согласование документа.
Согласование проводится как внутри таможенного органа, так и вне
его.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим
грифом. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в
нижнем левом углу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности
лица, с которым согласован документ (включая наименование
организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов,
фамилии), даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник Уральского
таможенного управления
(личная подпись) Г.Н. Дроздецкий
12.08.2004
Если согласование осуществляется письмом, протоколом, решением,
актом и др., гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Решение заседания Правления
Российской Государственной страховой
компании "Росгосстрах"
от 07.07.2003 N 12
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания коллегии
Северо-Западного таможенного управления
от 27.07.95 N 5
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласования", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. В этом случае в документе перед подписью
делается отметка "Лист согласования прилагается".
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются
на одном уровне, при большом количестве - их размещают двумя
вертикальными рядами.
Согласование документа в зависимости от его содержания
осуществляется в следующей последовательности:
с организациями, интересы которых затрагивает содержание
документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный
надведомственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный,
санитарный, экологический и т.п.); с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий
только с согласия этих органов.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта
документа исполнителем, заинтересованными в документе должностными
лицами; ответственными лицами юридической, финансовой и экономической
служб; заместителем начальника таможенного органа, курирующим данный
вопрос, и начальником ОДО. Виза включает подпись визирующего, ее
расшифровку (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность
визирующего; например:
Начальник правового отдела
(личная подпись) А.И. Васнев
26.11.2001
При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим
образом:
Замечания прилагаются.
Начальник правового отдела
(личная подпись) А.И. Васнев
26.11.2001
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и
прилагаются к документу.
Визы проставляются:
на оборотной стороне последнего листа подлинника
распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.);
на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита "подпись")
копии отправляемого документа (письма).
Если в процессе визирования в проект документа вносятся
существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного
визирования не требуется, если при доработке в проект документа
внесены уточнения, не меняющие его сути.
4.3.21. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного
лица на документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
На документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты,
связанные с финансовыми средствами, подлинность подписи должностного
лица таможенного органа заверяется печатью с изображением
Государственного герба Российской Федерации.
Примерный перечень документов, на которые ставится печать, дан в
приложении 14.
Заверение печатью подписи должностного лица на специальной
таможенной документации осуществляется в соответствии с правовыми
актами Министерства экономического развития и торговли Российской
Федерации и ФТС России.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал
часть наименования должности лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера печать проставляется на
специально отведенном месте без захвата наименования должности и
подписи.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
4.3.22. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий
информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть
их, не имеющий юридической силы.
Копия должна быть заверена лицом, удостоверяющим ее полное
соответствие подлиннику.
При заверении соответствия копии документа (в частности, копии
письма, остающейся в таможенном органе) подлиннику ниже реквизита
"Подпись" проставляются заверительная надпись или штамп (приложение
13): "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись,
расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения; например:
Верно
Инспектор отдела кадров (личная подпись) Т.С. Левченко
31.08.2004
Следует удостоверять печатью без изображения государственного
герба (приложение 13):
заверительную надпись с копии документа, направляемой в другие
организации, или выдаче ее на руки частным лицам;
в отдельных случаях ксерокопии приказов и распоряжений,
рассылаемых таможенным органам и сторонним организациям.
Таможенный орган может заверить копии только тех документов,
которые создаются в самом таможенном органе.
При решении дел, касающихся приема граждан на работу,
удовлетворения их трудовых, жилищных и др. прав, при формировании
личных дел управление, таможня, а также таможенный пост со статусом
юридического лица могут изготовить копии документов, выданных другими
организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов
(копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т.д.).
При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов
граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому
и когда она выдана, а на самой копии - отметка о том, что подлинник
хранится в данной организации.
4.3.23. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию
исполнителя документа, номер его телефона и располагается на лицевой
стороне последнего листа документа в нижнем левом углу, например:
В.А. Жуков
924 45 67
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой
исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного
исполнителя.
4.3.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает в себя следующие данные: ссылка на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа
- краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в
котором будет храниться документ, например:
Отправлена факсограмма от
26.10.2003 N 03-15/131.
В дело.
(личная подпись)
27.10.2003
или
Издан приказ от 14.04.2003 N 12
"О создании экспертной комиссии".
В дело N 01-46.
(личная подпись)
14.04.2003
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
подписывается и датируется руководителем структурного подразделения, в
котором исполнен документ, или исполнителем документа, а в отдельных
случаях - руководителем таможенного органа, курирующим структурное
подразделение, - исполнитель.
При оформлении отметки об исполнении документа и направлении его
в дело может использоваться штамп (приложение 13).
4.3.25. Отметка о поступлении документа в таможенный орган
проставляется в нижней части лицевой стороны первого листа документа в
виде штампа, который содержит наименование таможенного органа -
получателя документа, очередной порядковый номер, дату поступления
(при необходимости - часы и минуты), количество листов документа и
наличие приложений (приложение 13).
4.3.26. Идентификатором электронной копии документа является
отметка (колонтитул), проставляемая в нижнем левом углу каждой
страницы документа и содержащая наименование файла на машинописном
носителе, код оператора, дату и другие поисковые данные,
устанавливаемые в таможенном органе.
4.4. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих
устройств; копирование (тиражирование) документов
4.4.1. Требования к документам, изготовляемым с помощью
печатающих устройств
Документы изготавливаются при помощи печатающих компьютерных
устройств. При изготовлении документов постоянного и долговременного
сроков хранения используются только матричные и лазерные принтеры.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются
должностные лица таможенного органа, пишутся от руки (заявление,
объяснительная записка и т.п.).
Проекты документов, подготовленные к печатанию, должны быть
написаны разборчиво, синими, черными, фиолетовыми чернилами и
тщательно выверены.
Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и
неразборчиво, правленные карандашом.
При подготовке материалов для печатания особое внимание
обращается на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных
терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов
применяются только общепринятые.
На выполнение работ вне очереди разрешение выдает начальник ОДО.
Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются в миллиметрах:
2,6 - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 - межстрочный
интервал.
Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются на листе
формата А5 (148 х 210 мм).
Текст документов на бланках формата А4 печатается с помощью
средств ЭВТ через 1 - 1,5 межстрочных интервала шрифтом N 14, на
бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.
Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию,
печатаются через 2 межстрочных интервала.
Текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков,
помарок и правильно расположен.
Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких
строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части
реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии
приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 - 2
межстрочными интервалами.
Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 4
межстрочными интервалами.
Наименование вида документа печатается прописными буквами.
Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на
уровне последней строки наименования должности.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных
знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков, его
допускается продлевать до границы правого поля документа или
переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится.
При печатании документов на пишущей машинке соблюдается отступ от
левой границы текстового поля:
0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без
абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе",
"Отметка об исполнении документа и направлении его в дело",
наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования
документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПРИКАЗЫВАЮ,
СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;
5 - для начала абзаца в тексте;
32 - для реквизита "Адресат";
40 - для реквизита "Гриф утверждения документа";
16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;
48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в
самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его
изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой
границы текстового поля.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они
располагаются на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд -
начиная от левой границы текстового поля; второй печатается, не заходя
за границы правого поля.
При изготовлении документов на двух и более листах второй и
последующие нумеруются.
Номера листов проставляются посередине верхнего поля арабскими
цифрами и на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
4.4.2. Копирование (тиражирование) документов
Документы, поступающие в копировально-множительную службу для
размножения на множительных аппаратах, должны быть тщательно
подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок), подписаны и
завизированы руководством (реквизиты или их части, вносимые рукописным
способом в документы, предназначенные для размножения, а также подписи
и пометки должны выполняться чернилами или пастой черного цвета и
разборчивым почерком).
Прием и движение заказов на копировально-множительные работы
осуществляются на основании следующих документов:
заказа на размножение, оформленного на бланке установленной формы
(приложение 15), подписанного руководителем структурного подразделения
и начальником ОДО;
специального журнала регистрации поступления, выполнения и выдачи
заказов (нумерация заказов порядковая, должна быть предусмотрена
расписка исполнителя за получение подлинника и тиража) - приложение
16.
За содержание и тираж документов, передаваемых на размножение,
ответственность несут исполнитель и руководство структурного
подразделения.
При определении тиража для рассылки документов следует исходить
из необходимости обеспечить своевременное доведение их до таможенных
органов, которых эти документы касаются. Тираж определяется
ответственным исполнителем по согласованию с ОДО.
4.5. Особенности оформления документов, передаваемых по каналам
электросвязи
4.5.1. Телеграмма
Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в
случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.
В состав телеграммы входят следующие реквизиты: наименование
документа, указание на категорию телеграммы ("Срочная" и т.п.),
подробный адрес с указанием номера отделения связи, текст - содержание
телеграммы; регистрационный делопроизводственный номер, дата
регистрации; сокращенное наименование должности лица, подписавшего
телеграмму; подпись, расшифровка подписи.
Адрес телеграммы печатается отдельной строкой.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается
список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.
Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию,
отражающую существо сложившейся ситуации, и печатается в двух
экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через 2
интервала без переноса слов, абзацев, союзов, предлогов (если при этом
не искажается содержание) и без исправлений. Знаки препинания пишутся
полными или сокращенными словами: точка - тчк, запятая - зпт,
двоеточие - двтч, скобка - скб, кавычки - квч.
Словами указываются следующие знаки: "N" - номер, "+" - плюс, "-"
- минус, "!" - знак восклицательный, "?" - знак вопросительный, "%" -
процент.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Проценты
обозначаются следующим образом: 42 зпт 4 процента.
Конец текста телеграммы заканчивается точкой "тчк". Текст
телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста ОДО
проставляется регистрационный исходящий номер. После исходящего номера
телеграммы с новой строки указываются должность и подпись. В нижней
части телеграммы под чертой указываются обратный телеграфный адрес
таможенного органа; должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму;
дата отправки, фамилия и номер телефона исполнителя.
Текст ответной телеграммы начинается с указания исходящего номера
телеграммы, на которую дается ответ, без добавления слов "номер",
"Ваш", "На Ваш".
Визирование телеграмм аналогично визированию писем.
Должность и подпись в телеграмме оформляются отдельной строкой,
начинающейся с абзаца.
Телеграммы сдаются в ОДО на подпись руководству таможенного
органа и отправку в двух экземплярах с необходимыми визами на копии,
которая подшивается в дело.
Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в
несколько пунктов и адресов, подписываются в одном экземпляре. На
экземпляре, остающемся в таможенном органе, указываются все адреса и
прилагается список адресатов.
Телеграммы, поступившие в адрес таможенного органа и его
подразделений, регистрируются в ОДО, передаются на рассмотрение
руководству таможенного органа или структурных подразделений.
4.5.2. Телетайпограмма
Передача оперативной информации в таможенные органы, имеющие
телексную связь, осуществляется в виде телетайпограмм.
Требования к оформлению и написанию реквизитов телетайпограммы
(адресат, текст, подпись, номер, наименование и адрес таможенного
органа) аналогичны требованиям, предъявляемым к телеграммам.
Частью реквизита "Адресат" телетайпограммы является номер
телетайпа, принадлежащего адресату.
Телетайпограммы должны содержать не более 40 слов. Требования к
тексту телетайпограммы аналогичны требованиям к тексту телеграмм
(приложение 17).
Визирование и подписание телетайпограммы аналогично визированию
писем.
Телетайпограммы сдаются на телетайп в одном экземпляре независимо
от числа абонентов с приложением списка абонентов.
Исходящие телетайпограммы регистрируются оператором в журнале
(приложение 18) и подшиваются в дело. Исполнитель получает копию
телетайпограммы, на которой оператором проставляется отметка о времени
и дате передачи сообщения.
Проект телетайпограммы, являющийся ответом на документ-запрос с
поручением руководства таможенного органа, печатается в двух
экземплярах (на втором экземпляре ставится виза руководителя
отдела-исполнителя) и вместе с документом-запросом передается через
ОДО на подпись руководителю, давшему поручение. Затем первый экземпляр
передается ОДО на телетайп, второй вместе с документом-запросом
подшивается в дело в соответствии с номенклатурой.
Входящие телетайпограммы учитываются в журнале (приложение 18),
передаются в ОДО для регистрации и последующей передачи в структурные
подразделения на исполнение.
4.5.3. Факсограмма
Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного
носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и
т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.
Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь
четкое и контрастное изображение.
Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов.
На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется
отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки".
В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа
указываются фамилия и номер телефона исполнителя.
Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий
номер и дата). После этого документ поступает к оператору для
передачи.
Тексты документов с пометкой "Для служебного пользования"
передавать запрещается.
Документы, предназначенные для отправки, подлежат обязательному
учету в журнале (приложение 19). После передачи информации подлинники
документов возвращаются исполнителю с отметкой на оборотной стороне
последнего листа подлинника о времени отправки.
Поступившие в таможенный орган факсограммы подлежат обязательному
учету в журнале (приложение 19).
Принятые факсограммы доставляются по назначению под расписку в
день приема, срочные - немедленно.
4.5.4. Телефонограмма
Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в
случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют
документального оформления.
Текст телефонограммы должен включать не более 50 слов.
Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны
требованиям к изложению телеграмм и телетайпограмм.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается
лицом, от имени которого она передается.
Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них
проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов
передавшего и принявшего (приложение 20). Датой телефонограммы
является дата ее передачи.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней
должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в
отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение
какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.
Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и
исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме
отсутствует.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется
следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица,
отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица,
принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый
экземпляр передается руководству таможенного органа на рассмотрение,
второй - подшивается в дело входящих телефонограмм.
После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о
выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному
принципу в соответствии с номенклатурой дел.
4.5.5. Ответственность за содержание информации, передаваемой по
каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления
документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к
передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
Срочные документы, поступившие из ФТС России, доводятся до
таможен и таможенных постов в день получения также в виде телеграммы,
телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы с последующей досылкой
самого документа.
4.5.6. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП)
Электронными сообщениями (письмами) называются документы,
передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен
данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку, хранение полученных и
отправленных сообщений.
В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами: поиск,
копирование, отбор по заданному критерию.
Электронное сообщение состоит: из адреса или нескольких адресов
получателей; заголовка, содержащего служебную информацию; текста.
Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны
требованиям, изложенным в подразделе 4.3.
|
Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".