подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит
проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов.
Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по
согласованию с руководством архива.
При возвращении архивных документов в архивохранилище
осуществляется полистная проверка их физического состояния в
установленном порядке (см. п. 2.11.10). В книге выдачи архивных
документов делается отметка о возвращении архивных документов в
присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя.
Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов,
составляется акт в произвольной форме, который подписывается
работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и
представляется на рассмотрение руководства архива.
Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за
сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы
с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том
числе внесения в их текст изменений (если это может быть
квалифицировано как повреждение архивного документа), архив обращается
с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту
расположения архива, в трехдневный срок информирует специально
уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, уполномоченные
органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации,
осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об архивном
деле в Российской Федерации, принимает другие меры к возмещению ущерба
в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Транспортировка и перемещение архивных документов
2.11.11. При транспортировке архивных документов на любые
расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия
вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов
упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света,
механических повреждений.
Транспортировка архивных документов производится при их плотной
укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов
внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом
фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки
жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во
влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные
документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются
только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально
предназначенных для их перемещения средствах.
Для перемещения архивных документов внутри архива используются
передвижные тележки и другие средства транспортировки.
Внутригородские перевозки архивных документов производятся в
закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива.
Транспортировка архивных документов на дальние расстояния
производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в
соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для
соответствующего вида транспорта.
Выявление уникальных документов
и особо ценных документов
2.11.12. Выявление уникальных документов и особо ценных
документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными
специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и
методических пособий, подготовленных в архиве.
Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации
уникальных документов осуществляется в соответствии с Регламентом
Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда
Российской Федерации и включает в себя:
заполнение на каждый выявленный потенциально уникальный документ
листа учета и описания уникального документа;
рассмотрение экспертно-методической комиссией (или другим
совещательным органом) архива представленных материалов;
представление предложений о включении выявленных потенциально
уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов
Архивного фонда Российской Федерации в соответствующий уполномоченный
орган исполнительной власти в сфере архивного дела.
Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации особо
ценных документов осуществляется экспертно-проверочной комиссией (ЭПК)
федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного
дела, экспертной фондово-закупочной комиссией государственного или
муниципального музея, экспертной комиссией государственной или
муниципальной библиотеки, ЭПК Архива Российской академии наук и
закрепляется учетными документами архива в установленном порядке (см.
п. 3.7.5).
ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта
Российской Федерации в сфере архивного дела вправе делегировать
полномочия по определению в составе Архивного фонда Российской
Федерации особо ценных документов экспертно-методической
(методической) комиссии государственного архива субъекта Российской
Федерации.
Создание страхового фонда
2.11.13. Совокупность страховых копий уникальных и особо ценных
документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - страховой
фонд) создается в целях сохранения документной информации на случай
утраты или повреждения оригиналов этих документов. Страховой фонд
является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от
оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в
специальных архивохранилищах (см. п. 4.13.3).
Очередность страхового копирования определяется с учетом
физического состояния уникальных документов и особо ценных документов
и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них
подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями
материального носителя и документной информации.
Подготовка уникальных документов и особо ценных документов к
страховому копированию осуществляется в соответствии с порядком выдачи
архивных документов из архивохранилищ (см. п. 2.11.10).
Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации
единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед
единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в
единицу хранения архивные документы.
При страховом копировании дела, как правило, расшивке не
подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по
согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать
переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается
лабораторией или организацией - изготовителем страховых копий заново.
Страховое копирование уникальных документов и особо ценных
документов осуществляется в соответствии с технологическими
регламентами и другими действующими нормативно-техническими
документами.
Страховой копией архивного документа на бумажной основе является
негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения,
изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке
соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.
Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия
оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом
контактной печати.
Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала,
изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом
репродуцирования или контактной печати.
Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала,
изготовленная современной системой записи.
Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала,
изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на
магнитной ленте.
Создание, комплект и состав фонда пользования
2.11.13.1. Совокупность копий архивных документов, выполненных на
различных материальных носителях и предназначенных для использования с
целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (далее -
фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием
страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые
архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных
документов, организация их использования).
Фонд пользования, изготовленный одновременно со страховым фондом,
создается в обязательном комплекте, включающем:
для архивных документов на бумажной основе - одну микроформу 2-го
поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная),
изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения, и одну
микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения;
для фотодокументов - один позитивный фотоотпечаток и один
дубль-негатив;
для кинодокументов - одну позитивную совмещенную копию, один
промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для
звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив
изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на
постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда
пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и
VHS;
для фонодокументов - одну копию на магнитной ленте;
для видеодокументов - одну копию в формате VHS.
Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том
числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ,
осуществляется архивом самостоятельно.
В фонд пользования включаются копии полностью скопированных
единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть
включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных
документов.
Проверка наличия и состояния, технический контроль
страхового фонда и фонда пользования
2.11.13.2. Все страховые копии должны соответствовать оригиналу,
как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.
Изготовитель страховых копий обеспечивает соответствие всех
выпускаемых копий требованиям действующих нормативно-технических
документов по страховому копированию.
Все страховые копии проходят технический контроль в лаборатории
или организации-изготовителе, сведения об их качестве фиксируются в
актах технического состояния копий страхового фонда (по формам в
соответствии с отраслевыми нормативными документами).
При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа
на копирование, количество копий, комплектность, правильность и
полнота заполнения актов технического состояния, визуально-техническое
состояние копий.
В процессе хранения страховые копии подлежат:
проверке наличия и состояния в целях установления фактического
наличия страховых копий, их соответствия данным учетных документов;
техническому контролю состояния и своевременному проведению
необходимых консервационно-профилактических мероприятий.
Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в
три года, при этом контролю подлежит 20% страховых копий производства
каждого года.
Результаты технического контроля фиксируются в документах о
техническом состоянии страховых копий, где даются заключения о
необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных
работ и устанавливаются сроки следующего технического контроля.
Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с
целью контроля за сохранностью копий и организации работы по
своевременному восстановлению фонда пользования.
Объем и периодичность работы по проверке наличия и состояния
фонда пользования определяется с учетом его общего объема, состава,
интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также
условий хранения.
Передача страхового фонда на специальное хранение
(п. 2.11.13.3 не распространяется на государственные
и муниципальные музеи и библиотеки, организации
Российской академии наук)
2.11.13.3. Централизованное хранение страхового фонда
осуществляет федеральный государственный архив - Центр хранения
страхового фонда (ЦХСФ).
Хранение страхового фонда государственного архива субъекта
Российской Федерации и муниципального архива может осуществлять
специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта
Российской Федерации.
Разрешение на передачу страхового фонда в ЦХСФ дает специально
уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере
архивного дела по результатам рассмотрения докладной записки
федерального государственного архива или уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного
дела о готовности к отправке страховых копий.
Разрешение на передачу страхового фонда в специальное
архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской
Федерации, государственному архиву субъекта Российской Федерации и
муниципальному архиву дает уполномоченный орган исполнительной власти
субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела на основании
докладной записки архива о готовности к отправке страховых копий.
Прием-передача страхового фонда осуществляется на основании
приказа соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти
в сфере архивного дела актом установленной формы, к которому
прилагаются:
описи особо ценных дел, документов или копии описей дел,
документов, с которых изготовлен страховой фонд, или перечень номеров
особо ценных дел, документов (номерник);
описи передаваемого страхового фонда;
акты технического состояния копий страхового фонда;
сопроводительные документы на транспортную тару.
Страховые копии в порядке расположения их в описи страхового
фонда помещаются в соответствующую тару для транспортировки, имеющую
порядковую нумерацию в пределах отправляемой партии, и направляются в
опломбированных контейнерах. В сопроводительном документе на
транспортную тару указывается ее количество и число страховых копий в
ней, ставятся подписи должностных лиц, ответственных за передачу.
Акты приема-передачи с приложениями помещаются в отдельную
упаковку с пометкой "Сопроводительные документы".
Оплата расходов по отправке страхового фонда производится
отправителем.
Страхование документов Архивного фонда
Российской Федерации
2.11.14. Страхование документов Архивного фонда Российской
Федерации направлено на обеспечение их сохранности, возмещение ущерба
в случае кражи, утраты, повреждений и иного возможного ущерба.
Страхованию подлежат:
документы Архивного фонда Российской Федерации, а также
подлежащие возвращению их копии, вывозимые за рубеж для экспонирования
на выставках, реставрации или с другими целями;
уникальные документы, предоставляемые для экспонирования на
выставках внутри страны.
В исключительных случаях, под обязательство в договоре о
возмещении организаторами выставки ущерба в случае утраты или порчи,
уникальные документы могут экспонироваться без страхования на
организуемых в Российской Федерации выставках.
Страховая оценка документов Архивного фонда Российской Федерации
проводится в архиве комиссионно.
Категория ценности документов Архивного фонда Российской
Федерации и размер их страховой оценки устанавливаются на основе
специальных методических разработок.
Результаты страховой оценки документов Архивного фонда Российской
Федерации оформляются актом страховой оценки архивных документов,
который представляется в соответствующий уполномоченный орган
исполнительной власти в сфере архивного дела.
Оформление временного вывоза документов Архивного фонда
Российской Федерации за рубеж
2.11.15. Для рассмотрения вопроса о возможности временного вывоза
документов Архивного фонда Российской Федерации архив представляет в
специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в
сфере архивного дела:
копию договора о проведении выставки, реставрационных или других
работ;
перечень документов Архивного фонда Российской Федерации
установленной формы, предназначенных к временному вывозу;
копии страхового полиса, гарантии принимающей стороны и
государственных органов страны назначения в отношении сохранности и
возврата временно вывозимых культурных ценностей;
письменное подтверждение удовлетворительного физического
состояния документов Архивного фонда Российской Федерации,
позволяющего их транспортировать и демонстрировать, а также наличия их
страховых копий;
разрешение уполномоченного органа исполнительной власти субъекта
Российской Федерации в сфере архивного дела (только для
государственных архивов субъектов Российской Федерации);
разрешение органа местного самоуправления (только для
муниципального архива);
другие необходимые документы в соответствии с установленным
порядком.
В соответствии с установленным порядком государственной
экспертизы и контроля за вывозом и ввозом культурных ценностей для
получения свидетельства на право вывоза культурных ценностей с
территории Российской Федерации указанные документы вместе с
заключением специально уполномоченного федерального органа
исполнительной власти в сфере архивного дела и другими необходимыми
документами представляются в специально уполномоченный федеральный
орган исполнительной власти в сфере государственного контроля за
вывозом из Российской Федерации и ввозом на ее территорию культурных
ценностей.
Для продления в особых случаях срока временного вывоза документов
Архивного фонда Российской Федерации архив представляет в специально
уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере
государственного контроля за вывозом из Российской Федерации и ввозом
на ее территорию культурных ценностей:
копию договора о продлении срока выставки, реставрационных или
других работ;
копии страхового полиса, гарантии принимающей стороны и
государственных органов страны назначения в отношении сохранности и
возврата временно вывозимых культурных ценностей;
заключение специально уполномоченного федерального органа
исполнительной власти в сфере архивного дела;
другие необходимые документы в соответствии с установленным
порядком.
Обеспечение сохранности архивных документов
при чрезвычайных ситуациях
2.11.16. К чрезвычайным ситуациям относятся обстоятельства, при
которых невозможно выполнение архивом в полном объеме возложенных на
него задач в соответствии с требованиями настоящих Правил и других
нормативных правовых актов, создается угроза жизни и здоровью людей,
сохранности архивных документов архива.
К чрезвычайным ситуациям относятся:
объявление степеней готовности гражданской обороны;
введение в действие планов гражданской обороны;
объявление в государстве (регионе, городе) режима чрезвычайного
положения;
пожар, техногенные катастрофы и стихийные бедствия, повлиявшие на
жизнедеятельность архива;
исчезновение или порча архивных документов, хищение или порча
имущества в результате проникновения в архив посторонних людей или
других противоправных действий;
аварии систем жизнеобеспечения архива, а также здания архива;
снятие охраны архива;
другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива принять
решение об изменении режима работы архива или приостановлении его
деятельности.
С учетом возможных чрезвычайных ситуаций архив разрабатывает и
при необходимости периодически пересматривает планы конкретных
мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных
ситуациях.
Планы и другие документы по мобилизационной подготовке,
гражданской обороне архива разрабатываются в установленном порядке.
Планы мероприятий архива на случай чрезвычайных ситуаций, не
относящиеся к мобилизационной подготовке и гражданской обороне, должны
согласовываться с организационными и распорядительными документами
архива, разработанными по линии мобилизационной подготовки и
гражданской обороны.
С содержанием планов мероприятий и других нормативных документов,
определяющих работу архива при чрезвычайных ситуациях, должны быть
ознакомлены работники архива в части, их касающейся, с обязательным
выполнением требований, установленных в отношении доступа к сведениям,
составляющим государственную тайну.
Выполнение в архиве мероприятий, предусмотренных планами
мобилизационной подготовки и гражданской обороны, осуществляется
согласно этим планам в установленном порядке.
III. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
3.1. Определение количества и состава документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в архиве в
установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в
учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и
возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их
наличием и состоянием.
Архив осуществляет государственный учет архивных документов.
Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных
документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника
комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются
Регламентом государственного учета документов Архивного фонда
Российской Федерации.
Учету подлежат:
хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и
непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных
документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;
документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы
по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.
Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам
хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью
архивных шифров.
Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения
с целью обеспечения ее учета и идентификации) состоит из следующих
элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры)
и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения,
единицы учета.
В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных
документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые)
элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой
информации; единицы хранения электронных документов - формата записи и
вида носителя информации.
3.1.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации,
одновременно входящие в состав Музейного фонда Российской Федерации,
учитываются в соответствии с порядком, установленным настоящими
Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным
федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда
Российской Федерации.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, одновременно
входящие в состав библиотечных фондов, учитываются в соответствии с
настоящими Правилами и порядком, установленным специально
уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для
библиотечных фондов Российской Федерации.
3.2. Учет архивных документов в государственном архиве,
государственном и муниципальном музее, библиотеке, организации
Российской академии наук осуществляется специальным подразделением или
возлагается на специально выделенного работника.
В архивохранилище государственного архива, организации Российской
академии наук назначается работник, ответственный за учет архивных
документов архивохранилища.
Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования
архива, осуществляется специальным подразделением архива или
возлагается на специально выделенного работника, ответственных за
организацию комплектования архива архивными документами.
Учет архивных документов в муниципальном архиве и архивных
документов, хранящихся в его источниках комплектования, осуществляют
заведующий муниципальным архивом и/или специально выделенный работник.
Записи в учетные документы вносятся только работниками,
ответственными за учет.
3.2.1. В архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных
документов.
Порядок учета архивных документов определяет состав учетных
документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом
архивохранилище;
закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема
учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.
Порядок и схема учета архивных документов в архиве утверждаются
приказом руководителя (заведующего) архива(ом).
3.2.2. Учетные документы, кроме описей дел, документов,
предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются.
В отдельных случаях по решению руководства архива может быть выдано
дело фонда.
3.2.3. Хранение учетных документов осуществляется в установленном
порядке (см. п. 2.11.4.1.3).
Единицы учета архивных документов
3.3. Основными единицами учета архивных документов независимо от
вида носителя, способа и техники закрепления информации являются
архивный фонд и единица хранения.
Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по
единицам учета.
Архивные документы личного происхождения, прошедшие только
первичную обработку, учитываются по документам или листам.
Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из
расчета 150 листов в одной условной единице хранения.
3.3.1. В целях настоящих Правил используются следующие понятия:
единица хранения - физически обособленные архивный документ или
архивные документы;
единица хранения архивных документов на бумажной основе - дело -
отдельный(е) архивный(е) документ(ы), заключенный(е) в обособленную
обложку, папку;
единица хранения кинодокументов - физически обособленный рулон
кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или
звуковой информации;
единица хранения фотодокументов - физически обособленный кадр
(негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров
панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом;
единица хранения фонодокументов - физически обособленные рулон
кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик,
диск с записью звуковой информации;
единица хранения видеодокументов - физически обособленные рулон
магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой
информации;
единица хранения электронных документов - физически обособленный
носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких
электронных документов;
единица учета кинодокументов - часть единицы хранения, одна или
несколько единиц хранения с записью определенного фильма, журнала,
спецвыпуска, сюжета и т.п.;
единица учета фотодокументов - одна или несколько единиц хранения
с записью определенного диафильма;
единица учета фонодокументов - часть единицы хранения, одна или
несколько единиц хранения с записью звуковой информации об
определенном событии, произведении литературы и искусства (нескольких
произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому,
тематическому или другим признакам) и т.п.;
единица учета видеодокументов - часть единицы хранения, одна или
несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения
литературы и искусства (нескольких произведений литературы и
искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим
признакам) и т.п.;
единица учета электронных документов - часть единицы хранения,
одна или несколько единиц хранения с записью части электронного
документа, одного или нескольких электронных документов.
Система учетных документов архива
3.4. В архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные
учетные документы. Состав и формы основных учетных документов (кроме
паспорта архивохранилища) определены настоящими Правилами. Состав и
формы вспомогательных учетных документов определяются архивом
самостоятельно.
3.4.1. В состав основных (обязательных) учетных документов архива
входят:
книга учета поступлений документов (приложение N 5) - для учета
каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и
состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный
хронологический период времени; состояния их описания;
список фондов (приложение N 6) - для регистрации принятых на
хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества
архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;
лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и
состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава
архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по
каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации
изменений в названии архивного фонда;
лист учета аудиовизуальных документов - для учета количества
аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой
организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов,
динамики их изменений;
опись дел, документов (приложения N N 7 - 8) - для поединичного и
суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их
систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных
документов, включенных в данную опись;
реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел,
документов, учета их количества и состава;
инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в
приложении к ним драгоценные металлы и камни - для поединичного и
суммарного учета состава и состояния таких дел;
паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного
учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;
лист учета и описания уникального документа;
список фондов, содержащих особо ценные документы;
опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо
ценных дел (номерник);
реестр описей особо ценных дел, документов;
книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
опись страхового фонда;
дело фонда - комплекс документов по истории источника
комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на
каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию;
при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов -
дело организации - сдатчика документов;
лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле
(приложение N 3);
внутренняя опись документов дела - для дел, в состав которых
входят уникальные документы.
3.4.2. В состав вспомогательных учетных документов архива входят:
карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги
учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и
документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета
документов и др.
Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы,
которые включаются в схему учета документов.
Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или
электронном носителе.
Общие требования к учетным документам архива
3.5. Учет архивных документов периода до 1917 г. ведется
раздельно от учета архивных документов периода после 1917 г. с
самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Исключение составляют
специализированные архивы, хранящие архивные документы личного
происхождения и аудиовизуальную документацию.
Номера архивных фондов периода после 1917 г. в архиве должны
иметь индекс "Р", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного
фонда чертой (Р-1, Р-2 и т.д.).
Номера архивных фондов ликвидированного партийного архива,
включенных в состав архивных фондов государственного архива субъекта
Российской Федерации, должны иметь индекс "П", отделяемый от цифрового
обозначения номера архивного фонда чертой (П-1, П-2 и т.д.).
Перенумерация архивных фондов производится в исключительных
случаях и только с разрешения соответствующего уполномоченного органа
исполнительной власти в сфере архивного дела.
3.5.1. Изменения в учетные документы вносятся только на основании
соответствующих актов (см. п. п. 3.7.1, 3.7.2, 3.7.3), утвержденных в
установленном порядке.
После внесения изменений в учетные документы акты помещаются в
дело фонда, при нефондовой организации архивных документов - в дело
организации - сдатчика документов.
Акты нумеруются в деле фонда по видам актов в валовом порядке;
при нефондовой организации архивных документов - в деле организации -
сдатчика документов.
3.5.2. В книгу учета поступлений документов (приложение N 5)
последовательно вносятся все первичные и повторные поступления
архивных документов. Каждое поступление в пределах отчетного года
получает порядковый номер в валовой последовательности.
Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших за
год архивных документов.
3.5.3. В список фондов (приложение N 6) архивный фонд
записывается только один раз, при первом поступлении в архив. Не
допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления
его архивных документов на хранение.
Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его
учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.
В специализированном архиве документов по личному составу к
номеру архивного фонда, присвоенному комплексу документов по личному
составу фондообразователя, через дробь добавляется номер архивного
фонда, за которым учтена документация по основной деятельности
фондообразователя.
Для учета архивных фондов используются номера в валовой
последовательности, а также "свободные номера" - номера архивных
фондов, архивные документы которых ранее были выделены к уничтожению в
установленном порядке или включены в состав объединенных архивных
фондов, и которые ранее не использовались.
Номера утраченных, переданных в другие архивы архивных фондов, а
также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного
архивного фонда, архивные документы которых ранее использовались, не
могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.
Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на
общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из
архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер
одного из архивных фондов, включенных в его состав.
Название архивного фонда вносится в список фондов на основании
исторической справки или титульного листа описи дел, документов.
Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках)
официально принятого сокращенного названия фондообразователя с
указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат
существования. Если название фондообразователя менялось, то в списке
фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который
приняты архивные документы.
Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного
названия включенных в него архивных фондов, из названия руководящей
организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций, из
перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные названия
всех организаций, архивные документы которых вошли в объединенный
архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.
Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии
и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания; название
архивного фонда семьи или рода - из фамилий и инициалов главных членов
семьи или рода и их титулов, рангов, званий. Фамилии, имена, отчества,
титулы, ранги, звания, родственные отношения всех членов семьи или
рода указываются в листе фонда.
В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее
формирования, а при необходимости - и ее составитель (прежний
владелец, собиратель коллекции).
Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись
о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и
общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.
Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются,
составляется лист-заверитель.
Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения
соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере
архивного дела. В этом случае в список фондов обязательно вносятся
номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера
которых занимать запрещается.
3.5.4. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В нем
учитываются все архивные документы архивного фонда, включая
неописанные и секретные.
Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он
неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и
объем архивного фонда, после переработки архивного фонда или создания
объединенного архивного фонда, уточнения истории фондообразователя. В
случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда
помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда
делаются отметки: "Лист пересоставлен" с указанием даты
пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.
Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке.
К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные
и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов,
листы которых находятся в папке.
К листам фондов ведутся указатели для оперативного поиска в
архиве архивных документов той или иной организации.
3.5.5. Листы учета аудиовизуальных документов составляются при
нефондовой организации архивных документов раздельно на различные виды
кинофотофоно- и видеодокументов. Порядок нумерации и хранения листов
учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку нумерации и
хранения листов фондов.
3.5.6. В описи дел, документов (приложения N N 7 - 8) единицы
хранения/единицы учета учитываются в соответствии с их систематизацией
за порядковыми учетными номерами.
Номера дел с текстовой сопроводительной документацией к
аудиовизуальным документам должны соответствовать учетным номерам
аудиовизуальных документов.
Описям дел, документов присваиваются учетные номера по листу
фонда; при нефондовой организации архивных документов - по листу учета
аудиовизуальных документов определенного вида.
Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых
учетных номеров, за исключением случаев, предусмотренных п. 3.7.7.
В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается
итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на
хранении единиц хранения/единиц учета, первый и последний номера
единиц хранения/единиц учета по описи, оговариваются имеющиеся
пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их
выбытия.
В итоговой записи к описи дел архивного фонда личного
происхождения, включающей единицы хранения/единицы учета на различных
носителях, дополнительно указывается количество таких единиц
хранения/единиц учета.
После каждого поступления или выбытия архивных документов
составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая
подписывается ее составителем с указанием должности и даты
составления.
Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых
разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому
разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу,
тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.
Каждая опись дел, документов, том описи дел, документов должны
иметь лист-заверитель (приложение N 3).
Законченная опись дел, документов должна включать, как правило,
не более 9999 единиц хранения, единиц учета.
Архив должен иметь 3 экземпляра описей дел, документов, первый из
которых является страховым.
Если опись дел, документов пересоставлена, то один экземпляр
ранее действовавшей описи дел, документов включается во вновь
составленную опись дел, документов за последним учетным номером,
остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке.
3.5.7. По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет
описей дел, документов архива. В зависимости от организации работы по
учету в архиве реестры описей ведутся в рамках архивохранилищ
государственных архивов и/или архива в целом, что отражается в схеме
учета документов. Каждой новой описи дел, документов присваивается
очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на
обложке описи дел, документов в верхнем левом углу.
Ежегодно на 1 января в реестре описей составляется итоговая
запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в
течение года в архив, и их общем количестве.
3.5.8. Паспорт архивохранилища составляется ежегодно каждым
архивохранилищем и отражает объем размещенных в нем архивных фондов,
дел и архивных документов.
Показатели паспорта архивохранилища определяются архивом
самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном
архивохранилище архивных документов.
3.5.9. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который
оно заведено. В дело фонда включаются: историческая справка по истории
фондообразователя и истории архивного фонда; акты, фиксирующие
изменения в составе и объеме архивного фонда, в том числе акты о
рассекречивании документов; копия характеристики архивного фонда,
составленной для путеводителя (справочника); инструкции по работе с
архивными документами архивного фонда, в том числе по
усовершенствованию и переработке описей дел, документов, схемы
систематизации архивных документов архивного фонда.
Если архивные документы, подлежащие включению в дело фонда,
находятся в составе единиц хранения, то в дело фонда включается
справка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров.
Дела фондов органов КПСС, ВЛКСМ, в которые включены архивные
документы по истории фондов первичных партийных и комсомольских
организаций, расформированию не подлежат. В дела фондов первичных
партийных и комсомольских организаций помещаются справки со сведениями
о нахождении архивных документов по истории данного фонда в деле
другого фонда.
Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда,
включаются в его дело фонда.
Документы дела фонда должны быть пронумерованы с составлением
листа-заверителя, подшиты (прошнурованы), заключены в твердую обложку.
К делу фонда составляется внутренняя опись. Дела фондов хранятся в
порядке номеров фондов.
Состав документов дела организации - источника комплектования
документов при нефондовой организации архивных документов аналогичен
составу документов дела фонда.
Общие требования к учетным базам данных
3.6. Учетные базы данных (БД) в архиве обеспечивают:
информационную поддержку учета; ведение централизованного
государственного учета документов в автоматизированном режиме;
оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того
или иного фондообразователя.
Перечень реквизитов учетных БД формируется в соответствии с
показателями основных (обязательных) учетных документов архива и
определяется специально уполномоченным федеральным органом
исполнительной власти в сфере архивного дела.
Учетные БД архива должны быть совместимы с учетными БД
соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере
архивного дела.
Учет поступления и выбытия архивных документов
3.7.1. Учет поступления архивных документов в архив
осуществляется на основании:
акта приема-передачи документов на хранение (приложение N 9);
акта приема на хранение документов личного происхождения
(приложение N 10).
Архивные документы ставятся на учет также по результатам
проведения отдельных видов архивных работ (см. п. 3.7.3).
Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета
поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный
фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в
список фондов (приложение N 6), на него заполняются лист фонда,
карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На
аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются
листы учета кинофотофонодокументов и видеодокументов. Каждая впервые
поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей.
Соответствующие учетные сведения в установленном порядке вносятся
также в учетные БД.
3.7.2. Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется
на основании:
акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
(приложение N 11);
акта о неисправимых повреждениях документов;
акта приема-передачи документов на хранение (приложение N 9);
акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
(приложение N 2);
акта возврата документов собственнику;
акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.
Архивные документы снимаются с учета также в результате
проведения отдельных видов архивных работ (см. п. 3.7.3).
Необходимые изменения вносятся в основные (обязательные) и
вспомогательные учетные документы архива. При этом в случае:
выбытия всех архивных документов описи дел, документов номер этой
описи другим описям дел, документов не присваивается и остается
свободным; в реестре описей делается соответствующая отметка;
выбытия архивного фонда в списке фондов (приложение N 6) в графе
"Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд, и акт, на
основании которого он выбыл.
При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются
3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел,
документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту
приема-передачи документов на хранение (приложение N 9) включается в
архивный фонд архива-сдатчика.
При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного
фонда один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда
помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.
3.7.3. Количество архивных документов архива изменяется в
результате:
выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки,
допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов;
проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой
обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы
хранения/единицы учета;
реставрации архивных документов, после которой одно дело
разделено на несколько дел;
описания архивных документов, переработки описей дел, документов,
в процессе которых возможно разделение или объединение единиц
хранения/единиц учета.
Основанием для внесения изменений в учетные документы и учетные
БД по результатам указанных работ являются:
акт о технических ошибках в учетных документах;
акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву,
фонду, неучтенных и т.д.;
акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых
документов;
акт описания документов, переработки описей.
Учет уникальных документов и особо ценных документов
3.7.4. Уникальные документы подлежат специальному
государственному учету в Государственном реестре уникальных документов
Архивного фонда Российской Федерации, порядок ведения которого
определяется специально уполномоченным федеральным органом
исполнительной власти в сфере архивного дела, и государственных
реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской
Федерации.
На уникальные документы составляются листы учета и описания
уникальных документов.
3.7.5. Учет особо ценных документов ведется по:
списку фондов, содержащих особо ценные документы;
описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо
ценных дел (номерникам).
В описях особо ценных дел, документов за ними сохраняются их
прежние учетные номера.
Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные
документы одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда
в зависимости от количества особо ценных единиц хранения/единиц учета
в данной описи в необходимом для архива количестве экземпляров.
Если большинство архивных документов по описи дел, документов
являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов
не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае к ней
составляется номерник.
Сведения о копировании особо ценных дел, документов в целях
создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи особо
ценных дел, документов или номерники по мере проведения их страхового
копирования.
В итоговой записи указывается общее количество особо ценных
единиц хранения/единиц учета, включенных в опись или номерник. По
завершении копирования всех единиц хранения/единиц учета по данной
описи или номернику указывается: "Все единицы хранения/единицы учета
скопированы, дата, должность, подпись".
Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в
реестре описей особо ценных дел, документов.
При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе
"Примечания" напротив заголовков соответствующих единиц хранения /
единиц учета проставляются отметки "ОЦ".
В других учетных документах отметка "ОЦ" проставляется к номеру
архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является
служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения/единиц учета.
Учет секретных и рассекреченных архивных документов.
Оформление рассекреченных дел
3.7.6. Учет секретных архивных документов ведется в соответствии
с нормативными правовыми документами. В учетных документах и архивных
шифрах единиц хранения/единиц учета секретные архивные фонды, описи
дел, документов, единицы хранения/единицы учета обозначают индексом
"с" (секретно), "сс" (совершенно секретно), "ов" (особой важности).
3.7.7. Изменения в учетные документы по результатам
рассекречивания архивных документов вносятся на основании акта о
рассекречивании документов (приложение N 12).
Архивные фонды, описи дел, документов и единицы хранения/единицы
учета, включающие наряду с секретными несекретные (рассекреченные)
документы, в учетных документах и архивных шифрах единиц
хранения/единиц учета обозначаются индексом "сч" (секретно частично).
При рассекречивании всех единиц хранения/единиц учета по
секретной описи дел, документов данная опись также рассекречивается,
передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же
номером, но без индекса "с", который зачеркивается на обложке и на
титульном листе данной описи. В правом верхнем углу обложки и
титульного листа описи дел, документов проставляется штамп
"Рассекречено".
При рассекречивании части дел и архивных документов по секретной
описи дел, документов на рассекреченные дела и архивные документы
составляется отдельная опись дел, документов, номера единиц
хранения/единиц учета в которой остаются прежними. Для валовой
нумерации таких единиц хранения/единиц учета используется графа 2
описи дел, документов. Новая опись дел, документов вместе с
рассекреченными делами и архивными документами передается на открытое
хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и
секретная, но без индекса "с".
При рассекречивании большей части дел и архивных документов по
секретной описи дел, документов с данной описи снимается копия, при
копировании заголовки единиц хранения/единиц учета, оставленных на
секретном хранении, закрываются. Копия описи на рассекреченные дела и
архивные документы передается на открытое хранение. В экземпляре описи
дел, документов, оставшейся на секретном хранении, сохраняется их
нумерация. В листе фонда такая опись учитывается дважды: экземпляр
описи, оставшийся на секретном хранении, - с соответствующей
индексацией секретности, скопированный экземпляр, переданный на
открытое хранение, - без индекса "с".
При рассекречивании отдельных единиц хранения/единиц учета по
секретной описи дел, документов они включаются в опись дел, документов
открытого хранения соответствующего архивного фонда за литерными
номерами или в валовой последовательности.
В описях дел, документов, остающихся на секретном хранении, в
графе "Примечания" против заголовков рассекреченных единиц
хранения/единиц учета проставляется штамп "Рассекречено". В случае,
когда рассекреченные единицы хранения/единицы учета включены в опись
дел, документов открытого хранения (за литерными номерами или в
валовой последовательности), в секретной описи в графе "Примечания"
указывается их новый номер.
После рассекречивания к описям дел, документов открытого и
секретного хранения составляются новые итоговые записи об объемах
фактически учтенных в них единиц хранения/единиц учета.
При рассекречивании одного или нескольких архивных документов в
составе секретного дела оно остается на секретном хранении. К
архивному шифру на обложке дела к индексу "с" добавляется буква "ч".
Номера листов рассекреченных архивных документов перечисляются в графе
"Примечания" напротив заголовка частично рассекреченного дела, а также
во внутренней описи дела. При отсутствии в деле внутренней описи
сведения о рассекреченных архивных документах отражаются в
листе-заверителе с указанием номеров соответствующих листов.
В правом верхнем углу обложки рассекреченного дела проставляется
штамп "Рассекречено". Индекс "с", "сс" или "ов" в номере дела
зачеркивается.
Учет архивных документов личного происхождения
3.7.8. Учет поступлений архивных документов личного
происхождения, передаваемых собственником в федеральную собственность,
в собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную
собственность, ведется на основании акта приема на хранение документов
личного происхождения (приложение N 10). К акту прилагается сдаточная
опись архивных документов и решение экспертно-проверочной комиссии
архива или экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного
дела (далее - ЭПК) о приеме этих документов в архив.
Учет архивных документов личного происхождения, находящихся в
частной собственности, переданных по договору на хранение в архив,
осуществляется в установленном порядке (см. п. 3.7.11).
Изменения количества и состава архивных документов личного
происхождения в результате их описания документируются актом описания
документов, на основании которого вносятся изменения в учетные
документы. На документы, не подлежащие хранению в архиве, составляется
акт возврата документов собственнику в двух экземплярах, один из
которых вместе с документами передается собственнику.
Не допускается хранение в архиве неучтенных архивных документов
личного происхождения.
Учет документов по личному составу
3.7.9. Учет документов по личному составу, за исключением
принятых по договору на хранение в архив документов по личному составу
(см. п. 3.7.11), осуществляется на общих основаниях.
Учет количества хранящихся в архиве документов по личному составу
проводится на основе их подсчета по листам фондов и описям дел по
личному составу с фиксацией результатов по каждому фонду и суммарно по
архиву в книге учета документов по личному составу (произвольной
формы).
По результатам проведения экспертизы ценности документов по
личному составу по истечении 75-летнего срока их хранения в учетные
документы вносятся соответствующие изменения.
Учет дел, имеющих в оформлении драгоценные металлы
и камни
(п. 3.7.10 не распространяется на государственные
и муниципальные музеи и библиотеки)
3.7.10. Архив, хранящий дела, имеющие в оформлении или в
приложении к ним драгоценные металлы и камни, в соответствии с
законодательством Российской Федерации регистрируется в
соответствующей инспекции пробирного надзора Министерства финансов
Российской Федерации.
Учет указанных дел осуществляет материально-ответственное лицо, с
которым руководитель архива заключает договор о материальной
ответственности за сохранность и учет дел, имеющих в оформлении или в
приложении к ним драгоценные металлы и камни.
Указанные дела передаются материально-ответственному лицу на
сейфовое хранение, о чем делается соответствующая отметка ("сейфовое
хранение") в описи дел, документов, и включаются в специальную
инвентарную книгу учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к
ним драгоценные металлы и камни. Данная инвентарная книга составляется
и ведется в 3-х экземплярах. Первый экземпляр хранится в
подразделении, осуществляющем централизованный (в рамках архива) учет
документов, второй - у материально-ответственного лица, третий - в
бухгалтерии архива.
Дела вносятся в инвентарную книгу по порядку номеров архивных
фондов и описей дел, документов, а внутри каждой описи дел, документов
- по порядку номеров дел. На бирке, прикрепляемой к обложке каждого
дела (предмета), указывается номер, за которым оно учтено в
инвентарной книге. Номер проставляется через дробь с архивным шифром
(например, инв. N 1/ГАРФ, ф. 572, оп. 1, д. 17).
К инвентарной книге составляется итоговая запись, в которой
цифрами и прописью указывается количество дел (предметов), внесенных в
книгу, дата составления итоговой записи, должность и фамилия
материально-ответственного лица.
Листы инвентарной книги до начала ее заполнения
пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью архива. На
обороте последнего листа книги делается запись о количестве листов в
книге, которая заверяется подписями руководителя архива, главного
хранителя фондов и скрепляется печатью архива.
Ежегодно специальной комиссией, создаваемой приказом руководителя
архива, проводится инвентаризация дел, имеющих в оформлении или в
приложении к ним драгоценные металлы и камни. Инвентаризация
проводится также в случае смены материально-ответственного лица,
руководителя архива, главного хранителя фондов. Результаты
инвентаризации оформляются актом, составляемым в трех экземплярах,
один из которых направляется в соответствующий уполномоченный орган
исполнительной власти в сфере архивного дела.
Учет архивных документов, находящихся в частной
собственности, принятых по договору на хранение в архив
3.7.11. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации,
принятых по договору на хранение в архив на основании акта
приема-передачи документов на хранение (приложение N 9),
осуществляется в основных учетных документах архива с соблюдением
следующих особенностей:
в книге учета поступлений документов (приложение N 5) указывается
собственник или владелец документов (графа 3), номер и дата акта
приема-передачи (графа 4), дата подписания договора о передаче и срок
действия договора;
при включении архивного фонда в список фондов (приложение N 6) к
его номеру добавляется индекс "Д" ("договор"), который сохраняется за
ним во всех учетных документах и архивных шифрах единиц хранения,
единиц учета; в графе "Примечания" списка фондов также указываются
собственник или владелец архивных документов, дата подписания и срок
действия договора.
Количество архивных фондов, принятых по договору на хранение в
архив, указывается отдельной строкой в итоговых записях в списке
фондов, книге учета поступлений документов.
Экземпляр договора, заключенный с собственником или владельцем
архивных документов, включается в дело фонда.
При выбытии архивных документов архивного фонда в связи с
истечением срока его хранения в соответствии с договором его номер не
может быть присвоен другому архивному фонду.
Принятые по договору на хранение в архив документы Архивного
фонда Российской Федерации, находившиеся в частной собственности и на
законном основании перешедшие в федеральную собственность,
собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную
собственность, учитываются в основных учетных документах наравне с
остальными документами архива. В учетных документах и архивных шифрах
единиц хранения, единиц учета индекс "Д" зачеркивается, в графу
"Примечания" списка фондов вносятся соответствующие сведения.
Архивные документы, не включенные в установленном порядке в
состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документы по
личному составу, принятые по договору на хранение в архив, учитываются
отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации. Для их
учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений
документов, а также листы фондов и другие учетные документы.
Учет копий архивных документов на правах подлинников
3.7.12. Копиями архивных документов на правах подлинников
являются включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда
Российской Федерации:
микрофильмы архивных документов, изготовленные и оформленные
фондообразователем в соответствии с существующими нормативами;
копии архивных документов, подлинники которых утрачены или
находятся в собственности юридических или физических лиц, в силу чего
не могут поступить на постоянное хранение в архив;
копии архивных документов, перемещенных в СССР в результате
Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации,
подлинники которых возвращены в страны их происхождения.
Копии архивных документов на правах подлинников, переданные в
архив фондообразователем, учитываются в составе его фонда по отдельной
описи дел, документов. При этом в графе данной описи "Количество
листов" через дробь указывается также количество кадров, отснятых с
одного дела.
Копии архивных документов на правах подлинников, отснятые с
подлинных документов, которые утрачены или находятся в собственности
юридических или физических лиц, а также копии перемещенных документов,
подлинники которых возвращены в страны их происхождения, формируются в
архивные коллекции. Архивные коллекции учитываются в списке фондов
(приложение N 6) в установленном порядке.
Копии архивных документов на правах подлинников, изготовленные
машинописным или электрографическим способом с архивных документов на
бумажной основе, а также копии аудиовизуальных документов формируются
в единицы хранения/единицы учета, которые учитываются в описях дел,
документов по аналогии с подлинными архивными документами на
соответствующих носителях.
За единицу хранения копий архивных документов на правах
подлинников, изготовленных в виде микрокопий, принимается физически
обособленный рулон микрофильма или комплекс микрофиш вне зависимости
от количества отснятых на нем дел и архивных документов. Каждая
единица хранения учитывается в описи дел, документов под
самостоятельным номером. В итоговой записи к описи дел, документов
наряду с количеством единиц хранения микрокопий указывается суммарное
количество составляющих их кадров.
Учет листов в деле, фотоотпечатков
в фотоальбоме, единиц хранения в составе единицы учета
аудиовизуальных документов
3.7.13. Количество листов в деле и единиц хранения в составе
единицы учета аудиовизуальных документов учитывается на основе их
нумерации и фиксируется:
листов в деле - в листе-заверителе (приложение N 3) и в
соответствующей графе описи дел, документов (приложения N 7 - 8);
фотоотпечатков в фотоальбоме - во внутренней описи фотоальбома, а
также в соответствующей графе описи фотоальбомов;
единицы хранения других аудиовизуальных документов - в
соответствующих графах описей этих документов.
При учете единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных
документов:
единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров
рулонов;
единицы хранения кинодокументов располагаются по элементам
комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;
единицы хранения фонодокументов располагаются в порядке
производственных номеров.
Учет страхового фонда и фонда пользования
3.7.14. Объем страхового фонда и фонда пользования измеряется в
единицах хранения/единицах учета, а также в:
кадрах - для копий архивных документов на бумажной основе и
фотодокументов;
метрах - для копий кинодокументов;
времени звучания - для копий фонодокументов;
в мегабайтах - для копий электронных документов.
При этом отдельно учитываются страховые копии уникальных
документов и особо ценных документов и копии фонда пользования,
отснятые с архивных документов на бумажной основе (раздельно на
рулонной пленке и микрофишах); кинодокументов; фотодокументов;
фонодокументов; видеофонограмм; электронных документов.
Учет ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда
пользования и описям страхового фонда. Учет поступления и выбытия
страховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление
страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи
страховых копий на специальное хранение и других актов. К книгам учета
поступлений ежегодно составляется итоговая запись.
Описи страхового фонда составляются в 3-х экземплярах. Первые
экземпляры передаются вместе со страховыми копиями уникальных
документов и особо ценных документов в специальный архив, вторые и
третьи остаются в архиве.
По мере копирования и передачи страховых копий уникальных
документов и особо ценных документов в специальный архив к описям
страхового фонда составляются новые итоговые записи в установленном
порядке (см. п. 3.5.6).
В описях дел, документов в графе "Примечания" напротив заголовка
скопированной единицы хранения/единицы учета проставляется штамп "СФ".
Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, штамп "СФ"
проставляется только на титульном листе и обложке описи дел,
документов.
3.7.14.1. За единицу хранения/единицу учета страхового фонда
уникальных документов и особо ценных документов на бумажной основе на
рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма.
В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на
рулонной пленке в валовом порядке (вне зависимости от фондовой
принадлежности документов) на основании заказа на изготовление
страховых копий заносится каждая единица хранения страхового фонда. По
книге учета поступлений (графа 1) единицам хранения страхового фонда
присваиваются учетные номера, которые являются составной частью их
архивных шифров.
На все страховые копии уникальных документов и особо ценных
документов вне зависимости от их фондовой принадлежности составляется
опись страхового фонда, нумерация единиц хранения страхового фонда в
которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета
поступлений.
Архивным шифром единицы хранения страхового фонда является
название архива, номер описи страхового фонда, номер учета единицы
хранения страхового фонда с добавлением индекса "СФ".
3.7.14.2. За единицу учета страхового фонда документов на
бумажной основе на микрофишах принимается одна или несколько микрофиш,
отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, за единицу
хранения - микрофиша.
По книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования
на микрофишах каждому поступлению присваивается порядковый номер.
Количественные показатели вносятся с учетом фондовой принадлежности
отснятых копий по каждому архивному фонду и описи дел, документов
отдельно.
Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на
страховые копии каждого архивного фонда, одну или несколько его
описей.
Учетным номером единицы учета страхового фонда и фонда
пользования документов на бумажной основе, изготовленного на
микрофишах, является учетный номер отснятого дела, архивным шифром -
соответственно архивный шифр отснятого дела с добавлением индекса "СФ"
- для страхового фонда и "П" ("Позитив"), "Д" (Диазокопия) - для фонда
пользования.
3.7.14.3. Единицы хранения/единицы учета страхового фонда и фонда
пользования аудиовизуальных документов идентичны единицам
хранения/единицам учета аудиовизуальных документов.
Страховые копии кино- и фотодокументов учитываются независимо от
вида кино- и фотодокументов в книгах учета поступлений и описях
страхового фонда и фонда пользования.
Страховые копии фонодокументов на магнитной ленте и
граморигиналов из-за их обособленного хранения учитываются в разных
книгах учета поступлений и описях.
В итоговых записях книг учета поступлений и описей страхового
фонда и фонда пользования кинофотодокументов и фонодокументов на
металлических дисках дополнительно может указываться количество единиц
хранения соответственно промежуточных позитивов и контратипов;
позитивов и дубльнегативов; нечетных (I) и четных (II) граморигиналов.
В итоговых записях к описям страховых копий
кинофотофонодокументов указывается также их объем в метрах, кадрах,
часах звучания.
Номер единицы учета страхового фонда кинофотофонодокументов
переносится в опись из книги учета поступлений. Архивным шифром
единицы учета страхового фонда кинофотофонодокумента является название
архива, номер единицы учета страхового фонда с добавлением индекса
"СФ".
3.7.14.4. Учет копий архивных документов, созданных в процессе их
использования и включенных в фонд пользования, ведется в архиве в
отдельной книге учета копий этих документов.
Учет музейных предметов и библиотечных фондов
3.7.15. Учет музейных предметов, являющихся вложением в дело,
ведется в установленном порядке (см. п. 3.7.13).
Музейные предметы, не являющиеся вложениями в дело, принятые на
хранение в составе архивного фонда, учитываются в составе этого фонда
как единицы хранения. При значительном количестве таких единиц
хранения на них составляется отдельная опись дел, документов.
Включение в состав Музейного фонда Российской Федерации и учет
данных музейных предметов осуществляются в соответствии с порядком,
установленным специально уполномоченным федеральным органом
исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации.
Учет музейных предметов, содержащих драгоценные металлы и камни,
ведется в установленном порядке (см. п. 3.7.10).
3.7.16. Учет библиотечного (справочно-информационного) фонда
архива ведется в соответствии с порядком, установленным специально
уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для
библиотечных фондов.
IV. ОРГАНИЗАЦИЯ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА ДОКУМЕНТАМИ
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
И ДРУГИМИ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
(в разделе на государственные и муниципальные музеи
и библиотеки распространяются пп. 4.3, 4.3.1, 4.3.2, 4.4.2,
3.4.3, 4.4.4, 4.7)
4.1. Систематическое пополнение архива документами Архивного
фонда Российской Федерации (комплектование архива) включает:
определение источников комплектования архива;
определение состава архивных документов, подлежащих приему в
архив;
прием-передачу архивных документов в архив.
Источники комплектования архива
4.2. Государственные органы и органы местного самоуправления
включаются в списки источников комплектования государственных и
муниципальных архивов в обязательном порядке.
Источниками комплектования архива выступают также организации и
граждане, в процессе деятельности которых образуются документы
Архивного фонда Российской Федерации.
Негосударственные организации, а также граждане включаются в
списки источников комплектования архива на основании договора.
Негосударственные организации, временно хранящие документы
Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной
собственности, собственности субъектов Российской Федерации или
муниципальной собственности, включаются в списки источников
комплектования тех архивов, источниками комплектования которых
являлись их предшественники - государственные и муниципальные
организации.
4.2.1. Отнесение к источникам комплектования архива производится
на основании критериев:
для организаций:
функционально-целевого назначения организации (для группы
организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма
выборочного приема);
полноты отражения информации о деятельности организации в
архивных фондах других организаций;
для граждан:
вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей
деятельности;
его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в
жизни общества;
родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место
работы, занимаемая должность;
типичность его архивных документов для эпохи (документы "рядовых"
граждан);
состав и содержание собранных гражданином архивных документов.
Списки источников комплектования архива
4.2.2. Списки источников комплектования составляются архивом на
основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации,
норм пп. 4.2 и 4.2.1 настоящих Правил, а также рекомендаций специально
уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере
архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с другими
федеральными органами исполнительной власти, в том числе
осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда
Российской Федерации.
Архив ведет список организаций - источников комплектования по
установленной форме.
Список граждан (собственников или владельцев архивных документов)
- источников комплектования ведется по принятой в архиве форме, с
обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места
жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных
документов в архив.
В архиве, принимающем на хранение различные виды архивных
документов, составляются и ведутся самостоятельные списки организаций
- источников комплектования научно-технической документацией, списки
организаций - источников комплектования аудиовизуальными документами.
4.2.2.1. Проекты списков источников комплектования федеральных
государственных архивов после рассмотрения их на экспертно-проверочной
комиссии (ЭПК) архива представляется на согласование Центральной
экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) специально уполномоченного
федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела;
государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных
архивов - на согласование ЭПК уполномоченного органа исполнительной
власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела;
организаций Российской академии наук - на согласование ЭПК Архива
Российской академии наук.
Решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа
исполнительной власти в сфере архивного дела, ЭПК уполномоченного
органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере
архивного дела, ЭПК Архива Российской академии наук о согласовании
списка источников комплектования архива является основанием для его
утверждения руководством соответствующего архива или органом местного
самоуправления (для муниципальных архивов), Президиумом Российской
академии наук.
Архив вправе вести список возможных источников комплектования.
Справки, экспертные заключения о включении организаций и граждан
в списки источников комплектования архива или исключении их из
указанных списков, а также о форме приема архивных документов на
хранение и представляются:
федеральными государственными архивами - на рассмотрение ЦЭПК
специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в
сфере архивного дела (решение об исключении организации из списка
источников комплектования федерального государственного архива в
случае ее ликвидации принимается ЭПК федерального государственного
архива);
государственными архивами субъектов Российской Федерации и
муниципальными архивами - на рассмотрение ЭПК уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного
дела;
организациями Российской академии наук - на рассмотрение ЭПК
Архива Российской академии наук.
Уточнение и переутверждение списков источников комплектования
архивов проводится по мере необходимости. Основанием для этого
являются: создание, реорганизация, ликвидация государственного органа,
органа местного самоуправления, организации; отказ негосударственных
организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжение
договора); решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа
исполнительной власти в сфере архивного дела, ЭПК уполномоченного
органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере
архивного дела и ЭПК Архива Российской академии наук о передаче
организации в список источников комплектования другого архива.
Организация может быть исключена из списка источников комплектования
архива, если в процессе деятельности организации перестали
образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации.
4.2.3. Архив ведет наблюдательное дело на каждый государственный
орган, орган местного самоуправления и организацию - источник
комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие
его правовой статус и деятельность, а также работу архива и
организацию документов в делопроизводстве. Наблюдательное дело может
быть заведено и на гражданина - источник комплектования архива, в
которое включаются сведения о составе и содержании его архивных
документов.
В целях учета работы с источниками комплектования архив вправе
создавать учетно-справочные картотеки и базы данных.
Порядок экспертизы ценности документов
4.3. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда
Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов (т.е.
изучения документов на основе критериев их ценности в целях
определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное
хранение).
Включение документов в состав Архивного фонда Российской
Федерации осуществляется на основе комплексного применения критериев
происхождения документов (функционально-целевое назначение источника
комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время
и место создания документа и т.п.), содержания документов (значимость
информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость,
вид документа, его подлинность), внешних особенностей документов
(форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления
документа).
При включении документов в состав Архивного фонда Российской
Федерации используется также форма повидового или группового
выборочного приема документов.
4.3.1. Решение научно-методических вопросов, связанных с
экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного
фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо
ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется
ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной
власти в сфере архивного дела.
Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным
органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере
архивного дела, архивом совместно с собственником или владельцем
архивных документов в соответствии с критериями, установленными в п.
4.3 настоящих Правил.
При проведении экспертизы ценности документов и определении
сроков хранения документов архив руководствуется перечнями типовых
архивных документов с указанием сроков хранения; перечнями документов,
образующихся в процессе деятельности федеральных органов
государственной власти, иных государственных органов Российской
Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им
организаций, с указанием сроков хранения (отраслевые перечни); а также
сроками хранения отдельных видов архивных документов, в том числе не
вошедших в указанные перечни, которые устанавливаются
законодательством Российской Федерации.
Решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации
конкретных документов принимаются ЭПК федеральных государственных
архивов, ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов
Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертными
фондово-закупочными комиссиями государственных и муниципальных музеев,
экспертными комиссиями государственных и муниципальных библиотек, ЭПК
Архива Российской Академии наук при утверждении описей дел, документов
постоянного срока хранения.
Полномочия и порядок деятельности указанных ЭПК определяются
положениями о них, разрабатываемыми на основе соответствующих
примерных положений, утверждаемых специально уполномоченным
федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.
Архив рассматривает и готовит к утверждению ЭПК уполномоченного
органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере
архивного дела описи дел, документов (или их годовые разделы)
постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности его
источников комплектования. Федеральные государственные архивы, Архив
Российской Академии наук утверждают указанные описи самостоятельно.
Архив готовит к согласованию ЭПК уполномоченного органа
исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного
дела или согласовывает в соответствии с предоставленными ему
полномочиями описи дел по личному составу (или их годовые разделы),
акты о неисправимых повреждениях документов (приложение N 1).
Федеральные государственные архивы, Архив Российской Академии наук
проводят согласование перечисленных документов самостоятельно.
Включение документов, находящихся в частной собственности, в
состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на
основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между
собственником или владельцем архивных документов и архивом. В данном
договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных
документов по хранению, учету и использованию документов Архивного
фонда Российской Федерации.
4.3.2. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:
по истечении сроков временного хранения архивных документов, в
том числе документов по личному составу, поступивших в архив от
ликвидированных государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций;
при поступлении в архив в исключительных случаях документов в
неупорядоченном состоянии;
в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.
По результатам экспертизы ценности документов, сроки временного
хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу,
архив составляет акт о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению (приложение N 11), и в установленном порядке
вносит изменения в учетные документы архива.
В результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив
в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов
постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока
хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению (приложение N 11).
Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на
переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.
Сдача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой
указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной
макулатуры.
Порядок приема архивных документов
4.4. От источников комплектования архива документы Архивного
фонда Российской Федерации принимаются государственным и муниципальным
архивом, организацией Российской академии наук по истечении сроков их
временного хранения, установленных законодательством Российской
Федерации.
В исключительных случаях сроки временного хранения документов
Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе
источников комплектования архива при необходимости практического
использования архивных документов или отсутствия у архива возможности
для приема указанных документов в сроки, установленные
законодательством Российской Федерации. Продление указанных сроков
осуществляется: для источников комплектования федеральных архивов -
решением ЭПК федеральных архивов; для источников комплектования других
архивов - решением ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти
субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела; для источников
комплектования Архива Российской академии наук - решением ЭПК этого
архива.
Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской
Федерации в негосударственных организациях определяются в договоре
между архивом и собственником или владельцем указанных документов.
4.4.1. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от
источников комплектования осуществляется государственным и
муниципальным архивом, организацией Российской академии наук в
соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством
архива по согласованию с источниками комплектования. Внеплановый прием
документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных
документов, сроки временного хранения которых не истекли,
осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в
случае угрозы сохранности архивных документов.
По просьбе источников комплектования и при наличии свободных
площадей государственный и муниципальный архив, организация Российской
академии наук может осуществлять досрочный прием документов Архивного
фонда Российской Федерации, а также временное хранение архивных
документов на основе договора. Прием архивных документов на временное
хранение оформляется также актом приема-передачи документов на
хранение (приложение N 9) и производится по сдаточной описи.
Архивные документы принимаются в государственный и муниципальный
архив, организацию Российской академии наук в упорядоченном состоянии
с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на
особо ценные документы и уникальные документы. Все работы, связанные с
отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное
хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой,
выполняются за счет средств источников комплектования, передающих
указанные документы.
При приеме архивных документов проводятся проверка их
физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также
проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные
документы и проверка комплектности учетных документов.
Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в
государственный и муниципальный архив, организацию Российской академии
наук по утвержденным ЭПК описям дел, документов; документы по личному
составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов; архивные
документы с не истекшими сроками временного хранения - по сдаточным
описям.
Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются
с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов
делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии
единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается
новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины
|