Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".
3. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Приказ, распоряжение
3.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения по
оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней
работы таможенного органа.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на
основании поручений начальника таможенного органа, его заместителя
либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам
готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.
Приказы подписываются начальником таможенного органа или по его
поручению заместителем.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов
(распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами
возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят
проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов
(распоряжений) является обязанностью ОДО.
3.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним
визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект,
руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются
задания и поручения, а также руководителями ОДО и юридической службы.
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при
согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения
принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному
согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые начальнику
таможенного органа на подпись, визируются его заместителями в
соответствии с распределением обязанностей.
3.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных
бланках установленной формы и докладываются для подписи при
необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение
сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том,
на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа
является дата его подписания.
Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с
другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах
бумаги без бланка с указанием названий таможенного органа и других
органов или организаций.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного
года; приказы по основной деятельности, личному составу и распоряжения
нумеруются отдельно.
3.1.4. Размноженные экземпляры приказов (распоряжений) направляют
адресатам в соответствии со списком рассылки, который составляется и
подписывается исполнителем.
3.1.5. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной
формы (приложения 4 и 5) шрифтом размером N 14.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста
приказа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через
1 межстрочный интервал.
Заголовок к приказу, оформленному на бланке с продольным
расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами,
печатается шрифтом размером N 14 через 1 интервал и выравнивается по
левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца
начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и
распорядительной.
В первой (констатирующей) части указывается основание или причина
составления приказа. Если приказ издается на основании другого
документа, то в констатирующей части указываются наименование этого
документа, его дата, номер и заголовок.
Если содержание приказа не нуждается в пояснении, то его текст
содержит только распорядительную часть.
Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, а в
проектах распоряжений - ОБЯЗЫВАЮ.
Распорядительная часть должна содержать перечисление
предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и
сроков исполнения. Она делится на пункты и подпункты, нумеруемые
арабскими цифрами. Действия однородного характера перечисляются в
одном пункте.
В случае, если управленческое действие связано с конкретным
исполнителем, соответствующий пункт приказа начинается с указания
должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся перед
фамилией). В качестве исполнителей указываются структурные
подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт
распорядительной части содержит сведения о подразделении или
должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением
приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный
документ или какие-то его положения, то один из пунктов
распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый
документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
Текст пункта должен начинаться словами: "Признать утратившим силу...".
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку
подписей и дату. Визы располагаются на листе согласования, который
является оборотной стороной последнего листа текста приказа
(распоряжения) - приложение 6.
Подпись состоит из наименования должности и специального звания
лица, подписавшего приказ (распоряжение), личной подписи и расшифровки
подписи (инициалы, фамилия).
Приказы (распоряжения) подписывает начальник таможенного органа,
а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
В приложении к распорядительному документу (приказ, распоряжение)
на первом его листе в верхнем правом углу указывается "Приложение...",
наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный
номер; например:
Приложение 2
к Приказу Московского
таможенного управления
от 22.03.97 N 93
Если в приложении к приказу даны документы другой организации
(например, инструкция Минфина России), то в верхнем правом углу
данного приложения делается соответствующая запись:
Приложение
к Приказу Московского
таможенного управления
от 02.02.95 N 4
(Инструкция Минфина России
от 22.12.94 N 305/27)
Приложения к приказу подписываются руководителем структурного
подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на лицевой
стороне последнего листа приложения.
3.1.6. Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги
формата А4 (210 x 297 мм) без бланка.
При оформлении совместного приказа:
наименования организаций располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - ПРИКАЗ располагается центрированно;
дата приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;
располагается центрированно;
регистрационный номер приказа, составленного двумя и более
организациями, состоит из регистрационных номеров приказа каждой из
этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания
авторов в приказе;
подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на
одном уровне.
3.2. Положение, правила, инструкция
3.2.1. Положение принимается в случае, если в нем устанавливаются
системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к
компетенции таможенного органа.
В правилах устанавливаются требования, обязательные для
выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо
деятельности или применения положений правовых актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные
правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты,
утверждаемые таможенным органом; утверждение оформляется в форме грифа
утверждения или путем издания распорядительного документа об их
утверждении.
3.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции)
соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.
3.2.3. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает
на вопрос "О чем?".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит
раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки,
основное назначение правового акта и сфера его распространения,
ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) делится на главы,
пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
3.3. Протокол
3.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных
во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и
выступлений, справок, проектов решений и др.; документы к обсуждению
представляются структурными подразделениями таможенного органа, на
которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты,
предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки
подписываются руководителями подразделений-исполнителей.
Записи во время заседания, сбор документов и подготовка текста
возлагаются на секретаря коллегиального органа и должностных лиц
подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен
быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты
соответствующих пунктов протокола визируются подразделением,
ответственным за подготовку.
3.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и
основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к
прилагаемому списку присутствовавших
Повестка дня
Докладчики по каждому пункту повестки дня
Текст основной части протокола состоит из разделов,
соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится
по схеме:
СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается
сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в
тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся
итоги голосования.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо
документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка
на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,
записывается в тексте протокола (после соответствующего протокольного
решения).
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются
только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
3.3.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах
календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы
заседаний коллегии; протоколы технических, научных и экспертных
советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера,
включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших
участие в заседании.
3.3.4. Копии протоколов при необходимости рассылаются
заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со
списком рассылки, который составляет ответственный исполнитель и
подписывает руководитель подразделения, готовившего рассмотрение
вопроса.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из
протоколов.
3.3.5. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола и
имеют следующие реквизиты:
наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается прописными
буквами;
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2
межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал;
место проведения заседания, совещания - печатается через 2
межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания";
дата и номер протокола - печатаются через 2 межстрочных интервала
ниже предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных
интервала.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и
включает наименование должности лица, председательствовавшего на
заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи
(инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
3.4. Акт
Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий
установленные ими факты или события.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
В вводной части акта указываются распорядительный документ, на
основании которого актируются факт, событие или действие (в
именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц,
участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей
с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном
падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается
председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в
алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены
комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В основной (констатирующей) части акта излагаются установленные
факты, а также выводы и заключения. Констатирующая часть заканчивается
сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения,
которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту;
например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр -
2-й экземпляр -
3-й экземпляр -
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных
в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими
составление акта.
При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта
перед подписями и оформляется как реквизит "отметка о наличии
приложений".
Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке
подписей инициалы ставятся перед фамилиями.
3.5. Текст договоров фиксирует соглашение сторон об установлении
каких-либо отношений и регулирует эти отношения.
Текст договора подразделяется на разделы, пункты и подпункты.
3.6. Доверенность - документ, фиксирующий факт предоставления
права на совершение каких-либо действий от лица доверителя
(таможенного органа или его должностных лиц).
Официальные доверенности выдаются таможенным органом своему
представителю на совершение сделок, получение денег,
товарно-материальных ценностей или других действий от имени
таможенного органа. В тексте официальной доверенности указываются
следующие сведения:
должность и паспортные данные доверенного лица;
организация, в которой производятся действия по доверенности;
вид действий;
образец подписи лица, получившего доверенность;
срок действия доверенности.
Личные доверенности выдаются от лица доверителя (должностного
лица) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми
отношениями, получение корреспонденции и др. В тексте личной
доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по
доверенности.
3.7. Служебные письма
3.7.1. Письма как вид документа по содержанию и назначению могут
быть инструктивные, гарантийные, информационные, письма-запросы,
письма-извещения, письма-приложения, письма-ответы и др.
Письма могут быть простыми и сложными.
Простые письма составляются в случаях, когда не требуется
изложения сложных в административном или юридическом отношениях
ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.
Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения,
напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Если письмо
состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма, изложение
причин его написания, мотивировка, а вторая, заключительная - просьба
или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и
т.п. Текст простого письма не должен превышать 1 - 2-х машинописных
страниц.
Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного
изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки
выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать
до трех машинописных страниц текста. Они состоят из следующих основных
частей:
вступление - обоснование, причины, цели письма;
основное содержание - просьба, решение, напоминание;
заключение.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его
написания. Вступление может содержать:
ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный,
нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и
(или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или
поводом для письма;
констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Основное содержание письма составляют описание события или
ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение
представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований,
просьб, отказов, напоминаний.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или
нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.
3.7.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией
руководства таможенного органа на основании имеющихся сроков
исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям,
зафиксированным в резолюции руководителя таможенного органа.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями
структурных подразделений.
3.7.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата
А4 или А5 (приложение 7); изготовление бланков писем с изображением
Государственного герба Российской Федерации средствами
электронно-вычислительной техники (ЭВТ) запрещается.
Использование бланков писем для оформления документов,
направляемых таможней таможенным постам и таможенным постом (в составе
таможни) в таможню, запрещается.
3.7.4. Датой письма является дата его подписания.
3.7.5. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма,
оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то
указываются его наименование, число листов и экземпляров; при наличии
нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами; например:
Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается;
например:
Приложение: в 3 экз.
или
Приложение: Техническое задание на разработку системы
"Электронная
почта" в 2 экз.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная
опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на ... л.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий
приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим
образом:
Приложение: письмо Банка России от 08.07.2003 N 12-7/184 и
приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 4 л. в 3 экз. только в первый адрес.
3.8. Записки (докладные, служебные, объяснительные)
3.8.1. Докладная записка - документ, адресованный руководству
таможенного органа, структурного подразделения и информирующий о
сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной
работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как
по инициативе составителя, так и по указанию руководства.
Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата
А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного
подразделения, адресат, наименование вида документа, дата, номер,
заголовок к тексту, текст, подпись (приложение 8).
3.8.2. Служебные записки применяются для решения оперативных
вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных
подразделений таможенного органа (запросы, уточнение заданий,
информации по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки
составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного
документального подтверждения. Переписка между подразделениями по
вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют
документального оформления, не допускается.
Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным
запискам.
3.8.3. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины
какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки
на чистом листе бумаги.
3.9. Подготовка и оформление совместных документов
Таможенным органом могут быть приняты документы совместно с
другими организациями (приказы, распоряжения, инструкции, положения,
письма). Совместные документы оформляются не на бланке.
При оформлении совместных документов указываются полные
наименования организаций, участвовавших в подписании документа. Первым
указывается наименование организации, являющейся инициатором создания
документа. Подписи руководителей оформляются на одном уровне,
например:
Начальник Северо-Западного Президент АОЗТ "Ломоносовский
таможенного управления фарфоровый завод"
В.И. Вьюнов В.И. Петров
15.07.2004 16.07.2004
Подписывается столько экземпляров документа, сколько организаций
участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является
подлинником и хранится в делах организаций-участников. Экземпляр
совместного документа с визами согласования хранится в делах
организации - инициатора создания документа.
Регистрационный номер документа, составленного таможенным органом
совместно с другими организациями, состоит из регистрационных номеров
документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту
в порядке указания авторов в документе.
Документы, изданные таможенным органом совместно с другими
организациями, должны иметь одну (единую) дату.
|
Фрагмент документа "О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАБОТЕ АРХИВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ".