Страницы: 1 2
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
МИНИСТЕРСТВО ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РФ
30 июля 2007 г.
N 91
(Д)
В соответствии с Регламентом Министерства информационных
технологий и связи Российской Федерации, утвержденным Приказом от
16.03.2006 N 29 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской
Федерации 04.08.2006, регистрационный N 8139), приказываю
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в
центральном аппарате Министерства информационных технологий и связи
Российской Федерации.
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на
заместителя Министра Б.Д. Антонюка.
Министр
Л.Д.РЕЙМАН
30 июля 2007 г.
N 91
УТВЕРЖДЕНА
Приказом Министерства
информационных технологий
и связи Российской Федерации
от 30 июля 2007 года
N 91
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате
Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации
(далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях
совершенствования документационного обеспечения управления и повышения
его эффективности путем унификации состава и форм управленческих
документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения
документов и определяет порядок документирования и организации работы
с документами в Министерстве информационных технологий и связи
Российской Федерации (далее - Министерство).
1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с
Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и
массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536
(зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации
27.01.2006, регистрационный N 7418), Постановлением Правительства
Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте
взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305),
Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N
452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов
исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской
Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Регламентом Министерства
информационных технологий и связи Российской Федерации, утвержденным
Приказом Министра информационных технологий и связи Российской
Федерации от 16.03.2006 N 29 (зарегистрирован в Министерстве юстиции
Российской Федерации 04.08.2006, регистрационный N 8139) (далее -
Регламент Министерства), ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов", введенным в
действие Постановлением Государственного комитета Российской Федерации
по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст, на основе
федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации.
1.3. Порядок работы с обращениями граждан; порядок работы с
документами, содержащими служебную информацию ограниченного
распространения; порядок работы со сведениями, составляющими
государственную тайну устанавливается в соответствии с
законодательством Российской Федерации.
1.4. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на
организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая
их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые
с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документационной
информации, применяемые в Министерстве, должны отвечать требованиям
настоящей Инструкции по делопроизводству.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы
документационного обеспечения управления на основе единой технической
политики и применения современных технических средств в работе с
документами, методическое руководство и контроль за соблюдением
установленного порядка работы с документами в структурных
подразделениях Министерства осуществляются отделом делопроизводства
Департамента организационной и специальной деятельности в соответствии
с Положением об отделе делопроизводства и настоящей Инструкцией по
делопроизводству.
Документационное обеспечение работы Министра, заместителей
Министра осуществляется работниками Департамента организационной и
специальной деятельности (ДОСД) в соответствии с должностными
регламентами, положением о ДОСД и настоящей Инструкцией по
делопроизводству. Ответственность за документационное обеспечение
работы Министра, заместителей Министра возлагается на директора ДОСД.
Непосредственная работа по документационному обеспечению
структурных подразделений Министерства осуществляется лицами,
ответственными за делопроизводство, в соответствии с должностными
регламентами и настоящей Инструкцией по делопроизводству.
Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в
структурных подразделениях Министерства возлагается на руководителей
этих подразделений.
1.6. В делопроизводстве Министерства используется
автоматизированная система делопроизводства (далее - САД). Поддержку
эффективного функционирования САД обеспечивает отдел автоматизации
Департамента организационной и специальной деятельности.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый
редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием
шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных
материалов), 14 через 1 интервал.
1.7. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные
Инструкцией по делопроизводству, обязательны для всех работников
Министерства.
Работники Министерства несут персональную ответственность за
соблюдение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность
служебных документов и содержащейся в них информации.
В случае утраты документа работником директор Департамента, в
подчинении которого находится работник, представляет докладную записку
на имя Министра.
При уходе в отпуск, в случае болезни или выезда в командировку
работник по указанию руководителя структурного подразделения
Министерства передает находящиеся у него на исполнении документы
другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним документы.
1.8. Передача документов, их копий работникам сторонних
организаций допускается с разрешения Министра или заместителей
Министра.
II. Термины и определения
В настоящей Инструкции по делопроизводству устанавливаются
следующие термины и определения:
архив: учреждение или структурное подразделение Министерства,
организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и
использование архивных документов;
архивное дело: отрасль деятельности, обеспечивающая организацию
хранения и использования архивных документов;
архивный документ: материальный носитель с зафиксированной на нем
информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его
идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанной
информации для граждан, общества и государства;
архивный фонд: совокупность архивных документов, исторически
и/или логически связанных между собой;
архивохранилище: специально оборудованное помещение для хранения
архивных документов;
бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора
официального письменного документа;
внутренний документ: официальный документ, не выходящий за
пределы подготовившей его организации;
внутренняя опись документов дела: учетный документ, содержащий
перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их
индексов, названий, дат, номеров листов;
временное хранение архивных документов: хранение архивных
документов до их уничтожения в течение сроков, установленных
нормативными правовыми актами;
входящий документ: документ, поступивший в Министерство,
организацию;
документы, подлежащие уничтожению: выявленные в процессе
экспертизы научной и практической ценности документы с истекшими
сроками хранения, утратившие практическое, научное или общественное
значение;
дело: документ или совокупность документов, относящихся к одному
вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку;
делопроизводство (документационное обеспечение управления):
отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию
работы с документами;
документ временного хранения: документ с установленным сроком
хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;
документ постоянного хранения: документ, которому в соответствии
с нормативными документами и иными правовыми актами установлено
бессрочное хранение;
документ, документированная информация: зафиксированная на
материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать;
документирование: запись информации на различных носителях по
установленным правилам;
документооборот: движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправления;
дублетный документ: один из экземпляров копии документа;
дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа,
имеющий юридическую силу;
заверенная копия документа: копия документа, на которой в
соответствии с установленным порядком проставляют необходимые
реквизиты, придающие ей юридическую силу;
исходящий документ: официальный документ, отправляемый из
Министерства, организации;
комплект документов: совокупность документов, взаимосвязанных по
признаку целевого назначения и в комплексе обеспечивающих
документирование той или иной управленческой функции или вида
деятельности;
комплектование архива: систематическое пополнение архива
документами в соответствии с его профилем и действующим
законодательством;
контроль исполнения документов: совокупность действий,
обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа: документ, полностью воспроизводящий информацию
подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не
имеющий юридической силы;
обеспечение сохранности документов: обеспечение физико-химической
сохранности документов и их учет;
объем документооборота: количество документов, поступивших в
организацию и созданных ею за определенный период;
организационно-распорядительный документ: вид письменного
документа, в котором фиксируют решение административных и
организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия,
обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений,
предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;
организация работы с документами: организация, документооборота,
хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;
официальный документ: документ, созданный юридическим или
физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном
порядке;
оформление дела: подготовка дела к хранению в соответствии с
установленными правилами;
оформление документа: использование необходимых реквизитов,
установленных ГОСТом Р 6.30-2003;
подлинник документа: первый или единичный экземпляр официального
документа;
постоянное хранение документов: хранение документов Архивного
фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);
регистрационный индекс (номер) документа: цифровое или
буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его
регистрации;
регистрация документа: запись учетных данных о документе по
установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или
получения;
режим хранения архивных документов: совокупность
температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий,
создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов,
и контроль за их выполнением;
реквизит документа: обязательный элемент оформления официального
документа;
служебный документ: официальный документ, используемый в текущей
деятельности организации;
срок исполнения документа: срок, установленный нормативным
правовым актом, организационно-распорядительным документом или
резолюцией;
унифицированная форма документа: совокупность реквизитов,
установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности
задачами и расположенных в определенном порядке на носителе
информации;
учет архивных документов: установление количества и состава
архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой
единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в
учетных документах;
формирование дела: группирование исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри
дела;
формуляр документа: набор реквизитов официального письменного
документа, расположенных в определенной последовательности;
формуляр-образец документа: модель построения документа,
устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования
к построению конструкционной сетки и основные реквизиты;
хранение архивных документов: обеспечение рационального
размещения и сохранности документов;
экспертиза ценности документов: изучение документов на основании
критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и
отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронный документ: документ, в котором информация представлена
в электронно-цифровой форме;
юридическая сила документа: свойство официального документа,
сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего
его органа и установленным порядком оформления.
III. Правила подготовки и оформления документов
Порядок подготовки и оформления проектов законодательных актов
Российской Федерации, проектов нормативных правовых актов Президента
Российской Федерации, проектов нормативных правовых актов
Правительства Российской Федерации, проектов нормативных правовых
актов Министерства информационных технологий и связи Российской
Федерации устанавливается Регламентом Министерства и настоящей
Инструкцией по делопроизводству.
3.1. Подготовка и оформление проектов
законодательных актов Российской Федерации
3.1.1. Министерством разрабатываются проекты федеральных законов
во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов
законопроектной деятельности Правительства и соответствующих
поручений, а также по собственной инициативе.
3.1.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в
Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на
стандартных листах бумаги формата А4.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой
границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством
Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и
выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой
границы текстового поля печатается слово "Проект".
3.1.3. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается
прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по
центру.
Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита межстрочным
интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не
более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по
центру.
Заголовок - отделяется от предыдущего реквизита межстрочным
интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным
шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и
отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название
кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской
Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие
законы необходимо указывать причины внесения изменений или конкретную
норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного
изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой
именно части она изменяется.
Например:
О внесении изменений в законодательные акты
Российской Федерации об административных
правонарушениях в связи с принятием Земельного
кодекса Российской Федерации
или
О внесении изменений в пункт 2 статьи 855
Гражданского кодекса Российской Федерации
в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды
Текст - отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48
пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и
основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на
части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами
полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка
не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
Например:
РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами,
и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с
абзаца. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.
Например:
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение
главы печатается с прописной буквы с абзаца. Заголовок главы
печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера,
после которого ставится точка.
Например:
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
Параграф обозначается знаком "-", имеет порядковый номер,
обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа
пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с указанием
номера параграфа, после которого ставится точка.
Например:
- 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статьи имеют сквозную единую нумерацию. Порядковый номер статьи
обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с
прописной буквы с абзаца. Заголовок статьи печатается с прописной
буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после
которого ставится точка.
Например:
Статья 33. Сертификация
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его
отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части,
пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с
точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с
закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского
алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись - отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и
состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и
"Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный
интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы
текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру
относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации
указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
Визы - проставляются на лицевой стороне последнего листа
законопроекта в нижней его части.
Образец оформления законопроекта приводится в Приложении N 1.
3.1.4. Требования по оформлению пояснительной записки к
законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на
стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже
границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом
и выравнивается по центру.
Заголовок - отделяется от предыдущего реквизита межстрочным
интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал,
выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце
заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к
которому подготовлена пояснительная записка.
Например:
К проекту федерального закона "О внесении
изменений в статью 1 Закона Российской Федерации
"О подоходном налоге с физических лиц"
Текст - отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт
и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой
границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия
законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта,
его целей, основных положений, места в системе действующего
законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных
последствий его принятия.
Визы - проставляются на лицевой стороне последнего листа
пояснительной записки к законопроекту в нижней его части.
3.2. Подготовка и оформление проектов нормативных
правовых актов Президента Российской Федерации
3.2.1. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых
актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации
производятся в Министерстве в соответствии с порядком, установленным
Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской
Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей
Инструкцией.
3.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения
к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом N
15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое
поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При
оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй
и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
3.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют
следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента
Российской Федерации или распоряжение Президента Российской
Федерации), заголовок и текст.
Заголовок - печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего
края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом.
Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и
более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно
слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях
Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст - отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и
печатается через интервал 18 пт <*>.
--------------------------------
<*> Допускается уменьшение интервалов между реквизитами
"Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости
размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской
Федерации на одной странице.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается
по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца
печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть -
преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную
часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается
словом "постановляю", которое печатается вразрядку строчными буквами.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и
заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться
арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ
(распоряжение), должны соответствовать структуре основного
нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента
Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой
насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений)
Президента Российской Федерации по вопросам награждения
государственными наградами, присвоения почетных, воинских и
специальных званий Российской Федерации (в других случаях не
рекомендуется).
Подпись - отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и
состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и
фамилии Президента Российской Федерации.
Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две
строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются
слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется
относительно этих слов. Инициал и фамилия Президента Российской
Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания - отделяется от подписи, как правило,
дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается
от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Дата - проставляется после подписания документа, оформляется
словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания"
межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового
поля.
Номер - проставляется после подписания, печатается от левой
границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным
интервалом 18 пт.
К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации
через дефис добавляются строчные буквы "рп".
Приложения - к проектам указов и распоряжений Президента
Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании
приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов
указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки,
графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются
руководителем органа, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой
странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ,
ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или
распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части
реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются
через 1 межстрочный интервал. Несколько приложений нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Указу Президента
Российской Федерации
--------- N --------
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста
на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты
составляет 2 - 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое
положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом
приложении в правом верхнем углу пишется слово УТВЕРЖДЕНО или
УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
--------- N --------
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и
числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО,
программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается по центру. Наименование
вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения)
выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть
напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный
интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может
быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта
дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения -
дополнительным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки
печатаются по центру (относительно границ текста). Точка в конце
заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов
полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и
строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк
грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная
часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице,
можно при помощи нумерации граф.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго
листа. Номера страниц проставляются по центру верхнего поля.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется
звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1
межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в
целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной
буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах
разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и
подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента
Российской Федерации. В указанных документах их составные части
(разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать
арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер
подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела,
разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из
номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например,
2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты,
которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта
(например, 1.2.2.1).
Визы - проставляются на оборотной стороне последнего листа
проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы
проставляются также на оборотной стороне последнего листа каждого
приложения.
Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации
приведен в Приложении N 2.
3.3. Подготовка и оформление проектов нормативных
правовых актов Правительства Российской Федерации
3.3.1. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых
актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Правительства Российской
Федерации производится в Министерстве в соответствии с порядком,
устанавливаемым Правительством Российской Федерации.
3.3.2. Проект постановления или распоряжения Правительства
Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4
шрифтом размером N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта - постановление Правительства Российской
Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило,
межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом,
печатается по центру, проставляется при подписании акта.
Индекс (номер) - печатается арабскими цифрами и состоит из знака
"N" и порядкового номера документа, например, N 143.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква
"р", например, N 153-р.
Место издания - отделяется от реквизитов "дата" и "номер"
межстрочным интервалом 24 пт и печатается по центру.
Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению
этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской
Федерации.
Текст - отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт
и печатается шрифтом размером N 14 с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается
по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца
печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и
постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской
Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации
постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом
вразрядку, строчными буквами.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не
нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений
(распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило,
подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не
имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению)
Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно
делается ссылка.
Подпись - отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и
состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации",
инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской
Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации"
печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова
"Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового
поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой
строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства
Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения - к проектам актов (постановлений и распоряжений)
Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах и
визируются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании
текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов
постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления
(распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен
оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента
Российской Федерации.
Визы - проставляются на оборотной стороне последнего листа
первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в
нижней его части.
Образец оформления постановления Правительства Российской
Федерации приведен в Приложении N 3.
3.3.3. Если в тексте проекта акта Правительства Российской
Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской
Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка
на соответствующий официальный источник их опубликования, например:
(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6).
Если подготовляемый акт Правительства Российской Федерации влечет
за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства
Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект
подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта
одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации
исполнения федерального закона или акта Президента Российской
Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон
или акт Президента Российской Федерации.
3.3.4. В проектах постановлений Правительства Российской
Федерации употребляются полные официальные наименования органов и
организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные
наименования.
3.3.5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы
и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта
Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются
к данному проекту акта.
На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визы
проставляются на оборотной стороне последнего листа приложения.
3.3.6. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется
на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа - печатается прописными буквами с 2
межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля,
выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными
интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется
полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка
не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления
(распоряжения), к которому подготовлена справка.
Текст - отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами,
печатается шрифтом размером N 14, через 1 интервал.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой
границы текстового поля.
В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и
суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.
Подпись - отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Подпись включает наименование должности лица, подписывающего
справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и
фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой
длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой
в соответствии с занимаемыми должностями.
Подписи отделяются одна от другой 1 - 2 пустыми строками.
3.4. Подготовка и оформление проектов нормативных
правовых актов Министерства информационных
технологий и связи Российской Федерации
3.4.1. Нормативные правовые акты издаются Министерством в
пределах его компетенции в соответствии с положением о Министерстве в
виде приказов, правил, инструкций, положений.
3.4.2. Порядок подготовки и принятия Министерством нормативных
правовых актов осуществляется в порядке, установленном Правилами
подготовки нормативных правовых актов федеральных органов
исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными
Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 N
1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст.
3895), Регламентом Министерства.
3.4.3. При подготовке проектов нормативных правовых актов
рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0
и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 14 (N 12 -
для оформления табличных материалов) через 1 интервал.
3.5. Бланки документов
3.5.1. Документы Министерства должны, как правило, оформляться на
бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и
порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги
форматов А4 (210 х 297 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него,
должен иметь поля:
не менее 20 мм - левое;
не менее 10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
не менее 20 мм - нижнее.
3.5.2. В Министерстве применяются следующие бланки:
бланк письма;
бланк конкретного вида документа.
В зависимости от вида документа устанавливают два варианта
бланков - угловой и продольный.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в
пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрировано
(начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны
расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка
реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Состав видов и формы бланков, применяемых в Министерстве,
утверждаются Министром по представлению ДОСД.
3.5.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями,
имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу
Министерства.
3.5.4. Бланки документов должны использоваться строго по
назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться
другим организациям и лицам.
3.5.5. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков
документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра.
Соответствующие предложения вносятся ДОСД вместе с образцами
предлагаемых бланков.
Образцы бланков приведены в Приложениях N 16 - 23.
3.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки
документов в Министерстве информационных технологий
и связи Российской Федерации
3.6.1. Государственный герб Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках
документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25
декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"
(Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть 1,
ст. 5021).
3.6.2. Наименование Министерства.
Наименование Министерства - автора документа - должно
соответствовать его наименованию, указанному в положении об этом
федеральном органе исполнительной власти.
Сокращенное наименование Министерства помещают в скобках ниже
полного.
3.6.3. Справочные данные о Министерстве.
Справочные данные о Министерстве включают почтовый адрес, номер
телефона и другие сведения по усмотрению Министерства (номера факсов,
телексов, адрес электронной почты и т.д.).
3.6.4. Наименование вида документа.
Наименование вида документа, создаваемого Министерством, должно
соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским
классификатором управленческой документации (ОКУД).
3.6.5. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные
документы, письма) или события, зафиксированного в документе
(протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план,
инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или
утверждающим документ.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением
и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные Министерством совместно с другими
федеральными органами исполнительной власти, должны иметь единую дату.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -
четырьмя арабскими цифрами.
Например:
14.03.2005
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.
Например:
14 марта 2005 г.
3.6.6. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового
номера, дополненного индексом дела по номенклатуре, информацией о
корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими
юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных
номеров документа, перечисленных в порядке представления авторов
документа через косую черту.
3.6.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает
регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан
ответ.
3.6.8. Адресат.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям,
должностным или физическим лицам.
При адресации документа организации, ее структурному
подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в
именительном падеже.
Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по
отношению к самой длинной строке.
Например:
Министерство культуры
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
Административно-правовой
департамент
При направлении документа конкретному должностному лицу
наименование организации и подразделения указывается в именительном
падеже, а должность и фамилия в дательном.
Например:
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Департамент управления делами
Директору Департамента
А.И. Петрову
При адресации документа руководителю организации ее наименование
входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения "Ростекстиль"
В.Д. Иванову
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.
Элементы почтового адреса указывают в последовательности,
установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными
Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г.
N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст.
1556).
При адресации письма в организацию указывают ее наименование,
затем почтовый адрес.
Например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Бельдовой М.В.
Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32
Москва, 117574
При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед
фамилией, при адресации физическому лицу - после нее.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При
необходимости готовится 4 индивидуальных экземпляра документа (для
каждого из адресатов) и 1 визовый экземпляр с перечислением всех
адресатов.
При большем числе адресатов составляется список рассылки
документа, в котором перечисляются организации-адресаты. Список
рассылки составляется в структурном подразделении Министерства -
авторе (исполнителе) документа, подписывается руководителем этого
структурного подразделения Министерства. В списке рассылки
наименования организаций располагаются в следующей последовательности:
вышестоящие органы;
органы одного уровня (в алфавитном порядке).
Например:
Правительство Российской Федерации
Министерство промышленности и энергетики Российской Федерации
Министерство экономического развития и торговли Российской
Федерации
Министерство юстиции Российской Федерации
Федеральное агентство по государственным резервам
Федеральное агентство по информационным технологиям
Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии
Федеральная служба по надзору в сфере связи
Федеральная регистрационная служба.
3.6.9. Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения
печатается справа на верхнем поле первого листа документа.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр информационных технологий и
связи Российской Федерации
------------------ Л.Д. Рейман
(личная подпись)
00.00.0000
При утверждении документа постановлением, решением, приказом,
протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО",
наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и
номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом
утверждаемого документа.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Министерства
информационных
технологий и связи
Российской Федерации
от 16.03.2005 N 1505
3.6.10. Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя
(исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,
равным по должности, основным ответственным исполнителем является
лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва
соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих
типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись
автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на бланке резолюции с указанием
регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция
относится. Бланк резолюции Министра, заместителей Министра оформляется
на листах формата А4, А5, А6. Образцы оформления бланков резолюций
приведены в Приложениях N 6 - 9.
3.6.11. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно
передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с
наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"),
например:
---
| О согласовании проекта Постановления
Правительства Российской Федерации
"чего?" ("кого?"), например:
---
| Должностной регламент
главного специалиста-эксперта
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
3.6.12. Отметка о контроле.
При постановке документа на контроль на бланке резолюции ставится
штамп "Взято на контроль" с указанием срока исполнения документа,
датой проставления штампа и подписью заместителя директора
Департамента организационной и специальной деятельности; в правом
верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают
штампом "Контроль". Контроль осуществляется отделом контроля.
Если документ ставится на контроль директором Департамента, на
документе также проставляется штамп "Контроль". Контроль
осуществляется непосредственно в Департаменте.
3.6.13. Текст документа.
Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы
или в виде сочетания этих структур.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой
части указываются причины, цели, основания создания документа; во
второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы -
распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без
пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во
исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты:
наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный
номер, заголовок к тексту.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков
характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в
именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица
множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были,
находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть
согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк
должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем
на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на
следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно
разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах, а также во внутренних документах,
адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного
числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего
лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица
множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа
("слушали", "выступили", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим предоставить...",
"направляем в Ваш адрес");
от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю
необходимым");
от третьего лица единственного числа ("Министерство не
возражает").
3.6.14. Отметка о наличии приложений.
Если письмо имеет приложение, то указывают наименование
приложения, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких
приложений их нумеруют.
Например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий
приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 с
приложением,
всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе
адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (приказы, правила,
инструкции, положения) на первом листе в правом верхнем углу пишут
"Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа,
его даты и регистрационного номера.
Например:
Приложение N 2
к приказу Министерства
информационных
технологий и связи
Российской Федерации
от 16.03.2005 N 261
Допускается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а
также центрировать это слово, наименование документа, его дату и
регистрационный номер относительно самой длинной строки.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу Министерства
информационных технологий и связи
Российской Федерации
от 18.03.2005 N 234
3.6.15. Нумерация страниц.
Проект нормативного правового акта и все входящие в его состав
приложения должны иметь сквозную (сплошную) нумерацию страниц, при
этом титульный лист считается первой страницей, но номер на ней не
печатается.
Номера второй и последующих страниц печатаются посередине их
верхнего поля.
3.6.16. Подпись.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, руководителям
федеральных органов представительной и судебной власти, подписываются
Министром или, по его поручению, заместителями Министра.
Документы, направляемые подчиненным и другим организациям,
гражданам, подписываются Министром, заместителями Министра,
директорами Департаментов, заместителями директоров Департаментов в
соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (при использовании должностного бланка
наименование должности не указывается), личная подпись и ее
расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель. При этом документ перепечатывается с
указанием фактической должности лица, подписавшего документ, и его
фамилии. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или
проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне или одну под другой в
последовательности от вышестоящей должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по
должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на
одном уровне.
3.6.17. Согласование проекта документа <*>.
--------------------------------
<*> Процедура согласования приказа рассматривается в п. 3.7.1.5.
Согласование проекта документа проводится при необходимости
оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и
ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем
(ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где
готовился проект документа. Документы, в подготовке которых принимали
участие несколько структурных подразделений, должны быть завизированы
их руководителями.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе
(внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее
согласование).
Виза включает в себя наименование Департамента, должность
визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы,
фамилию) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего
листа подлинника нормативного правового акта Министерства. На проекте
законодательного акта, на внутреннем документе и на копии
отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне
документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа
оформляются на отдельном листе.
Например:
Замечания прилагаются
Директор Департамента
организационной и специальной деятельности
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Замечания докладываются должностному лицу, подписывающему
документ.
Согласование проекта документа с федеральными органами
исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем
затрагиваются - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется согласительным
письмом, визой согласования (включает наименование должности с
указанием организации, подпись, расшифровку подписи, дату), грифом
согласования. Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО",
наименование должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации), личную подпись, расшифровку
подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего
согласование, его дату и регистрационный номер.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации
---------------- -------------------
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом
нижнем поле документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласования", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист
согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется в следующей
последовательности:
с должностными лицами Мининформсвязи России;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых
затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых
затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный
надведомственный контроль (надзор) в определенной области
(экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий
только с согласия этих органов.
3.6.18. Оттиск печати.
Министерство имеет печать с изображением Государственного герба
Российской Федерации, иные печати.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской
Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их
подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной
символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их
соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание
наименования должности лица, подписавшего документ.
3.6.19. Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже
реквизита "Подпись" проставляется заверяющий штамп "Копия верна"
(находится в отделе делопроизводства ДОСД), должность лица,
заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата
заверения. Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати
Министерства.
Например:
оттиск штампа "Копия верна"
Начальник
отдела делопроизводства Личная подпись И.О. Фамилия
Дата оттиск гербовой
печати
Копии кадровых документов заверяются в отделе кадров.
3.6.20. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем
углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника
документа.
Отметка об исполнителе печатается шрифтом размером N 10 и
включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
И.О. Фамилия
123-12-23
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой
исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного
исполнителя.
3.6.21. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает
в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого
документа краткие сведения об исполнении: слова "В дело", номер дела,
в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и
направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем
документа или руководителем структурного подразделения Министерства, в
котором исполнен документ.
Результаты исполнения документов переносятся в САД немедленно.
3.6.22. Отметка о поступлении документа.
Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной
карточке (далее - РКК). На оборотной стороне последнего листа
сопроводительного письма полученного документа распечатывается
регистрационная отметка, включающая входящий регистрационный номер
документа, дату поступления, сокращенное наименование Министерства,
количество листов, экземпляров документа и приложений к нему, а также
штрих-код с уникальным буквенно-цифровым идентификатором.
3.7. Особенности подготовки и оформления отдельных
видов документов
3.7.1. Приказ
3.7.1.1. Основным нормативным правовым актом Министерства
является приказ.
Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по
оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы
Министерства.
Проекты приказов готовятся структурными подразделениями
Министерства на основании поручений Министра и его заместителей либо в
инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров ДОСД
на основании соответствующих представлений.
Приказы подписываются Министром или лицом, исполняющим его
обязанности.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их
согласование с заинтересованными сторонами возлагается на директоров
Департаментов Министерства, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов
осуществляет отдел делопроизводства ДОСД.
Правовая экспертиза проекта приказа на его соответствие
действующему законодательству Российской Федерации, правилам русского
языка и редактирование проекта приказа осуществляется Департаментом
правового обеспечения.
3.7.1.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются
исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект,
руководителями структурных подразделений Министерства, которым в
проекте предусматриваются задания и поручения, а также директором
Департамента правового обеспечения и начальником или заместителем
начальника отдела делопроизводства ДОСД. Возражения по проекту
приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая
прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения,
то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов по основной деятельности визируются всеми
заместителями Министра (последовательность расположения виз
рассматривается в п. 3.7.1.5 настоящей Инструкции по
делопроизводству).
Завизированные проекты приказов передаются в отдел
делопроизводства ДОСД (список рассылки прилагается), начальник отдела
делопроизводства ДОСД передает завизированные приказы на подпись
Министру.
3.7.1.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках
установленной формы и предоставляются на подпись при необходимости со
справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа,
обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании
чего подготовлен проект и с кем согласован. Справка подписывается
руководителем структурного подразделения Министерства, ответственного
за разработку проекта приказа. Датой приказа является дата его
подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного
года.
Структура регистрационных номеров приказов следующая:
хх - приказы по основной деятельности;
хх-к - приказы по личному составу;
хх-н - приказы об установлении надбавок к должностным окладам;
хх-п - приказы о награждении;
хх-ком - приказы по командировкам.
3.7.1.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры
направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который
составляется и подписывается директором или заместителем директора
Департамента.
В случае необходимости регистрации приказа в Министерстве юстиции
Российской Федерации в указателе рассылки указывается Минюст России с
пометкой "для регистрации".
Копия приказа по основной деятельности обязательно направляется в
Департамент правового обеспечения.
Подлинники приказов по основной деятельности Министерства, об
установлении надбавок к должностным окладам, о награждении хранятся в
отделе делопроизводства; подлинники приказов по личному составу,
приказов по внутрироссийским командировкам - в отделе кадров;
подлинники приказов по загранкомандировкам - в Департаменте
международного сотрудничества.
3.7.1.5. Приказ оформляется на бланке.
Бланк приказа имеет следующие реквизиты:
Герб Российской Федерации.
Наименование Министерства (полное).
Наименование вида документа - приказ.
Дата и номер приказа.
Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из
знака "N" и порядкового номера приказа.
Заголовок - должен кратко и точно отражать содержание текста
приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается
полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
Об утверждении временной Инструкции
по делопроизводству в центральном аппарате
Министерства информационных технологий и связи
Российской Федерации
Заголовок к документам, оформленным на бланках, выравнивается по
центру.
Текст - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и
печатается шрифтом размером N 14 (в таблицах допускается использовать
шрифт N 12) через 1 интервал от левой границы текстового поля и
выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая
строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы
текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей
(преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и
события, послужившие основанием для издания приказа. Она может
начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ
издается на основании другого документа, то в констатирующей части
указывается наименование этого документа в родительном падеже, его
автор, дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ",
которое печатается с новой строки большими буквами без абзаца.
Распорядительная часть должна содержать перечисление
предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и
сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и
подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного
характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве
исполнителей указываются структурные подразделения Министерства или
конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части
может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на
которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный
документ или какие-то его положения, то один из пунктов
распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый
документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до
сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых
доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который
исполнитель готовит вместе с проектом приказа на отдельном листе.
Визы - включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку
подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего
листа проекта приказа. Визы согласования предваряют слова "Приказ
подготовлен", сокращенное наименование Департамента, подготовившего
проект приказа, подпись директора Департамента, подготовившего проект
приказа (подпись, расшифровка подписи), дата. Далее следует слово
"СОГЛАСОВАНО:" и приводятся подписи должностных лиц, принявших участие
в согласовании документа (с указанием должности, подписи, расшифровки
подписи) и даты. Должности визирующих указываются при визировании
проекта приказа статс-секретарем - заместителем Министра,
заместителями Министра. При визировании проекта приказа директорами
Департаментов указываются только сокращенные наименования
Департаментов.
Например:
Проект приказа подготовлен
Сокращенное наименование
Департамента Подпись И.О. Фамилия
дата
СОГЛАСОВАНО:
Статс-секретарь -
заместитель Министра Подпись И.О. Фамилия
дата
Заместитель Министра Подпись И.О. Фамилия
дата
Заместитель Министра Подпись И.О. Фамилия
дата
Сокращенное наименование Подпись И.О. Фамилия
Департамента дата
Подпись - состоит из наименования должности лица, подписавшего
документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля, инициалы и фамилия - от правой.
Приказы, издаваемые Министерством, подписывает Министр, а в его
отсутствие - лицо, его замещающее (на основании соответствующего
приказа Министра).
Приложения к приказу визируются руководителем структурного
подразделения Министерства, подготовившего проект. Виза проставляется
на оборотной стороне последнего листа приложения.
Содержательная часть приложения должна заканчиваться
горизонтальной чертой (линией). Линия отделяется от содержательной
части приложения интервалом примерно 2 см, располагается по центру,
длина линии - 3 см.
При наличии нескольких приложений приложения нумеруются.
Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный
проект документа не допускается.
3.7.1.6. Совместные приказы федеральных органов исполнительной
власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297
мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования - федеральных органов исполнительной власти
располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - приказ - располагается
центрировано;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более
поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя
или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа
каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке
указания авторов в документе;
подписи - руководителей федеральных органов исполнительной власти
располагаются ниже текста на одном уровне.
Образец оформления приказа приведен в Приложении N 4.
3.7.2. Положение, правила, инструкция
3.7.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем
устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам,
отнесенным к компетенции Министерства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для
выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо
деятельности.
Положения, правила, инструкции нормативного характера
утверждаются приказами Министерства. Положения, правила, инструкции по
вопросам внутренней организации деятельности центрального аппарата
Министерства, его структурных подразделений могут применяться как
самостоятельные акты, которые оформляются в форме грифа утверждения.
3.7.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил,
инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов
нормативных актов.
3.7.2.3. Положение (правила, инструкция) печатается на
стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или
множественного числа. В тексте используются слова: "должен",
"следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на
вопрос "О чем?", заголовок к регламенту, содержащему должностные
требования и порядок проведения работ (должностной регламент),
отвечает на вопрос "Кого?" (Должностной регламент главного
специалиста-эксперта).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит
раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки,
основное назначение нормативного акта и сфера его распространения,
ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на
главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов
производится арабскими цифрами.
Образец оформления положения приведен в Приложении N 5.
3.7.3. Протокол
3.7.3.1. В Министерстве составляются протоколы совещаний
(заседаний) у Министра, протоколы совещаний (заседаний) у заместителей
Министра и протоколы совещаний (заседаний) межведомственных
мероприятий за подписью руководства Департаментов.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во
время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и
выступлений, справок, проектов решений и др.
3.7.3.2. Текст протокола состоит из двух частей. Во вводной части
указываются должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на
заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля,
подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются
наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих.
Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
заместители руководителя Федерального агентства связи.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются
через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и
принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римскими
цифрами и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрировано,
размер шрифта N 14, и подчеркивается одной чертой ниже последней
строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших
при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный
интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
3.7.3.3. Протокол подписывается председательствующим на
заседании. Датой протокола является дата заседания.
Структура регистрационного номера протокола следующая: хх-пр.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах
календарного года. Протоколы совместных заседаний имеют составные
номера, включающие порядковые номера протоколов организаций,
принимавших участие в заседании.
3.7.3.4. Копии протоколов при необходимости рассылаются
заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с
указателем рассылки; указатель составляет и подписывает директор или
заместитель директора Департамента, готовившего рассмотрение вопроса.
3.7.3.5. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола,
размер шрифта N 14, и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается прописными
буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по
центру;
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2
межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1
интервал и выравнивается по центру.
Например:
Совещания у Министра информационных
технологий и связи Российской Федерации
Л.Д. РЕЙМАНА
Место проведения заседания, совещания - указывается (при
необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и
отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.
Дата и номер протокола - оформляются словесно-цифровым способом и
печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и
порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.
Подпись - отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и
включает наименование должности лица, председательствовавшего на
заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи
(инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой
длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При
оформлении расшифровки подписи, включающей только инициалы и фамилию,
пробел между точкой после инициалов перед фамилией не ставится.
Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Визы - протокол совещания у Министра, у заместителей Министра
визируется директором Департамента, ответственного за проведение
совещания, с обратной стороны последнего листа протокола.
Образцы оформления протоколов приведены в Приложениях N 11 - 15.
3.7.4. Служебные письма
3.7.4.1. Служебные письма Министерства готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации
и Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам,
относящимся к компетенции Министерства;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов
Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и
актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и
частных лиц;
как инициативные письма.
3.7.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются
резолюцией Министра, заместителя Министра или директора Департамента
на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по
решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям,
зафиксированным в резолюции. Сроки подготовки инициативных писем
определяются руководителями структурных подразделений Министерства.
3.7.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках
формата А4; изготовление бланков писем с изображением Государственного
герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной
техники запрещается.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более
федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном
листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных
органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в
наименование должности в реквизите "подпись". Регистрационные номера
проставляются под подписями.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и
последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа
арабскими цифрами.
Служебное письмо Министерства, направляемое внутри страны,
составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило,
должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они
взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном
подразделении Министерства-адресата.
3.7.4.4. Заголовок к тексту служебного письма составляется в виде
словесной конструкции с предлогом "О" ("Об") и отглагольным
существительным, отвечающим на вопрос "О чем?". Например: "Об
изменении...", "Об исполнении..."; "О выделении..."; "О пересмотре..."
и т.п.
На бланке письма заголовок располагается ниже реквизита "Ссылка
на регистрационный номер и дату документа", начиная от специальной
ограничительной отметки.
3.7.4.5. Текст письма излагается от 3-го лица единственного
числа.
Например:
"Министерство считает...", "Министерство рассмотрело...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст
излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...",
"направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части
излагается причина, основание или обоснование составления письма,
приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки
письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, приводятся выводы,
предложения, просьбы, решения и т.д.
3.7.4.6. Дата письма - датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается Регламентом
Министерства и должностными регламентами работников Министерства.
IV. Организация документооборота и исполнения документов
4.1. Организация документооборота
4.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания
или получения до завершения исполнения или отправки образует
документооборот.
4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с
ними в Министерстве, регламентируются Типовой инструкцией по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций
Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 (зарегистрирована в
Министерстве юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г.,
регистрационный N 7418), Постановлением Правительства Российской
Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте
взаимодействия федеральных органов исполнительной власти",
Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N
452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов
исполнительной власти", настоящей Инструкцией по делопроизводству,
регламентами Министерства, положениями о структурных подразделениях
Министерства, должностными регламентами.
4.2. Организация доставки документов
4.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется
средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой, курьерской и фельдъегерской связи в
Министерство доставляется письменная корреспонденция в виде простых и
регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов,
а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают: телеграммы
(телетайпограммы), факсограммы, сообщения электронной почты.
4.2.2. Документы, переданные по почте, поступают в 375 отделение
связи и дважды в день (в 9:45 и в 16:00) передаются в отдел
делопроизводства ДОСД. Работники отдела делопроизводства ДОСД
расписываются в накладной и извещении с указанием своей фамилии, даты
и времени получения. Корреспонденция, ошибочно доставленная в адрес
Министерства, возвращается работникам 375 отделения связи, роспись о
получении в накладной не проставляется.
4.2.3. Документы, поступающие по каналам фельдъегерской связи,
доставляются в отдел делопроизводства ДОСД.
4.2.4. Телеграммы (телетайпограммы) поступают в Центральный
телеграф и немедленно передаются в отдел делопроизводства ДОСД. При
поступлении телеграммы (телетайпограммы) в ночное время (после 23:00)
работник Центрального телеграфа в начале следующего рабочего дня
передает телеграмму в отдел делопроизводства ДОСД.
Правительственные телеграммы принимаются ответственным дежурным и
передаются в отдел делопроизводства ДОСД.
Факсограммы поступают в отдел делопроизводства ДОСД.
4.2.5. Сообщения электронной почты, поступающие на электронный
адрес Министерства (http://www.office@minsvyaz.ru), принимаются
работниками отдела контроля ДОСД, по мере поступления распечатываются
и передаются в отдел делопроизводства ДОСД.
Электронные сообщения, размещаемые гражданами на сайте
Министерства (www.minsvayaz.ru), принимаются работниками отдела по
связям с общественностью Департамента стратегии построения
информационного общества, распечатываются и доводятся до сведения
директоров Департаментов в соответствии с направлениями деятельности.
4.2.6. В ночное (после 23:00) и нерабочее время документы,
поступающие по каналам фельдъегерской связи, принимаются дежурным по
Министерству, который передает их в отдел делопроизводства ДОСД.
4.2.7. Документы, полученные работниками Министерства от
должностных лиц других организаций, подлежат обязательной передаче для
регистрации в отдел делопроизводства ДОСД.
4.3. Прием, обработка и распределение
поступающих документов
4.3.1. Документы, поступающие в Министерство на бумажных
носителях по каналам почтовой, курьерской, фельдъегерской связи,
проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное
рассмотрение, сканирование, рассмотрение руководством и доставляются
исполнителям.
4.3.1.1 Прием, первичная обработка и распределение документов
осуществляется работниками отдела делопроизводства ДОСД.
Все входящие документы делятся на:
регистрируемые документы, включающие:
корреспонденцию, поступившую на имя Министра от Президента
Российской Федерации, Правительства Российской Федерации,
Государственной Думы Российской Федерации, федеральных органов
исполнительной власти;
корреспонденцию на имя Министра и заместителей Министра;
корреспонденцию на имя директоров и заместителей директоров
Департаментов;
корреспонденцию без указания конкретного должностного лица или
структурного подразделения Министерства;
учитываемые документы;
нерегистрируемые и неучитываемые документы.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с
пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность
упаковки документов, комплектность листов документов и приложений к
ним.
Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю. При
отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к
документу.
При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к
ним проставляется соответствующая отметка в регистрационно-контрольной
карточке и на документе.
При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его
последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка "Документ
получен в поврежденном виде".
Поступившие документы передаются на рассмотрение или исполнение в
день поступления. Правительственная корреспонденция, телеграммы и
документы с пометкой "Срочно", "Весьма срочно" передаются немедленно.
4.3.1.2. На полученный документ заводится
регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК). На оборотной
стороне последнего листа сопроводительного письма полученного
документа распечатывается регистрационная отметка, включающая входящий
регистрационный номер документа, дату поступления, сокращенное
наименование Министерства, количество листов, экземпляров документа и
приложений к нему, а также штрих-код с уникальным буквенно-цифровым
идентификатором.
Регистрационная отметка формируется на основании информации РКК в
САД после заполнения соответствующих полей РКК.
4.3.1.3. Прием, первичную обработку и регистрацию
правительственной корреспонденции, поступившей на имя Министра,
заместителей Министра, осуществляют работники группы обработки
правительственной корреспонденции отдела делопроизводства ДОСД.
После регистрации и сканирования правительственная
корреспонденция немедленно передается работниками отдела
делопроизводства ДОСД заместителю директора ДОСД для подготовки
проекта резолюции и доклада.
Резолюция Министра по исполнению документа (поручение) включает
следующие сведения: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание
поручения, в необходимых случаях - срок исполнения, подпись, дата.
Резолюция оформляется на бланке резолюции с указанием
регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция
относится.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,
основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым или
помеченное словом "Созыв" или "Ответственный" ("Отв."). Ему
предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. В
случае если первым среди нескольких исполнителей указывается
заместитель Министра, ответственным исполнителем считается должностное
лицо, помеченное словом "Созыв" или "Ответственный" ("Отв.").
Содержание резолюции Министра вносится в РКК работником отдела
делопроизводства ДОСД, а документ передается на исполнение. При этом в
РКК указывается время передачи документа исполнителю.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными
подразделениями Министерства, получает ответственный исполнитель,
остальным исполнителям передаются копии сопроводительного письма. С
содержанием приложения соисполнители знакомятся в САД.
4.3.1.4. Прием, первичную обработку, регистрацию и
предварительное рассмотрение корреспонденции на имя Министра и
заместителей Министра осуществляют работники группы обработки
корреспонденции отдела делопроизводства ДОСД на имя Министра и
заместителей Министра.
Документы, направляемые на рассмотрение Министру, передаются
заместителю директора ДОСД работниками отдела делопроизводства ДОСД.
Документы, направляемые на рассмотрение заместителям Министра,
получают в отделе делопроизводства ДОСД секретари заместителей
Министра.
Процедура рассмотрения документа Министром соответствует п.
4.3.1.3.
Заместители Министра по результатам рассмотрения документа
оформляют резолюцию заместителя Министра по исполнению документа
(поручение). Проект резолюции может быть подготовлен заместителем
директора ДОСД или помощником заместителя Министра. В состав резолюции
входят следующие сведения: фамилия исполнителя (исполнителей),
содержание поручения, в необходимых случаях - срок исполнения,
подпись, дата.
Резолюция заместителя Министра оформляется на бланке резолюции с
указанием регистрационного номера и даты документа, к которому
резолюция относится.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,
основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым,
помеченное словом "Созыв" или "Ответственный" ("Отв."). Ему
предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Содержание резолюции заместителя Министра вносится в РКК
работником отдела делопроизводства ДОСД, а документ передается на
исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными
подразделениями Министерства, получает ответственный исполнитель,
остальным исполнителям передаются копии сопроводительного письма. С
содержанием приложения соисполнители знакомятся в САД.
4.3.1.5. Прием, первичную обработку и распределение
корреспонденции на имя директоров и заместителей директоров
Департаментов, а также корреспонденции осуществляют работники группы
обработки входящей корреспонденции отдела делопроизводства ДОСД.
Прием, первичную обработку, регистрацию и предварительное
рассмотрение корреспонденции без указания конкретного должностного
лица или структурного подразделения Министерства осуществляют
работники группы обработки корреспонденции отдела делопроизводства
ДОСД на имя Министра.
Документы, направляемые на рассмотрение Министру, передаются
заместителю директора ДОСД, документы, направляемые на рассмотрение
заместителям Министра, получают в отделе делопроизводства ДОСД
секретари заместителей Министра, документы, направляемые на
рассмотрение директорам и заместителям директоров Департаментов, а
также документы, направляемые в структурные подразделения
Министерства, получают в отделе делопроизводства ДОСД работники,
ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях
Министерства.
Директора и заместители директоров Департаментов по результатам
рассмотрения документа оформляют резолюции по исполнению документа
(поручение). В состав резолюции входят следующие сведения: фамилия
исполнителя (исполнителей), содержание поручения, в необходимых
случаях - срок исполнения, подпись, дата.
Резолюции директоров и заместителей директоров Департаментов
оформляются на бланке резолюции с указанием регистрационного номера и
даты документа, к которому резолюция относится (Приложение N 10).
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,
основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему
предоставляется право координации работы исполнителей.
Работники, ответственные за делопроизводство в структурных
подразделениях Министерства, обеспечивают внесение в РКК документов
содержания резолюции директора Департамента, заместителя директора
Департамента, начальника отдела.
4.3.1.6. Прием, первичную обработку нерегистрируемой
корреспонденции осуществляют работники группы обработки входящей
корреспонденции отдела делопроизводства ДОСД.
В Министерстве не регистрируется, но учитывается в САД следующие
документы:
пригласительные билеты;
научные труды.
В Министерстве не регистрируются и не учитываются следующие
документы:
поздравительные письма и телеграммы, соболезнования;
первичные документы бухгалтерского учета;
плакаты, рекламные извещения, проспекты;
печатные издания (журналы, газеты, сборники, альманахи,
бюллетени);
формы статистической отчетности;
прейскуранты (прайс-листы, расценки).
Нерегистрируемая корреспонденция передается работникам отдела
делопроизводства ДОСД адресату в порядке, соответствующем принятой в
Министерстве технологии обработки входящих документов.
4.3.2. Телеграммы (телетайпограммы), поступающие в Министерство,
проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством
Министерства и доставляются исполнителям.
Работники отдела делопроизводства ДОСД регистрируют телеграммы в
РКК, а затем передают на рассмотрение руководству Министерства.
Министр или заместители Министра оформляют на бланке поручения
резолюцию по исполнению телеграммы (телетайпограмы), содержание
которой переносится в РКК работником отдела делопроизводства ДОСД.
Телеграмма (телетайпограмма) передается на исполнение в
структурные подразделения Министерства исполнителям, указанным в
резолюции.
4.3.3. Факсимильные сообщения, поступающие в Министерство,
проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение,
рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и регистрацию в РКК факсимильных сообщений осуществляют
работники отдела делопроизводства ДОСД.
Предварительное рассмотрение осуществляется заместитель директора
ДОСД.
Факсимильные аппараты, имеющие официальный номер Министерства,
устанавливаются в отделе делопроизводства ДОСД.
Поступившие факсимильные сообщения передаются адресатам в день их
поступления, срочные - немедленно.
Содержание резолюций и ход исполнения документов заносятся в РКК
соответствующими работниками.
Поступивший вслед за факсимильным сообщением подлинник документа
учитывается в РКК под тем же номером, что и факсимильное сообщение,
направляется в подразделение, которое занимается исполнением
документа.
Факсимильные сообщения на иностранных языках доставляются
адресату без перевода.
4.3.4. Электронные сообщения, поступающие в Министерство на
официальный электронный адрес (www.office@minsvyaz.ru), проходят
прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение
Страницы: 1 2 |