Страницы: 1 2
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ФЕДЕРАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ СЛУЖБЕ
ПРИКАЗ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ РЕГИСТРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
14 июня 2005 г.
N 77
(Д)
В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации
от 31 октября 2000 г. N 1547-р "О разработке основных правил
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и
утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти" и Постановлением Правительства
Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 "О Регламенте
Правительства Российской Федерации и Положении об аппарате
Правительства Российской Федерации" в целях совершенствования
документационного обеспечения управления, повышения его эффективности,
а также обеспечения контроля исполнения документов в центральном
аппарате Федеральной регистрационной службы приказываю:
1. Утвердить Временную инструкцию по делопроизводству в
Федеральной регистрационной службе согласно Приложению.
2. Государственным гражданским служащим центрального аппарата
Росрегистрации руководствоваться в своей деятельности требованиями
Временной инструкции по делопроизводству в Федеральной регистрационной
службе.
3. Руководителям территориальных органов Росрегистрации
использовать Временную инструкцию по делопроизводству в Федеральной
регистрационной службе в качестве основного акта Росрегистрации по
делопроизводству.
4. Управлению делами и делопроизводства обеспечить необходимую
помощь государственным гражданским служащим Росрегистрации в освоении
Временной инструкции и контроль за соблюдением ее требований.
5. Контроль за исполнением Приказа возложить на заместителя
директора Метелкина В.Д.
Директор
С.Н.МОВЧАН
14 июня 2005 г.
N 77
УТВЕРЖДЕНА
Приказом Федеральной
регистрационной службы
от 14 июня 2005 года
N 77
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
В.П.КОЗЛОВ
14 июня 2005 года
ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ СЛУЖБЕ
1. Общие положения
1.1. Временная инструкция по делопроизводству в Федеральной
регистрационной службе (далее - Инструкция) определяет систему
делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами
несекретного характера и письмами граждан в Федеральной
регистрационной службе <*>.
--------------------------------
<*> Далее по тексту - Росрегистрация.
1.2. Правила и порядок работы с секретными документами
Федеральной регистрационной службы устанавливаются специальной
инструкцией.
1.3. Правовой основой положений Инструкции является действующее
законодательство Российской Федерации, а также нормативные требования
Государственных стандартов Российской Федерации на
организационно-распорядительную документацию, Государственной системы
документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Регламента
Правительства Российской Федерации, утвержденного Постановлением
Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 N 260, а также
основные правила работы ведомственных архивов, Положение о Федеральной
регистрационной службе, Положение об Управлении делами и
делопроизводства, иные нормативные акты.
1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства и
контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются
Управлением делами и делопроизводства.
1.5. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные
Инструкцией, обязательны для всех работников Росрегистрации.
Государственные гражданские служащие Росрегистрации несут
ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность
служебных документов и содержащейся в них информации.
Об утрате документов работники немедленно сообщают руководителю
соответствующего структурного подразделения и в Управление делами и
делопроизводства. Руководитель структурного подразделения назначает
служебное расследование, о результатах которого информирует Управление
делами и делопроизводства и курирующего заместителя директора
Росрегистрации.
При уходе в отпуск, в случае болезни и выезда в командировку
государственный гражданский служащий по указанию руководителя
структурного подразделения передает находящиеся у него на исполнении
документы другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним
документы.
1.6. За организацию делопроизводства, соблюдение установленных
настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и письмами
граждан в структурных подразделениях центрального аппарата
Росрегистрации отвечают их руководители.
Делопроизводство в структурных подразделениях осуществляется
работниками, назначенными руководителями.
Задачи, функции и порядок работы Управления делами и
делопроизводства регламентируются соответствующим положением.
Обязанности и права работников Управления делами и делопроизводства
определяются их должностными регламентами.
1.7. С целью перехода на безбумажную технологию работы с
документами применяются электронные информационные системы.
Автоматизированные технологии обработки документной информации,
применяемые в Федеральной регистрационной службе, должны отвечать
требованиям Инструкции по делопроизводству.
2. Документирование (создание документов)
2.1. Организационно-распорядительные документы.
2.1.1. В соответствии с Положением о Федеральной регистрационной
службе директор Росрегистрации в пределах своих полномочий издает
приказы и распоряжения.
Право подписи приказов (распоряжений) по основной деятельности,
приказов по личному составу предоставлено директору Росрегистрации, а
также по его поручению - заместителям директора в соответствии с
установленным распределением обязанностей.
2.1.2. Приказы (распоряжения) издаются на основе и во исполнение
федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской
Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской
Федерации, приказов и распоряжений Министерства юстиции Российской
Федерации, а также на инициативной основе и должны соответствовать:
- законодательству Российской Федерации;
- нормативным актам Министерства юстиции Российской Федерации;
- ранее принятым актам Росрегистрации, если документ не
предусматривает их отмену или изменение.
Проекты приказов (распоряжений) готовятся соответствующими
структурными подразделениями центрального аппарата Росрегистрации по
поручению его руководства или по собственной инициативе подразделений
в пределах их компетенции.
2.1.3. Руководитель структурного подразделения, поручающий
непосредственному исполнителю подготовку проекта приказа
(распоряжения), обязан дать конкретные и четкие задания по подготовке
документа и определить сроки.
Срок подготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение
федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской
Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской
Федерации, актов Министерства юстиции Российской Федерации, как
правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой
срок.
Для подготовки наиболее важных и сложных проектов приказов
(распоряжений), а также актов, издаваемых совместно несколькими
федеральными органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие
группы.
Юридический отдел Управления по контролю в сфере адвокатуры и
нотариата и правовой помощи рассматривает проекты приказов в срок до 7
рабочих дней, проекты приказов, требующих последующей регистрации в
Минюсте России, - в срок до 14 рабочих дней.
2.1.4. Текст приказа должен содержать достоверную и
аргументированную информацию, соответствовать действующим
законодательным и другим нормативным актам, не допускать различных
толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным.
В текстах приказов (распоряжений) должны употребляться только
официальные названия органов исполнительной власти и организаций,
полные наименования структурных подразделений центрального аппарата
Росрегистрации.
2.1.5. При подготовке проектов распорядительных документов
необходимо увязывать содержащиеся в них поручения с ранее изданными по
данному вопросу документами.
2.1.6. Если распорядительный документ издается в дополнение к
ранее изданным документам, изменяет их отдельные положения или
отменяет полностью, то в его тексте должна быть сделана
соответствующая ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с
указанием его даты, номера и заголовка. В случае отмены документа
(пункта документа) в тексте приказа (распоряжения) должен быть пункт,
который начинается словами "Признать утратившим силу...".
2.1.7. Подготовка положений, правил и инструкций.
2.1.7.1. Положения, правила и инструкции утверждаются путем
издания распорядительного документа.
2.1.7.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и
инструкции соответствует порядку подготовки проектов иных
организационно-распорядительных документов (п. 2.1.8).
2.1.7.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается
на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
Текст излагается от третьего лица единственного или
множественного числа. Заголовок к тексту положения (правил,
инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит
раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки,
основное назначение акта и сфера его распространения, ответственность
за нарушение установленных правил и процедур.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на
главы, которые должны иметь названия, пункты и подпункты. Главы
нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов
производится арабскими цифрами.
2.1.8. Правила оформления организационно-распорядительных
документов.
2.1.8.1. Текст приказов (распоряжений) и приложений к ним
печатается в редакторе "Word" шрифтом Times New Roman, как правило,
размером N 14 на соответствующем бланке (Приложения 1, 2) без помарок
и исправлений. Контрастность печати должна обеспечивать качественное
воспроизведение средствами копировально-множительной техники.
2.1.8.2. Обязательным реквизитом документа является заголовок.
Заголовок должен быть кратким, правильно передавать содержание приказа
(распоряжения) и отвечать, как правило, на вопрос "О чем?".
Если в приказе (распоряжении) отражено несколько вопросов,
заголовок можно формулировать обобщенно. Точка в конце заголовка не
ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через
1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.
Шрифт заголовка - полужирный Times New Roman, размер N 14.
Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2 - 3
межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 или 14
через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по
левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца
начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
2.1.8.3. Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из
двух частей: вводной (констатирующей) и распорядительной.
2.1.8.4. В констатирующей части излагаются цели, задачи
предписываемых действий и причины издания документа, ссылки на
федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и
распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и
распоряжения Правительства Российской Федерации и иные акты, в
соответствии с которыми или во исполнение которых документ
подготовлен. Констатирующая часть начинается устойчивыми
формулировками: "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На
основании", "В целях" и т.п. Если приказ издается на основании другого
документа, то в констатирующей части указывается наименование этого
документа в творительном или родительном падеже, его дата, номер и
заголовок. Констатирующая часть в приказах (распоряжениях) завершается
словом:
"п р и к а з ы в а ю:" (в приказах) или "п р е д л а г а ю:" и
"о б я з ы в а ю:" (в распоряжениях), которые печатаются вразрядку
строчными буквами, затем ставится двоеточие.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые
действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. В этом случае слова
"приказываю:" (в приказах) или "предлагаю:" и "обязываю:" (в
распоряжениях) не печатаются.
2.1.8.5. Распорядительная часть текста имеет повелительную форму
изложения. В ней излагаются предписываемые действия, указываются
должностные лица, ответственные за их выполнение, и устанавливаются
сроки исполнения.
Если исполнение приказа (распоряжения) предполагает выполнение
различных по характеру действий, распорядительная часть делится на
пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Пункты могут
подразделяться на подпункты. Действия однородного характера могут быть
перечислены в одном пункте. Значительные по объему документы (правила,
инструкции, положения) могут делиться на главы, которые нумеруются
римскими цифрами и имеют заголовки.
Если поручение возлагается на структурное подразделение, то его
наименование указывается в дательном падеже, а фамилия руководителя с
инициалами печатается в скобках в именительном падеже. Не допускается
разрыв дат, знака N и самого номера, фамилии и инициалов и перенос их
на другую строку текста приказа.
При утверждении приказом (распоряжением) какой-либо комиссии или
перечня работников, количественный состав которых превышает четыре
человека, состав комиссии или перечень работников выносится в
приложение, о чем в тексте приказа (распоряжения) делается ссылка.
В последнем пункте документа указывается должностное лицо или
структурное подразделение, на которое возлагается контроль за
исполнением приказа или распоряжения в целом.
В текст приказа не следует включать пункт "Приказ довести до
сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых
доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который
исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
2.1.8.6. Оформление дат в распорядительных документах.
Дата оформляется арабскими цифрами в следующей
последовательности: день месяца, месяц, год, причем день месяца и
месяц - двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год -
четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 11 января 2005 г. следует оформлять 11.01.2005.
В нормативных документах, определяющих права граждан и
организаций, и финансовых документах допускается словесно-цифровой
способ оформления даты - 11 января 2005 г.
2.1.8.7. При наличии приложений в текстах приказов (распоряжений)
на них делаются ссылки.
На приложениях в правом верхнем углу первого листа проставляется
следующая отметка:
ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу Федеральной
регистрационной службы
от -------- N --------
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к распоряжению Федеральной
регистрационной службы
от ------------ N --------
УТВЕРЖДЕНО(А)
приказом Федеральной
регистрационной службы
от -------- N --------
При наличии нескольких приложений они нумеруются, при этом
допускается указание знака N.
Приложения к приказу подписываются руководителем структурного
подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится внизу
последнего листа приложения.
2.1.8.8. До представления на подпись директору Росрегистрации или
его заместителям распорядительные документы должны быть
отредактированы редактором Управления делами и делопроизводства (см.
п. 2.9) и согласованы в следующем порядке:
- руководитель подразделения-исполнителя, подготовившего проект
документа;
- руководители структурных подразделений, которых они касаются
или которым даются конкретные поручения;
- начальник Финансово-экономического управления, если документ
предусматривает расходы финансовых средств;
- Управление делами и делопроизводства;
- юридический отдел Управления по контролю в сфере адвокатуры и
нотариата и правовой помощи;
- заместитель директора, курирующий работу
подразделения-исполнителя;
- заместители директора, курирующие структурные подразделения,
которым даются конкретные задания или поручения.
Согласование включает в себя личную подпись (визу) согласующего,
ее расшифровку с указанием инициалов, фамилии и должности, дату
визирования.
Проекты приказов и распоряжений представляются на согласование и
на подпись директору Росрегистрации с листом рассылки и со всеми
документами, необходимыми для их полного и всестороннего рассмотрения.
Проект приказа визируется на оборотной стороне последней страницы
первого экземпляра в верхней части листа (Приложение 3).
Если согласующий не согласен с текстом приказа, то он излагает
свои замечания на отдельном листе и делает заметку "Замечания
прилагаются". Визы располагаются одна под другой по иерархии
должностей. На обороте последнего листа первого экземпляра документа
ниже виз указывается фамилия, инициалы, телефон исполнителя и его
подпись.
В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ, и
исполнителя его подпись ставится один раз.
Не допускается представление на подпись директору Росрегистрации
и его заместителям распорядительных документов без штампа редактора.
2.1.8.9. Приказы по личному составу (о приеме, увольнении,
перемещении, поощрении работников, наложении взысканий):
- оформляются только Отделом государственной службы и кадров по
представлениям структурных подразделений центрального аппарата
Росрегистрации, которые согласовываются с курирующим заместителем
директора, руководителем соответствующего структурного подразделения,
а в случае изменения должностного оклада или процентной надбавки за
особые условия государственной службы - начальником
Финансово-экономического управления;
- представляются на подпись директору Росрегистрации Отделом
государственной службы и кадров.
2.1.8.10. Распоряжения по командированию государственных
гражданских служащих.
Командирование государственных гражданских служащих центрального
аппарата Росрегистрации осуществляется только на основании
распоряжений по командированию работников.
Распоряжения по командированию государственных гражданских
служащих готовит Отдел государственной службы и кадров:
- при плановом командировании (в соответствии с утвержденным
планом-графиком командировок на год) - на основании служебных записок
руководителей структурных подразделений центрального аппарата
Росрегистрации;
- при внеплановом командировании - в соответствии с указаниями
руководства Росрегистрации.
Не допускается включать в текст приказа о проведении проверок
территориальных органов пункт о персональном командировании членов
комиссии.
2.1.8.11. Приказы по основной деятельности:
- оформляются и согласовываются в порядке, установленном п.
2.1.8.8;
- представляются на подпись Управлением делами и
делопроизводства.
2.1.8.12. Распоряжения по основной деятельности оформляются,
согласовываются и подписываются в порядке, установленном п. 2.1.8.8,
п. 2.1.8.11, и предусматривают, как правило, конкретные оперативные
поручения ограниченного срока действия должностным лицам и структурным
подразделениям центрального аппарата Росрегистрации.
2.1.8.13. Не допускается совмещать в одном распорядительном
документе приказ по основной деятельности с приказом по личному
составу.
2.1.9. Допускается внесение изменений или дополнений в приказ
(распоряжение) после его подписания только в установленном порядке.
2.1.10. Совместные приказы федеральных органов исполнительной
власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297
мм) (Приложение 4).
При оформлении совместного приказа наименования федеральных
органов исполнительной власти располагаются на одном уровне,
наименование вида документа располагается центрованно, подписи
руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются
ниже текста на одном уровне. Подготовка и оформление совместного
приказа осуществляется в соответствии с п. 2.1.8.
Текст совместного распорядительного документа излагается от
первого лица множественного числа: "п р и к а з ы в а е м:".
Оформление виз совместного приказа осуществляется отдельным
листом согласования (Приложение 5).
2.1.11. Приказ (распоряжение) вступает в силу с момента его
подписания, если в тексте документа не указан другой срок.
2.2. Оформление исходящих документов.
2.2.1. Письма в адрес других (сторонних) организаций и учреждений
оформляются в подразделениях Росрегистрации на специальных бланках
(Приложения 6, 7) с соблюдением требований государственного стандарта
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов".
Служебные письма Росрегистрации готовятся:
- как ответы о выполнении поручений Президента Российской
Федерации и Правительства Российской Федерации;
- как исполнение поручений Администрации Президента Российской
Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан,
относящимся к компетенции Федеральной регистрационной службы;
- как исполнение поручений Министерства юстиции Российской
Федерации;
- как сопроводительные письма, отзывы и заключения на
законодательные и иные нормативно-правовые акты;
- как ответы на запросы организаций и частных лиц;
- как инициативные письма по вопросам компетенции Росрегистрации,
в том числе директивные, методические рекомендации и информационные
сообщения для территориальных органов Росрегистрации.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией
директора или его заместителей на основании имеющихся сроков
исполнения поручений, запросов (раздел 4) или по решению автора
резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям,
зафиксированным в резолюции директора Росрегистрации. Сроки подготовки
директивных, методических, информационных и других инициативных писем
определяются директором Росрегистрации, его заместителями и
руководителями структурных подразделений центрального аппарата
Росрегистрации.
2.2.2. Проекты служебных писем оформляются в соответствии с
настоящей Инструкцией и печатаются на бланках установленной формы.
Документы, направляемые в федеральные органы государственной
власти и органы государственной власти субъектов Российской Федерации
(Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации,
Администрации Президента Российской Федерации, Аппарату Правительства
Российской Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания
Российской Федерации, Совету Федерации Федерального Собрания,
федеральным органам исполнительной власти и другим органам),
подписываются директором Росрегистрации или его заместителями,
курирующими соответствующие структурные подразделения.
Документы, направляемые в территориальные органы Росрегистрации,
содержащие поручения, методические рекомендации, подписываются
директором или его заместителями.
Документы, направляемые в территориальные органы Росрегистрации,
по вопросам непосредственной деятельности структурных подразделений
подписываются руководителями структурных подразделений или лицами,
официально их замещающими.
Предписания (предупреждения) об устранении выявленных недостатков
по результатам проверок подписываются директором Росрегистрации, его
заместителями, начальниками управлений с согласия директора
Росрегистрации.
Протоколы об административных правонарушениях подписываются
директором Росрегистрации, его заместителями, начальниками управлений
и заместителями начальников управлений по доверенности директора
Росрегистрации.
Заявления в арбитражные суды, суды общей юрисдикции, мировые
соглашения подписываются директором Росрегистрации, а также его
заместителями, начальниками управлений и заместителями начальников
управлений, иными государственными гражданскими служащими
Росрегистрации в соответствии с выданной им доверенностью.
Письма на бланках "Директор Федеральной регистрационной службы"
подписываются исключительно директором Росрегистрации (Приложение 6).
Письма на бланках "Федеральная регистрационная служба"
подписываются заместителями директора Росрегистрации и руководителями
структурных подразделений (Приложение 7).
2.2.3. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие
правила.
Адресат печатается от центра текстового поля 3 межстрочными
интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита
центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается
правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их
руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при
ответе на их обращения.
В состав адресата входят: наименование организации (структурного
подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия
получателя. В том случае, если документ направляется в федеральные
органы исполнительной власти и территориальные органы Росрегистрации,
почтовый адрес после наименования адресата не указывается, во всех
остальных случаях исполнитель указывает полный почтовый адрес.
Наименование организации, структурного подразделения организации,
а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный
интервал.
При направлении служебного письма в организацию ее наименование
пишется в именительном падеже, например:
Правительство
Российской Федерации
При направлении служебного письма в структурное подразделение
организации наименование подразделения также пишется в именительном
падеже, например:
Государственная Дума
Федерального Собрания
Российской Федерации
Комитет по делам
общественных объединений
и религиозных организаций
Министерство юстиции
Российской Федерации
Департамент
международного права
и сотрудничества
именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать
решения по вопросам, поставленным в направленном ему документе. При
этом наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже,
например:
Председателю Правительства
Российской Федерации
М. Фрадкову
Наименование организации, структурного подразделения организации,
а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный
интервал.
Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности
полуторным (1,5) межстрочным интервалом.
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких
однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям органов
исполнительной власти субъектов
Российской Федерации
Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала
следует указывать инициалы и фамилию частного лица, затем почтовый
адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал, например:
Никитину А.Г.
ул. Яблочковой, д. 8, кв. 15,
Санкт-Петербург, 197049
2.2.4. Один документ не должен содержать больше четырех адресатов
(исключение составляют материалы по судебным делам, где может быть
больше адресатов, которые должны быть указаны в соответствии с
требованиями судебных органов). Слово "Копия" перед обозначением
второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждый
экземпляр должен быть подписан. При направлении документа более чем в
четыре адреса составляется указатель рассылки, а на каждом документе
проставляется только один адресат. Указатель рассылки визируется
исполнителем документа, подписывается руководителем соответствующего
структурного подразделения Росрегистрации и утверждается заместителем
начальника Управления делами и делопроизводства.
2.2.5. Заголовок печатается от левой границы текстового поля
строчными буквами (за исключением начальной) через 1 межстрочный
интервал. Строка заголовка к тексту не должны превышать 28 печатных
знаков. Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5
строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то
его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по
центру.
2.2.6. Текст служебного письма отделяется от заголовка 3
межстрочными интервалами. Текст письма излагается от первого лица
множественного числа (информируем, сообщаем, просим, направляем и
т.п.) или от третьего лица единственного числа (Росрегистрация
вносит..., Управление представляет... и т.п.). Если письмо оформлено
на бланке Директора, то его текст излагается от первого лица
единственного числа "Прошу...", "Направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части
излагается причина, основание или обоснование составления письма,
приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки
письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы,
предложения, просьбы, решения и т.д.
Датой письма является дата его подписания. Оформление дат в
письме осуществляется в соответствии с п. 2.1.8.6.
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к
адресату, которое печатается центрированным способом. Например:
Уважаемый...!
2.2.7. Приложение. Информация о приложении в служебном письме
отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами. Если письмо имеет
приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста
документа по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если приложения в тексте документа не названы, то наименования
приложенных документов перечисляются после текста с указанием
количества листов и экземпляров каждого документа.
Приложение: 1. Проект федерального закона "..."
на 7 л. в 2 экз.
2. Пояснительная записка к проекту... на 3 л.
Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса,
то отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается, например:
Приложение: программа в 3 экз.
Слово "Приложение" печатается с абзаца. После него ставится
двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1
межстрочный интервал.
2.2.8. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными
интервалами.
Если письма оформляются на бланке Росрегистрации, то подпись
включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициалы
и фамилию:
Заместитель директора М.В. Прохоров
Если письмо оформляется на бланке "Директор Федеральной
регистрационной службы", то наименование должности в подписи не
указывается.
Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указывается
полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия:
Начальник Управления по делам
политических партий, общественных
и религиозных объединений
Федеральной регистрационной
службы А.Г. Жафяров
При подписании документов несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые
ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового
поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями
должностей через 1,5 межстрочных интервала, под фамилией указывается
дата, например:
Начальник Финансово- Начальник Организационно-
экономического управления контрольного управления
А.А. Разумкова С.Н. Заварзин
----------------- 2005 г. ----------------- 2005 г.
При подписании письма несколькими лицами разных должностей их
подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой
должностью.
Недопустимо проставлять перед наименованием должности при подписи
документов всех видов предлог "за" или косую черту.
2.2.9. Если письмо является составной частью переписки по одному
или группе вопросов, то в нем обязательно делается ссылка на номер
ранее полученного документа, ответом на который настоящее письмо
является. Если письмо оформляется на бланке, то ссылка печатается в
предусмотренной для этой цели строке штампа бланка письма. Если письмо
оформляется на стандартном листе бумаги, то ссылка на номер
рассматриваемого документа печатается у левого поля, двумя интервалами
выше текста или уважительного обращения к адресату:
На N МЮ-3212 от 12 февраля 2005 г.
Уважаемый...!
или в начале текста документа:
В соответствии с Вашим поручением от 14.02.2005 N 175/6...
Рассмотрев Ваше письмо от 14.02.2005 N 175/6...
2.2.10. Внизу на оборотной стороне последнего листа документа
исполнитель указывает свою фамилию (или фамилию, имя, отчество), номер
служебного телефона.
Образец:
И.И. Иванов
209-02-90
2.2.11. Второй экземпляр документа визируется на лицевой стороне
последнего листа документа внизу, там же ставятся визы руководителей
структурных подразделений, заместителей директора Росрегистрации, к
компетенции которых относится документ.
2.2.12. При необходимости отправления подлинников или копий
справок, анкет и других текстов составляется сопроводительное письмо
за подписью заместителя директора Росрегистрации, при этом
отправляемые материалы оформляются как приложение.
2.2.13. Финансовые документы - доверенности, материальные заявки
и т.д., как правило, заверяются двумя подписями: директора
Росрегистрации или его заместителя и главного бухгалтера и заверяются
гербовой печатью Федеральной регистрационной службы в
Финансово-экономическом управлении.
2.3. Оформление договоров (соглашений).
2.3.1. Договоры (соглашения) о взаимодействии между федеральными
органами исполнительной власти, заключаемые от имени Росрегистрации, а
также гражданско-правовые договоры, заключаемые Росрегистрацией с
организациями в целях обеспечения хозяйственного и бытового
обслуживания, оформляются в подразделениях, визируются в следующей
последовательности: исполнителями; руководителями структурных
подразделений; юридическим отделом Управления по контролю в сфере
адвокатуры и нотариата и правовой помощи; заместителями директора в
соответствии с их компетенцией, затем направляются на редактирование в
Управление делами и делопроизводства и представляются на подпись
директору Росрегистрации Управлением делами и делопроизводства.
Юридический отдел Управления по контролю в сфере адвокатуры и
нотариата и правовой помощи рассматривает представляемые для
проведения правовой экспертизы проекты договоров в срок не более 5
рабочих дней с даты их представления.
2.3.2. Договоры, предусматривающие какие-либо финансовые
обязательства сторон, в том числе со стороны Росрегистрации,
визируются руководителем Финансово-экономического управления и
курирующим его заместителем директора. После подписания подлинники
договора передаются в Финансово-экономическое управление для заверения
подписи директора Росрегистрации гербовой печатью.
2.3.3. Договоры (соглашения), подготовленные иными федеральными
органами исполнительной власти, передаются на экспертизу в
соответствующие подразделения Федеральной регистрационной службы,
затем оформляются, визируются и подписываются в порядке,
предусмотренном в п. 2.3.1. После подписания подлинники договоров
(соглашений) передаются в Финансово-экономическое управление для
заверения подписи директора Росрегистрации гербовой печатью и в отдел
обработки документов и архива Управления делами и делопроизводства для
регистрации.
2.4. Оформление внутренних документов.
2.4.1. Внутренние документы оформляются (как правило) в виде
служебной записки, текст которой состоит из двух частей. В первой
части излагаются положения, послужившие поводом к ее написанию, во
второй - выводы и предложения.
2.4.2. Служебные записки оформляются на чистых листах бумаги без
указания должностей адресатов и адресантов и подписываются
заместителями директора Росрегистрации и (или) руководителями
структурных подразделений.
2.4.3. Документы и материалы, адресованные директору
Росрегистрации или его заместителям, передаются для рассмотрения
только через Управление делами и делопроизводства.
2.5. Оформление доверенностей.
2.5.1. Текст доверенности в Росрегистрации фиксирует факт
предоставления права на совершение каких-либо действий от лица
Росрегистрации.
2.5.2. В тексте доверенности указываются следующие сведения:
- полное наименование Росрегистрации;
- фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные
доверенного лица;
- данные об основаниях, подтверждающих полномочия директора
Росрегистрации;
- содержание полномочий поверенного;
- срок действия доверенности.
2.5.3. Доверенность печатается в 2-х экземплярах, один из которых
визируется в следующем порядке:
- руководитель структурного подразделения - исполнителя;
- Управление делами и делопроизводства;
- юридический отдел Управления по контролю в сфере адвокатуры и
нотариата и правовой помощи;
- заместитель директора, курирующий работу структурного
подразделения - исполнителя.
Доверенность подписывает директор Росрегистрации, его подпись
заверяется гербовой печатью.
Регистрация и хранение доверенностей производится Управлением
делами и делопроизводства.
2.6. Оформление телеграмм.
2.6.1. Телеграфная переписка допускается только по срочным
вопросам. Право подписи телеграмм принадлежит директору
Росрегистрации, его заместителям и в особых случаях (по поручению
директора или лица, исполняющего его обязанности) руководителям
структурных подразделений.
Телеграммы категории "правительственная" в соответствии с
Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 февраля 1999 г.
N 131 подписывают директор Росрегистрации, его заместители.
Телеграмма печатается в 3 экземплярах. Первый и второй экземпляр
передаются в отдел обработки документов и архива Управления делами и
делопроизводства, третий приобщается к делу.
Документ, отправляемый по телеграфу, оформляется следующим
образом:
- в верхнем правом углу указывается категория телеграммы.
Например: "правительственная", перед текстом под словом "Телеграмма"
печатается телеграфный адрес с обязательным указанием почтового
индекса, города, улицы, дома, названия учреждения и фамилии
получателя;
- текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов
(если при этом не искажается его содержимое), без знаков препинания
(или с их сокращенным обозначением), печатается без переноса слов,
абзацев, исправлений, заглавными буквами;
- на свободном от текста месте проставляется гербовая печать,
ниже текста под чертой указываются фамилия и должность лица,
подписавшего телеграмму, полный адрес Росрегистрации, дата (день
отправления) и регистрационный номер;
- копия телеграммы визируется руководителем структурного
подразделения, готовившего текст, и исполнителем. При этом указываются
фамилия исполнителя и номер его телефона;
- телеграммы одного содержания, направляемые в несколько адресов,
должны быть подготовлены в 2-х экземплярах, отдельно в каждый адрес;
- подписывается первый экземпляр каждой телеграммы.
ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ
Т Е Л Е Г Р А М М А
656056 БАРНАУЛ
ПР-Т ЛЕНИНА 8
РУКОВОДИТЕЛЮ ГЛАВНОГО
УПРАВЛЕНИЯ РОСРЕГИСТРАЦИИ
ПО АЛТАЙСКОМУ КРАЮ
КОМАРОВУ
ПРИГЛАШАЕТЕСЬ ЗАСЕДАНИЕ СОВЕТА 23 МАЯ 14 ЧАСОВ РОСРЕГИСТРАЦИЮ
АДРЕСУ МОСКВА, ВОРОНЦОВО ПОЛЕ, 4а, КОМНАТА 307. СПРАВКИ ТЕЛЕФОНУ
971-22-22.
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА РОСРЕГИСТРАЦИИ ПРОХОРОВ
------------------------------------------------------------------
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА РОСРЕГИСТРАЦИИ М.ПРОХОРОВ
Москва, Воронцово поле, 4а
Иванов
971-22-22
16.05.2005
2.7. Подготовка проектов постановлений и распоряжений
Правительства Российской Федерации.
2.7.1. Проекты постановлений и распоряжений Правительства
Российской Федерации и иных актов, подготовленных в Росрегистрации и
требующих решения в Правительстве Российской Федерации, вносятся
директором Росрегистрации Министру юстиции Российской Федерации.
2.7.2. Проекты постановлений и распоряжений и иных актов,
требующих решения Правительства, вносятся с пояснительной запиской,
содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы
социально-экономических и иных последствий их реализации.
Если подготовленный акт Правительства влечет за собой изменения
или дополнения других актов Правительства, то эти изменения и
дополнения включаются в проект подготавливаемого акта и представляются
в виде отдельного акта одновременно с ним.
2.7.3. Руководители структурных подразделений Росрегистрации
несут персональную ответственность за качество и своевременность
подготовки директору Росрегистрации материалов, представляемых им в
Министерство юстиции Российской Федерации.
2.7.4. Поступающие на согласование в Росрегистрацию проекты
указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и
распоряжений Правительства Российской Федерации, федеральных законов,
подготовленных федеральными органами исполнительной власти,
рассматриваются Росрегистрацией не более чем в 10-дневный срок. В
случае если данные документы направляются в Росрегистрацию Минюстом
России, то срок их рассмотрения устанавливается Минюстом России.
2.8. Тексты документов (кроме унифицированных форм) печатаются в
редакторе WinWord 6.0 или в другом совместимом с ним формате шрифтом
Times New Roman Cyr размером N 13, 14 через 1 - 2 межстрочных
интервала на стандартных бланках (Приложения 1 - 2, 4, 6, 7) без
помарок и исправлений. Контрастность печати должна обеспечивать
качественное воспроизведение средствами копировально-множительной
техники.
Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке,
так и без бланка, имеет следующие размеры полей:
левое - 20 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая
и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера
страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими
цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
В Росрегистрации могут создаваться и иные документы, не
предусмотренные настоящей Инструкцией. Их оформление осуществляется в
соответствии с требованиями ГСДОУ по согласованию с Управлением делами
и делопроизводства.
2.9. Редактирование документов.
2.9.1. Редактированию подлежат:
- проекты организационно-распорядительных документов (приказы,
распоряжения);
- проекты документов, подготовленных за подписью директора
Росрегистрации;
- проекты документов, подготовленных за подписью заместителей
директора Росрегистрации, в случае их направления в вышестоящие
организации (Администрацию Президента Российской Федерации,
Правительство Российской Федерации, Министерство юстиции Российской
Федерации и т.п.);
- проекты документов в случае их массовой рассылки в
территориальные органы Росрегистрации.
2.9.2. Проекты организационно-распорядительных актов и иных
документов представляются на редактирование только после их проработки
на уровне руководителей структурных подразделений центрального
аппарата Росрегистрации и с визами исполнителя и начальника
соответствующего структурного подразделения, ответственного за их
подготовку.
2.9.3. На проверенные и отредактированные проекты
организационно-распорядительных документов и приложений к ним на
оборотной стороне каждого листа ставится штамп редактора и его
подпись. На проектах писем и приложений к ним, доверенностей,
нормативных правовых актов штамп редактора и его подпись ставится на
оборотной стороне каждого листа второго экземпляра документа.
Не допускается представление на подпись директору Росрегистрации
указанных проектов документов без штампа редактора.
3. Документооборот
(прохождение документов в Росрегистрации)
3.1. Движение документов с момента их получения или создания до
завершения исполнения, отправки или сдачи на хранение образует
документооборот.
3.2. В Росрегистрации различается три основных потока
документации:
- документы, поступающие из сторонних организаций (входящие);
- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
- документы, создаваемые в структурных подразделениях и
используемые работниками центрального аппарата Росрегистрации в
управленческом процессе (внутренние).
3.3. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей
корреспонденции.
3.3.1. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей
в Росрегистрацию корреспонденции осуществляется работниками отдела
обработки документов и архива Управления делами и делопроизводства.
Документы, полученные работниками структурных подразделений
Росрегистрации от должностных лиц других организаций, подлежат
обязательной передаче для регистрации в Управление делами и
делопроизводства.
3.3.2. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется
сохранность их упаковки и правильность адресования. Ошибочно
доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или
пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция сверяется с
записями в почтовых реестрах.
3.3.3. В отделе обработки документов и архива Управления делами и
делопроизводства вскрываются все конверты (за исключением конвертов с
пометкой "лично"). При отсутствии документа, номер которого обозначен
на пакете, или приложений к нему, а также в случаях несоответствия
номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа либо при
повреждении документа составляется акт в трех экземплярах.
8 - индекс структурного подразделения, подготовившего документ;
226 - порядковый исходящий регистрационный номер Росрегистрации;
СМ, МП - инициалы директора Росрегистрации и его заместителей.
Один экземпляр акта остается в отделе обработки документов и архива,
другой приобщается к поступившему документу, третий посылается
отправителю.
Конверты поступивших документов уничтожаются, кроме случаев,
когда только по ним можно установить адрес отправителя, номер
вложения, дату отправки и доставки, а также в случаях поступления
обращений и заявлений граждан и заграничной корреспонденции.
3.3.4. Вся входящая корреспонденция (кроме обращений граждан,
личной переписки и перечня документов в соответствии с п. 3.3.7)
подлежит обязательной централизованной регистрации в отделе обработки
документов и архива Управления делами и делопроизводства.
На лицевой стороне полученного документа в правом нижнем углу
ставится регистрационный штамп, содержащий информацию о дате
поступления документа и регистрационном номере.
3.3.5. Регистрационный номер, присваиваемый Управлением делами и
делопроизводства, состоит из индекса структурного подразделения и
порядкового номера документа.
3.3.6. Основные сведения о поступающих документах заносятся в
регистрационные формы электронной базы данных Управления делами и
делопроизводства.
3.3.7. Перечень документов, не подлежащих регистрации в
Управлении делами и делопроизводства:
- копии документов, присланные для сведения;
- телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок;
- поздравительные письма;
- пригласительные билеты;
- бухгалтерские документы (счета, платежные поручения и т.д.);
- печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
- формы статистической отчетности.
В Управлении делами и делопроизводства на этих документах
ставится только дата поступления.
3.3.8. Предварительное рассмотрение документов проводится отделом
обработки документов и архива Управления делами и делопроизводства с
целью распределения поступивших документов на требующие обязательного
рассмотрения руководством Росрегистрации и направляемые
непосредственно в структурные подразделения Росрегистрации, исходя из
оценки содержания документа.
Если один и тот же документ прислан в два адреса, то
регистрируется и передается на рассмотрение только один документ,
предназначенный вышестоящему должностному лицу.
3.3.9. Федеральные законы, указы, распоряжения и поручения
Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения и
поручения Правительства Российской Федерации, поручения, содержащиеся
в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у
заместителей Председателя Правительства Российской Федерации,
заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, приказы,
распоряжения, поручения Министерства юстиции Российской Федерации,
парламентские запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
рассматриваются Управлением делами и делопроизводства с целью
необходимости их постановки на контроль.
Документы данного вида докладываются директору Росрегистрации и
его заместителям в соответствии с существующим распределением
обязанностей.
3.3.10. К документам, направляемым на доклад директору
Росрегистрации или его заместителям, прилагаются электронные карточки
ранее зарегистрированных документов, распечатанные на бумажных
носителях, на которые имеются ссылки и имеющие отношение к
рассмотрению данного вопроса.
3.3.11. Зарегистрированная и предварительно рассмотренная
корреспонденция направляется через отдел обработки документов и архива
Управления делами и делопроизводства:
- помощнику директора Росрегистрации на доклад Директору;
- в секретариаты для доклада заместителям директора
Росрегистрации;
- в структурные подразделения Росрегистрации.
3.3.12. Документы с резолюциями директора Росрегистрации или его
заместителей возвращаются в отдел обработки документов и архива
Управления делами и делопроизводства для внесения соответствующей
резолюции в электронную карточку документа и передачи документа
исполнителям.
Если исполнителей несколько, то ответственному исполнителю
передается оригинал документа, а остальным исполнителям - копии
документа.
Отделом обработки документов и архива документы для внесения
резолюции в электронную карточку принимаются только от первого
исполнителя, назначенного директором Росрегистрации.
3.4. Организация работы с документами в структурных
подразделениях Росрегистрации.
3.4.1. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных
подразделениях Росрегистрации возлагается на государственных
гражданских служащих данных подразделений, в чьи должностные
обязанности (в соответствии с должностными регламентами) это входит.
3.4.2. Учет документов в структурных подразделениях
Росрегистрации при отсутствии электронной базы ведется в
регистрационных журналах. Входящие, исходящие и внутренние документы
регистрируются отдельно.
3.4.3. Для достижения информационной совместимости
устанавливается следующий состав реквизитов для учета документов в
регистрационных журналах структурных подразделений:
- регистрационный номер Росрегистрации;
- корреспондент;
- наименование документа;
- дата документа;
- исходящий номер документа;
- краткое содержание;
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения,
автор резолюции, дата простановки резолюции);
- отметка об исполнении.
3.4.4. Состав обязательных реквизитов учета документов в
зависимости от характера документа и задач использования информации
может дополняться другими реквизитами:
- внутренняя переадресация документов по исполнителям;
- ход исполнения;
- наличие приложений;
- перенос сроков исполнения;
- расписка в получении документа.
3.5. Регистрация исходящей корреспонденции.
3.5.1. Исходящие документы за подписью директора, его
заместителей, а также руководителей структурных подразделений
Росрегистрации подлежат единой регистрации в Управлении делами и
делопроизводства. Эти документы представляются в отдел обработки
документов и архива в трех экземплярах:
- первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются
адресату;
- второй экземпляр (копия) с визами остается в отделе обработки и
архива Управления делами и делопроизводства;
- третий экземпляр (заверенная копия) возвращается в структурное
подразделение Росрегистрации.
3.5.2. Исходящим документам за подписью директора Росрегистрации,
его заместителей и руководителей структурных подразделений
присваивается исходящий регистрационный номер в отделе обработки
документов и архива Управления делами и делопроизводства.
Образец:
16.10.2004 N 8/226-СМ
16.10.2004 N 8/226-МП,
где:
16.10.2004 - дата (число, месяц, год); подписавших документ.
Или (если документ подписан руководителем структурного
подразделения):
16.10.2004 N 8/226,
где:
16.10.2004 - дата (число, месяц, год);
8 - индекс структурного подразделения, подготовившего документ;
226 - порядковый исходящий регистрационный номер Росрегистрации.
3.5.3. Документы, создаваемые в Росрегистрации и используемые
работниками в управленческом процессе, являются внутренними. Их
оформление осуществляется в соответствии с п. 2.4.
Регистрация внутренних документов производится в регистрационных
журналах непосредственно в структурных подразделениях и регистрации в
Управлении делами и делопроизводства не подлежит.
3.5.3.1. Исходящий регистрационный номер внутреннего документа
состоит из двух частей:
- индекса структурного подразделения;
- порядкового номера в пределах регистрируемого массива
документов, присваиваемого структурным подразделением Росрегистрации.
Образец:
N 5-10 от 13.10.2004,
где: 5 - индекс структурного подразделения;
10 - порядковый исходящий регистрационный номер структурного
подразделения.
3.5.3.2. После регистрации указанные документы в 1-м экземпляре
направляются для отправки в отдел обработки документов и архива
Управления делами и делопроизводства.
3.6. Отправка исходящей корреспонденции.
3.6.1. Исходящая корреспонденция за подписью директора
Росрегистрации и его заместителей, адресованная в Администрацию
Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской
Федерации, Аппараты Государственной Думы и Совета Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации, полномочным представителям
Президента Российской Федерации в федеральных округах, отправляется
фельдсвязью, если нет другого указания руководства.
Документы, направляемые в Министерство юстиции Российской
Федерации, отправляются с нарочным. Данная корреспонденция оформляется
по реестру.
3.6.2. Обработка документов для отправки почтовой связью
осуществляется Управлением делами и делопроизводства в соответствии с
Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением
Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.
3.6.3. Документы отправляются заказными письмами в конвертах. На
конвертах указываются адресат, его почтовый индекс и адрес, а также в
нижнем левом углу - номер отправляемого документа. Документы,
отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
3.6.4. Заказные письма сдаются на почту по описи, которая
составляется в трех экземплярах. В ней указываются номера документов,
дата отправки, адрес и род отправлений. Два экземпляра описи
передаются в почтовое отделение, третий - остается в отделе обработки
документов и архива. Возвращенный из почтового отделения экземпляр
описи, подтверждающий отправление заказной корреспонденции,
подшивается в соответствующее дело Управления делами и
делопроизводства.
3.6.5. На копиях исходящих документов Управлением делами и
делопроизводства ставится штамп с указанием даты отправки.
3.6.6. Документы массового отправления рассылаются по указателю
рассылки, составленному в структурном подразделении Росрегистрации,
подписанному его руководителем или заместителем руководителя и
утвержденному заместителем руководителя Управления делами и
делопроизводства. Указатель рассылки хранится в отделе обработки
документов и архива Управления делами и делопроизводства. В нем
делается отметка о дате отправки документов.
Указатель рассылки приказов (распоряжений) директора
Росрегистрации хранится в отделе обработки документов и архива
Управления делами и делопроизводства вместе с оригиналами документов.
3.7. Регистрация организационно-распорядительных документов.
3.7.1. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы
по загранкомандировкам регистрируются в Управлении делами и
делопроизводства.
Приказы по личному составу и распоряжения по командированию
работников регистрируются в Отделе государственной службы и кадров.
3.7.2. Регистрация приказов (распоряжений) осуществляется в
соответствии с порядковой нумерацией в пределах календарного года, при
этом приказы и распоряжения по основной деятельности, приказы по
личному составу, по загранкомандировкам и распоряжения о
командировании нумеруются отдельно.
3.7.3. Оригинал приказа (распоряжения) представляется на
регистрацию оформленным и завизированным в соответствии с правилами,
установленными в п. 2.1.8. К распорядительному документу прилагается
указатель рассылки (Приложение 9), заполненный исполнителем,
подписанный руководителем соответствующего структурного подразделения
Росрегистрации, юридическим отделом Управления по контролю в сфере
адвокатуры и нотариата и правовой помощи и утвержденный заместителем
начальника Управления делами и делопроизводства.
Дата регистрации приказа (распоряжения) оформляется
словесно-цифровым способом - 15 мая 2004 г., номер состоит из знака
"N" и порядкового номера приказа (распоряжения) - N 45.
Дата совместного приказа - единая, соответствует дате более
поздней подписи. Регистрационный номер совместного приказа,
издаваемого двумя или более организациями, состоит из регистрационных
номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через
косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.7.4. Копии приказов (распоряжений) заверяются печатью
Управления делами и делопроизводства и направляются в соответствии с
указателем рассылки (копия) адресатам. Подлинник указателя рассылки
подшивается в дело к соответствующему приказу (распоряжению).
3.7.5. Представление приказов на государственную регистрацию.
Приказы, подлежащие государственной регистрации, направляются в
Министерство юстиции Российской Федерации Управлением делами и
делопроизводства Росрегистрации в 6 экземплярах (подлинник и 5
заверенных копий).
Приказы, содержащие сведения конфиденциального характера,
представляются в 2 экземплярах (подлинник и 1 заверенная копия).
3.8. Регистрация договоров (соглашений).
3.8.1. Договоры (соглашения) о взаимодействии между федеральными
органами исполнительной власти, гражданско-правовые договоры и
соглашения с высшими учебными заведениями по подготовке
(переподготовке) арбитражных управляющих регистрируются в Управлении
делами и делопроизводства. В Управлении делами и делопроизводства
осуществляется проверка правильности оформления договора (соглашения)
от имени Росрегистрации.
3.8.2. Регистрация договоров (соглашений) осуществляется в
соответствии с порядковой нумерацией в пределах календарного года. При
регистрации на договоре проставляется порядковый номер и дата
регистрации, которые вносятся в журнал регистрации.
Оригиналы договоров (соглашений) хранятся в Управлении делами и
делопроизводства.
Остальные подлинники направляются сторонам, заключившим договор
(соглашение) с Федеральной регистрационной службой.
3.8.3. Копии договора (соглашения) заверяются печатью Управления
делами и делопроизводства и направляются заместителям Директора, а
также в структурные подразделения Росрегистрации, визировавшие данный
договор (соглашение).
3.9. Регистрация доверенностей.
3.9.1. Доверенности на право совершения действий от имени
Росрегистрации, представления ее интересов в государственных,
общественных и судебных органах регистрируются в отделе обработки
документов и архива Управления делами и делопроизводства в журнале
регистрации доверенностей в пределах календарного года простой
порядковой нумерацией.
3.9.2. Зарегистрированный оригинал доверенности выдается на руки,
а копия и ксерокопия остаются на хранении в Управлении делами и
делопроизводства.
3.10. Учет объема документооборота.
3.10.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных
видов и общее количество входящих, исходящих и внутренних документов в
каждом структурном подразделении и в целом по Федеральной
регистрационной службе.
3.10.2. Государственные гражданские служащие, ответственные за
ведение делопроизводства в структурных подразделениях Федеральной
регистрационной службы, учитывают документы при получении и подготовке
к отправке. Данные о количестве документов за месяц суммируются и до
7-го числа следующего месяца представляются в Управление делами и
делопроизводства в виде учетной формы (Приложение 10).
3.10.3. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и
прилагаемые к нему документы считаются за один документ.
3.10.4. Управление делами и делопроизводства до 10-го числа
текущего месяца сводит данные по объему документооборота в единые
таблицы, отражающие документооборот в целом по Росрегистрации и по его
структурным подразделениям (Приложения 11, 12).
3.10.5. Результаты учета документооборота обобщаются Управлением
делами и делопроизводства и в конце года представляются руководству
для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
3.11. Организация приема и передачи документов с использованием
средств факсимильной связи.
3.11.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной
передачи и приема текстов документов и служебных материалов.
Факсимильные аппараты, имеющие официальный номер Росрегистрации,
устанавливаются в Управлении делами и делопроизводства.
3.11.2. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи
служебная информация не считается официальным документом.
3.11.3. Передача с использованием средств факсимильной связи
документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного
распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования" и
"Не для печати", не разрешается.
3.11.4. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи
документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5
листов.
3.11.5. Поступившие факсограммы учитываются в журнале и без
проставления регистрационного штампа передаются адресатам под
расписку.
3.11.6. Контроль за использованием факсимильной техники,
установленной в структурных подразделениях, осуществляется
руководителями этих подразделений.
4. Контроль исполнения документов
4.1. Контроль исполнения документов представляет собой
совокупность процедур, осуществляемых Управлением делами и
делопроизводства совместно со структурными подразделениями
центрального аппарата Федеральной регистрационной службы, связанных с
учетом и анализом сроков и порядка исполнения входящих документов, с
целью укрепления исполнительской дисциплины структурных подразделений
центрального аппарата Федеральной регистрационной службы, повышения
эффективности деятельности Службы.
4.2. Управление делами и делопроизводства осуществляет процесс
контроля исполнения документов в соответствии с Конституцией
Российской Федерации, Федеральными законами от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О
государственной гражданской службе Российской Федерации", от
05.07.1999 N 133-ФЗ "О внесении изменений и дополнений в Федеральный
закон "О статусе депутата Совета Федерации и статусе депутата
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации",
Трудовым кодексом Российской Федерации, Указами Президента Российской
Федерации от 06.06.1996 N 810 "О мерах по укреплению дисциплины в
системе государственной службы" и от 06.11.1996 N 1536 "О мерах по
совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений
Президента Российской Федерации", постановлениями и поручениями
Правительства Российской Федерации.
4.3. Контроль исполнения документов включает постановку документа
на контроль, проверку своевременного доведения документа до
исполнителя, предварительный контроль, предупредительный контроль,
снятие документа с контроля.
4.4. Контролю в Росрегистрации подлежит исполнение федеральных
законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской
Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства
Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний
Правительства Российской Федерации, совещаний у заместителей
Председателя Правительства Российской Федерации и заседаний комиссий
Правительства Российской Федерации, поручений Министерства юстиции
Российской Федерации, парламентских и депутатских запросов членов
Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального
Собрания Российской Федерации.
4.5. Структурные подразделения центрального аппарата
Росрегистрации осуществляют контроль за исполнением документов в
соответствии с их компетенцией под общим контролем Управления делами и
делопроизводства.
4.6. Руководитель структурного подразделения центрального
аппарата Росрегистрации определяет из числа государственных
гражданских служащих исполнителя документа или поручения, который
обеспечивает контроль, сбор, обработку и обобщение информации,
подготовку необходимых документов, проектов докладов о ходе и
результатах выполнения.
4.7. Общий контроль за соблюдением сроков и порядка исполнения
документов, перечень которых указан в пункте 4.4, осуществляет
Управление делами и делопроизводства, которое еженедельно готовит
информационные справки о состоянии работы с контрольными документами.
4.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае
болезни, увольнении или перемещении государственный гражданский
служащий, ответственный за контроль исполнения документов, обязан
передать другому государственному гражданскому служащему по
согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые
документы.
4.9. Постановка поручений и документов на контроль.
4.9.1. Постановку поручений и документов на контроль осуществляет
Минюст России (документы со штампом "Минюст России. Контроль") и
Управление делами и делопроизводства Росрегистрации при
предварительном их рассмотрении.
4.9.2. На поручение или документ, требующий исполнения, в правом
верхнем углу подлинника ставится штамп "Контроль".
4.9.3. Документы со штампом "Минюст России. Контроль" и
"Контроль" после их рассмотрения руководством Федеральной
регистрационной службы направляются в структурные подразделения -
исполнители и в отдел обработки документов и архива.
4.9.4. В отделе обработки документов и архива Управления делами и
делопроизводства на каждый контрольный документ в электронной базе
данных заводится контрольная карточка, в которой отражаются входящий
номер Росрегистрации и его дата, входящий номер Минюста России (если
документ со штампом "Минюст России. Контроль"), дата и содержание
поручения, срок его исполнения, наименование структурного
подразделения - исполнителя и другая информация.
Электронные карточки контрольных документов систематизируются по
срокам исполнения, по исполнителям, по видам документов.
4.10. Предварительный контроль исполнения поручений и документов.
4.10.1. Предварительный контроль осуществляется на основании
карточек контрольных документов Росрегистрации и Минюста России,
направляемых в структурные подразделения центрального аппарата
Росрегистрации, являющиеся основными исполнителями документа.
4.10.2. Карточки контрольных документов, по которым дано
поручение директором Росрегистрации, имеют в заголовке обозначение
"К".
4.10.3. Государственные гражданские служащие, ответственные за
делопроизводство в структурных подразделениях Росрегистрации, на
основании карточек контрольных документов Росрегистрации и Минюста
России осуществляют контроль за исполнением документов работниками
соответствующего структурного подразделения и информирование
Управления делами и делопроизводства о состоянии исполнения документа.
4.11. Предупредительный контроль исполнения поручений и
документов.
4.11.1. Предупредительный контроль осуществляется на основании
перечней контрольных документов, направляемых еженедельно заместителям
директора Росрегистрации, курирующим соответствующие структурные
подразделения, и руководителям структурных подразделений.
Перечень контрольных документов содержит информацию о поручениях
и документах, срок исполнения которых истекает в течение следующей
недели.
4.11.2. Отдел обработки документов и архива Управления делами и
делопроизводства выясняет в структурном подразделении фамилию, имя,
отчество и телефон исполнителя поручения, ход его исполнения,
напоминает об истечении срока его исполнения.
4.12. Снятие контрольных поручений и документов с контроля.
4.12.1. Снятие документов с контроля осуществляется Управлением
делами и делопроизводства.
4.12.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля
после фактического выполнения поручений по существу,
документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов
его рассмотрения Президенту Российской Федерации, в Правительство
Российской Федерации, в Минюст России, органам государственной власти
или иным заинтересованным организациям и лицам или если в
представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных
поручений и материалы не возвращены на доработку.
4.12.3. Работник структурного подразделения Росрегистрации,
ответственный за делопроизводство, оформляет контрольный документ
отметкой об исполнении и направлении его в дело: краткие сведения об
исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об
исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться
документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного
подразделения, в котором исполнен документ. После этого он оперативно
вносит в контрольную карточку информацию об исполнении документа,
которая должна содержать номер исходящего из Росрегистрации ответа,
его дату и наименование адресата, кому он направлен.
4.12.4. Заполненная карточка контрольного документа в кратчайшие
сроки подлежит возврату в Управление делами и делопроизводства для
внесения информации об исполнении в электронную базу данных.
4.12.5. Управление делами и делопроизводства на основании
информации, внесенной в контрольную карточку либо полученной по
телефону, вносит сведения об исполнении контрольного документа в
электронную базу данных и снимает его с контроля.
4.13. Сроки исполнения поручений и документов.
4.13.1. Сроки исполнения поручений, устанавливаемые Президентом
Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, Минюстом
России, иными вышестоящими органами государственной власти Российской
Федерации, исчисляются в календарных днях с даты подписания документа.
4.13.2. Поручения Правительства Российской Федерации подлежат
исполнению:
в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана
конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего
месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего
дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится
на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему
рабочий день;
в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка
"срочно", "незамедлительно";
в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеются пометки
"оперативно", "в кратчайшие сроки", "в возможно короткие сроки",
"безотлагательно";
в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная
дата либо конкретный срок исполнения.
В исключительных случаях, когда по объективным причинам
исполнение поручения в установленный срок невозможно, исполнители
направляют в Правительство Российской Федерации мотивированные
предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Если поручение дано нескольким органам исполнительной власти и
Росрегистрация является соисполнителем, то свои предложения
представляет в течение первой половины срока, отведенного на
исполнение.
4.13.3. Если поручение дано Росрегистрации Минюстом России, то
поручение подлежит исполнению:
в указанный срок, если Росрегистрация головной исполнитель;
за 2 - 3 дня до указанного срока, если Росрегистрация является
соисполнителем.
4.13.4. Срок исполнения парламентских запросов членов Совета
Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации составляет 15 дней со дня получения запроса или
иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания
Российской Федерации.
4.13.5. Срок исполнения депутатских запросов членов Совета
Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации составляет 30 дней со дня получения запроса или
иной, согласованный с инициатором запроса, срок.
4.13.6. Сроки исполнения документов, поступивших из других
организаций, исчисляются в календарных днях с даты их поступления,
отмеченной в регистрационном штампе Росрегистрации.
4.13.7. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются
директором Росрегистрации или его заместителями и указываются в
резолюциях по конкретному документу.
4.13.8. При необходимости изменения срока выполнения поручения
должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за 3 дня до
истечения срока представляет на имя директора Росрегистрации или его
заместителя в зависимости от того, кем дано поручение, мотивированную
просьбу о продлении срока исполнения.
4.13.9. Приостанавливать исполнение документов, продлевать срок
исполнения, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы
или организации - авторы документов.
4.13.10. Проекты документов на подпись директору Росрегистрации
представляются руководителями структурных подразделений центрального
аппарата только через Управление делами и делопроизводства.
5. Порядок работы с обращениями граждан
5.1. Работа с обращениями граждан в Росрегистрации ведется в
соответствии с Конституцией Российской Федерации, действующим
законодательством, регламентирующим порядок работы с обращениями
граждан, Положением о Росрегистрации и настоящей Инструкцией.
5.2. Организация и обеспечение централизованного учета и
своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан в
Росрегистрации осуществляется отделом писем и приема граждан
Управления делами и делопроизводства (далее - Отдел писем).
5.3. Зарегистрированные в Отделе писем обращения, не требующие
доклада руководству, направляются, в зависимости от их содержания, в
соответствующие структурные подразделения центрального аппарата
Росрегистрации.
5.4. Ответственность за организацию рассмотрения обращений
граждан и соблюдение установленных сроков возлагается на руководителей
структурных подразделений центрального аппарата Росрегистрации.
Поступившие в подразделения письменные обращения граждан
рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их регистрации в Отделе
писем, а письма, требующие дополнительного изучения и проверки, в срок
до одного месяца. В отдельных случаях срок рассмотрения письменного
обращения может быть продлен заместителем директора Росрегистрации,
давшим соответствующее поручение, или по согласованию с Отделом писем
руководителем структурного подразделения, у которого письмо находится
на исполнении, но не более чем на один месяц. О продлении срока
рассмотрения сообщается автору письменного обращения. Копия справки о
продлении срока рассмотрения обращения направляется в Отдел писем.
5.5. Обращения граждан, рассмотрение которых входит в компетенцию
территориальных органов Росрегистрации, если не требуется
вмешательства центрального аппарата Федеральной регистрационной
службы, направляются в 5-дневный срок для разрешения по существу в
регионы, независимо от того, кому из должностных лиц Росрегистрации
эти обращения адресованы.
Поручения направляются за подписью руководителя структурного
подразделения или его заместителя.
5.6. Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в
компетенцию Росрегистрации, направляются в 5-дневный срок по
принадлежности за подписью начальника Отдела писем или его
заместителя.
5.7. Поступившие в структурные подразделения письма без резолюции
директора Росрегистрации или его заместителей, но требующие особого
внимания, докладываются руководителем структурного подразделения
директору Росрегистрации или, в соответствии с распределением
обязанностей, его заместителю, при этом согласовывается порядок
рассмотрения обращения.
5.8. Решение о рассмотрении письменных обращений граждан с
выездом на место работников соответствующих структурных подразделений
принимается директором Росрегистрации или его заместителем.
5.9. Письменные обращения граждан, поступившие в Росрегистрацию с
сопроводительным письмом на имя директора Росрегистрации или его
заместителя, подписанные депутатом Государственной Думы или членом
Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации,
руководством Минюста России, руководителем органа исполнительной
власти или региона, в день регистрации докладываются начальнику
Управления делами и делопроизводства или его заместителю, который в
этот же день докладывает их соответствующему руководителю
Росрегистрации. В таком же порядке подлежат докладу руководству
Росрегистрации письма, содержащие жалобы на сотрудников центрального
аппарата, руководителей территориальных органов Росрегистрации. Письма
с резолюциями директора Федеральной регистрационной службы или его
заместителей передаются исполнителю только через Отдел писем, где в
случае необходимости берутся на особый контроль.
5.10. Отделом писем на "особый контроль" берутся обращения
граждан, направляемые в Росрегистрацию из Администрации Президента
Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации,
палат Федерального Собрания Российской Федерации, Минюста России и
иных органов государственной власти, если после разрешения обращения
им требуется дать ответ. На "особый контроль" могут быть взяты и
другие обращения.
5.11. Поручения по обращениям граждан вместе с производством
передаются исполнителям не позднее следующего дня с момента вынесения
резолюции. Если поручение дано нескольким подразделениям центрального
аппарата Росрегистрации, то работу по его рассмотрению координирует
подразделение, указанное в резолюции первым. Решение, принятое по
такому письму, должно быть согласовано между всеми структурными
подразделениями, участвующими в рассмотрении. В случае возникновения
противоречий окончательное решение принимает лицо, давшее поручение.
5.12. Категорически запрещается:
направлять обращения на рассмотрение должностным лицам или
организациям, действия которых обжалуются;
передавать обращения из одного структурного подразделения в
другое, минуя Отдел писем.
5.13. По обращениям, принятым к производству Росрегистрацией,
окончательные ответы готовятся самостоятельными структурными
подразделениями и подписываются его руководителем или заместителем
руководителя. На повторное обращение гражданина ответ подписывает
руководитель структурного подразделения, если ранее ответ направлялся
за подписью его заместителя.
Если ранее ответ направлялся за подписью руководителя
структурного подразделения, то на повторное обращение ответ
подписывает курирующий соответствующее структурное подразделение
заместитель директора Росрегистрации.
5.14. За подписью заместителя директора Росрегистрации готовятся
ответы по обращениям на действия руководителей структурных
подразделений центрального аппарата Росрегистрации, если они ранее
принимали решение по жалобе. В отдельных случаях руководитель
подразделения может дать повторный ответ.
5.15. За подписью директора Росрегистрации или его заместителей
готовятся ответы по обращениям "особого контроля" органам, взявшим
обращение на контроль. Ответы гражданам по таким обращениям могут быть
подписаны начальником Управления, если ранее он не принимал по ним
решения.
5.16. По обращениям, направленным для рассмотрения в
территориальные органы Росрегистрации, ответы подписывают
соответственно их руководители.
5.17. Обращения граждан, поступившие в установленном порядке,
подлежат обязательному рассмотрению. Отказ в рассмотрении обращений по
вопросам, относящимся к компетенции Росрегистрации, недопустим.
Рассмотрение вопроса считается завершенным только после отправки
заявителю ответа о принятом решении.
Письменное обращение гражданина должно быть им подписано с
указанием фамилии, имени, отчества, помимо изложения существа
предложения, заявления либо жалобы, также данные о месте его
жительства, работы или учебы. Обращение, не содержащее этих сведений,
признается анонимным и рассмотрению не подлежит.
При наличии в таких обращениях сообщений о злоупотреблении,
нарушении законодательства с указанием конкретного должностного лица
Росрегистрации обращение (заявление) направляется в соответствующее
структурное подразделение центрального аппарата Росрегистрации для
рассмотрения или списания в дело на усмотрение его руководства.
5.18. Личный прием граждан в приемной Росрегистрации организуют и
проводят начальник Отдела писем, его заместитель, специалисты отдела.
В случае возникновения конфликтной ситуации посетителя принимает
начальник Управления делами и делопроизводства или его заместитель.
5.19. Прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции
Росрегистрации, при наличии у них ответов руководителей
территориальных органов Росрегистрации проводится специалистами и
руководителями структурных подразделений.
Заместители директора Росрегистрации принимают граждан при
наличии у них аргументированных возражений на решение руководителя
структурного подразделения Росрегистрации.
В отдельных случаях, по спорным и важным вопросам с жалобами на
решения заместителей директора Росрегистрации, граждан принимает лично
директор Росрегистрации.
5.20. Организацию приема посетителей специалистами и
руководителями структурных подразделений Росрегистрации осуществляют
начальник, его заместитель и специалисты Отдела писем. Организацию
приема посетителей директором Росрегистрации или его заместителями
осуществляет начальник Управления делами и делопроизводства или его
заместитель.
Запись на прием к директору Росрегистрации или его заместителям
производится в рабочем порядке по мере необходимости. Прием проводится
в соответствии с утвержденным графиком приема.
5.21. В соответствии с графиком, утвержденным директором
Росрегистрации, прием населения ведут руководители структурных
подразделений, их заместители, наиболее квалифицированные специалисты.
Запись к ним на прием осуществляют специалисты Отдела писем, учитывая
при этом специализацию и компетенцию представителей структурных
подразделений Росрегистрации.
5.22. Не позднее чем за сутки до приема посетителя директором
Росрегистрации или его заместителем руководитель структурного
подразделения представляет в Отдел писем вместе с производством
краткую обзорную справку о ходе и результатах рассмотрения жалобы.
5.23. Если во время приема невозможно решить поставленные
вопросы, от посетителя принимается заявление, которое после
соответствующего оформления передается в Отдел писем для регистрации и
направления по принадлежности.
Если поставленные посетителем вопросы не входят в компетенцию
Росрегистрации, ему разъясняется его право на обращение в
соответствующие органы.
5.24. Жалобы и заявления граждан с личного приема, поступающие на
рассмотрение в самостоятельные структурные подразделения центрального
аппарата Росрегистрации, должны быть взяты ими на контроль.
5.25. На Отдел писем возлагается контроль за организацией работы
с обращениями граждан в структурных подразделениях центрального
аппарата Росрегистрации.
Структурные подразделения Росрегистрации обязаны своевременно
информировать Отдел писем о завершении работы с обращениями граждан,
поступившими с личного приема или с резолюцией руководителей
Росрегистрации, а также о передаче письма в другое подразделение.
5.26. Отдел писем организует работу справочной службы,
информирующей обратившегося в нее гражданина о ходе и результатах
рассмотрения его обращения.
5.27. В структурных подразделениях Росрегистрации регулярно
проводится работа по анализу обращений граждан. Отдел писем совместно
с руководителями структурных подразделений Росрегистрации планирует
подготовку тематических обзоров писем и контролирует выполнение этих
планов. Обзоры писем подписываются руководителями структурных
подразделений и докладываются заместителю директора Росрегистрации по
направлению деятельности, который определяет круг лиц, подлежащих
ознакомлению с ними.
На основании информации, полученной от руководителей структурных
подразделений центрального аппарата Росрегистрации, руководителей
территориальных органов Росрегистрации, Отдел писем готовит по итогам
полугодия служебную записку о характере обращений граждан в
Росрегистрацию, в ее подведомственные органы.
Ответственность за достоверность представляемой информации в
рамках своей компетенции несут руководители структурных подразделений.
5.28. Обращения граждан, поступившие почтой, отдел обработки
документов Управления делами и делопроизводства по реестру в тот же
день передает в Отдел писем.
5.29. Специалист Отдела писем после ознакомления и проверки
обращения по картотеке проводит его регистрацию.
5.30. На обращение, поступившее впервые, заводится алфавитная
учетная карточка (Приложение 13). На алфавитной карточке проставляется
регистрационный номер обращения, фамилия, имя, отчество заявителя и
его адрес; краткое содержание обращения; дата поступления в
Росрегистрацию; индекс структурного подразделения Росрегистрации или
наименование территориального органа, куда обращение направлено для
разрешения.
Регистрационный номер состоит из цифр порядкового номера и двух
последних цифр года поступления (например: 29-04).
5.31. Алфавитная учетная карточка хранится в картотеке отдела
писем и приема граждан Управления делами и делопроизводства. На ней
регистрируются все последующие обращения в Росрегистрацию одного и
того же лица под номером первичного заявления.
5.32. На обращение, поступившее впервые, отделом писем и приема
граждан заводится производство (Приложение 14) с тем же номером, что и
алфавитная учетная карточка, кроме того, на производстве проставляется
цифра, обозначающая индекс структурного подразделения, куда
направляется заявление, и фамилия заявителя. В производство
подшиваются все документы и материалы, отражающие ход рассмотрения
данного обращения и принятые по нему решения. Все последующие
обращения, касающиеся деятельности того же подразделения, подшиваются
в это же производство в хронологическом порядке.
5.33. Решение об окончании рассмотрения обращения принимает
руководитель структурного подразделения, который делает отметку в
производстве "в дело".
5.34. Законченные производства по обращениям хранятся в
структурных подразделениях центрального аппарата Росрегистрации,
принимавших решения по жалобам и заявлениям, в течение 5 лет, по
истечении срока хранения сдаются в архив центрального аппарата
Росрегистрации для уничтожения.
5.35. На каждое поступившее обращение Отделом писем заводится
статистическая карточка, которая вместе с производством направляется в
структурное подразделение. Специалистом, рассматривающим обращение
гражданина, на ней делаются соответствующие отметки, отражающие ход
рассмотрения обращения. Статистическая карточка хранится в картотеке
структурного подразделения и используется в аналитической работе и при
обобщении обращений.
5.36. Если обращение гражданина берется на особый контроль, кроме
статистической карточки, на которой проставляется пометка "особый
контроль", заводится в двух экземплярах контрольная карточка
(Приложение 15). Один экземпляр карточки направляется на исполнение
вместе с производством и возвращается из структурного подразделения в
Отдел писем с копиями ответов контролирующей организации и заявителю.
5.37. Исходящий регистрационный номер при переписке по обращениям
граждан присваивается в отделе обработки документов и архива
Управления делами и делопроизводства Росрегистрации.
Например: N 6-16-4203-01,
где: 6 - индекс структурного подразделения;
16 - номер номенклатурного дела по предложениям, заявлениям и
жалобам граждан в Управлении делами и делопроизводства;
4203-01 - номер, присвоенный при централизованной регистрации в
отделе писем.
5.38. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и
того же лица по одному и тому же вопросу:
- если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по
первоначальному обращению;
- если со времени подачи первого обращения истек установленный
законом срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.
Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по
разным вопросам.
5.39. Дубликатом обращения являются обращения одного и того же
лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и
поступившие в Росрегистрацию, или обращения этого же лица с одинаковым
текстом.
5.40. Дубликаты обращений, поступившие в течение месяца со дня
дачи заявителю исчерпывающего ответа, повторному рассмотрению не
подлежат и списываются в дело с согласия руководителя структурного
подразделения или его заместителя, отвечающего за работу с письмами и
обращениями граждан. Если они поступили из Администрации Президента
Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, от
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской
Федерации и не взяты ими на контроль, заявителю направляется повторный
ответ.
5.41. Все дубликаты, повторные, а также дополнительные обращения
регистрируются под одним и тем же номером, что и первоначально
поступившие обращения. При этом в алфавитной и статистической
карточках после проставления присвоенного номера отмечаются даты
поступления обращения.
5.42. Справочно-информационное обслуживание внешних
корреспондентов, обращающихся в Росрегистрацию, осуществляется Отделом
писем.
6. Порядок обращения со служебной информацией
ограниченного распространения
6.1. Порядок обращения с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения, определен Постановлением
Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233.
6.2. К служебной информации ограниченного распространения
относится несекретная информация, касающаяся деятельности
Росрегистрации, ограничение на распространение которой диктуется
служебной необходимостью.
6.3. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного
распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
6.4. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной
информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную
ответственность за обоснованность принятого решения.
6.5. Служебная информация ограниченного распространения без
санкции руководителя структурного подразделения Росрегистрации не
подлежит разглашению (распространению).
6.6. За разглашение служебной информации ограниченного
распространения, а также нарушение порядка обращений с документами,
содержащими такую информацию, государственный служащий может быть
привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством
ответственности.
6.7. Порядок обращения с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения.
6.7.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного
пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения, определяется исполнителем документа и
должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Указанная пометка, номер экземпляра проставляются в правом
верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе
издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким
документам.
6.7.2. Прием и учет (регистрация) документов, поступающих в
Росрегистрацию, содержащих служебную информацию ограниченного
распространения, осуществляется Управлением делами и делопроизводства,
а в структурных подразделениях - работниками, ответственными за прием
и учет несекретной документации.
6.7.3. На документах с пометкой "Для служебного пользования" на
обороте последнего листа каждого экземпляра документа должно быть
указано количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, дата
печатания документа.
Отпечатанные и подписанные документы с черновиками и вариантами
передаются для регистрации работнику отдела обработки документов и
архива Управления делами и делопроизводства, осуществляющему их учет.
Они учитываются отдельно от несекретной документации. К
регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".
Документы для служебного пользования:
- передаются работникам подразделений под расписку;
- пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью,
заказными или ценными почтовыми отправлениями;
- размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения
соответствующего руководителя структурного подразделения, готовившего
документ. Учет копий документов ведется по каждому экземпляру
отдельно;
- хранятся документы для служебного пользования в надежно
запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
6.7.4. При необходимости направления документов с пометкой "Для
служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель
рассылки, в котором по каждому адресу проставляется номер экземпляра
отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем
и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
6.7.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного
пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел
несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое
помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного
пользования".
6.7.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного
пользования", утративших свое практическое назначение и не имеющих
исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом
делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
6.7.7. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного
пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения
соответствующего руководителя.
6.7.8. При смене работника, ответственного за учет документов с
пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи
этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.
6.7.9. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для
служебного пользования" проводится не реже одного раза в год
комиссиями, назначаемыми приказом Росрегистрации. В состав таких
комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и
хранение этих материалов.
В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество
изданий, дел и материалов с пометкой "Для служебного пользования",
проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверки оформляются актом.
6.7.10. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих
служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения
этой информации ставится в известность заместитель директора
Росрегистрации, курирующий Управление делами и делопроизводства, и
назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или
разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю,
назначившему комиссию.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для
служебного пользования" составляется акт, на основании которого
делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные
дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в
архив для включения в дело фонда.
6.7.11. При снятии пометки "Для служебного пользования" на
документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются
соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти
документы (издания) направлялись.
7. Копировально-множительные работы
7.1. Копировально-множительные работы.
7.1.1. Централизованное ксерокопирование документов производится
Управлением делами и делопроизводства.
Размножению подлежат документы и материалы только служебного
характера, непосредственно связанные с деятельностью Росрегистрации.
Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к
деятельности Росрегистрации ксерокопированию не подлежат.
Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10 - 15
страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях (при
наличии копировальной техники) с соблюдением правил, установленных
настоящей Инструкцией.
7.1.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ
является заполненный бланк заказа установленной формы (Приложение 16).
Решение о необходимости размножения документов и обоснованности
количества производимых с них копий принимается руководителями
управлений или их заместителями. Подписанный ими заказ на производство
множительных работ визируется начальником Управления делами и
делопроизводства или его заместителем.
7.1.3. Копирование документов производится в порядке их
поступления и в соответствии с графиком работы
копировально-множительного участка отдела обработки документов и
архива Управления делами и делопроизводства.
В первоочередном порядке размножаются материалы, поступающие от
директора Росрегистрации, его заместителей и срочные. Срочность
определяется начальником Управления делами и делопроизводства или его
заместителем.
7.1.4. Документы информационного, справочного и методического
характера, значительные по объему, внутриведомственная переписка,
массовый тираж и материалы, предназначенные для формирования
номенклатурных дел, размножаются, как правило, на обеих сторонах
листа, с уменьшением текста или в виде брошюр. Копирование материалов
на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в
случаях действительной служебной необходимости.
7.1.5. Поступающие на размножение документы должны быть четко и
разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более А3. Брошюры и
скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и
раскрепляются.
Материалы, подготовленные для ксерокопирования без соблюдения
данных требований, возвращаются исполнителю на доработку.
7.1.6. Не подлежат размножению используемые Росрегистрацией
официальные бланки с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации.
Не производится ксерокопирование книг, различных справочников,
кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных
копий, а также документов в рукописном виде (кроме обращений граждан),
с вклейками, загрязненных, с трудночитаемым текстом и мелким шрифтом.
7.1.7. Поступающие заказы на выполнение копировальных работ
регистрируются в специальном журнале (Приложение 17). Изготовленные
копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа под роспись в
журнале.
Заказы на производимые работы хранятся в Управлении делами и
делопроизводства в течение года.
7.1.8. Официальные бланки Росрегистрации с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации, установленной формы
журналы учета, значительные по объему материалы, предназначенные к
изданию большими тиражами, а также бланки, таблицы, описи, реестры и
т.д., используемые в структурных подразделениях Росрегистрации,
годовая потребность в которых превышает 1,5 тыс. экз., изготавливаются
в типографии.
Заказы на выполнение типографских работ оформляются в структурных
подразделениях, визируются начальником Управления делами и
делопроизводства и направляются на исполнение в Отдел
административно-хозяйственного и информационного обеспечения
Управления делами и делопроизводства.
7.1.9. Материалы ограниченного распространения с пометкой "Для
служебного пользования" тиражируются на основании отдельно оформленных
заказов с письменного разрешения руководителя структурного
подразделения Росрегистрации и с отметкой на оригинале документа о
количестве снятых с него копий.
7.1.10. Порядок использования имеющейся в структурных
подразделениях Росрегистрации копировально-множительной техники
устанавливается их руководителями с учетом требований, изложенных в
настоящей Инструкции.
7.1.11. Отдел административно-хозяйственного и информационного
обеспечения Управления делами и делопроизводства ведет учет
выполненных работ по копированию документов, использования расходных
материалов и комплектующих к оргтехнике.
8. Печати и бланки в Федеральной регистрационной службе
8.1. Мастичные печати и штампы в Федеральной регистрационной
службе.
8.1.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия
копий документов подлинникам в Росрегистрации используются печати с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее -
гербовые печати).
8.1.2. В соответствии с Постановлением Правительства Российской
Федерации от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления,
использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" и с
учетом внесенных изменений (Постановление Правительства Российской
Федерации от 08.06.2001 N 450) изготовление гербовых печатей
Страницы: 1 2 |