Страницы: 1 2 О ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ РФ 15 декабря 2000 г. N 118/1197-3 (Д) Центральная избирательная комиссия Российской Федерации постановляет: 1. Одобрить Примерную инструкцию по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (прилагается). 2. Считать утратившим силу Постановление Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 1 сентября 1995 г. N 11/79-II. Заместитель Председателя Центральной избирательной комиссии Российской Федерации В.С.ВЛАСОВ Исполняющий обязанности Секретаря Центральной избирательной комиссии Российской Федерации Л.А.АГЕЕВА 15 декабря 2000 г. N 118/1197-3 ОДОБРЕНА Постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 15 декабря 2000 года N 118/1197-3 ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 1. Общие положения 1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", другими федеральными законами, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, постановлениями и нормативными актами Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, а также Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления. 1.2. Делопроизводство в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (далее - избирательная комиссия) осуществляется, как правило, с использованием автоматизированной системы делопроизводства (допускается карточная или журнальная форма ведения делопроизводства). 1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов избирательной комиссии и работников ее аппарата. 1.4. Ответственность за организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний избирательной комиссии, оформление принятых постановлений и протоколов заседаний, методическое руководство организацией делопроизводства, обеспечение сохранности документов избирательной комиссии и передачу их в архив, а также контроль за соблюдением требований Инструкции возлагается на секретаря избирательной комиссии. 1.5. Председатель избирательной комиссии может возложить на работника аппарата избирательной комиссии ответственность за ведение делопроизводства, в части учета и прохождения документов. 1.6. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов, председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии дает указание ответственному за делопроизводство передать неисполненные документы другому исполнителю. 2. Прием, регистрация и прохождение поступающей корреспонденции 2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в избирательную комиссию корреспонденции производятся ответственным за ведение делопроизводства. 2.2. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления в избирательную комиссию документов путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. 2.3. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в избирательной комиссии, так и поступающие из других организаций и от граждан. 2.4. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. 2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, ответственный за делопроизводство в избирательной комиссии составляет акт в трех экземплярах, один их которых посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам, а третий остается у ответственного за делопроизводство. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде". 2.6. Конверт от поступивших документов не уничтожается, если адрес отправителя, дату отправки и получения документов можно установить только по нему. 2.7. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые (Приложение 1). 2.8. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под расписку. 2.9. При регистрации поступившего документа вводятся следующие обязательные реквизиты регистрации: наименование организации (фамилия, имя, отчество гражданина), справочные данные об организации (гражданине), наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении и направлении документа в дело. Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты регистрации, а также количество листов основного документа и количество листов приложения проставляется, как правило, в правом нижнем углу первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится. 2.10. Зарегистрированные документы докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии. К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения. Документы, адресованные членам избирательной комиссии, регистрируются в установленном порядке, докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии, после чего передаются исполнителям согласно резолюции. 2.11. Документы с резолюцией председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии передаются ответственному за делопроизводство для внесения резолюций и передачи документов исполнителям, которые за них расписываются. 2.12. Исполненные документы с визой исполнителя списываются в дело председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии и передаются работнику, ответственному за ведение делопроизводства в избирательной комиссии, для помещения в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел избирательной комиссии. 3. Отправка исходящих документов 3.1. Отправка из избирательной комиссии писем, телеграмм и других документов, в том числе связанных с рассмотрением обращений граждан, производится ответственным за делопроизводство. 3.2. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес адресата. 3.3. Подписанные председателем избирательной комиссии (заместителем председателя, секретарем) письма и телеграммы вместе с завизированными исполнителями копиями передаются для регистрации и отправки ответственному за делопроизводство. Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, исполнитель обязан приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого письма. Документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. 3.4. В зависимости от характера и срочности доставки документы, как правило, отправляются адресату фельдсвязью, спецсвязью, почтой, по телеграфу, по электронной почте, по каналам факсимильной связи или нарочным. 3.5. Если телеграмма отправляется более чем в четыре адреса, исполнитель представляет ее оформленный подлинник, копию и два экземпляра списка рассылки, подписанные исполнителем, с указанием почтовых или телеграфных адресов. 3.6. Если письмо направляется более чем в четыре адреса, то исполнитель после регистрации письма тиражирует его в необходимом количестве, составляет список рассылки, визирует и передает его на отправку ответственному за делопроизводство. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр. 3.7. Исходящие документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно"), обрабатываются незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется подписавшим его лицом. 3.8. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи или электронной почте, также регистрируются. 3.9. Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии. 4. Работа с обращениями граждан 4.1. Письма и телеграммы граждан, в том числе и переадресованные в избирательную комиссию из других организаций, регистрируются отдельно от других видов документов. 4.2. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера письма или телеграммы, даты и времени регистрации, ставится, как правило, в правом нижнем углу первого листа письма или телеграммы или на свободном от текста письма или телеграммы месте. Если письмо или телеграмма поступили от коллектива граждан, то к порядковому номеру добавляется буква "к", которая отделяется косой чертой. 4.3. Письма и телеграммы граждан после регистрации передаются председателю избирательной комиссии (в его отсутствие - заместителю председателя, секретарю). 4.4. Письма и телеграммы с резолюцией председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии передаются ответственному за делопроизводство для внесения резолюций. Исполнители расписываются в получении писем и телеграмм в регистрационной карточке (журнале). 4.5. Письма и телеграммы граждан рассматриваются в соответствии с резолюцией председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. 4.6. Все письменные обращения граждан ставятся на контроль до полного рассмотрения по существу. 4.7. Исполненные письма граждан помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии вместе с копией ответа, завизированной исполнителем. 5. Основные требования к подготовке и оформлению документов 5.1. Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации. При оформлении ответных документов (писем) следует ссылаться на номер и дату документа (письма), на который дается ответ. Документы должны быть завизированы ответственными за исполнение документов и соисполнителями. Виза проставляется на нижнем поле лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа. 5.2. Документы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (Приложение 2). 5.3. При подготовке и оформлении документов используется 29 реквизитов, установленных ГОСТом Р 6.30-97 (Приложение 3). 5.4. При оформлении документов используются следующие основные реквизиты: 5.4.1. Реквизит "Адресат". Этот реквизит располагают в правом верхнем углу. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже. Например: Аппарат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации Правовое управление Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например: Институт законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации Заведующему отделом П.П. Петрову При адресовании документа должностному лицу или гражданину инициалы указываются перед фамилией. Например: П.П. Петрову ул. Лесная, дом 4, кв. 5, г. Санкт-Петербург, 193050 Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат". Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата. Например: Заместителю директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела И.И. Иванову Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. Например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Б. Черкасский пер., д. 5, г. Москва, 100000 При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, который подписывается исполнителем, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно. Например: Председателям избирательных комиссий субъектов Российской Федерации Текст документа не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется. 5.4.2. Реквизит "Заголовок к тексту". Этот реквизит составляется, как правило, ко всем документам, за исключением поручений, телеграмм и документов, оформленных на листе бумаги формата А5. Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа. Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об организации ...", "О состоянии ...", "О приеме ..."). Заголовок располагается на первом листе над текстом документа слева или по центру. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. 5.4.3. Реквизит "Резолюция". Этот реквизит пишется на отдельном листе, приложенном к документу, или на документе. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например: Иванову И.И. Петрову П.П. Прошу подготовить проект письма к 21.02.2000 Личная подпись 06.02.2000 Как правило, на документе ставится только одна резолюция. 5.4.4. Реквизит "Текст документа". Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Документ может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы и пункты, которые пишутся арабскими цифрами. Например: 1. Раздел 1.2. Подраздел 1.2.3. Пункт Абзацы внутри пунктов не нумеруются. 5.4.5. Реквизит "Подпись". В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и ее расшифровка. Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности. Если документ оформляется на бланке избирательной комиссии, то реквизит "Подпись" включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, инициалы и фамилию. Например: Заместитель председателя подпись инициалы, фамилия Если документ оформляется не на бланке, то указывается полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и фамилия. Например: Заместитель председателя избирательной комиссии подпись инициалы, фамилия При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: Председатель избирательной комиссии подпись инициалы, фамилия Главный бухгалтер подпись инициалы, фамилия При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например: Губернатор области Председатель областной Думы подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей распределению обязанностей. Например: Председатель комиссии подпись инициалы, фамилия Члены комиссии подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел. Исходящие письма направляются за подписью председателя избирательной комиссии, заместителя председателя избирательной комиссии, секретаря избирательной комиссии. 5.4.6. Реквизит "Отметка о наличии приложений". Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например: Приложения: 1. Положение об Экспертной комиссии на 13 л. в 1 экз. 2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: на 6 л. в 2 экз. в первый адрес. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: письмо Московской избирательной комиссии от 15.05.2000 N 01-20/435 и приложение к нему, всего на 8 л. в 1 экз. В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например: "Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении 1" Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится: Приложение к постановлению избирательной комиссии субъекта Российской Федерации от 29 января 2000 года N 138/995-2 Приложение к распоряжению председателя избирательной комиссии субъекта Российской Федерации от 26 октября 2000 года N 275 При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Например, Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Допускается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатать прописными буквами. 5.4.7. Реквизит "Отметка об исполнителе". Фамилия (или ФИО) исполнителя и номер его служебного телефона располагаются на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например: Иванов или Иванов Иван Иванович 202-13-13 202-13-13 5.4.8. Реквизит "Гриф утверждения документа". Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом. Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из следующих элементов: слово "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек и прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Заместитель председателя избирательной Комиссии субъекта Российской Федерации подпись инициалы, фамилия 25.01.2000 Если документ утверждается постановлением, решением, распоряжением, протоколом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО" без кавычек и прописными буквами), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. УТВЕРЖДЕНО постановлением избирательной комиссии субъекта Российской Федерации от 22 сентября 2000 года N 1/152-2 Реквизит "Гриф утверждения документа" располагается в правом верхнем углу документа, печатается от границы верхнего поля. Слова "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек и прописными буквами) следует отделять от последующих строк 1,5 межстрочным интервалом. Остальные строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. 5.4.9. Реквизит "Гриф согласования документа" состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты. Например: СОГЛАСОВАНО Секретарь избирательной комиссии субъекта Российской Федерации подпись инициалы, фамилия 28 января 2000 года Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то "Гриф согласования документа" оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от 26 октября 2000 года N 168 или: СОГЛАСОВАНО Письмо Росархива от 20 октября 2000 года N 5-10/49 "Гриф согласования документа" располагается ниже реквизита "Подпись". Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например: Начальник Правового управления подпись инициалы, фамилия 25.04.2000 При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Начальник Правового управления личная подпись инициалы, фамилия 25.03.2000 Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на лицевой стороне последнего листа копии отправляемого документа (письма). 5.4.10. Реквизит "Дата документа". Датой документа является дата его подписания, утверждения или согласования. Форма написания дат может быть словесно-цифровой или цифровой. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 20 сентября 2000 года или 20.09.2000. 5.4.11. Реквизит "Отметка о заверении копии". При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения. Например: Верно ведущий специалист Отдела кадров и государственной службы подпись инициалы, фамилия 28.02.2000 На копиях исходящих документов, остающихся в деле, можно не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью. 5.4.12. Реквизит "Печать". Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или касающихся расходования денежных средств и материальных ценностей. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. 5.4.13. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" должен включать краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись. 6. Прием и передача служебной информации по электронной почте и по каналам факсимильной связи 6.1. Порядок работы с электронной почтой определяется Инструкцией о порядке документооборота и информационного обмена с избирательными комиссиями субъектов Российской Федерации по электронной почте Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (ГАС "Выборы"). 6.2. Прием документов, адресованных избирательной комиссии (официальная почта) по электронной почте, осуществляется через официальный почтовый ящик избирательной комиссии, находящийся у системного администратора. 6.3. Документы, полученные по электронной почте, передаются ответственному за делопроизводство, который регистрирует их в установленном порядке. 6.4. Для передачи по электронной почте исходящего документа, подписанного председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии, исполнитель представляет ответственному за делопроизводство отправляемое письмо на бумажном носителе вместе с машиночитаемой копией и список рассылки, завизированный исполнителем. Ответственный за делопроизводство регистрирует исходящий документ. 6.5. Зарегистрированное исходящее письмо вместе с машиночитаемой копией передается системному администратору для отправки. 6.6. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов. 6.7. Факсимильные аппараты, как правило, устанавливаются у председателя (заместителя председателя избирательной комиссии) и у ответственного за делопроизводство. 6.8. В случае передачи документов, подписанных председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии, по каналам факсимильной связи они должны быть зарегистрированы у ответственного за делопроизводство. 6.9. Ответственный за делопроизводство передает документы по каналам факсимильной связи только по поручению председателя, (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии. Запрещается передавать по каналам факсимильной связи документы с грифами "Для служебного пользования" и "Не для печати". Подлинник документа, переданного по каналам факсимильной связи, направляется адресату фельдъегерской связью. 6.10. Факсограммы, поступившие в избирательную комиссию, регистрируются в установленном порядке. 6.11. При необходимости включения факсограмм в дело с них снимается ксерокопия, которая подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на обороте копии документа. 7. Подготовка, оформление и выпуск документов, рассмотренных на заседаниях избирательной комиссии. Протокол заседания избирательной комиссии 7.1. Проект повестки дня заседания избирательной комиссии готовит секретарь избирательной комиссии. Проект повестки дня заседания избирательной комиссии формируется на основании планов работы, поручений, содержащихся в постановлениях Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, избирательной комиссии в сроки, предусмотренные регламентом избирательной комиссии, и после согласования с председателем избирательной комиссии подписывается секретарем избирательной комиссии. 7.2. Материалы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания, готовятся членами избирательной комиссии с привлечением, в случае необходимости, специалистов. 7.3. Представляемые к рассмотрению на заседании избирательной комиссии материалы должны включать проект постановления, указанные в тексте проекта приложения (обращение, заявление, разъяснение, инструкция, методическое письмо, список, перечень, план, отчет, цифровая таблица, справка, информация, таблицы поправок и пр.), а при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу. Все материалы должны быть озаглавлены. 7.4. Проекты документов, представляемые на рассмотрение избирательной комиссии, визируются непосредственными исполнителями и членами избирательной комиссии, отвечающими за подготовку данного вопроса. Проекты документов, содержащие вопросы финансового характера, визируются главным бухгалтером избирательной комиссии. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта. 7.5. Исполнитель проекта документа визирует каждое приложение к проекту. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления, так и в приложениях к нему. Если в приложении содержатся вопросы финансового характера, оно должно быть завизировано главным бухгалтером. 7.6. К проекту документа приобщаются подлинники материалов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии. 7.7. После просмотра и внесения в материалы необходимых поправок секретарь избирательной комиссии пишет на проектах представленных документов резолюцию "На заседание", расписывается и передает весь комплект материалов для тиражирования. 7.8. Ответственный за подготовку заседания избирательной комиссии комплектует папки с материалами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания избирательной комиссии, направляет их членам избирательной комиссии, в том числе членам комиссии с правом совещательного голоса, в установленный регламентом избирательной комиссии срок. 7.9. Накануне дня заседания исполнитель документа представляет секретарю избирательной комиссии список приглашенных на заседание избирательной комиссии. В списке приглашенных указываются фамилии, имена, отчества приглашенных, их должности, официальное название представляемого органа. 7.10. Перед началом заседания работник, ответственный за подготовку заседания, регистрирует по списку лиц, приглашенных на заседание. Данный список представляется председателю и секретарю избирательной комиссии. 7.11. Материалы, рассмотренные на заседании избирательной комиссии, должны быть при необходимости доработаны. Срок доработки документов определяется регламентом избирательной комиссии. 7.12. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения и дополнения. В случае принятия избирательной комиссией решения о необходимости контроля за выполнением постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются ответственные за исполнение и определяется срок исполнения. 7.13. Текст постановления в обязательном порядке печатается на бланке установленного образца. Документ, подлежащий подписанию, представляется на окончательное визирование лицам, с которыми ранее согласовывался проект. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа. 7.14. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к постановлению материалов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте. Каждое приложение визируется исполнителем, а также главным бухгалтером избирательной комиссии, если в приложении содержатся вопросы финансового характера. 7.15. Если вопросы, содержащиеся в постановлении, касаются деятельности одной или нескольких организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором указывается наименование органа (организации), должность, фамилия, инициалы должностного лица, с которым этот документ согласован, и ставится его личная подпись. Лист согласования подписывается исполнителем, согласовавшим документ. 7.16. К оформленному для подписания постановлению исполнитель прилагает список должностных лиц и организаций, которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан. 7.17. Копии постановления избирательной комиссии могут быть направлены отдельным гражданам, если основанием для рассмотрения на заседании вопроса послужило их обращение в избирательную комиссию. 7.18. Список рассылки документа подписывается исполнителем и утверждается секретарем избирательной комиссии. 7.19. Постановления избирательной комиссии подписываются председателем и секретарем избирательной комиссии. 7.20. Если на заседании избирательной комиссии функции председателя избирательной комиссии осуществлял заместитель председателя комиссии, а в его отсутствие - секретарь или один из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, а также если функции секретаря избирательной комиссии осуществлял один из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, то подписи на протоколе и постановлении оформляются в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность избирательной комиссии. 7.21. После подписания постановления избирательной комиссии регистрируются и им присваиваются регистрационные номера, которые проставляются на документах и списках рассылки. Номер постановления состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой. 7.22. Нумерация осуществляется в хронологической последовательности в пределах срока полномочий избирательной комиссии. 7.23. Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает секретарь избирательной комиссии. Документы тиражируются в соответствии со списком рассылки, на каждом экземпляре проставляется печать избирательной комиссии. 7.24. Заседание избирательной комиссии оформляется протоколом установленной формы. 7.25. Протоколы заседаний избирательной комиссии оформляются в срок, установленный нормативными правовыми актами, регламентирующими деятельность избирательной комиссии. 7.26. Текст протокола заседания избирательной комиссии состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части протокола указываются должность, фамилия и инициалы председателя (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя, секретаря и членов избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, работников аппарата избирательной комиссии, приглашенных на заседание. Если на заседание приглашено много представителей сторонних организаций и средств массовой информации, их фамилии и инициалы вносятся в прилагаемый к протоколу список. 7.27. В основной части протокола перечисляются вопросы повестки дня, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их обсуждении, констатируется решение избирательной комиссии по каждому обсуждаемому вопросу, фиксируются результаты голосования. К протоколу заседания прилагаются подлинные экземпляры постановлений. 7.28. Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании и секретарем избирательной комиссии. 7.29. Протоколам заседаний, проведенных в период срока полномочий избирательной комиссии одного состава, присваиваются порядковые номера, начиная с первого. 7.30. Протоколы заседаний избирательной комиссии хранятся отдельно от других документов. 8. Оформление распоряжений председателя избирательной комиссии 8.1. Проекты распоряжений председателя избирательной комиссии готовятся по поручению председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии. 8.2. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. 8.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок. 8.4. В распорядительной части указываются конкретные действия, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков. 8.5. Если распоряжение дополняет, отменяет или изменяет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это оговаривается в тексте распоряжения. 8.6. В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом. 8.7. Проекты распоряжений председателя избирательной комиссии печатаются на бланке установленной формы шрифтом N 14. 8.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка. 8.9. Каждое приложение к проекту распоряжения печатается отдельно. Размеры полей, шрифт и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текста распоряжения. 8.10. Проект распоряжения председателя избирательной комиссии должен быть завизирован исполнителями, подготовившими проект, и членом избирательной комиссии, курирующим соответствующее направление работы. Если в распоряжении содержатся вопросы финансового характера, то необходима виза главного бухгалтера. 8.11. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта распоряжения в нижней его части. 8.12. Распоряжения председателя избирательной комиссии регистрируются и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел ответственным за делопроизводство. 8.13. Распоряжениям председателя избирательной комиссии присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис добавляется индекс "р". 8.14. В распоряжениях по кадровым вопросам констатирующая часть может отсутствовать, а распорядительная часть начинается глаголами: "Назначить", "Перевести", "Уволить", "Премировать" и так далее. Каждый пункт распоряжения должен быть точно сформулирован в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации. 8.15. Подписанные распоряжения по кадровым вопросам оформляются и регистрируются ответственным за делопроизводство отдельно от распоряжений по общим вопросам. 8.16. Распоряжениям по кадровым вопросам присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года: распоряжениям о приеме, переводе, увольнении, поощрении помимо номера присваивается индекс "лс"; распоряжениям о командировании, о дисциплинарных взысканиях, учебных отпусках - индекс "к". 8.17. Распоряжение подписывает председатель избирательной комиссии, а в его отсутствие - заместитель председателя или исполняющий обязанности председателя избирательной комиссии. 9. Контроль за исполнением документов 9.1. Контролю за исполнением подлежат: постановления и другие документы Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; постановления избирательной комиссии, распоряжения председателя избирательной комиссии, планы мероприятий, входящие документы с учетом резолюций председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии, исходящие письма, требующие ответа; письма и телеграммы граждан. 9.2. Ответственность за состояние работы по исполнению документов возлагается на секретаря избирательной комиссии. 9.3. Распоряжения председателя избирательной комиссии и планы мероприятий исполняются в сроки, указанные в документах. 9.4. Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и исчисляются в календарных днях с даты его регистрации, если в самом документе не указан конкретный срок. 9.5. В случае указания во входящем документе срока, к которому предполагается получить ответ, этот срок, если в резолюции не указан другой, как правило, должен соблюдаться. 9.6. Поручения с пометками "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок. 9.7. Срок исполнения документа может быть продлен только председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии. Продление срока исполнения должно быть оформлено не позднее чем за 2 - 3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок. 9.8. На каждый контрольный документ оформляется контрольная карточка в двух экземплярах (Приложение 14). Один экземпляр карточки находится у работника, ответственного за делопроизводство избирательной комиссии, а другой вместе с документом направляется исполнителю. 9.9. После исполнения документ снимается с контроля. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и автору дан ответ по существу. Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль, при этом на документе и в карточке делается отметка о снятии с контроля. Основаниями для снятия документа с контроля являются: письменное предложение на имя лица, давшего поручение об исполнении документа или отдельных его пунктов, о снятии поручения с контроля, подписанное исполнителями и согласованное с лицом, давшим поручение; постановление избирательной комиссии, распоряжение председателя комиссии по результатам исполнения документа; ответ на поступивший документ, подписанный председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии. Если об исполнении доложено устно, то отметка о результатах рассмотрения делается на самом документе и контрольной карточке. 9.10. Документ не является исполненным, если он пересылается для рассмотрения поставленных в нем вопросов в иные органы, организации и учреждения. В этом случае исполнитель ставит в регистрационной карточке отметку о продлении срока рассмотрения документа до получения ответа. Документ является исполненным, если он направлен в иные органы, организации и учреждения для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и для информирования автора о результатах. 9.11. Постановление избирательной комиссии снимается с контроля по решению избирательной комиссии на основании информации исполнителей, подготовивших данный документ, в срок, указанный в документе. 9.12. Контроль за сроками исполнения документов, своевременное внесение в контрольную карточку текущей информации о ходе исполнения контролируемых документов и поручений осуществляется ответственным за делопроизводство в избирательной комиссии. 9.13. Ответственный за делопроизводство в избирательной комиссии ежемесячно представляет председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии письменную информацию о ходе исполнения находящихся на контроле документов. 10. Изготовление и использование печатей и штампов 10.1. Печати и штампы, необходимые для обеспечения деятельности избирательной комиссии, изготавливаются по согласованию с председателем (заместителем председателя) избирательной комиссии. 10.2. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в избирательной комиссии используются гербовые и другие печати. 10.3. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются мастичные штампы. 10.4. Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. N 2050. Герб субъекта Российской Федерации помещается на печатях в соответствии с нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации. Гербовые печати ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иными нормативными правовыми актами. 10.5. Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах, при этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. 10.6. Печати и штампы подлежат регистрации в журнале учета печатей и штампов (Приложение 4). Печати и штампы выдаются работникам аппарата избирательной комиссии, в чем они расписываются в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется гриф "Для служебного пользования", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются. Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах. Ответственный за делопроизводство осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов. 10.7. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии. 10.8. Пришедшие в негодность печати и штампы сдаются ответственному за делопроизводство, который их уничтожает, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов делается соответствующая отметка. 10.9. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается непосредственно на работников аппарата избирательной комиссии, в пользовании которых находятся печати и штампы. При увольнении указанных работников печати и штампы передаются ответственному за делопроизводство, о чем делается отметка в журнале учета печатей и штампов. 11. Порядок разработки бланков документов 11.1. Бланк документа - это состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-97 для изготовления бланков могут быть использованы следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. N 2050); герб субъекта Российской Федерации (регламентируется соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации); эмблема (проставляется на бланках в соответствии с Законом Российской Федерации "О товарных знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров". Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен герб субъекта Российской Федерации); наименование избирательной комиссии; справочные данные об избирательной комиссии; наименование вида документа; текст документа - используется при применении унифицированных текстов документов (текстовых шаблонов). Используются также отметки для расположения реквизитов: дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; место составления или издания документа; адресат; заголовок к тексту; отметка о контроле. 11.2. При разработке бланков документов используются реквизиты, установленные ГОСТом Р 6.30-97 (приложение 5 - не приводится). 11.3. Для бланков должна применяться бумага формата А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). 11.4. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного срока хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов. 11.5. На бланках документов левое поле должно быть не менее 35 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 20 мм. 11.6. Бланки документов должны изготавливаться типографским способом. Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита герб субъекта Российской Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Использование ксерокопий данных бланков не допускается. 11.7. В избирательной комиссии могут быть установлены следующие виды бланков: общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма); бланк письма; бланк постановления избирательной комиссии; бланк протокола заседания избирательной комиссии; бланк распоряжения председателя избирательной комиссии. 11.8. Общий бланк может включать следующие реквизиты: герб субъекта Российской Федерации или эмблема избирательной комиссии (в соответствии с нормативным правовым актом, регламентирующим деятельность избирательной комиссии); наименование организации; место составления или издания документа; кроме этих реквизитов, на общем бланке допускается размещение ограничительных отметок для следующих реквизитов: дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту; отметка о контроле. 11.9. Бланк письма может включать следующие реквизиты: герб субъекта Российской Федерации или эмблема избирательной комиссии; наименование избирательной комиссии; справочные данные об организации (сведения о почтовом и телеграфном адресе, номера справочных телефонов, факсов, расчетных счетов в банке, адрес электронной почты). 11.10. Бланки могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка. 11.11. Бланки с продольным вариантом расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков. Это, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках, при этом реквизиты следует печатать на одном уровне: справа - на национальном языке субъекта Федерации, а слева - на русском. 12. Составление и утверждение номенклатуры дел 12.1. Делопроизводство в избирательной комиссии ведется в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в избирательной комиссии, с указанием сроков Страницы: 1 2 |