Страницы: 1 2
О ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
ПРИКАЗ
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РФ
8 ноября 2005 г.
N 536
(Д)
В соответствии с п. 11.1 Типового регламента взаимодействия
федеральных органов исполнительной власти, утвержденного
Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г.
N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст.
305), приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Типовую инструкцию по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти.
2. Приказ Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г.
N 68 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти", зарегистрированный в
Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 г.,
регистрационный N 2508, признать утратившим силу.
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на
заместителя Министра Д.М. Амунца.
Министр
А.С.СОКОЛОВ
8 ноября 2005 г.
N 536
Зарегистрировано в Министерстве юстиции РФ
27 января 2006 г.
N 7418
УТВЕРЖДЕНА
Приказом Минкультуры России
от 8 ноября 2005 года
N 536
ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
I. Общие положения
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти разработана в соответствии с Постановлением
Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом
регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти"
(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305),
на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации.
1.2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти (далее именуется - Типовая инструкция)
устанавливает общие требования к функционированию служб
документационного обеспечения управления, документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами в
федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах,
агентствах.
1.3. Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут
делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации
федеральных органов исполнительной власти, утвержденного
Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N
452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст.
3233), индивидуальных инструкций по делопроизводству, регламентов
федеральных органов исполнительной власти, других
нормативно-методических документов и настоящей Типовой инструкции.
Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются
руководителями федеральных органов исполнительной власти после
согласования с Федеральным архивным агентством.
1.4. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию
работы с документами независимо от вида носителя, включая их
подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с
помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации,
применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны
отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.
1.5. Правила работы с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о
порядке обращения со служебной информацией ограниченного
распространения в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 3
ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации,
2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).
1.6. Организация, ведение и совершенствование системы
документационного обеспечения управления на основе единой технической
политики и применения современных технических средств в работе с
документами, методическое руководство и контроль за соблюдением
установленного порядка работы с документами в подразделениях
федерального органа исполнительной власти осуществляются структурным
подразделением, на которое возложены функции по документационному
обеспечению управления (далее именуется - служба ДОУ) федерального
органа исполнительной власти.
II. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Подготовка и оформление проектов
законодательных актов Российской Федерации
2.1.1. Федеральные органы исполнительной власти, осуществляющие
функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому
регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывают
проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства
Российской Федерации, планов законопроектной деятельности
Правительства и соответствующих поручений, а также по собственной
инициативе.
2.1.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в
Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на
стандартных листах бумаги формата А4.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой
границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством
Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и
выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой
границы текстового поля печатается слово "Проект".
2.1.3. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается
прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по
центру.
Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита межстрочным
интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не
более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по
центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным
интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным
шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и
отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название
кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской
Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие
законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную
норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного
изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно
части она изменяется.
Например:
О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации
об административных правонарушениях
в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации
или
О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса
Российской Федерации в части платежей в бюджет
и во внебюджетные фонды
Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт
и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и
основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на
части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами
полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка
не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
Например:
РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами,
и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с
абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным
шрифтом.
Например:
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение
главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок
главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением
номера, после которого ставится точка.
Например:
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
Параграф обозначается знаком , имеет порядковый номер,
обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа
пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с
обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.
Например:
1. Хозяйственные товарищества и общества
Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи
обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с
прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с
прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением
номера, после которого ставится точка.
Например:
Статья 33. Сертификация
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его
отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части,
пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с
точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с
закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского
алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и
состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и
"Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный
интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы
текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру
относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации
указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа
законопроекта в нижней его части.
Образец оформления законопроекта приводится в Приложении N 1.
2.1.4. Требования по оформлению пояснительной записки к
законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на
стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже
границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом
и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным
интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал,
выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце
заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к
которому подготовлена пояснительная записка.
Например:
К проекту федерального закона "О внесении изменений в статью 1
Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и
печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы
текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия
законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта,
его целей, основных положений, места в системе действующего
законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных
последствий его принятия.
2.2. Подготовка и оформление проектов актов
Президента Российской Федерации
2.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (УКАЗОВ и
РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации производится
федеральными органами исполнительной власти в соответствии с порядком,
установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией
Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и
настоящей Типовой инструкцией.
2.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения
к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 x 297) шрифтом N
15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое
поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При
оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй
и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
2.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют
следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента
Российской Федерации или распоряжение Президента Российской
Федерации), заголовок и текст.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края
листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка
в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более
строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно
слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях
Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и
печатается через интервал 18 пт <*>.
------------------------------------
<*> Допускается уменьшение интервалов между реквизитами
"Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости
размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской
Федерации на одной странице.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается
по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца
начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть -
преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную
часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается
словом "постановляю", которое печатается в разрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и
заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться
арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ
(распоряжение), должны соответствовать структуре основного
нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента
Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой
насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений)
Президента Российской Федерации по вопросам награждения
государственными наградами, присвоения почетных, воинских и
специальных званий Российской Федерации (в других случаях не
рекомендуется).
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и
состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и
фамилии Президента Российской Федерации.
Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две
строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются
слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется
относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской
Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным
интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы
левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Дата проставляется после подписания документа, оформляется
словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания"
межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового
поля.
Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы
текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным
интервалом 18 пт.
К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации
через дефис добавляются строчные буквы "рп".
Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской
Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании
приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов
указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки,
графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются
руководителем органа, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой
странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ,
ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или
распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части
реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются
через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений, они
нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Указу Президента
Российской Федерации
-------- N -------
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста
на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты
составляет 2 - 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое
положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом
приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или
УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
-------- N -------
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и
числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО,
программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом.
Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка
приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может
быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК т.д.).
Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими
строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта
дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения -
дополнительным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки
печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в
конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов
полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и
строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк
грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная
часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго
листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется
звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1
межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в
целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной
буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах
разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и
подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента
Российской Федерации. В указанных документах их составные части
(разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать
арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер
подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела,
разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из
номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например,
2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты,
которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта
(например, 1.2.2.1.).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта
указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы
проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации
приведен в Приложении N 2.
2.3. Подготовка и оформление проектов актов
Правительства Российской Федерации
2.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ и
РАСПОРЯЖЕНИЙ) Правительства Российской Федерации производится
федеральными органами исполнительной власти в соответствии с порядком,
устанавливаемым Правительством Российской Федерации.
2.3.2. Проект постановления или распоряжения Правительства
Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4
шрифтом размером N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта - постановление Правительства Российской
Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило,
межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом,
печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.
Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака
"N" и порядкового номера документа, например N 143.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква
"р", например N 153-р.
Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер"
межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.
Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению
этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской
Федерации.
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и
печатается шрифтом размером N 14 с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается
по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца
начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и
постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской
Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации
постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом в
разрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не
нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений
(распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило,
подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не
имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению)
Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно
делается ссылка.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и
состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации",
инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской
Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации"
печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова
"Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового
поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой
строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства
Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений)
Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах
бумаги и визируются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании
текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов
постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления
(распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен
оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента
Российской Федерации.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого
экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней
его части.
Образец оформления постановления Правительства Российской
Федерации приведен в Приложении N 3.
2.3.3. Если в тексте проекта акта Правительства Российской
Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской
Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка
на соответствующий официальный источник их опубликования, например:
"(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6)".
Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации
влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты
Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения
включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде
самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации
исполнения федерального закона или акта Президента Российской
Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон
или акт Президента Российской Федерации.
2.3.4. В проектах постановлений Правительства Российской
Федерации употребляются полные официальные наименования органов и
организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные
наименования.
2.3.5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы
и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта
Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются
к данному проекту акта.
2.3.6. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется
на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2
межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля,
выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными
интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется
полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка
не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления
(распоряжения), к которому подготовлена справка.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами,
печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой
границы текстового поля.
В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и
суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Подпись включает наименование должности лица, подписывающего
справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и
фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой
длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой
в соответствии с занимаемыми должностями.
Подписи отделяются одна от другой 1 - 2 пустыми строками.
2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных
правовых актов федерального органа исполнительной
власти
2.4.1. Нормативные правовые акты издаются федеральными органами
исполнительной власти в пределах их компетенции в соответствии с
положениями о них в виде постановлений, приказов, распоряжений,
правил, инструкций и положений.
2.4.2. Издание нормативных правовых актов в федеральных органах
исполнительной власти в виде писем и телеграмм не допускается.
2.4.3. Порядок подготовки и оформления федеральными органами
исполнительной власти нормативных правовых актов устанавливается
Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов
исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными
Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009
(Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст.
3895), регламентами федеральных министерств, федеральных служб и
федеральных агентств, разрабатываемых на основании Типового регламента
взаимодействия федеральных органов исполнительной власти,
утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от
19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005,
N 4, ст. 305), и Типового регламента внутренней организации
федеральных органов исполнительной власти, утвержденного
Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N
452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст.
3233), и утверждаемых руководителем соответствующего федерального
органа исполнительной власти.
2.4.4. При подготовке документов рекомендуется применять
текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием
шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных
материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1 - 2
интервала.
2.5. Бланки документов
2.5.1. Документы федерального органа исполнительной власти
должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный
комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги
форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него,
должен иметь поля:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
2.5.2. В федеральных органах исполнительной власти применяются
следующие бланки:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два
варианта бланков - угловой и продольный.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в
пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно
(начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны
расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов
начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Состав видов и формы бланков, применяемых в федеральном органе
исполнительной власти, утверждаются его руководителем по представлению
службы ДОУ.
2.5.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями,
имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам
федеральных органов исполнительной власти.
2.5.4. Бланки документов федерального органа исполнительной
власти подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или
нумератором проставляются порядковые номера.
2.5.5. Бланки документов должны использоваться строго по
назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться
другим организациям и лицам.
2.5.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков
документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя
федерального органа исполнительной власти. Соответствующие предложения
вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых
бланков.
Образцы бланков приведены в Приложениях N 11 - 18.
2.6. Оформление реквизитов в процессе
подготовки документов в федеральных органах
исполнительной власти
При подготовке организационно-распорядительных документов
работники федеральных органов исполнительной власти оформляют
реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные
системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов" <*>.
--------------------------------
<*> По заключению Минюста России ГОСТ Р 6.30-2003 признан не
нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от
04.04.2003 N 07/3276-ЮД)
2.6.1. Государственный герб Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках
документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25
декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"
(Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I,
ст. 5021).
2.6.2. Код федерального органа исполнительной власти <*>.
--------------------------------
<*> Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной
власти.
Код федерального органа исполнительной власти проставляют по
Общероссийскому классификатору органов государственной власти и
управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций (ОКПО).
2.6.3. Основной государственный регистрационный номер
юридического лица <*>.
--------------------------------
<*> Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной
власти.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
федерального органа исполнительной власти проставляют в соответствии с
документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.6.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет <*>.
--------------------------------
<*> Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной
власти.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки
на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами,
выдаваемыми налоговыми органами.
2.6.5. Наименование федерального органа исполнительной власти.
Наименование федерального органа исполнительной власти должно
соответствовать его наименованию, указанному в положении об этом
федеральном органе исполнительной власти.
При наличии сокращенного наименования федерального органа
исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного.
Над наименованием федеральной службы или федерального агентства,
находящихся в ведении федерального министерства, указывается полное
или сокращенное наименование федерального министерства, в ведении
которого они находятся.
2.6.6. Справочные данные о федеральном органе исполнительной
власти.
Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти
включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по
усмотрению федерального органа исполнительной власти (номера факсов,
телексов, адрес электронной почты и т.д.).
2.6.7. Наименование вида документа.
Наименование вида документа, создаваемого федеральным органом
исполнительной власти, должно соответствовать видам документов,
предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой
документации (ОКУД).
2.6.8. Код формы документа <*>.
--------------------------------
<*> Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной
власти.
Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийским
классификатором управленческой документации.
2.6.9. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные
документы, письма) или события, зафиксированного в документе
(протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план,
инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или
утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается
только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением
и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более федеральными
органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами
арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например:
14.03.2005
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
14 марта 2005 г.
2.6.10. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового
номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел,
информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими
юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных
номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов
документа через косую черту.
2.6.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает
регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан
ответ.
2.6.12. Место составления или издания документа.
Место издания документа указывается в том случае, если затруднено
его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного
вида документа. Место составления или издания документа указывают с
учетом принятого административно-территориального деления, оно
включает только общепринятые сокращения.
2.6.13. Адресат.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям,
должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному
подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в
именительном падеже.
Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по
отношению к самой длинной строке.
Например:
Министерство культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
Административно-правовой
департамент
При направлении документа конкретному должностному лицу
наименование организации и подразделения указывается в именительном
падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Департамент управления делами
Ведущему специалисту
А.И. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения "Ростекстиль"
В.Д. Иванову
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
Элементы почтового адреса указывают в последовательности,
установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование,
затем почтовый адрес.
Например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем - почтовый адрес.
Например:
Бельдовой М.В.
Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32
Москва, 117574
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся
перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
2.6.14. Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения
проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального
архивного агентства
---------------- -------------------
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000
При утверждении документа постановлением, решением, приказом,
протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА,
УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в
творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется
в роде и числе с видом утверждаемого документа.
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Росархива
от 16.03.2005 N 1505
2.6.15. Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя
(исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,
равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в
поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и
координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих
типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись
автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием
регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция
относится.
2.6.16. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно
передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с
наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например:
ПРИКАЗ
Об изменении штатного расписания
"чего?" ("кого?"), например:
Должностная инструкция
главного бухгалтера
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок
может не составляться.
2.6.17. Отметка о контроле.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой
"К", словом или штампом "Контроль".
2.6.18. Текст документа.
Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста
или в виде соединения этих структур.
При составления текста в виде анкеты наименования признаков
характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в
именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица
множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были,
находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть
согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк
должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем
на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на
следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой
части указываются причины, цели, основания создания документа; во
второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы -
распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без
пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во
исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты:
наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный
номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно
разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах организаций, действующих на
принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных
руководству, текст излагают от первого лица единственного числа
("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего
лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица
множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа
("слушали", "выступили", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим предоставить...",
"направляем в Ваш адрес");
от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю
необходимым";
от третьего лица единственного числа ("министерство не
возражает").
2.6.19. Отметка о наличии приложений.
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают
его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии
нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий
приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172
и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе
адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления,
приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на
первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с
указанием наименования распорядительного документа, его даты и
регистрационного номера, например:
Приложение N 2
к Приказу Росархива
от 16.03.2005 N 261
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами,
а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и
регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к Приказу Минкультуры России
от 18.03.2005 N 234
2.6.20. Подпись.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы
представительной и судебной власти, подписываются руководителем
федерального органа или, по его поручению, первым заместителем
руководителя.
Документы, направляемые подчиненным и другим организациям,
гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или
руководителями структурных подразделений в соответствии с их
компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (при использовании должностного бланка
наименование должности не указывается), личная подпись и ее
расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается
фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия
(исправления можно внести от руки или машинописным способом, например:
"и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за"
или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне или одну под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по
должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на
одном уровне.
2.6.21. Согласование проекта документа.
Согласование проекта документа проводится при необходимости
оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и
ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем
(ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где
готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам
федерального органа исполнительной власти, ими должны быть
завизированы.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе
(внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее
согласование).
Виза включает в себя должность визирующего документ, личную
подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего
листа подлинника нормативно-правового акта федерального органа
исполнительной власти. На проекте законодательного акта, на внутреннем
документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на
лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа
оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется
следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С. Иванов
Дата
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа с федеральными органами
исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем
затрагиваются, - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования,
который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности
лица, с которым согласовывается документ (включая наименование
организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель министра юстиции
Российской Федерации
---------------- -------------------
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом
нижнем поле документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласования", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист
согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется в следующей
последовательности:
с должностными лицами федеральных органов исполнительной власти;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых
затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых
затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный
надведомственный контроль (надзор) в определенной области
(экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий
только с согласия этих органов.
2.6.22. Оттиск печати.
Федеральный орган исполнительной власти имеет печать с
изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати,
указанные в положении о данном федеральном органе.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской
Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их
подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной
символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их
соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание
наименования должности лица, подписавшего документ.
2.6.23. Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже
реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно",
должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку
подписи, дату заверения.
Например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись А.П. Петрова
Дата
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати
федерального органа исполнительной власти.
2.6.24. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем
углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника
документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его
телефона, например:
Н.С. Максимова
334 46 46
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой
исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного
исполнителя.
2.6.25. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает
в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого
документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер
дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело подписывается и датируется
исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в
котором исполнен документ.
2.6.26. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в федеральный орган
исполнительной власти содержит очередной порядковый номер и дату
поступления документа (при необходимости - время поступления).
Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
2.6.27. Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка
(колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы
документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и
другие поисковые данные, устанавливаемые в федеральном органе
исполнительной власти.
2.7. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов
2.7.1. Приказ, распоряжение
2.7.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения
нормативного характера, а также по оперативным, организационным,
кадровым и другим вопросам работы федерального органа исполнительной
власти.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на
основании поручений руководителя федерального органа исполнительной
власти, его заместителя либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на
основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов
(распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами
возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят
проект.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов
(распоряжений) осуществляет служба ДОУ.
2.7.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним
визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект,
руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются
задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической
службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по
проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании,
излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения
принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному
согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на
подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с
распределением обязанностей.
2.7.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на
стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи
при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое
изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также
сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем
согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного
года; приказы по основной деятельности, по личному составу и
распоряжения нумеруются отдельно.
2.7.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные
экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в
соответствии с указателем рассылки, который составляется и
подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также
исполнителю и в службу ДОУ.
2.7.1.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Герб Российской Федерации.
Наименование федерального органа исполнительной власти.
Наименование вида документа - приказ.
Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым
способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста
приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается
полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
Об утверждении временной Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате Федеральной налоговой службы
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным
расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и
печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы
текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового
поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой
границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей
(преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и
события, послужившие основанием для издания приказа. Она может
начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ
издается на основании другого документа, то в констатирующей части
указывается наименование этого документа в родительном падеже, его
автор, дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю,
которое печатается в разрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление
предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и
сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и
подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного
характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве
исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные
должностные лица. Последний пункт распорядительной части может
содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое
возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный
документ или какие-то его положения, то один из пунктов
распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый
документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до
сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых
доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который
исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку
подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на
указах (распоряжениях) Президента Российской Федерации.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего
документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Приказы (распоряжения) подписывает руководитель федерального
органа исполнительной власти, а в его отсутствие - лицо, его
замещающее.
Приложения к приказу визируются руководителем структурного
подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких
приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный
приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не
допускается.
2.7.1.6. Совместные приказы федеральных органов исполнительной
власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297
мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти
располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - приказ - располагается центрованно;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более
поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и
более организациями, состоит из регистрационных номеров документа
каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке
указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти
располагаются ниже текста на одном уровне.
Образцы оформления приказов и распоряжений приведены в
Приложениях N 5 - 7.
2.7.2. Положение, правила, инструкция
2.7.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем
устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам,
отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для
выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо
деятельности или порядок применения положений законодательных и иных
нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные
правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты,
утверждаемые федеральным органом исполнительной власти; утверждение
оформляется в форме грифа утверждения или путем издания
распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке
принятия положений, правил и инструкций находится в ведении
федерального органа исполнительной власти.
2.7.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил,
инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов
нормативных актов.
2.7.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается
на общем бланке федерального органа исполнительной власти. Если проект
положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным
документом, то положение (правила, инструкция) печатается на
стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или
множественного числа. В тексте используются слова: "должен",
"следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на
вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные
требования и порядок проведения работ (должностная инструкция),
отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного
специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит
раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки,
основное назначение нормативного акта и сфера его распространения,
ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на
главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов
производится арабскими цифрами.
Образец оформления положения приведен в Приложении N 8.
2.7.3. Протокол
2.7.3.1. Протокол составляется на основании записей,
произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов
докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
2.7.3.2. В федеральных органах исполнительной власти протоколы
могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается
ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
2.7.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух
частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются:
Председатель или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или
отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество
превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень
рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с
указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос
нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога
"О" ("Об"), которая печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте
сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в
тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся
итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,
записывается в тексте протокола после соответствующего постановления
(решения).
2.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.
Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего
(председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц,
присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля,
подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются
наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих.
Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской
Федерации
заместители Руководителя Федерального архивного агентства
Российской Федерации.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются
через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и
принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской
цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно
размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней
строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших
при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный
интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.7.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании
и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах
календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы
заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных
советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера,
включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших
участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят
из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и
порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться
буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в
федеральном органе исполнительной власти.
2.7.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются
заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с
указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный
исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии
протоколов заверяются печатью службы ДОУ.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из
протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются
печатью службы ДОУ.
2.7.3.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола
размером шрифта N 14 или на общем бланке федерального органа
исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы
верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом
размером N 17 и выравнивается по центру;
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2
межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1
интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания - указывается (при
необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и
отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым
способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего
реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из
знака "N " и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных
интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и
включает наименование должности лица, председательствовавшего на
заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи
(инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой
длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При
оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и
фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не
ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 9.
Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 10.
2.7.3.8. При решении правовых нормативных вопросов федеральные
органы исполнительной власти в пределах своей компетенции издают
постановления как самостоятельные документы.
Оформление реквизитов постановления аналогично п. 2.7.1.6 данной
типовой инструкции (Приложение N 4).
2.7.4. Служебные письма
2.7.4.1. Служебные письма федеральных органов исполнительной
власти готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации
и Правительства Российской Федерации;
как ответы федеральных агентств и федеральных служб на поручения
министерств;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам,
относящимся к компетенции федеральных органов исполнительной власти;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов
Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и
актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и
частных лиц;
как инициативные письма.
2.7.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются
резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения
поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям,
зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки
инициативных писем определяются руководителями структурных
подразделений.
2.7.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках
формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением
государственного герба Российской Федерации средствами
электронно-вычислительной техники запрещается.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более
федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном
листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных
органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в
наименование должности в реквизите "подпись".
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и
последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа
арабскими цифрами.
Служебное письмо федеральных органов исполнительной власти,
направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст
служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или
нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в
одном структурном подразделении организации-адресата.
2.7.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного
числа.
Например:
"Министерство считает...", "Федеральное агентство
рассмотрело...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст
излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...",
"направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части
излагается причина, основание или обоснование составления письма,
приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки
письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы,
предложения, просьбы, решения и т.д.
2.7.4.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в
тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том
числе, в положениях о структурных подразделениях, в должностных
инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен
быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих
должностных лиц.
III. Организация документооборота и исполнения документов
3.1. Организация документооборота
3.1.1. Движение документов в федеральном органе исполнительной
власти с момента их создания или получения до завершения исполнения
или отправки образует документооборот.
3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с
ними в федеральном органе исполнительной власти, регламентируются
Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной
власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации
от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации,
2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации
федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением
Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233),
инструкцией по делопроизводству, регламентом федерального органа
исполнительной власти, табелем унифицированных форм документов,
положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и
должностными регламентами.
3.1.3. При применении в федеральных органах исполнительной власти
электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой
автоматизации разрабатываются маршруты движения документов.
3.2. Организация доставки документов
3.2.1. Доставка документов в федеральный орган исполнительной
власти осуществляется, как правило, средствами почтовой,
фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в федеральный орган исполнительной
власти доставляется письменная корреспонденция в виде простых и
регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов,
а также печатные издания.
3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы
(телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.
3.3. Прием, обработка и распределение
поступающих документов
3.3.1. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной
власти на бумажных носителях, проходят первичную обработку,
предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и
доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками
службы ДОУ.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с
пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность
упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по
принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на
документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной
форме (далее именуется - РКФ). На полученном документе проставляется
регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой
нижней части лицевой стороны первой страницы документа.
Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование федерального
органа исполнительной власти, дату и регистрационный номер.
3.3.2. Документы, адресованные руководству федерального органа
исполнительной власти, а также без указания конкретного лица или
структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе
ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью
распределения поступивших документов на требующие обязательного
рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные
подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их
содержания, на основании установленного в организации распределения
обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению
документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или
должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ,
где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на
исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными
подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным
исполнителям передаются копии.
3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с
проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем
передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается)
получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается
руководителю, которому она адресована.
3.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной
связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического
изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не
должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с
заявкой установленного образца, подписанной руководителем
подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается
на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя
соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии
перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для
служебного пользования";
подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники
документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о
времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под
расписку в день их приема, срочные - немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа
направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без
перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в
подразделениях, осуществляется их руководителями.
3.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в федеральный
орган исполнительной власти, проходят прием, регистрацию,
предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются
исполнителям.
Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ,
поступивших на электронный адрес федерального органа исполнительной
власти, осуществляется службой ДОУ или другим структурным
подразделением по разрешению руководителя федерального органа
исполнительной власти.
Правила приема, обработки и распределения документов в
электронном виде определяется инструкцией по делопроизводству
федерального органа исполнительной власти, с учетом функционирующих в
федеральном органе исполнительной власти технических и программных
средств.
3.4. Организация обработки и передачи
отправляемых документов
Документы, отправляемые федеральным органом исполнительной
власти, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется
службой ДОУ федерального органа исполнительной власти в соответствии с
действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет
передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.
Виды документов, информация которых передается по каналам
электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их
бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по
делопроизводству федерального органа исполнительной власти, с учетом
функционирующих в федеральном органе исполнительной власти технических
и программных средств.
Документы для отправки передаются полностью оформленными,
зарегистрированными с указанием почтового адреса (номера телефона),
электронного адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и
отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего
дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по
указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.
3.5. Порядок прохождения внутренних документов
3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки
и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых
документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
3.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и
согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами
передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за
правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в
соответствии с правом подписи документов и распределением
обязанностей. После подписания документы регистрируются.
3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и
зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке
рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся
рассматриваемые вопросы.
3.5.4. Передача документов между структурными подразделениями
осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в
конкретном структурном подразделении. Документы передаются с
соответствующей отметкой в РКФ.
3.6. Учет количества документов
3.6.1. Учет количества документов за определенный период времени
(год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и
представляются руководству.
3.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам
документ, с учетом размноженных экземпляров.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе
принятой в федеральном органе исполнительной власти системы учета
документов.
Учет количества документов может проводиться по федеральному
органу исполнительной власти в целом или по отдельным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме
(Приложение N 19 - примерное). По каждой группе учитывается количество
документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту
или в отдельных графах).
3.7. Работа исполнителей с документами
3.7.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление,
согласование, представление на подписание (утверждение) руководством
федерального органа исполнительной власти или руководителями
структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров
документа, передает документ на тиражирование. На документ,
рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель
на рассылку.
3.7.2. При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о
Страницы: 1 2 |