Страницы: 1 2
О РЕГЛАМЕНТЕ ДЕПАРТАМЕНТА ИМУЩЕСТВА ГОРОДА МОСКВЫ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
ДЕПАРТАМЕНТ ИМУЩЕСТВА Г. МОСКВЫ
5 апреля 2005 г.
N 853-р
(Д)
В целях совершенствования работы с документами в аппарате
Департамента и в связи с изменением законодательных и нормативных
правовых актов, влияющих на процесс документирования управленческой
деятельности:
1. Утвердить Регламент Департамента имущества города Москвы
(приложение).
2. Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю за
собой.
Руководитель Департамента
В.Н. Силкин
5 апреля 2005 г.
N 853-р
Приложение
к распоряжению Департамента
имущества города Москвы
от 5 апреля 2005 года
N 853-р
РЕГЛАМЕНТ
ДЕПАРТАМЕНТА ИМУЩЕСТВА ГОРОДА МОСКВЫ
1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент определяет порядок организационного,
документационного, информационного обеспечения деятельности
Департамента имущества города Москвы (далее - Департамент).
1.2. Статус, полномочия, порядок назначения, принципы и гарантии
деятельности руководителя Департамента, его заместителей и
руководителей структурных подразделений определены Положением о
Департаменте имущества города Москвы, утвержденным постановлением
Правительства Москвы от 16.07.2002 N 559-ПП.
1.3. Ответственность за организационно-методическое,
информационное, правовое и документационное обеспечение деятельности
руководителя Департамента возлагается на заместителей руководителя
Департамента.
1.4. В перечень информационных ресурсов Департамента входят:
- распорядительные и служебные документы, подписанные
руководителем Департамента, его первыми заместителями и заместителями,
руководителями структурных подразделений, на бумажных носителях;
- компьютерные базы данных.
1.5. Информационные ресурсы Департамента по доступу
подразделяются на три категории:
- ресурсы, содержащие открытую (общедоступную) информацию;
- ресурсы, содержащие конфиденциальную информацию;
- ресурсы, содержащие сведения, отнесенные к государственной
тайне.
К категории открытой информации относятся сведения, содержащиеся
в документах и базах данных Правительства и затрагивающие права,
свободы и обязанности граждан.
К категории конфиденциальной информации относятся сведения,
составляющие коммерческую и служебную тайны, а также персональные
данные о сотрудниках, сведения о доходах, об имуществе и
обязательствах имущественного характера, представленные гражданскими
служащими тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых
отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.
В органах исполнительной власти для обозначения степени
конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую и служебные
тайны, персональные данные, объединенных понятием "служебная
информация ограниченного распространения", применяется реквизит "Для
служебного пользования".
Степень секретности документов, составленных на основе материалов
(выписки, сводные отчеты, заключения и т.д.), в том числе поступивших
из других организаций и учреждений, определяется степенью секретности
сведений исходных материалов, а также Указом Президента РФ "Об
утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" от
30.11.95 N 1203.
1.6. Режим защиты информации ограниченного доступа (сведения,
составляющие государственную, служебную, коммерческую тайны, а также
персональные данные) устанавливается в соответствии с
законодательством Российской Федерации. Руководитель Департамента
утверждает организационно-распорядительные документы, регламентирующие
требования и порядок обеспечения режима защиты, установленный в
отношении информации ограниченного доступа в соответствии с
законодательством.
1.7. Должностные лица несут персональную ответственность за
соответствие реквизита носителя информации или документа степени
секретности или конфиденциальности содержащихся в нем сведений,
определяемой в соответствии с действующим Перечнем сведений,
отнесенных к категории информации ограниченного доступа, утвержденным
руководителем Департамента.
1.8. Защита сведений ограниченного доступа в Департаменте
регулируется настоящим Регламентом, а также нормативно-правовыми
актами Российской Федерации и организационно-распорядительными
документами Правительства Москвы по направлению защиты информации.
Текущий контроль за соблюдением сотрудниками требований по защите
сведений, отнесенных к категории конфиденциальной информации (бумажные
носители), осуществляет Управление экономической безопасности
Департамента. Защита информации ограниченного доступа от утечки по
техническим каналам осуществляется сотрудниками отдела специальных
работ (далее - отдел спецработ).
1.9. Требования настоящего Регламента распространяются на все
документы и обязательны для всех государственных гражданских служащих
и других сотрудников Департамента.
1.10. Ведение секретного делопроизводства осуществляет отдел
спецработ - подразделение по защите государственной тайны в
Департаменте.
1.11. Несоблюдение требований настоящего Регламента
государственными гражданскими служащими и другими сотрудниками
Департамента влечет их дисциплинарную ответственность, установленную
законодательством Российской Федерации, законами и иными нормативными
актами города Москвы и Департамента.
2. Организация работы Департамента
2.1. Планирование работы Департамента
2.1.1. Департамент организует свою работу на основе годовых и
квартальных планов работы, составляемых с учетом ежегодной программы
Правительства Москвы.
2.1.2. Подготовка планов работы Департамента на предстоящий год
(квартал) осуществляется на основании предложений первых заместителей
и заместителей руководителя Департамента, а также предложений
руководителей самостоятельных структурных подразделений Департамента.
2.1.3. Управление организационного и кадрового обеспечения
деятельности Департамента обобщает поступившие предложения должностных
лиц и готовит для передачи на подпись руководителю Департамента.
2.1.4. Обобщение и анализ информации о выполнении планов работы
Департамента возлагается на начальника Управления организационного и
кадрового обеспечения деятельности Департамента.
2.1.5. Управление организационного и кадрового обеспечения
деятельности Департамента на основе квартальных планов работы
Департамента и поручений руководителя Департамента разрабатывает
еженедельный план работы Департамента.
2.2. Подготовка и проведение заседаний
Коллегии Департамента
2.2.1. Деятельность Коллегии Департамента имущества города Москвы
(далее - Коллегия) регламентируется Положением о Департаменте и
осуществляется в соответствии с законодательством Российской
Федерации, города Москвы и распоряжениями руководителя Департамента.
Положение о Коллегии утверждается Мэром Москвы.
2.2.2. Председателем Коллегии является министр Правительства
Москвы, руководитель Департамента.
2.2.3. Заместители председателя Коллегии назначаются из числа
первых заместителей руководителя Департамента.
2.2.4. Ответственным секретарем Коллегии назначается заместитель
руководителя Департамента.
2.2.5. Членами Коллегии являются первые заместители, заместители
руководителя Департамента, руководители структурных подразделений
Департамента, Комплекса экономической политики и развития города, а
также представители иных городских структур.
2.2.6. Изменение состава Коллегии осуществляется распоряжением
Мэра Москвы по представлению председателя Коллегии.
2.2.7. Основным направлением работы Коллегии является
рассмотрение важнейших вопросов деятельности Департамента,
направленной на решение следующих задач:
- управление и распоряжение в установленном порядке объектами
собственности города Москвы;
- осуществление межотраслевой координации управления имуществом
города Москвы в целях повышения эффективности его использования для
реализации социально-экономических программ города Москвы;
- реализация на основе законодательства Российской Федерации и
города Москвы государственной политики в области приватизации
предприятий, объектов недвижимости и другого имущества города Москвы;
- руководство деятельностью своих территориальных агентств.
2.2.8. Организационно-правовой формой деятельности Коллегии
являются заседания, обеспечивающие коллективное обсуждение вопросов,
включенных в повестку дня, и принятие обоснованных решений.
2.2.9. Коллегия является совещательным органом, ее решения имеют
статус рекомендаций.
2.2.10. Решения Коллегии принимаются большинством голосов от
числа присутствующих на заседании членов Коллегии.
2.2.11. Заседания Коллегии проводятся на регулярной основе или по
мере необходимости, но не реже одного раза в квартал в соответствии с
перспективным и текущими планами работы Департамента.
2.2.12. Повестка дня заседаний Коллегии утверждается
руководителем Департамента.
2.2.13. Председательствует на заседаниях Коллегии руководитель
Департамента. В случае его отсутствия - лицо, исполняющее его
обязанности.
2.2.14. В заседаниях Коллегии принимают личное участие члены
Коллегии без права замены. Заседание считается правомочным, если на
нем присутствует более половины членов Коллегии.
2.2.15. На заседания Коллегии могут приглашаться представители
государственных организаций, общественных объединений и др.
2.2.16. На заседаниях Коллегии могут присутствовать представители
средств массовой информации.
2.2.17. На заседании Коллегии ведется протокол. Протокол и
решения Коллегии подписываются председателем и ответственным
секретарем Коллегии.
2.2.18. Подготовку материалов к заседаниям Коллегии, формирование
проекта повесток дня заседаний Коллегии (по предложениям членов
Коллегии), подготовку проектов решений и контроль за исполнением
принятых решений осуществляет Управление организационного и кадрового
обеспечения деятельности Департамента.
3. Распорядительные документы Департамента
3.1. Виды распорядительных документов Департамента
Распорядительными документами Департамента являются приказы,
распоряжения Департамента, поручения руководителя Департамента,
поручения первых заместителей руководителя Департамента, заместителей
руководителя Департамента.
Образцы распорядительных документов даны в приложениях к
настоящему Регламенту (приложения 1, 2, 3).
3.2. Порядок подготовки, оформления и выпуска
распорядительных документов Департамента
3.2.1. Общие положения
3.2.1.1. Распорядительные документы готовятся, принимаются и
издаются в соответствии с поручениями Мэра, первых заместителей,
заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя
Департамента, по инициативе структурных подразделений Департамента, а
также СГУП по продаже имущества города Москвы и ГУП "Московское
имущество".
3.2.1.2. Прохождение распорядительных документов на этапах их
подготовки и оформления осуществляется в соответствии с общим порядком
обращения исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих
документов.
3.2.1.3. Руководитель Департамента подписывает распоряжения по
основным направлениям деятельности Департамента, приказы по вопросам
работы аппарата, кадрам, командировкам и т.п. Для решения срочных
вопросов структурным подразделениям даются поручения руководителя
Департамента на бланках установленного образца.
3.2.1.4. Ответственность за подготовку и выполнение
распорядительных документов возлагается на заместителей руководителя
Департамента, в том числе первых, руководителей структурных
подразделений, территориальных агентств, а также Специализированное
государственное унитарное предприятие по продаже имущества города
Москвы и Государственное унитарное предприятие "Московское имущество".
3.2.1.5. При подготовке проектов распорядительных документов
требуется соблюдение следующих правил:
- распорядительные документы оформляются на специальных бланках
установленного образца;
- заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать
содержанию документа, начинаться с предлога "о" или "об";
- текст распорядительного документа, как правило, состоит из
мотивированной и распорядительной частей. Если распоряжение, приказ
издается на основании документа вышестоящий организации, в
мотивированной части указываются его полное название, номер и дата.
Мотивированная часть может отсутствовать, если предписываемые действия
не нуждаются в разъяснении (обосновании);
- каждый пункт распорядительного документа должен содержать
конкретные поручения исполнителям с указанием реальных сроков их
выполнения. В последнем пункте указывается лицо, на которое
возлагается контроль;
- если принимаемый распорядительный документ исключает действие
ранее принятых по этому вопросу, в нем должно содержаться указание о
признании их утратившими силу. К проекту распоряжения (приказа),
имеющему ссылки на решения вышестоящих органов, необходимо прилагать
их копии;
- если к проекту распорядительного документа имеются приложения,
то об этом указывается в тексте.
Приложения, подготовленные в подразделениях Департамента, должны
содержать в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием
названия распорядительного документа, его даты и номера. Приложение
визируется исполнителем.
3.2.1.6. Приказы по вопросам прохождения государственной службы и
кадрового обеспечения готовит отдел государственной службы и кадров
Управления организационного и кадрового обеспечения деятельности
Департамента.
3.2.1.7. Распорядительные документы Департамента с грифом
"Секретно" готовит и регистрирует отдел специальных работ в порядке,
предусмотренном специальной инструкцией по работе с данными
документами.
3.2.1.8. Оформленные в соответствии с требованиями настоящего
Регламента проекты распоряжений, приказов должны быть завизированы
ответственным исполнителем, руководителем структурного подразделения,
заместителями руководителя Департамента, в компетенции которых
находится вопрос, вносимый на рассмотрение. Виза включает в себя
личную подпись (с расшифровкой), дату, наименование должности
визирующего.
3.2.1.9. На оборотной стороне последнего листа проекта
распоряжения оформляются визы руководителей структурных подразделений
Департамента, префектур, территориальных агентств и других
заинтересованных организаций, а также указываются, кем внесен вопрос и
кем представлен проект, фамилия исполнителя и его телефон. Срок
рассмотрения проектов распорядительных документов, представленных на
согласование, не должен превышать трех дней.
3.2.1.10. Замечания и дополнения, высказанные в ходе
согласования, вносятся исполнителем в проект распорядительного
документа, текст перепечатывается и к нему прилагается прежний вариант
с визами.
В случае внесения в текст проекта изменений и дополнений, имеющих
принципиальный характер и изменяющих суть документа, проводится
согласование нового варианта проекта.
3.2.1.11. Проекты распорядительных документов после согласования
передаются в организационно-распорядительный отдел Управления
организационного и кадрового обеспечения деятельности Департамента
(далее - организационно-распорядительный отдел) для передачи на
подпись руководителю Департамента.
3.2.1.12. Документы, оформленные с нарушением требований
Регламента Правительства Москвы и настоящего Регламента,
организационно-распорядительным отделом не принимаются и возвращаются
в соответствующие структурные подразделения для переоформления.
3.2.1.13. Не допускается представлять на подпись распорядительные
документы на бланках "проект" и без полного согласования.
3.2.1.14. Срок регистрации - два рабочих дня. Тиражирования и
рассылки подписанных распорядительных документов - два рабочих дня (в
случае необходимости рассылка осуществляется оперативно).
3.2.2. Основные требования к оформлению проектов
распорядительных документов Департамента
3.2.2.1. Лист согласования (приложения 4, 5).
Согласование проектов распорядительных документов осуществляется
исполнителем (исполнитель направляет проект распорядительного
документа для согласования). Согласование действительно в течение 4
месяцев.
Лист согласования заполняется на оборотной стороне последнего
листа проекта распорядительного документа.
Реквизиты листа согласования:
- вопрос внесен (1);
- проект представлен (2);
- исполнитель (3);
- проект согласован (4);
- разослать (5).
Все реквизиты (кроме "Разослать") печатаются прописными
(заглавными) буквами.
Реквизиты 1, 2, 3, 4 печатаются в именительном падеже.
Реквизит 4 "Проект согласован". Визу, т.е. подпись согласующего и
дату согласования, следует проставлять синими чернилами (для четкого
различия подлинника от копии).
Реквизит 5 "Разослать". В перечень рассылки включаются:
- организации и должностные лица, названные в проекте в качестве
исполнителей заданий, например: Управлению имущественных комплексов
Департамента, Ануприенко В.Ю. (в качестве конкретных исполнителей
могут выступать только первые заместители и заместители руководителя
Департамента, а также его советники);
- должностные лица, на которых возложен контроль исполнения,
например: Кондратенко В.К.;
- согласующие организации, например: ГУП "Московское имущество";
- организации городского подчинения, на которые распространяется
действие данного документа, например: Комитет по культурному наследию
города Москвы.
Если действие документа распространяется на целый ряд однородных
органов или подразделений, то в реквизите "Разослать" они называются
обобщенно, например: органам исполнительной власти города Москвы или
структурным подразделениям Департамента, а к проекту прилагается
перечень этих организационных структур. Конкретные фамилии могут
указываться только при рассылке документа первым заместителям и
заместителям руководителя Департамента, его советникам, а также
должностному лицу, на которого возложен контроль исполнения документа.
Органы исполнительной власти, структурные подразделения, организации и
фамилии должностных лиц печатаются в дательном падеже.
При направлении адресатам более одного экземпляра следует указать
необходимое количество экземпляров.
3.2.3. Порядок согласования распорядительных
документов
3.2.3.1. Организация процесса согласования проекта
распорядительного документа.
Согласование проектов распорядительных документов осуществляется
исполнителем, подготовившим проект распорядительного документа.
Ответственность за согласование проектов распорядительных
документов (установление порядка согласования в рамках Департамента,
обобщение замечаний и дополнений, устранение разногласий и принятие
решений о согласовании) возлагается на первых заместителей,
заместителей руководителя Департамента, на которых возложена
координация и контроль деятельности структурных подразделений,
являющихся исполнителями проектов распорядительных документов.
При наличии замечаний или дополнений к проекту распорядительного
документа структурным подразделением (должностным лицом)
подготавливается записка с указанием перечня замечаний (предложений)
или правки вносятся непосредственно в текст проекта распорядительного
документа. При этом на листе согласований кроме визы ставится отметка
"С замечаниями".
Согласование без замечаний предусматривает только визирование
листа согласований с указанием даты и должности согласующего.
3.2.3.2. Рассылка проекта распорядительного документа на
согласование в структурные подразделения осуществляется исполнителем,
подготовившим проект распорядительного документа.
Рассылаемый проект распорядительного документа должен быть
завизирован:
- исполнителем (реквизит "Исполнитель");
- руководителем структурного подразделения, подготовившего
документ (реквизит "Ответственный исполнитель");
- первым заместителем или заместителем руководителя Департамента
в компетенции которого находится вносимый вопрос (реквизит "Проект...
представлен").
Рассылка проекта распорядительного документа на согласование в
структурные подразделения Департамента может быть произведена
параллельно, за исключением Юридического управления, которому на
согласование документ представляется при наличии всех виз и листа
разногласий (если таковые имеются).
Рассылка может быть произведена в электронном виде с применением
электронной цифровой подписи в соответствии с действующим
законодательством.
3.2.3.3. Сроки согласования.
При приеме проекта распорядительного документа согласующим
структурным подразделением на документе проставляется дата его
получения. По требованию исполнителя согласующее подразделение обязано
на копии документа проставить отметку с указанием даты приема
документа на рассмотрение.
Срок рассмотрения проектов распорядительных документов,
представленных на согласование, не должен превышать:
- двух рабочих дней с момента поступления проекта в структурное
подразделение;
- трех рабочих дней с момента поступления проекта в Юридическое
управление.
Срок с момента разработки распорядительного документа до момента
его выпуска не должен превышать 10 рабочих дней.
При оперативной подготовке проекта распорядительного документа по
указанию руководителя Департамента срок согласования не должен
превышать одного рабочего дня с момента получения документа
согласующим должностным лицом или структурным подразделением.
Юридическим управлением согласование проводится в течение двух рабочих
дней.
В отдельных случаях в течение одного рабочего дня может быть
осуществлено согласование:
- проектов распорядительных документов по организации приема
зарубежных делегаций, прибывающих в Москву, и командированию за рубеж
представителей Департамента.
В случае непредставления исполнителю согласующим подразделением
информации о результатах рассмотрения проекта документа в указанный
срок проект считается согласованным. В этом случае исполнитель
представляет на имя руководителя Департамента в произвольной форме
записку о несоблюдении согласующим подразделением или должностным
лицом срока согласования (с указанием поступления проекта
распорядительного документа согласующему подразделению), подписанную
должностным лицом, представившим проект. На листе согласования
делается надпись "Согласование по умолчанию. Записка прилагается".
Согласование действительно в течение 4 месяцев.
В случае необходимости продления срока действия согласования
исполнитель обращается к согласующему подразделению с просьбой
подтвердить согласование. Подтверждение согласования оформляется
запиской в произвольной форме или дополнительным визированием.
При повторном представлении на согласование проектов
распорядительных документов, доработанных по замечаниям согласующих
подразделений и должностных лиц, согласование не должно превышать
одного рабочего дня, если руководителем Департамента не установлен
другой срок.
Согласование с другими органами исполнительной власти и
организациями производится в сроки и в порядке, установленные
Регламентом Правительства Москвы.
3.2.3.4. Оформление согласования.
Согласование осуществляется путем визирования: на листе
согласования указываются должность, инициалы, фамилия, подпись
должностного лица, согласующего проект, и дата согласования.
Право согласования проектов распорядительных документов имеют
первые заместители и заместители руководителя Департамента,
руководители структурных подразделений Департамента, руководители
подведомственных организаций, а также лица, их официально замещающие.
Согласование проектов распорядительных документов, фиксирующих итоги
конкурсов, осуществляют члены конкурсных комиссий, представляющие
интересы Департамента.
При необходимости в процессе согласования визы могут быть
проставлены на всех листах проекта.
В случае наличия однозначных, небольших по объему замечаний по
проекту распорядительного документа замечания указываются в тексте
проекта (на любом свободном месте), а на листе согласования рядом с
подписью указывается: "С замечаниями по тексту...".
3.2.3.5. Оформление разногласий.
Разногласия по проекту распорядительного документа, возникающие в
процессе его согласования, оформляются исполнителем в соответствии с
требованиями настоящего Регламента и подписываются должностным лицом,
вносящим проект распорядительного документа.
При этом на листе согласования указывается: "Лист разногласий
прилагается". Надпись на листе согласования и лист разногласий
оформляются исполнителем.
Лист разногласий оформляется в произвольной форме, обязательным
является указание спорных пунктов проекта распорядительного документа,
а также изложение точек зрения исполнителя и согласующего должностного
лица, дается обоснование окончательной редакции проекта. Лист
разногласий прилагается к проекту распорядительного документа.
3.2.3.6. Повторное согласование.
Внесение согласующими должностными лицами или структурными
подразделениями в проект распорядительного документа незначительных,
не меняющих сути документа изменений не влечет за собой повторного
визирования. При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение,
исполнитель должен заново согласовать проект распорядительного
документа.
Ответственность за принятое решение возлагается на должностные
лица, внесшие и подготовившие проект распорядительного документа.
3.2.4. Доработка проекта распорядительного
документа после согласования должностными лицами
и структурными подразделениями Департамента
3.2.4.1. Доработка проекта распорядительного документа
осуществляется исполнителем после согласования всеми должностными
лицами и структурными подразделениями, кроме Юридического управления,
и включает в себя внесение в единый экземпляр проекта всех замечаний и
(или) дополнений.
3.2.4.2. Ответственность за соответствие внесенных изменений и
дополнений в проект распорядительного документа замечаниям согласующих
должностных лиц возлагается на должностные лица Департамента, внесшие
и подготовившие проект распорядительного документа.
3.2.4.3. Доработанный вариант проекта распорядительного документа
Департамента оформляется исполнителем на бумажном носителе на бланке
"Проект...", подписывается руководителем структурного подразделения
или лицом, его официально замещающим, а также сотрудником Юридического
управления.
3.2.4.4. Доработанный проект распорядительного документа
визируется ответственным исполнителем (реквизит на листе согласования
"Ответственный исполнитель") и представляется на подпись первому
заместителю, заместителю руководителя Департамента, в компетенции
которого находится вносимый вопрос. В случае когда проект
распорядительного документа представлен структурным подразделением,
координацию и контроль за деятельностью которого осуществляет
непосредственно руководитель Департамента, проект вносится
руководителем структурного подразделения Департамента (реквизит на
листе согласования "Вопрос внесен").
3.2.5. Контроль соответствия проектов
распорядительных документов законам и иным правовым
нормативным актам Российской Федерации и города
Москвы, требованиям Регламента Правительства Москвы
и настоящего Регламента
Ответственность за качество подготовки проектов распорядительных
документов и их согласование с должностными лицами и структурными
подразделениями Департамента возлагается на должностные лица, внесшие
и подготовившие проект распорядительного документа.
К проекту распорядительного документа прилагаются:
- все согласованные экземпляры проекта распорядительного
документа (с визами должностных лиц и руководителей структурных
подразделений, дополнениями, запиской о разногласиях);
- копии распорядительных документов, названных в тексте
подготовленного проекта (при больших объемах указанных документов
допустимо прилагать неполные экземпляры, состоящие из первой и
последней страницы, а также тех страниц, на которые есть указания или
ссылки в тексте представленного проекта распорядительного документа);
- копия поручения о необходимости подготовки данного проекта
распорядительного документа.
3.2.5.1. Юридическое управление осуществляет:
- контроль соответствия представленного проекта распорядительного
документа законодательным и иным нормативным правовым актам Российской
Федерации и города Москвы, действующим распорядительным документам
Мэра и Правительства (правовая экспертиза).
3.2.5.2. Контроль соответствия требованиям настоящего Регламента
представленного проекта распорядительного документа осуществляет
Управление по работе с документами и письменными обращениями граждан.
Контроль соответствия требованиям Регламента Департамента
проектов распорядительных документов включает в себя:
- проверку правильности использования бланка, наличия заголовка,
его соответствия содержанию текста, наличия обязательного пункта о
контроле, наличия при необходимости пунктов об отмене или изменении
ранее принятого документа, оформления подписи, наличия всех
необходимых согласований, действительности согласований (правомочность
согласовавшего проект должностного лица, срок действия согласования);
- проверку правильности оформления (структура текста, соотношение
размеров мотивировочной и распорядительной частей, четкость и
однозначность толкования формулировок, наличие в тексте ссылок на
документы с точным указанием их даты, номера и названия, наличие
приложений, правильность наименований подразделений и должностных лиц,
указание сроков исполнения, указание справочных данных исполнителя на
листе согласования, полнота и достаточность списка рассылки);
- проверку комплектности документов, представленных документов
совместно с проектом распорядительного документа.
3.2.5.3. При положительном решении структурное подразделение,
осуществляющее согласование проекта распорядительного документа,
визирует проект на листе согласования.
Проект распорядительного документа, представленный с отступлением
от установленных настоящим Регламентом правил, подлежит возврату с
указанием замечаний.
3.2.6. Регистрация и рассылка распорядительных
документов Департамента
Распоряжения, приказы, поручения после их подписания сдаются в
организационно-распорядительный отдел, в котором регистрируются,
оформляются и рассылаются согласно списку рассылки.
Внесение каких-либо исправлений в подписанные распорядительные
документы запрещено.
Подготовка и рассылка выписок из текста распорядительных
документов не осуществляется.
3.2.6.1. Регистрация распорядительных документов Департамента.
Регистрация распоряжений и приказов производится в течение года в
порядке возрастания номеров с указанием автора.
Распоряжения Департамента регистрируются в течение года
порядковыми номерами с добавлением аббревиатуры "Р".
Приказы Департамента регистрируются в течение года порядковыми
номерами с добавлением аббревиатур "К" (приказы по личному составу),
"П" (приказы по основной деятельности).
Датой указанных документов является дата их регистрации, которая,
как правило, должна совпадать с датой принятия (подписания).
3.2.6.2. Формирование дел распорядительных документов
Департамента.
Подписанные распорядительные документы формируются
организационно-распорядительным отделом в дела в течение года в
порядке возрастания номеров в соответствии с установленным порядком
регистрации распорядительных документов: дело распоряжений
Департамента, дело приказов Департамента по личному составу и дело
приказов Департамента по основной деятельности.
Дело распорядительного документа включает в себя:
- подлинник распорядительного документа;
- приложения к распорядительному документу;
- все экземпляры проекта распорядительного документа, имеющие
визы, пометки согласующих;
- листы согласований и листы разногласий (если имеются);
- документы, послужившие основанием для принятия
распорядительного документа (оригинал поручения).
Приложения являются неотъемлемой частью распорядительного
документа и подлежат рассылке в соответствии со списком рассылки.
Рассылка распорядительных документов производится через
Управление по работе с документами и письменными обращениями граждан.
3.2.6.3. Замена отдельных листов разосланных распорядительных
документов.
Замена разосланных экземпляров распорядительных документов при
обнаружении орфографических или технических ошибок может быть
произведена только с разрешения руководства Управления
организационного и кадрового обеспечения деятельности Департамента.
При необходимости исправления (замены) одного или более слов
производится замена полного листа распорядительного документа, при
этом сохраняется нумерация страниц утвержденного распорядительного
документа.
В этом случае Управление оформляет заменяемый лист
распорядительного документа следующим образом: на верхнем поле нового
(изменяемого) листа делается надпись "Взамен разосланного" (при замене
нескольких листов надпись делается на каждой странице) и указываются
дата, номер и название распорядительного документа, в котором
производится замена листов (при замене первой страницы дату, номер и
название указывать не обязательно).
Дело распорядительного документа (подлинник) дополняется
заменяемым листом (листами).
4. Подготовка проектов распорядительных документов
Мэра Москвы, Правительства Москвы и Московской
городской Думы
Подготовка проектов указов и распоряжений Мэра Москвы,
постановлений и распоряжений Правительства Москвы, распоряжений первых
заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, распоряжений
заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы и постановлений
Московской городской Думы осуществляется в строгом соответствии с
регламентом Правительства Москвы.
5. Порядок работы с договорами и соглашениями Департамента
5.1. Общие положения
5.1.1. Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения,
выполнения и прекращения действия договоров и соглашений города,
заключаемых руководителем Департамента и его заместителями с
субъектами договорных отношений, определяется действующим федеральным
законодательством и Законом города Москвы "О договорах и соглашениях
города Москвы", а также постановлением Правительства Москвы от 7
августа 2001 г. N 726-ПП "О реализации положений Закона города Москвы
"О договорах и соглашениях города Москвы".
К договорам и соглашениям Департамента, на которые
распространяются требования настоящего Регламента, относятся:
- договоры и соглашения, заключаемые руководителем Департамента;
- договоры и соглашения, заключаемые первыми заместителями и
заместителями руководителя Департамента.
5.1.2. Договоры и соглашения, заключаемые Департаментом,
подписываются руководителем Департамента.
5.1.3. Полномочия по ведению переговоров и подписанию договоров и
соглашений руководитель Департамента может передавать первым
заместителям и заместителям руководителя Департамента.
5.1.4. Передача полномочий на ведение переговоров и подписание
договоров и соглашений города должностным лицам Департамента
оформляется распоряжением Департамента.
5.1.5. Указанные полномочия подтверждаются доверенностью,
оформленной и заверенной в соответствии с порядком, установленным
настоящим Регламентом.
5.1.6. Проекты договоров, соглашений, заключаемых Департаментом,
а также проекты документов по их реализации, подписываемые субъектами
договорных отношений, до доклада руководителю Департамента Мэру Москвы
и уполномоченным должностным лицам подлежат согласованию с Юридическим
управлением.
5.1.7. Заключение соглашений первыми заместителями и
заместителями руководителя Департамента осуществляется на основании
поручения руководителя Департамента.
5.2. Основные требования к оформлению договоров
и соглашений Департамента
Договоры и соглашения Департамента должны соответствовать
правилам, установленным федеральными законами, законами города Москвы
и иными правовыми актами, действующими на момент их заключения.
Подписываемые договоры и соглашения должны содержать:
- наименование;
- преамбулу (вводную часть), в которой могут указываться основные
цели;
- дату, место подписания, наименование сторон;
- предмет правового регулирования;
- раскрытие используемых терминов и понятий;
- права и обязанности сторон;
- ответственность сторон;
- способы и порядок обеспечения обязательств сторон;
- основания прекращения и приостановления их действия;
- порядок разрешения споров;
- срок и условия вступления в силу;
- срок действия;
- сведения о регистрации и месте хранения текста документа;
- наименование должности, фамилии, имени, отчества
уполномоченного лица, подписывающего договор или соглашение;
- подписи сторон.
Подпись каждой из сторон на всех экземплярах договоров и
соглашений, кроме соглашений об осуществлении международных и
внешнеэкономических связей, удостоверяется гербовой печатью
Департамента.
Договоры визируются:
- первыми заместителями руководителя, заместителями руководителя
Департамента, курирующими структурное подразделение, которое
участвовало в подготовке договора;
- Юридическим управлением.
6. Информационное обеспечение деятельности Департамента
6.1. Целью информационного обеспечения деятельности Департамента
является внедрение современных информационных технологий в области
управления имуществом, находящимся в собственности города Москвы. С
этой целью создана Корпоративная сеть Департамента.
6.1.1. Корпоративная сеть Департамента является составной частью
территориальной сети Мэрии Москвы.
6.1.2. Локальные вычислительные сети территориальных агентств
являются подсетью Корпоративной сети Департамента, на них
распространяются все требования, предъявляемые к Корпоративной сети
Департамента.
6.2. Информационные ресурсы Департамента.
6.2.1. Информационные ресурсы Департамента подразделяются на
внешние и внутренние.
Информация, расположенная на информационных серверах
Департамента, называется внутренней и относится к внутренним
информационным ресурсам.
Данные, полученные с серверов, находящихся вне компьютерной сети
Департамента, называются внешними и относятся к внешним информационным
ресурсам.
6.2.2. Внутренние информационные ресурсы:
- АИС "Делопроизводство";
- АС "Система контроля специального делопроизводства";
- АС "Заключения";
- АИС "Распоряжения по Департаменту";
- АИС "Доверенность";
- АИС "Недвижимость";
- АИС "Недвижимость-финансы";
- САИС "Недвижимость (Специальные объекты)";
- АИС "Реестр хозяйствующих субъектов (ГУА, АО)";
- электронная почта (внутренняя, внешняя);
- справочно-правовые системы "Консультант Плюс", "Гарант".
6.2.3. Внешние информационные ресурсы:
- Intranet (сеть Правительства Москвы).
6.3. Правила доступа к информационным ресурсам.
6.3.1. Сотрудникам Департамента предоставляется допуск к
информационным ресурсам по рабочим дням с 9.00 до 18.00.
6.3.2. При необходимости работы с информационными ресурсами в
другое время, а также в выходные и праздничные дни сотруднику
Департамента может быть предоставлено право после рассмотрения заявки
на заседании комиссии по защите информации и безопасности.
6.3.3. К САИС "Недвижимость (Специальные объекты)", АС "Система
контроля специального делопроизводства", АС "Заключения" допуск
пользователей осуществляется в соответствии с требованиями допуска к
закрытой информации.
6.4. Порядок допуска к информационным ресурсам Департамента.
6.4.1. Сотрудникам Департамента предоставляется допуск к
информационным ресурсам Департамента в соответствии с их должностными
обязанностями, в которые должен быть внесен перечень информационных
ресурсов, доступ к которым необходим сотрудникам для исполнения их
должностных обязанностей.
6.4.2. На основании п. 6.4.1 руководитель структурного
подразделения составляет заявку на имя председателя Комиссии по защите
информации и безопасности Департамента и согласует ее с Управлением
экономической безопасности и отделом спецработ.
6.4.3. При положительном решении вопроса Управление
информационного обеспечения предоставляет доступ к информационным
ресурсам в соответствии с запрашиваемыми правами.
6.4.4. Сотрудники, получающие доступ к информационным ресурсам,
проходят первичный инструктаж в Управлении информационного
обеспечения, знакомятся под роспись с Памяткой пользователю
корпоративной сети Департамента, получают ключ и пароль.
6.4.5. При нарушении пользователем требований политики
безопасности Департамента и правил работы в корпоративной сети права
доступа к соответствующим информационным ресурсам приостанавливаются и
вопрос выносится на заседание Комиссии по защите информации и
безопасности Департамента.
6.5. Обязанности пользователя информационных ресурсов.
6.5.1. Пользователь информационных ресурсов Департамента обязан:
- строго придерживаться принятой Департаментом политики
безопасности при работе в сети;
- не допускать ознакомления посторонних лиц с назначенным ему
личным паролем доступа к информационным ресурсам и автоматизированным
информационным системам;
- регулярно проверять свой почтовый ящик и читать адресованную
ему электронную почту;
- соблюдать правила сетевого этикета, а именно, быть кратким в
изложении сообщения, посылать сообщения только тогда, когда это
действительно необходимо, быть корректным и рассылать копии сообщения
всем, чьи имена в нем упомянуты, пересылать по назначению почту,
ошибочно попавшую в его почтовый ящик, но предназначенную другому.
6.6. Пользователю сети Департамента категорически запрещается:
- использовать электронную почту для пересылки сведений,
включенных Департаментом в Перечень сведений, отнесенных к категории
информации ограниченного доступа;
- нарушать требования Политики безопасности Департамента
имущества, утвержденной 17.12.2002 руководителем Департамента. В
случае нарушения администратор сети имеет право отключить пользователя
от сетевых ресурсов до принятия решения заседания комиссии по защите
информации и безопасности;
- знакомить кого-либо с назначенным ему личным паролем доступа в
сеть и паролями доступа к ее информационным ресурсам;
- предпринимать попытки обхода реализованной в сети Департамента
системы разграничения доступа (СРД) как с рабочего места, так и с
удаленного терминала (с использованием как штатных, так и нештатных
программно-технических средств). Подобные действия рассматриваются
администратором защиты как попытки несанкционированного доступа (НСД)
со всеми вытекающими последствиями;
- рассылать сообщения, содержащие непристойности, расистскую,
сексуальную и другую аналогичную информацию;
- работать в сети с отключенным (неправильно настроенным)
программным обеспечением антивирусной защиты, антивирусное программное
обеспечение устанавливается и настраивается специалистами Управления
информационного обеспечения в рамках реализации единой политики
антивирусной защиты в Департаменте;
- вести личную переписку в непроизводственных целях;
- сообщать адрес личной электронной почты незнакомым лицам или
без производственной необходимости;
- просматривать страницы с активными мультимедиаприложениями
(видео, аудио);
- использовать внешние накопители информации (дискеты, CD,
флэш-карты и т.д.). При производственной необходимости (передача
информации в аппарат Правительства Москвы, платежные документы в
Депфин, работа с ЭЦП и т.д.) допускается использование накопителей на
основании служебных записок руководителя структурного подразделения на
имя заместителя руководителя Департамента, председателя комиссии по
защите информации и безопасности. Перечень АРМ с активированными
интерфейсами внешних накопителей информации утверждается на комиссии
по защите информации и безопасности.
6.7. Ответственность пользователя сети Департамента.
Пользователь сети Департамента несет персональную ответственность
за нарушение требований настоящего Регламента, а именно:
- приостановление (лишение) права доступа к ресурсам сети - в
случае безосновательного превышения установленных ограничений или
нарушений правил;
- административное взыскание - в случае нарушений, повлекших
необратимые для Департамента последствия;
- компенсация причиненного Департаменту материального ущерба;
- ответственность, оговоренную в заключенном пользователем и
Департаментом Договоре об оформлении допуска к сведениям, отнесенным к
категории конфиденциальной информации (служебной информации
ограниченного доступа), - в случае утечки по вине пользователя
сведений, отнесенных к конфиденциальной информации и включенных
Департаментом в Перечень информации ограниченного доступа;
- ответственность в соответствии с Российским законодательством -
в случае утечки по вине пользователя сведений, отнесенных к
государственной тайне.
7. Организация работы со служебными документами
и письменными обращениями граждан
7.1. Общие правила оформления и учета документов,
организация делопроизводства
7.1.1. Регистрация, прохождение документов на исполнение (в
аппаратах заместителей руководителя, управлениях и территориальных
агентствах Департамента) и контроль за их исполнением ведутся в
Департаменте с использованием АИС "Делопроизводство".
7.1.2. Рассмотрение поступивших документов в Управлении по работе
с документами и письменными обращениями граждан включает ознакомление
с их содержанием, подготовку проекта поручения, передачу документа с
проектом поручения на доклад руководителю Департамента.
7.1.3. Рассмотрение поступивших документов в Управлении по работе
с документами и письменными обращениями граждан и последующий ввод
необходимых данных в АИС "Делопроизводство" производится не позднее
трех дней с момента их регистрации, срочных документов - в течение 4
часов.
7.1.4. Передача всех документов из Управления по работе с
документами и письменными обращениями граждан, а также прием
документов в Управление осуществляется по реестру с отметкой времени
передачи (приема), подписью на реестре сотрудника структурного
подразделения, принявшего (передавшего) документы, и расшифровкой
подписи.
7.1.5. Ответственность за соблюдение установленных норм и правил
работы с документами и обращениями граждан, организацию
делопроизводства, ввод в АИС "Делопроизводство" информации о
прохождении документов в аппаратах заместителей руководителя
возлагается на заместителей руководителя, в структурных подразделениях
- на их руководителей.
7.2. Порядок приема, регистрации и
предварительного рассмотрения входящих документов
7.2.1. Вся корреспонденция, адресованная в Департамент,
независимо от способа доставки (почта, курьер, фельдсвязь и т.д.)
принимается централизованно в экспедиции отдела обработки и хранения
документов Управления по работе с документами и письменными
обращениями граждан (далее - отдел обработки и хранения документов)
(Каретный ряд, 2/1).
7.2.2. Корреспонденция, поступившая после окончания рабочего дня,
в нерабочие и праздничные дни принимается дежурным по Департаменту,
регистрируется в специальном журнале и передается не позднее 9.30
следующего дня в отдел обработки и хранения документов.
7.2.3. Служебная корреспонденция, поступившая к любому
должностному лицу, минуя экспедицию, должна быть в течение суток сдана
и зарегистрирована в отделе обработки и хранения документов.
7.2.4. При приеме корреспонденции в экспедиции проверяется
правильность адресации, целостность упаковок, наличие документов и
указанных в них приложений, а также обязательных реквизитов документа.
В случае обнаружения несоответствия указанным требованиям или
недостачи отдельных материалов отделом обработки и хранения документов
служебные документы в установленном порядке возвращаются отправителю с
указанием причин возврата не позднее трех рабочих дней с момента
получения.
Конверты после вскрытия уничтожаются, кроме тех случаев, когда
только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки
документов. Ошибочно доставленная в Департамент корреспонденция
отделом обработки и хранения документов пересылается по принадлежности
или возвращается отправителю.
7.2.5. На все служебные документы, обращения предприятий и
организаций, письма граждан, поступившие в Департамент через курьера
до 14.00, в экспедиции отдела обработки и хранения документов ставится
штамп "Получено" с указанием даты текущего дня и количества листов, на
поступившие после 14.00 документы проставляется дата следующего дня.
7.2.6. Регистрация документов ведется в течение календарного
года, начиная с первого номера, с указанием года через "флэш".
7.2.7. Сотрудниками отдела обработки и хранения документов
обеспечивается регистрация поступившей в Департамент корреспонденции с
проставлением в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа
штампа единого образца с указанием входящего номера, даты, количества
листов и приложений к нему.
7.2.8. Документы с грифом "Секретно" регистрируются отделом
спецработ Департамента.
7.2.9. Решения, определения, постановления, отзывы, апелляционные
и кассационные жалобы арбитражных судов всех инстанций регистрируются
Юридическим управлением Департамента.
7.2.10. Документы с пометкой "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить
немедленно" регистрируются в течение одного часа.
7.2.11. Входящие документы, адресованные руководителю
Департамента, передаются из отдела обработки и хранения документов в
организационный и контрольный отделы Управления по работе с
документами и письменными обращениями граждан для подготовки проектов
резолюций руководителя Департамента.
Корреспонденция, адресованная заместителям руководителя
Департамента, направляется в их приемные через экспедицию отдела
обработки и хранения документов.
7.2.12. Доставка входящих документов из экспедиции отдела
обработки и хранения документов в структурные подразделения
Департамента и территориальные агентства осуществляется сотрудниками
подразделений и территориальных агентств, ответственными за
делопроизводство, не реже одного раза в день, срочных документов -
безотлагательно, после уведомления сотрудником экспедиции отдела
обработки и хранения документов об их поступлении.
7.3. Порядок подготовки и оформления исходящих
документов
7.3.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит в
подготовке проекта документа (ответа), визировании, подписании,
регистрации и отправке фельдсвязью или почтой.
7.3.2. Документы в Департаменте оформляются на бланках
утвержденного образца.
7.3.3. Обязательными реквизитами документов являются:
регистрационный номер, дата документа, наименование организации,
должностное лицо - адресат, текст, подлинная подпись.
7.3.4. Содержание документа должно быть кратким,
аргументированным, обеспечивать однозначное восприятие содержащейся в
нем информации.
7.3.5. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона
проставляются на лицевой стороне первого листа в левом нижнем углу
документа.
7.3.6. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью.
Копии ответов, направленных в вышестоящие организации, хранятся в
отделе обработки и хранения документов, копии остальных ответов - в
структурных подразделениях и территориальных агентствах Департамента,
получаемых в экспедиции отдела обработки и хранения документов.
7.3.7. До передачи документа на подпись руководителю Департамента
исполнитель обязан обеспечить правильность оформления документа в
соответствии с требованиями к оформлению документов Регламента
Правительства Москвы, наличие необходимых приложений к нему и
обязательных виз - заместителя руководителя (директора
территориального агентства), начальника Управления и исполнителя.
Ответственность за указание адреса фактического нахождения
организации-адресата возлагается на исполнителя документа.
Документы, оформленные с нарушением указанного Регламента, не
принимаются отделом обработки и хранения документов и возвращаются для
переоформления.
7.3.8. Срочность отправки исполненного документа определяется
ответственным исполнителем, который проставляет на нем пометку о
срочности и ставит в известность об этом сотрудника Управления по
работе с документами и письменными обращениями граждан.
7.3.9. Отдел обработки и хранения документов осуществляет
отправку исходящей корреспонденции адресатам через фельдсвязь в 14.00
текущего дня, курьером первому заместителю Мэра Москвы в Правительстве
Москвы Ю.В. Росляку в 14.30 текущего дня и по почте - в понедельник,
среду и пятницу до 10.00. Заказными письмами направляются ответы на
запросы судебных органов, обращения граждан, обращения граждан и
организаций, поступившие с приема руководителя Департамента.
При необходимости разрешается выдача документов адресату на руки
непосредственно в отделе обработки и хранения документов под роспись и
с разрешения заместителя руководителя Департамента с отметкой о выдаче
на втором экземпляре.
7.4. Подготовка и оформление резолюций
7.4.1. Проекты поручений руководителя Департамента готовятся
организационным и контрольным отделами Управления по работе с
документами и письменными обращениями граждан на бланке руководителя
Департамента.
7.4.2. В правом верхнем углу бланка указывается срок
представления ответа в контрольный отдел для передачи на подпись
руководителю Департамента.
7.4.3. Документы, адресованные руководителю Департамента и не
требующие доклада, направляются по принадлежности заместителям
руководителя и директорам территориальных агентств Департамента.
7.4.4. Копии срочных документов с проектами поручений
руководителя Департамента незамедлительно передаются в приемную
заместителей руководителя Департамента, а в случае его отсутствия -
начальнику структурного подразделения.
7.4.5. Документы срочного исполнения передаются в подразделения,
расположенные на Электрическом пер., д. 3, и в территориальные
агентства Департамента по факсу, при этом фиксируется время передачи,
фамилия сотрудника Департамента, принявшего документ.
7.4.6. Допускается возможность повторного рассмотрения документа.
При этом исполнитель в трехдневный срок после получения документа
информирует Управление по работе с документами и письменными
обращениями граждан о необходимости определить других исполнителей.
7.5. Формирование дел, их хранение
7.5.1. Формирование дел, их хранение осуществляется в структурных
подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.
7.5.2. Законченные делопроизводством дела постоянного и
временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу в течение двух
лет остаются в структурных подразделениях, а затем в соответствии с
номенклатурой дел сдаются в отдел обработки и хранения документов.
7.5.3. Отделом обработки и хранения документов осуществляются
сохранность документов, справочная работа по переданным документам,
выдача архивных справок, копий, выписок и документов организациям и
гражданам.
7.5.4. Дела (документы) временного хранения (до 10 лет), не
подлежащие передаче в отдел обработки и хранения документов, хранятся
в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения согласно
номенклатуре дел подлежат уничтожению в установленном порядке, о чем
составляется акт, который подписывается руководителем структурного
подразделения и ответственными исполнителями (форма акта приведена в
приложении 6).
7.6. Организация контроля за исполнением поручений
7.6.1. Контроль за исполнением поручений руководителя
Департамента, поставленных им на контроль, осуществляет контрольный
отдел Управления по работе с документами и письменными обращениями
граждан (далее - контрольный отдел).
7.6.2. Ответы на контрольные поручения представляются в
контрольный отдел только в комплекте со всеми документами, во
исполнение которых подготовлен данный документ.
7.6.3. Документы об исполнении поручений в контрольный отдел
представляются ответственными за делопроизводство в структурных
подразделениях.
7.6.4. Информация о ходе выполнения поручений, содержащихся в
распорядительных документах Правительства Москвы, оформляется, как
правило, на бланке талона-отчета.
Талоны-отчеты, подготовленные в структурных подразделениях
Департамента, визируются заместителями руководителя Департамента.
Талоны-отчеты, подготовленные в территориальных агентствах,
визируются руководителем Департамента.
7.6.5. Документы на подпись руководителю Департамента передаются
контрольным отделом по реестру, составленному в двух экземплярах, с
отметкой времени, даты и указанием фамилии сотрудника приемной
руководителя Департамента, принявшего документы.
7.6.6. При возврате документа руководителем Департамента с
подписи на доработку проект письма безотлагательно направляется
контрольным отделом в структурное подразделение.
7.6.7. Документы, возвращенные на доработку, повторно
представляются на подпись руководителю Департамента в течение одного
дня.
7.6.8. Документы, возвращенные руководителем Департамента без
подписи с пометкой "Переговорить", исполняются в течение одного дня.
7.6.9. При невозвращении документа с подписи от руководителя
Департамента контрольный отдел безотлагательно ставит в известность об
этом исполнителя, который в течение одного дня готовит информацию о
продлении срока исполнения.
7.6.10. Документы, некачественно подготовленные или оформленные с
нарушениями требований Регламента Правительства Москвы, возвращаются
исполнителю на доработку.
7.6.11. Контрольный отдел еженедельно, в среду, в четверг и при
необходимости в пятницу представляет руководителю Департамента
сведения о непредставленных на подпись контрольных документах, сроки
которых истекли.
Сроки выполнения поручений устанавливаются в соответствии с
Регламентом Правительства Москвы.
7.6.12. Контрольный отдел ежеквартально готовит информацию
руководителю Департамента о выполнении всех документов, поступивших в
Департамент.
7.6.13. Ответственность за организацию работы с документами в
подразделении несет руководитель подразделения.
7.6.14. Группа советников руководителя Департамента осуществляет
контроль:
- за своевременной подготовкой материалов к совещаниям (в том
числе выездным), проводимым руководителем Департамента;
- за выполнением протоколов совещаний (в том числе выездных), а
также поручений руководителя Департамента по служебным документам,
связанным с выполнением протоколов, контроль за исполнением которых
руководитель Департамента оставил за собой;
- за прохождением служебных документов Мэра, руководителя
Комплекса экономической политики и развития, руководителя Департамента
в высшие государственные органы;
- исполнения отдельных поручений руководителя Департамента по
наиболее важным документам, стоящим на "Особом контроле";
- за выполнением устных поручений руководителя Департамента и
оформленных на специальных бланках "Поручение";
- исполнения документов с личной резолюцией Мэра, руководителя
Комплекса экономической политики и развития, руководителя
Департамента;
- исполнения резолюций руководителя Департамента, данных в ходе
личного приема граждан и представителей организаций.
8. Организация приема граждан и представителей организаций
8.1. Прием граждан и организаций осуществляется в Департаменте на
основании Закона города Москвы "Об обращении граждан" от 18.06.1997 N
25 (ред. 21.06.2000), Регламента Правительства Москвы, а также данного
Регламента.
8.2. Прием осуществляется руководителем Департамента, его
заместителями, в том числе первыми, согласно утвержденному
руководителем Департамента графику.
8.3. Организация приема граждан и организаций в Департаменте
возложена на организационно-распорядительный отдел. Работниками отдела
проводится предварительная беседа с гражданами, представителями
предприятий, организаций и запись на прием. Помимо организации приема
граждан работники отдела оказывают гражданам консультативную помощь по
вопросам деятельности Департамента.
8.4. Каждое обращение граждан или организаций о приеме
руководством Департамента регистрируется
организационно-распорядительным отделом.
8.5. Решение должностного лица, ведущего прием, оформляется на
бланке в виде поручения структурным подразделениям Департамента,
подписывается этим должностным лицом и после регистрации в отделе
отправляется для исполнения адресату.
8.6. Поручение должностного лица, проводившего прием, ставится на
контроль организационно-распорядительного отдела.
Непосредственный контроль исполнения поручений, данных во время
приема граждан, представителей организаций, осуществляется работниками
организационно-распорядительного отдела.
8.7. Поручение, данное должностным лицом по обращению гражданина
(представителя организации), должно исполняться в 30-дневный срок со
дня подписания (регистрации) поручения, если поручением не установлен
другой срок.
8.8. Продление сроков исполнения поручений возможно только
должностным лицом, установившим срок исполнения, либо по его поручению
начальником Управления организационного и кадрового обеспечения
Департамента.
8.9. Справки-ответы исполнителей анализируются работниками
организационно-распорядительного отдела и докладываются должностному
лицу, давшему поручение.
В случае если поступившая от исполнителя информация не отвечает
предъявляемым требованиям, отдел повторно направляет документы с
поручением для рассмотрения по существу и подготовки ответа.
8.10. Поручение снимается с контроля:
- если вопрос решен положительно;
- если структурным подразделением Департамента дан обоснованный
отказ в выполнении требования гражданина и должностное лицо, давшее
поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.
Начальник организационно-распорядительного отдела регулярно
информирует начальника Управления организационного и кадрового
обеспечения, а начальник Управления - руководителя Департамента о
состоянии и характере обращений граждан и представителей организаций.
8.11. Прием иностранных граждан и делегаций в Департаменте
проводится по решению руководителя Департамента, оформленному в
письменном виде.
8.12. Подготовка и проведение приема иностранных граждан у
руководства осуществляется подразделением Департамента, по вопросам
которого проводится прием, с участием Управления экономической
безопасности и отдела спецработ. Прием иностранных граждан (делегаций)
на территории Департамента проводится в соответствии с требованиями,
указанными в Инструкции по обеспечению режима секретности N 3-1.
8.13. Руководитель организации направляет не позднее чем за 30
дней до планируемого приема иностранных граждан в вышестоящий орган
письменное ходатайство, согласованное с соответствующим органом
безопасности и указанием программы приема и плана мероприятий по
обеспечению режима работы с секретной информацией в Департаменте во
время приема делегации (граждан).
8.14. После завершения приема иностранных граждан (делегаций)
ответственным за их прием оформляются отчетные материалы по приему в
соответствии с пп. 142, 143, 144 Инструкции N 3-1.
9. Порядок работы с документами, содержащими
конфиденциальную информацию
9.1. Общие положения
9.1.1. Работа с документами, содержащими конфиденциальную
информацию, определяется действующими нормативными правовыми актами
Российской Федерации, города Москвы и настоящим Регламентом.
9.1.2. К конфиденциальной информации относится несекретная
информация, касающаяся деятельности Департамента, ограничения на
распространение которой диктуются служебной необходимостью.
9.1.3. Перечень сведений, отнесенных к категории информации
ограниченного доступа, утверждается приказом руководителя
Департамента.
9.1.4. Служебная информация, относящаяся к категории
"конфиденциальная", без согласования руководителя структурного
подразделения не подлежит разглашению (распространению).
9.1.5. За разглашение служебной конфиденциальной информации, а
также нарушения порядка обращения с документами, содержащими такую
информацию, сотрудник Департамента может быть привлечен к
дисциплинарной или иной, предусмотренной действующим
законодательством, ответственности.
9.2. Порядок обращения с документами, содержащими
конфиденциальную информацию
9.2.1. На документах, содержащих конфиденциальную информацию,
проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - ДСП).
9.2.2. Необходимость проставления пометки "ДСП" определяется
исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим
документ, который несет персональную ответственность за обоснованность
принятого решения.
9.2.3. Указанная пометка, номер экземпляра проставляются в правом
верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице
сопроводительного письма к таким документам.
9.2.4. Прием и учет (регистрация) документов, поступающих в
Департамент и содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется
Управлением по работе с документами и письменными обращениями граждан,
а в структурных подразделениях - сотрудниками, ответственными за
ведение делопроизводства.
При этом проверяется количество листов и экземпляров документов,
а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
В случае отсутствия в конвертах отдельных документов составляется
акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.
9.2.5. Регистрация всех входящих документов с пометкой "ДСП"
производится совместно с документами общего делопроизводства.
К входящему регистрационному номеру добавляется гриф "ДСП",
вносятся сведения о номере экземпляра, количестве листов документа и
приложений к нему.
При необходимости направления документа в несколько адресов
составляется реестр рассылки, в котором поадресно проставляются номера
отправляемых экземпляров.
9.2.6. Необходимо соблюдение следующих требований к документам с
пометкой "ДСП":
- документы печатаются на специально выделенных (не имеющих
выхода на момент печатания в корпоративную сеть Департамента)
электронно-вычислительных машинах с последующим уничтожением введенной
в компьютер информации;
- на обороте последнего письма документа указываются количество
отпечатанных экземпляров, фамилия и телефон исполнителя, дата
печатания;
- отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками
передаются для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет, после
чего черновики уничтожаются с отметкой факта уничтожения в учетных
формах;
- документы хранятся отдельно от несекретной документации;
- служебные документы пересылаются сторонним организациям
фельдъегерской связью заказными или ценными почтовыми отправлениями;
- документы размножаются (тиражируются) только с письменного
разрешения руководителя соответствующего подразделения;
- документы хранятся в надежно запираемых и опечатываемых
металлических шкафах, сейфах.
9.2.7. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с
номенклатурой дел несекретного делопроизводства.
При этом на обложке дел, в которых помещены такие документы,
также проставляется гриф "ДСП".
9.2.8. Уничтожение дел документов с грифом "ДСП", утративших свое
практическое назначение, производится по акту.
9.2.9. Передача документов и дел от одного сотрудника к другому
осуществляется с разрешения руководителя соответствующего
подразделения.
9.2.10. При смене сотрудника, ответственного за учет документов с
пометкой "ДСП", составляется акт приема-сдачи этих документов, который
утверждается соответствующим руководителем.
9.2.11. Передача документов с пометкой "ДСП" сторонним
организациям допускается только при наличии письменного обращения в
адрес руководителя Департамента и соответствующего письменного
разрешения на обращение.
9.2.12. Проверка наличия документов с пометкой "ДСП" проводится
Комиссией, назначаемой приказом руководителя Департамента, не реже
одного раза в год.
Результаты проверок оформляются актами.
9.2.13. О фактах утраты документов с грифом "ДСП" либо
разглашения этой информации ставится в известность руководитель
Департамента и назначается Комиссия для расследования обстоятельств
утраты или разглашения.
Результаты расследования докладываются руководителю Департамента.
9.2.14. На утраченные документы составляется акт, на основании
которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
9.2.15. При снятии грифа "ДСП" на документах, а также в учетных
формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты,
которым эти документы отправлялись.
10. Оформление служебных документов
10.1. Общие требования к оформлению документов
10.1.1. Служебные документы (письма, докладные записки, служебные
записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.)
составляются и оформляются структурными подразделениями Департамента в
соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе Регламента.
10.1.2. Документы Руководителя Департамента, его заместителей и
руководителей структурных подразделений оформляются на бланках
документов утвержденного образца (кроме "внутренней" переписки) и
должны иметь определенный состав реквизитов, расположенных в
установленном порядке. Документы, кроме распорядительных,
рекомендуется оформлять в диалоговом режиме текстового редактора Word
для WINDOWS (версия 7.0 и последующие) с использованием шрифтов Times
New Roman Cyr размером 12-14 кеглей с межстрочным интервалом 1,0-1,5.
Начало абзаца устанавливается через 12,7 мм от границы левого поля
документа.
Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на
бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:
20 - левое;
10 - правое;
15 - верхнее;
10 - нижнее.
10.2. Реквизиты документов
При составлении и оформлении документов должны соблюдаться
требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов,
способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их
в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной
обработки информации.
Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу
документов, являются: наименование организации (должностного лица) -
автора документа, название вида документа (кроме писем), дата и индекс
документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих
дополнительного удостоверения документа).
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных
реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует
назначение документа, его обработка.
Реквизиты документов отделяются друг от друга 2-3 межстрочными
интервалами.
10.2.1. Наименование организации (должностного лица) - автора
документа приведено на бланках документов Департамента.
10.2.2. Наименование вида документа указывается на всех
документах (распоряжение, приказ, поручение, протокол, заявление,
справка и т.д.), кроме служебных писем. При его отсутствии на бланке
реквизит печатается прописными буквами. Как правило, для каждого вида
распорядительного документа Департамента используется свой бланк, на
котором типографским способом воспроизведено наименование вида
документа.
10.2.3. Датой документа в зависимости от его вида и назначения
является:
- дата подписания и регистрации - для распорядительных и
служебных документов;
- дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний
и совещаний.
Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности:
день месяца, месяц, год.
В служебных письмах, протоколах и других документах, содержащих
сведения финансового характера, а также в распорядительных документах
предпочтительным является буквенно-цифровой способ оформления дат.
Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка
документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата
документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30 - 40
мм от верхнего края листа.
10.2.4. Индекс документа - это порядковый номер для указов,
постановлений, распоряжений, протоколов, приказов; для писем,
поручений и служебной корреспонденции - это входящий или исходящий
номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел. Проставляется в
специально обозначенном месте бланка документа - на уровне и после
реквизита "Дата документа".
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в
обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и
номером документа-ответа.
10.2.5. Заголовок к тексту указывается к каждому документу
формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание
документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?".
Печатается от границы левого поля под реквизитами "Дата и
регистрационный номер документа" или "Ссылка на регистрационный номер
и дату поступившего документа" (на документах-ответах). Длина
заголовка в одной строке не должна превышать 80 мм. Допускается
выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.
10.2.6. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы
адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному
должностному лицу.
Наименование органа исполнительной власти города, организации
(структурного подразделения) указывается в именительном падеже,
наименование должности и фамилия адресата - в дательном, например:
Комитет образования города Москвы
Начальнику Управления
дошкольного и среднего образования
О.Н. Держицкой
Если в качестве адресата выступает руководитель органа
(организации), то наименование органа (организации) входит в
наименование должности адресата, например:
Руководителю Департамента
здравоохранения города Москвы
А.П. Сельцовскому
При адресации документа физическому лицу инициалы указывают после
фамилии.
Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то
их следует указать обобщенно, например:
Руководителям органов
исполнительной власти
города Москвы
При адресации документа должностному лицу исполнительной власти
города наименование должности указывается в соответствии с
наименованием, приведенном в распорядительном документе о назначении
на должность, например: первый заместитель Мэра Москвы в Правительстве
Москвы; заместитель Мэра Москвы в Правительстве Москвы, полномочный
представитель Мэра Москвы в Московской городской Думе; министр
Правительства Москвы, руководитель Департамента науки и промышленной
политики города Москвы; министр Правительства Москвы по вопросам
информации и общественно-политическим связям.
При адресации документа первому заместителю Мэра в Правительстве,
на которого возложено руководство комплексом городского управления, в
наименование должности может включаться указание на руководство
комплексом, например:
Первому заместителю
Мэра Москвы в Правительстве Москвы,
руководителю Комплекса экономической
политики и развития города
Ю.В. Росляку
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово
"копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится. При
этом каждый экземпляр документа должен быть подписан, а адресат,
которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляют
Страницы: 1 2 |