О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ РЕГЛАМЕНТА ФГУЗ
"ЦЕНТР ГИГИЕНЫ И ЭПИДЕМИОЛОГИИ В ГОРОДЕ МОСКВЕ"
ПРИКАЗ
ФГУЗ ~ЦЕНТР ГИГИЕНЫ И ЭПИДЕМИОЛОГИИ В Г. МОСКВЕ~
6 декабря 2006 г.
N 250
(Д)
В соответствии с уставом Федерального государственного учреждения
здравоохранения "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве",
утвержденным приказом руководителя Федеральной службы по надзору в
сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 19 января
2005 года N 12, приказываю:
1. Утвердить Регламент ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в
городе Москве" (приложение).
2. Руководителям структурными подразделениями ФГУЗ "Центр гигиены
и эпидемиологии в городе Москве" и главным врачам его филиалов в своей
повседневной деятельности руководствоваться утвержденным Регламентом.
3. Ввести в действие настоящий Регламент с 1 января 2007 года.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Главный врач
А.В. Иваненко
6 декабря 2006 г.
N 250
УТВЕРЖДЕН
приказом ФГУЗ "Центр
гигиены и эпидемиологии
в городе Москве"
от 6 декабря 2006 года
N 250
РЕГЛАМЕНТ
ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
"ЦЕНТР ГИГИЕНЫ И ЭПИДЕМИОЛОГИИ В ГОРОДЕ МОСКВЕ", Г. МОСКВА
Регламент Федерального государственного учреждения
здравоохранения "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г.
Москва разработан в соответствии с уставом Федерального
государственного учреждения здравоохранения "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва, утвержденным приказом
руководителя Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав
потребителей и благополучия человека от 19 января 2005 года N 12,
письмом руководителя Роспотребнадзора от 14 марта 2005 года N
0100/1784-105-32 "О порядке взаимодействия", приказом руководителя
Роспотребнадзора от 23 октября 2005 года N 751 "Об утверждении
Временного регламента взаимодействия территориальных управлений
Роспотребнадзора по субъектам Российской Федерации и федеральных
государственных учреждений здравоохранения - центров гигиены и
эпидемиологии в субъектах Российской Федерации", Методическим
указанием Роспотребнадзора МУ 5.1.2031-05 "Планирование деятельности
Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав
потребителей и благополучия человека", Положением о порядке
взаимодействия Управления и Центра, утвержденным 16 мая 2005 года, и
отражает правила организации деятельности Федерального
государственного учреждения здравоохранения "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва.
Регламент Федерального государственного учреждения
здравоохранения "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г.
Москва утвержден и введен в действие с 01.01.2007 приказом главного
врача Федерального государственного учреждения здравоохранения "Центр
гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва от 06.12.2006 N
250.
1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент устанавливает правила организации работы
Федерального государственного учреждения здравоохранения "Центр
гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва и его филиалов.
1.2. Федеральное государственное учреждение здравоохранения
"Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва создан на
основании распоряжения Правительства Российской Федерации от
13.01.2005 N 23-Р.
Основные направления работы Федерального государственного
учреждения здравоохранения "Центр гигиены и эпидемиологии в городе
Москве", г. Москва (далее - ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в
городе Москве", г. Москва или Центр) определяются уставом ФГУЗ "Центр
гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва, утвержденным
приказом руководителя Федеральной службы по надзору в сфере защиты
прав потребителей и благополучия человека от 19 января 2005 г. N 12.
1.3. Возглавляет ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе
Москве", г. Москва главный врач.
1.4. ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г.
Москва является юридическим лицом, имеющим самостоятельный баланс,
лицевые счета, круглую печать с изображением Государственного герба
Российской Федерации, эмблему, штампы и бланки со своим наименованием.
1.5. В соответствии с уставом Центра, письмом Федеральной службы
по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от
14 марта 2005 г. N 0100/1784-105-32 "О порядке взаимодействия" и
Положением о порядке взаимодействия Управления и Центра, утвержденным
16 мая 2005 г., основной целью и задачей Центра является обеспечение
деятельности Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты
прав потребителей и благополучия человека по городу Москве (далее -
Управление) через отделы (перечень - приложение N 1) и филиалы
(перечень - приложение N 2).
Деятельность ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе
Москве", г. Москва осуществляется во взаимодействии с федеральными
учреждениями, органами исполнительной власти города Москвы, органами
местного самоуправления, общественными и иными организациями.
1.6. Центр имеет право разрабатывать знаки отличия, награды,
почетные звания для поощрения своих сотрудников за долголетний
добросовестный труд, успехи в трудовой деятельности.
2. Порядок деятельности и взаимодействия отделов
ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве"
г. Москва при осуществлении возложенных на них функций
2.1. Отделы ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве",
г. Москва осуществляют свою деятельность согласно годовому и
квартальному планам мероприятий.
2.2. Отделы ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве",
г. Москва в соответствии с ежегодным перечнем мероприятий Управления
(и дополнительной ежеквартальной корректировкой мероприятий) и
распоряжениями руководителя Роспотребнадзора по городу Москве
выполняют указанные мероприятия и работы, включая виды и объемы
лабораторных и инструментальных исследований и измерений, направленных
на обеспечение государственного санитарно-эпидемиологического надзора,
контроля в сфере защиты прав потребителей и соблюдения правил продажи
отдельных видов товаров, выполнения работ, оказания услуг.
2.3. Отделы ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве",
г. Москва при осуществлении возложенных на них функций:
2.3.1. Запрашивают и получают у других отделов Центра материалы,
необходимые для выполнения возложенных на них задач.
2.3.2. Вносят руководству ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в
городе Москве", г. Москва и заведующим другими отделами предложения по
организации и осуществлению деятельности по вопросам, отнесенным к их
компетенции.
2.3.3. Привлекают для проработки вопросов, отнесенных к
компетенции отдела, специалистов других отделов Центра по согласованию
с их заведующими.
2.3.4. При необходимости решения вопросов, относящихся к
компетенции отделов, их руководители могут вступать во взаимодействие
с научными и иными организациями, в том числе ведомственными и
региональными, по согласованию с их руководителями и главным врачом
ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва.
3. Порядок планирования и организации работы
3.1. ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г.
Москва осуществляет свою деятельность в соответствии с планом
мероприятий по обеспечению государственного санитарно -
эпидемиологического надзора на год и квартальными планами мероприятий.
При планировании деятельности прежде всего следует исходить из
того, что Центр является учреждением, обеспечивающим деятельность
Управления Роспотребнадзора по городу Москве.
План мероприятий по обеспечению государственного
санитарно-эпидемиологического надзора Центра на год и квартальные
планы составляются на основании ежегодно сформированного Управлением
Роспотребнадзора по городу Москве перечня мероприятий, включая виды и
объем лабораторных и инструментальных исследований и измерений
(предложений в квартальный план с целью корректировки годового перечня
мероприятий), Положения о порядке взаимодействия Управления и Центра,
устава ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г.
Москва.
3.2. Годовой и квартальный планы работы структурных подразделений
Центра и его филиалов составляются на основании годовых и квартальных
планов мероприятий Центра (филиалов) с учетом получаемых от Управления
(территориальных отделов) перечня и объема мероприятий, в том числе
лабораторных исследований, необходимых для выполнения в конкретные
сроки.
3.3. Годовой и квартальные планы мероприятий ФГУЗ "Центр гигиены
и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва (филиала) утверждаются
главным врачом Центра (филиала).
Годовой и квартальные планы работы структурных подразделений
Центра и его филиалов утверждаются первым заместителем главного врача
ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва
(заместителями главного врача филиалов).
3.4. Алгоритм планирования деятельности Центра и его филиалов
состоит из следующих этапов:
- проведение анализа деятельности структурных подразделений
Центра (филиала) за прошедший отчетный период с выводами и
формулировкой предложений для включения в годовой и квартальные планы;
- получение ежегодного перечня мероприятий, включая виды и объемы
лабораторных исследований и измерений, планируемых Управлением
(территориальным отделом) в интересах проведения государственного
санитарно-эпидемиологического надзора на следующий год (предложений в
квартальный план с целью корректировки годового перечня мероприятий),
на следующий квартал;
- представление руководителями структурных подразделений Центра
(филиала) в отдел планирования и организации деятельности
(специалисту, ответственному за организацию деятельности филиала)
предложений для включения в годовой (квартальный) план мероприятий;
- разработка отделом планирования и организации деятельности
(специалистом, ответственным за организацию деятельности филиала)
годового (квартального) плана мероприятий;
- утверждение годового (квартального) плана мероприятий Центра
(филиалов) по обеспечению государственного санитарно -
эпидемиологического надзора;
- доведение годового (квартального) плана до исполнителей;
- разработка структурными подразделениями Центра (филиалов) плана
работы на год (квартал) на основе годового (квартального) плана Центра
(филиала);
- представление руководителями структурных подразделений Центра
(филиалов) годового (квартального) планов работы в отдел планирования
и организации деятельности (специалисту, ответственному за организацию
деятельности филиала) для централизованного представления на
утверждение;
- утверждение годового (квартального) плана работы структурных
подразделений Центра (филиала);
- доведение годового (квартального) плана работы структурных
подразделений Центра (филиала) до исполнителей.
3.5. Формирование годовых планов и контроль их исполнения
непосредственно осуществляют отделы планирования и организации
деятельности (научно-методические отделы или специалисты,
ответственные за организацию деятельности) Центра и его филиалов.
3.6. Оформление плана мероприятий по обеспечению государственного
санитарно-эпидемиологического надзора Центра на год:
3.6.1. Отдел планирования и организации деятельности в срок до 30
сентября разрабатывает основные направления деятельности Центра и его
филиалов на следующий год с учетом аналогичного документа Управления.
3.6.2. Руководители структурных подразделений Центра и главные
врачи филиалов в срок до 20 октября направляют в отдел планирования и
организации деятельности Центра предложения с учетом полученного из
Управления перечня мероприятий, которые необходимо включить в план
мероприятий по обеспечению государственного санитарно -
эпидемиологического надзора Центра на следующий год.
3.6.3. Отдел планирования и организации деятельности Центра на
основании представленных предложений формирует годовой план
мероприятий по обеспечению государственного санитарно -
эпидемиологического надзора Центра на следующий год и представляет его
на визирование начальнику отдела планирования Управления.
3.6.4. В срок до 1 ноября проект плана Центра направляется на
визирование в отдел организационного обеспечения ФГУЗ "Федеральный
центр гигиены и эпидемиологии".
В срок до 28 ноября план мероприятий на следующий год
представляется для утверждения главному врачу Центра и согласовывается
с руководителем Управления.
В срок до 5 декабря отделом планирования и организации
деятельности план мероприятий по обеспечению государственного надзора
Центра на предстоящий год доводится до заместителей главного врача,
руководителей структурных подразделений и главных врачей филиалов.
3.6.5. После получения годового плана мероприятий по обеспечению
государственного санитарно-эпидемиологического надзора Центра
руководители структурных подразделений формируют свои планы работы на
год и представляют их до 30 декабря в двух экземплярах в отдел
планирования и организации деятельности для централизованного
представления на утверждение первому заместителю главного врача
Центра.
3.7. Оформление плана мероприятий по обеспечению государственного
санитарно-эпидемиологического надзора филиалов Центра на год:
3.7.1. В срок до 15 октября руководители структурных
подразделений филиала представляют в отдел планирования и организации
деятельности филиала (специалисту, ответственному за организацию
деятельности) предложения, которые необходимо включить в план
мероприятий филиала на предстоящий год.
Указанные предложения анализируются и оформляются в виде
мероприятий в план Центра и представляются главным врачом филиала в
отдел планирования и организации деятельности Центра в срок до 20
октября.
3.7.2. На основании полученного плана Центра (срок получения - до
05.12) и предложений структурных подразделений оформляется план
мероприятий по обеспечению государственного санитарно -
эпидемиологического надзора филиала.
3.7.3. План мероприятий филиала на предстоящий год должен быть
утвержден главным врачом филиала до 20 декабря и доведен до
руководителей структурных подразделений.
Руководители структурных подразделений формируют свои годовые
планы работы с учетом полученного из территориального отдела перечня
мероприятий и представляют их до 30 декабря в двух экземплярах на
утверждение заместителю главного врача филиала Центра.
3.7.4. Второй экземпляр плана мероприятий филиала представляется
в отдел планирования и организации деятельности Центра в срок до 30
декабря.
3.8. Оформление плана мероприятий по обеспечению государственного
санитарно-эпидемиологического надзора Центра на квартал:
3.8.1. С целью корректировки годового плана Управление может
направить в Центр дополнительный перечень мероприятий для включения в
квартальный план мероприятий по обеспечению государственного
санитарно-эпидемиологического надзора Центра.
3.8.2. До 10-го числа последнего месяца текущего квартала
руководители структурных подразделений с учетом полученных мероприятий
представляют в отдел планирования и организации деятельности
предложения, которые необходимо включить в план мероприятий Центра по
обеспечению государственного санитарно-эпидемиологического надзора на
следующий квартал.
3.8.3. До 15-го числа главные врачи филиалов представляют в Центр
перечень мероприятий для включения в план мероприятий Центра.
3.8.4. Отдел планирования и организации деятельности формирует
план мероприятий по обеспечению государственного санитарно -
эпидемиологического надзора Центра на предстоящий квартал, и
заведующим отделом до 20 числа последнего месяца предыдущего квартала
должен быть представлен на утверждение главному врачу Центра. До 22-го
числа последнего месяца предыдущего квартала план мероприятий
доводится до руководителей структурных подразделений Центра и главных
врачей филиалов.
3.8.5. Руководители структурных подразделений Центра до 30-го
числа последнего месяца перед началом следующего квартала сдают
квартальные планы работы в отдел планирования и организации
деятельности для централизованного утверждения у первого заместителя
главного врача. Планы на утверждение представляют в двух экземплярах.
3.8.6. После утверждения план работы структурного подразделения
доводится до сотрудников подразделения.
3.9. Оформление плана мероприятий по обеспечению государственного
санитарно-эпидемиологического надзора филиалов Центра на квартал:
3.9.1. С целью корректировки годового плана территориальные
отделы направляют в филиалы перечень мероприятий для включения в
квартальный план дополнительных мероприятий по обеспечению
государственного санитарно-эпидемиологического надзора филиала.
3.9.2. Руководители структурных подразделений филиалов с учетом
полученных предложений корректируют годовой перечень мероприятий,
включающий виды и объемы лабораторных и инструментальных исследований
и измерений, направленных на обеспечение государственного
санитарно-эпидемиологического надзора.
3.9.3. До 10-го числа последнего месяца текущего квартала
руководители структурных подразделений представляют в отдел
планирования и организации деятельности филиала (специалисту,
ответственному за организацию деятельности) предложения, которые
необходимо включить в план мероприятий филиала по обеспечению
государственного санитарно-эпидемиологического надзора на следующий
квартал.
3.9.4. До 15-го числа последнего месяца текущего квартала
проанализированные и оформленные предложения представляются главными
врачами в Центр для включения в план мероприятий Центра.
3.9.5. На основании полученного квартального плана мероприятий
Центра (срок получения - до 22-го числа последнего месяца предыдущего
квартала) и предложений структурных подразделений оформляется план
мероприятий по обеспечению государственного санитарно -
эпидемиологического надзора филиала на квартал.
3.9.6. План мероприятий филиала на предстоящий квартал должен
быть утвержден главным врачом филиала до 25 числа последнего месяца
предыдущего квартала и доведен до руководителей структурных
подразделений.
3.9.7. Руководители структурных подразделений филиала формируют
планы работы структурных подразделений на предстоящий квартал и
утверждают их в срок до 30-го числа последнего месяца перед началом
следующего квартала.
3.9.8. Второй экземпляр плана должен быть представлен в отдел
планирования и организации деятельности Центра до 5-го числа первого
месяца следующего квартала.
3.10. Планы мероприятий Центра и его филиалов следует оформлять в
виде таблицы следующего образца:
-----------------------------------------------------------------
|N |Наименование|Срок |Ответственный|Примечание|Отметка о |
|п/п|мероприятий |исполнения|исполнитель |(цели и |выполнении|
| | | | |ожидаемый | |
| | | | |результат)| |
|---|------------|----------|-------------|----------|----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|---|------------|----------|-------------|----------|----------|
| | | | | | |
-----------------------------------------------------------------
3.11. В примечании рекомендуется формулировать цели проведения
данного мероприятия и ожидаемый результат.
3.12. Рекомендуемые разделы планов работы Центра и его филиалов:
- N 1 - Планирование деятельности;
- N 2 - Мероприятия по обеспечению деятельности Управления
Роспотребнадзора по городу Москве (подразделяются на плановые и
внеплановые);
- N 3 - Научно-методическая деятельность;
- N 4 - Выполнение работ по договорам возмездного характера с
юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и гражданами;
- N 5 - Статистический учет и отчетность;
- N 6 - Работа с кадрами;
- N 7 - Мероприятия по оптимизации деятельности структурных
подразделений Центра и совершенствованию их материально-технической
базы.
3.13. Контроль исполнения мероприятий, предусмотренных планами
работы Центра и его филиалов, возложен на первого заместителя главного
врача Центра, главных врачей филиалов ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва, отдел планирования и
организации деятельности Центра.
3.14. О выполнении планов работы руководители структурных
подразделений ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г.
Москва и главные врачи его филиалов должны представлять в отдел
планирования и организации деятельности Центра отчет (на бумажном и
магнитном носителях):
- о выполнении квартального плана - до пятого числа месяца,
следующего за отчетным кварталом (результаты выполнения плана за
четвертый квартал включаются непосредственно в отчет о выполнении
плана мероприятий за год без составления отдельного документа);
- о выполнении годовых планов - до 12 января следующего года.
3.15. Отчет о выполнении плана работы должен содержать по каждому
пункту конкретную информацию о проведенных мероприятиях, их
количественные показатели. В случае невыполнения отдельных
мероприятий, предусмотренных планом работы, должны быть представлены
объяснения о причинах их невыполнения.
При составлении отчета о выполнении плана мероприятий по
обеспечению государственного санитарно-эпидемиологического надзора
рекомендуем придерживаться следующей схемы:
выполнение плановых мероприятий согласно годовому плану работы
(по разделам), в том числе в интересах обеспечения деятельности
Управления Роспотребнадзора по городу Москве:
- организационно-методическая работа;
- работа с кадрами;
- проведение обследования объектов различного профиля с целью
подготовки экспертного заключения;
- проведение работы по социально-гигиеническому мониторингу;
- осуществление работы по учету случаев инфекционных и
паразитарных заболеваний;
- подготовка информационно-аналитических материалов;
- аттестация работников, деятельность которых связана с
производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых
продуктов и питьевой воды, воспитанием и обучением детей, коммунальным
и бытовым обслуживанием населения;
- проведение лабораторных исследований и испытаний;
выполнение внеплановых мероприятий по заданию Управления
Роспотребнадзора по городу Москве, в том числе по выявлению и
установлению причин и условий возникновения и распространения
инфекционных, паразитарных, профессиональных заболеваний людей,
связанных с воздействием неблагоприятных факторов обитания человека,
путем проведения специальных санитарно-эпидемиологических
расследований, установления причинно-следственных связей между
состоянием здоровья и средой обитания человека, а также мероприятий,
направленных на предупреждение, выявление и ликвидацию последствий
чрезвычайных ситуаций, в том числе связанных с применением с
террористической целью биологических, химических и иных факторов,
представляющих чрезвычайную опасность для населения. Представление
информационно-аналитических материалов;
профильная деятельность структурных подразделений Центра и его
филиалов;
выводы и предложения.
3.16. Отдел планирования и организации деятельности на основании
представленных отделами Центра и главными врачами его филиалов отчетов
о выполнении мероприятий по обеспечению государственного надзора
формирует итоговые (годовые и квартальные) отчеты и представляет их
главному врачу ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве",
г. Москва на утверждение:
- о выполнении квартальных планов Центра - до 9-го числа первого
месяца следующего квартала;
- о выполнении годового плана мероприятий по обеспечению
государственного надзора Центра - до 24-го января следующего года.
3.17. ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г.
Москва в срок до 25 января следующего за отчетным периодом года и в
срок до 10 числа следующего за отчетным кварталом месяца представляет
в Управление отчет о выполнении плана мероприятий по обеспечению
государственного надзора.
4. Порядок осуществления руководства ФГУЗ
"Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве"
4.1. Главный врач организует работу ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва и осуществляет текущее
руководство деятельностью Центра, в том числе по обеспечению
деятельности Управления, проведению санитарно-эпидемиологических
экспертиз, обследований, исследований, испытаний, а также
токсикологических, гигиенических и иных видов оценок.
При этом главный врач ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в
городе Москве", г. Москва:
- распределяет обязанности между своими заместителями, определяет
должностные обязанности руководителей структурных подразделений
Центра;
- издает приказы, распоряжения и иные распорядительные документы
по вопросам деятельности Центра в соответствии с законодательством
Российской Федерации;
- от имени Центра заключает договоры с другими юридическими
лицами, гражданами и индивидуальными предпринимателями;
- выдает доверенность на право деятельности от имени ФГУЗ "Центр
гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва главным врачам
филиалов.
Главный врач ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе
Москве", г. Москва планирует свою деятельность с учетом необходимости
участия в мероприятиях, проводимых руководителем Управления по городу
Москве, Правительством Москвы и руководителем Департамента
здравоохранения города Москвы.
Главный врач несет персональную ответственность за выполнение
возложенных на ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве",
г. Москва функций.
На период временного отсутствия в связи с болезнью, отпуском,
командировкой главного врача ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в
городе Москве", г. Москва первый заместитель (заместитель) назначается
исполняющим его обязанности.
4.2. Заместители главного врача представляют ФГУЗ "Центр гигиены
и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва по отдельным вопросам сфер
его деятельности, организуют и координируют деятельность Центра.
Заместители главного врача ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в
городе Москве", г. Москва имеют право отдавать распоряжения по
вопросам деятельности Центра в пределах своей компетенции,
определенной главным врачом и законодательством Российской Федерации.
4.3. Главные врачи филиалов ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в
городе Москве", г. Москва в административном округе:
- издают приказы, распоряжения и иные распорядительные документы
по вопросам деятельности филиала ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в
городе Москве", г. Москва в соответствии с законодательством
Российской Федерации;
- заключают договоры с другими юридическими лицами, гражданами и
индивидуальными предпринимателями.
4.4. Филиалы ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе
Москве", г. Москва имеют круглую печать филиала Центра. Отделы ФГУЗ
"Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва печатей не
имеют.
4.5. Руководители структурных подразделений Центра и его филиалов
непосредственно осуществляют повседневную деятельность соответствующих
отделов, руководствуясь Положением об отделе и функциональными
обязанностями специалистов.
Руководители структурных подразделений Центра и его филиалов
несут персональную ответственность за выполнение возложенных на их
отделы функций, а также за состояние трудовой и исполнительской
дисциплины.
5. Порядок работы с документами
5.1. Общие требования к организации делопроизводства.
5.1.1. Контроль соблюдения в ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии
в городе Москве", г. Москва единого порядка оформления документов,
ведения делопроизводства, методическое руководство работой с
документами и обучение основам делопроизводства возлагается на
заведующего отделом планирования и организации деятельности и
канцелярию Центра.
5.1.2. Ответственность за организацию делопроизводства и
соблюдение порядка работы с документами в структурных подразделениях
Центра (его филиалах) несут их непосредственные руководители.
5.1.3. Руководители структурных подразделений Центра (его
филиалов) назначают ответственных за ведение делопроизводства во
вверенных им отделах.
Ознакомление вновь принятых сотрудников с правилами и порядком
ведения делопроизводства является обязанностью руководителей
структурных подразделений.
5.1.4. Для ведения переписки между структурными подразделениями и
для представления информации вышестоящему начальнику по вопросам,
требующим документального оформления, в Центре должны использоваться
служебные (докладные) записки (приложение N 10). В служебных записках
суть вопроса следует излагать в краткой форме с приложением при
необходимости справочных и аналитических материалов.
Для документальной фиксации факта доведения информации служебную
записку следует оформлять в двух экземплярах. На втором экземпляре
служебной записки, сохраняемой в делопроизводстве отдела, следует
проставлять роспись руководителя того структурного подразделения, кому
она была адресована.
Переписка руководителей структурных подразделений не
регистрируется в канцелярии Центра (его филиалов). Переписка между
руководителями структурных подразделений регистрируется внутри
соответствующих отделов.
5.1.5. Руководители подразделений организуют работу с
поступившими документами, обеспечивают подготовку (при необходимости)
ответных документов, контролируют качество и своевременность их
исполнения. Документы, направляемые в подразделения, передаются его
руководителю и в соответствии с его поручением направляются
исполнителю под расписку.
5.1.6. Сотрудники, работающие с документами, несут
ответственность за сохранность находящихся у них документов и
конфиденциальность содержащейся в них информации. Сотрудникам других
отделов документы или их копии могут передаваться только с разрешения
руководителя соответствующего структурного подразделения, за которым
числятся данные документы.
5.1.7. Сотрудники, ознакомившиеся с документом, проставляют свою
подпись и дату ознакомления в нижней части оборотной стороны
последнего листа документа либо на специальном листе ознакомления.
После завершения работы над документом исполнитель (в нижней части
первого листа) должен кратко изложить результат выполнения поручения,
если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, например:
Направлен ответ, исх. номер и дата. При наличии такого документа -
ссылку на его дату и номер, номер дела, в котором будет храниться
документ. Отметка об исполнении документа должна быть подписана и
датирована исполнителем документа, например:
Отправлен ответ
от 28.08.2006 N 01-08/184
в дело N 02-08.
Пугачев. 29.08.2006.
5.1.8. На исполненном документе в верхней части первого листа
руководителем подразделения проставляется отметка "В дело". После чего
указанный документ подшивается в соответствующее дело. Документы,
помещенные в дело, могут быть с разрешения руководителя подразделения
временно изъяты с обязательным вложением в дело листа-заменителя, в
котором указывается, по чьему разрешению, когда и кем документ изъят.
5.1.9. В целях правильного формирования дел, обеспечивающего
быстрый поиск документов по их содержанию и видам, документы в
делопроизводстве классифицируются. Классификация документов
закрепляется номенклатурой дел, представляющей собой
систематизированный список наименований дел с указанием сроков
хранения, оформляемой в виде таблицы. Если в течение года возникают
новые документируемые участки работы, не предусмотренные делами, они
дополнительно вносятся в номенклатуру.
Номенклатура дел отделов Центра разрабатывается заведующим
архивом. Номенклатура и сроки хранения дел утверждаются приказом
главного врача ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве",
г. Москва и согласовываются с Главным архивным управлением г. Москвы
(сроки хранения документов определены Перечнем типовых управленческих
документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием
сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России
06.10.2000).
Утвержденная сводная номенклатура дел действует в течение года.
Если изменения не произошли, номенклатура дел в конце года уточняется
и вводится в действие с 1 января следующего года. Сводная номенклатура
дел является документом постоянного хранения.
5.1.10. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь
строго определенный индекс. Система индексов является основой для
регистрационных номеров.
Для упорядочения делопроизводства каждому структурному
подразделению Центра (его филиалов) присваивается уникальный номер
(индекс). Перечень индексов структурных подразделений ФГУЗ "Центр
гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва приведен в
приложении N 8.
5.1.11. Подшивка документов в дела структурных подразделений
Центра (его филиалов) должна осуществляться в соответствии с их
индексом и номенклатурой. Номер каждого дела, включенного в
номенклатуру дел подразделения, должен состоять из индекса
подразделения и порядкового номера дела в пределах конкретного
подразделения.
Заголовок дела должен быть кратким и отражать состав и содержание
документов. При составлении заголовка к делу с перепиской следует
указывать: с кем ведется переписка и о чем.
5.1.12. При формировании дел соблюдаются следующие правила:
- документы постоянного срока хранения нумеруются отдельно от
документов временного хранения;
- в дела группируются документы одного года (за исключением
переходящих дел);
- годовые отчеты, планы, сметы группируются отдельно от проектов
и остаются в материалах того года, к которому относятся (годовые
отчеты 2005 г. составляются в 2006 г., но подшиваются в дело 2005 г.);
- переписка формируется по нумерации, проставленной в системе
делопроизводства;
- приказы по основной деятельности группируются отдельно от
приказов по личному составу;
- подлинники приказов по основной деятельности хранятся в
канцелярии, по личному составу - в отделе кадров;
- по объему дело не должно превышать 250 листов.
5.1.13. При утрате служебных документов руководитель структурного
подразделения, за которым числится утраченный документ, должен
доложить о его утере первому заместителю главного врача. Первый
заместитель главного врача назначает служебное расследование, по
результатам которого составляется акт.
5.1.14. Контроль делопроизводства структурных подразделений
Центра организуется заведующим отделом планирования и организации
деятельности с периодичностью не реже одного раза в год с обязательным
привлечением к проверкам заведующего канцелярией и заведующего
архивом.
5.2. Требования, предъявляемые к оформлению бланков документов.
5.2.1. Документы оформляются на бланках, имеющих установленный
комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Основные требования к реквизитам организационно-распорядительных
и служебных документов устанавливаются ГОСТом Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации", введенным в действие
постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст.
5.2.2. Для составления документов в ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва используются бланки
стандартного размера А4 210 x 420 мм (ГОСТ 9327 "Бумага
потребительская. Форматы"). В остальных случаях для оформления
документов на оргтехнике используется бумага листовая офисная.
Бланки допускается изготавливать типографским способом или с
помощью персональных компьютеров непосредственно при оформлении
документа. Бланки документов должны быть изготовлены на белой бумаге с
использованием черной краски. Бланки документов должны иметь следующие
размеры полей: левое - 3,0 см, правое - 1,25 см, нижнее - 1,5 см,
верхнее - 1,5 см.
На бланках ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве",
г. Москва используются фирменный знак и логотип (приложения N 3-7, 9,
10).
5.2.3. Для создания документов в Центре могут использоваться
следующие бланки: продольный бланк письма Центра (приложение N 3),
продольный бланк письма филиала (приложение N 6), угловой бланк письма
Центра (приложение N 4), угловой бланк письма филиала (приложение N
7), бланк приказа (приложение N 5), бланк распоряжения главного врача
ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва
(приложение N 9), бланк служебной записки (приложение N 10).
5.2.4. Документы, создаваемые от имени двух и более организаций,
оформляются без бланка.
Создавать совместные приказы Управления Роспотребнадзора по
городу Москве и ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве",
г. Москва запрещено.
5.3. Правила приема и регистрации входящих документов.
5.3.1. Документы, поступающие в ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва, проходят централизованную
первичную обработку и регистрацию канцелярии. За прием, первичную
обработку и регистрацию поступающей корреспонденции отвечает
заведующий канцелярией отдела планирования и организации деятельности
Центра. При получении документов канцелярия проверяет правильность
адресования, целостность упаковки и наличие приложений, а также
наличие необходимых реквизитов. Ошибочно присланные документы
возвращаются отправителю.
5.3.2. Для централизованного приема и регистрации всех входящих
документов их прием непосредственно подразделениями Центра (его
филиалов) запрещен.
При поступлении документов в нерабочее время они передаются в
канцелярию Центра через дежурного врача-эпидемиолога. Для чего в
кабинете группы ответственных дежурных отдела организации мероприятий
в условиях ГО и ЧС должен вестись специальный журнал регистрации
принятых документов.
При сдаче дежурства дежурный врач передает принятые документы
заведующему канцелярией под роспись.
Посылки и бандероли с наложенным платежом выкупаются только с
разрешения заведующего бухгалтерией.
5.3.3. Для оперативной передачи и приема текстов документов может
использоваться факсимильная связь.
ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва
для приема документов по каналам факсимильной связи используется
телефон канцелярии N 687-40-67.
Полученные факсы подлежат учету в специальном журнале канцелярии
Центра. Минимальным набором реквизитов данного журнала являются: номер
по порядку, дата и время получения, регистрационный номер, название и
вид документа, отправитель, дата и время передачи исполнителю, роспись
в получении.
Передача факсограмм адресатам осуществляется только после
получения резолюции главного врача (его заместителей).
Ответственность за получение факсограмм, их регистрацию, доставку
в приемную главного врача (его заместителей) для оформления резолюций
(при необходимости) и доведение до руководителей структурных
подразделений Центра под роспись несет заведующий канцелярией.
Передача факсограмм руководителям структурных подразделений Центра под
роспись осуществляется делопроизводителями канцелярии. Передачу
факсограмм исполнителям осуществляют руководители соответствующих
структурных подразделений.
5.3.4. Вся получаемая в конвертах корреспонденция вскрывается (за
исключением имеющих пометку "Лично") ножницами. Конверты сохраняются,
если необходим обратный адрес или установление фактического срока
отправки документа.
5.3.5. В канцелярии осуществляется предварительное рассмотрение
документов. При этом поступившие документы сортируются на подлежащие
регистрации и документы, передающиеся по принадлежности без
регистрации (сообщения о заседаниях и совещаниях, письма, присланные
для сведения, копии счетов на оплату, документы статистической и
бухгалтерской отчетности, печатные издания, поздравительные письма,
справочные материалы, бюллетени, обзоры).
Документы, подлежащие регистрации, регистрируются в день
поступления. Документы с отметкой "Срочно" и документы, поступившие по
спецсвязи, регистрируются незамедлительно.
5.3.6. Регистрация документов - это фиксация факта создания или
поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей
записью необходимых сведений в регистрационных формах. Регистрации
подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в
справочных целях, как создаваемые внутри Центра (его филиалов), так и
поступившие из других организаций, от юридических и физических лиц.
5.3.7. Основным принципом регистрации документов является
однократность. При передаче зарегистрированного документа из одного
подразделения в другое он повторно не регистрируется.
При регистрации каждый документ получает свой уникальный
регистрационный номер. Регистрационный номер и дата поступления
документа проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны листа
документа.
5.3.8. Информация обо всех входящих документах заносится в
соответствующий журнал и электронный банк данных делопроизводства
канцелярии.
5.3.9. За прием, первичную обработку и регистрацию входящих и
исходящих документов отвечает заведующий канцелярией Центра (его
филиалов).
5.3.10. Регистрация входящих и исходящих документов в Центре (его
филиалах) должна осуществляться в строгом соответствии с требованиями
Инструкции по делопроизводству в аппарате Федеральной службы по
надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека,
утвержденной приказом Федеральной службы Роспотребнадзора от 24 мая
2005 г. N 408.
5.3.11. Служебные документы, выполненные с нарушением требований
по их оформлению, регистрации в канцелярии Центра не подлежат.
Документы с выявленными нарушениями в их оформлении возвращаются
исполнителю.
5.3.12. В Центре (его филиалах) устанавливается следующий
минимальный перечень регистрационных реквизитов: номер по порядку;
автор (корреспондент) и название вида документа; дата документа;
индекс документа; дата поступления; индекс поступления; заголовок
документа или краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание
поручения, срок исполнения); отметка об исполнении и дата; номер дела.
После регистрации документа и присвоения ему входящего номера он
представляется главному врачу Центра (филиала) для проставления
резолюции.
В рабочее время доставка документов в приемную главного врача
Центра осуществляется в течение часа после их регистрации. Документы с
отметкой "Срочно" доставляются в приемную главного врача
незамедлительно.
5.3.13. Документы, адресованные главному врачу Центра и его
заместителям, раскладываются в соответствующие папки для передачи
адресатам. Документы, адресованные структурным подразделениям (не
требующие резолюции главного врача), раскладываются в канцелярии
Центра по соответствующим ячейкам отделов.
Документы, полученные спецсвязью, передаются главному врачу под
роспись. Документы, доставленные спецсвязью, и документы с пометкой
"Срочно" регистрируются и передаются главному врачу в первую очередь.
Работа с документами, имеющими гриф "Секретно", регламентируется
специальной инструкцией.
5.3.14. Резолюция на документе, рассмотренном главным врачом
Центра, оформляется непосредственно на документе (в верхней его части
на свободном от текста месте). В резолюции главный врач дает указание
по исполнению документа. Резолюция должна содержать: Ф.И.О.
ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с
документом, предписываемое действие, срок исполнения, отметку о
постановке на контроль (при необходимости), личную подпись и дату.
5.3.15. После проставления резолюции документы передаются лицу,
ответственному за контроль исполнения, которое осуществляет
"переметку" документа. В базу данных заносятся: отметка о постановке
на контроль (статус "К"), лицо, осуществляющее контроль, дата
контроля, ответственный исполнитель, резолюция и руководитель, ее
подписавший.
При признании документа контрольным он будет попадать в сводки и
справки по исполнительской дисциплине до момента снятия с контроля.
5.3.16. Далее документ направляется на исполнение в
соответствующее структурное подразделение. Если исполнение документа
возложено на несколько структурных подразделений Центра, то он
направляется руководителю подразделения, указанному в резолюции
первым, а соисполнителям передаются копии документа.
Зарегистрированные и направленные для исполнения в структурные
подразделения Центра документы повторной регистрации в подразделениях
не подлежат.
5.3.17. Передача подлинника документа на исполнение из одного
структурного подразделения в другое производится с разрешения лица,
давшего поручение.
5.3.18. При сдаче материала для лабораторных исследований в
лабораториях Центра (его филиалов) регистрации в специальных журналах
(регистрации поступающего материала) подлежат представляемые
направления. Каждому направлению, сопровождающему материал,
доставляемый в лабораторию, присваивается свой уникальный номер. При
необходимости передачи лабораторного материала из одного отделения
лаборатории в другое регистрационный номер, состоящий из индекса и
порядкового номера регистрации по вышеуказанному журналу, дополняется
(через дробь) регистрационным номером по журналу регистрации
поступающего материала соответствующего отделения лаборатории.
5.3.19. Канцелярия Центра не реже одного раза в месяц сверяет
наличие документов, находящихся у исполнителей, с учетными данными,
составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает ее
заведующему отделом планирования и организации деятельности.
Заведующий отделом планирования и организации деятельности
докладывает служебной запиской на имя первого заместителя главного
врача о наличии документов с просроченным сроком исполнения (с
указанием структурных подразделений и ответственных исполнителей).
5.4. Учет, регистрация и отправка исходящих документов адресатам.
5.4.1. Исходящими документами Центра являются служебные
документы, направляемые в учреждения, организации, юридическим лицам и
гражданам, а также выдаваемые лабораториями протоколы результатов
проведенных исследований. Работа с исходящими документами включает их
регистрацию, проверку правильности оформления, учет и отправку.
Информация обо всех исходящих документах заносится в
соответствующий журнал и электронный банк данных делопроизводства
канцелярии отдела планирования и организации деятельности.
5.4.2. Подготовленный письменный ответ на исполненный документ
подписывается соответствующим руководителем и передается в канцелярию
Центра (его филиала) для регистрации и отправки. Копия
документа-ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел
подразделения вместе с входящим документом, на который был подготовлен
ответ.
5.4.3. Об исполнении документа, находящегося на контроле,
исполнитель должен сообщить заведующему канцелярией для снятия
исполненного документа с контроля.
5.4.4. При регистрации документам присваивается статус:
- "Инициативный исходящий" (ИИ) - если документ подготовлен
специалистами Центра (филиала);
- "Исходящий ответ" (ИО) - если документ является ответом на
какой-либо входящий документ.
Материалы, направляемые в следственные органы, регистрируются
кодировкой "СО" и визируются юристом Центра.
5.4.5. Регистрация исходящих документов предусматривает указание:
порядкового номера; даты регистрации; краткого содержания документа
(заголовка); названия вида документа; фамилии лица, подписавшего
документ; адресата.
Регистрационный номер, в свою очередь, состоит из индекса
подразделения, порядкового номера и номера дела по номенклатуре, в
котором находится копия этого документа.
Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один
регистрационный номер.
5.4.6. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия
зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющая все
необходимые визы и приложения, хранится в делопроизводстве
подразделения, подготовившего документ.
5.4.7. Неправильно оформленные документы к отправке не
принимаются и возвращаются исполнителям для исправления.
Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Центра, к
отправке не принимаются.
Служебные документы, в формулярах которых нет указаний адресата и
других сведений, необходимых для их отсылки, принимаются на отправку
только с сопроводительными письмами.
5.4.8. В зависимости от срочности документы доставляются
адресатам почтой, нарочным, по факсу, в виде телефонограммы и
электронной почтой.
5.4.9. Ответственность за отправку документов факсограммой,
телефонограммой и нарочным несет заведующий канцелярией Центра.
Для централизованного учета и регистрации исходящих документов -
ответов последние должны направляться факсом или телефонограммой
только сотрудниками канцелярии Центра.
Все документы-ответы, отправленные факсограммой
(телефонограммой), подлежат учету и регистрации в специальном журнале
канцелярии Центра. Минимальным набором реквизитов данного журнала
являются: номер по порядку, регистрационный номер, дата и время
отправления, автор, название и вид документа, получатель (телефон),
роспись об отправке.
5.4.10. Доставка документов нарочными осуществляется
делопроизводителями канцелярии с использованием автотранспорта Центра,
выделяемого в соответствии с заявками, поданными в транспортный отдел.
Регистрация документов, направляемых адресатам нарочным,
осуществляется общепринятым для исходящих документов порядком.
5.4.11. Доставка нарочными документов, оформленных Управлением,
осуществляется канцелярией Центра с использованием автотранспорта
Центра, выделяемого в соответствии с заявками, утвержденными главным
врачом или его заместителями.
5.4.12. При отправке документов по почте конвертирование
(упаковку) документов осуществляет канцелярия Центра. Перед упаковкой
проверяются правильность оформления документов, наличие приложений,
соответствие количества экземпляров количеству адресатов, указанных в
рассылке.
5.4.13. Вид почтового отправления (простое, заказное, ценное) и
степень срочности определяются исполнителем. На заказную почту
составляется опись рассылки, в которой работник, занимающийся
доставкой почты, указывает свою фамилию и дату отправки.
5.4.14. Протоколы результатов лабораторных исследований
регистрируются в специальных журналах лабораторий Центра (его
филиалов) в соответствии с СП 1.2.036-95 "Порядок учета, хранения,
передачи и транспортирования микроорганизмов 1-4 групп патогенности" и
приказом МЗ СССР N 1030 от 04.10.80, причем номер протокола результата
исследования соответствует регистрационному номеру образца в журнале
регистрации поступающего материала.
Выдача протокола осуществляется за подписями: специалиста,
выполнившего исследование, заведующего профильным отделением
лаборатории и заведующего соответствующей лабораторией.
5.5. Порядок приема (отправления) документов по электронной
почте.
5.5.1. Срочные документы (приказы, письма и др.) могут
передаваться адресатам электронной почтой.
Документы, нуждающиеся в отправлении электронной почтой,
направляются адресатам незамедлительно.
Отправка документов по электронной почте не заменяет их
направление по почте в установленном порядке. Документы после отправки
по электронной почте направляются адресату на бумажном носителе, а в
случае срочности информации дублируются по факсу.
5.5.2. Официальным получателем (отправителем) документов,
направленных в адрес Центра и Управления (отправляемых Центром,
Управлением) по электронной почте, является канцелярия отдела
планирования и организации деятельности.
5.5.3. Ответственность за регистрацию, прием, доведение до
исполнителей и своевременное отправление документов, отправляемых
Центром, Управлением (направленных в адрес Центра и Управления) по
электронной почте, возлагается на заведующего канцелярией отдела
планирования и организации деятельности.
5.5.3. Ответственность за функционирование электронной (Интернет)
почты, оборудование рабочего места, настройку сетевого компьютера и
обучение делопроизводителей канцелярии приему (отправке) документов в
адрес Центра и Управления (из Центра и Управления) возложена на
начальника отдела компьютерных технологий.
5.5.4. Прием (получение) электронной почты Центра и Управления
осуществляется в помещении канцелярии отдела планирования и
организации деятельности Центра.
5.5.5. Непосредственно прием и отправление документов по
электронной почте Центра и Управления, их регистрацию и доведение до
исполнителей осуществляет заведующий канцелярией отдела планирования и
организации деятельности (делопроизводитель, ответственный за работу с
электронной почтой).
5.5.6. Документы, поступившие по электронной почте,
регистрируются в специальном журнале канцелярии отдела планирования и
организации деятельности Центра.
Указанный журнал должен иметь следующий минимальный набор
реквизитов: номер по порядку, дата и время получения, регистрационный
номер, название и вид документа, дата и время передачи в приемную
главного врача или канцелярию Управления, назначенный исполнитель,
передача документа исполнителю под роспись.
5.5.7. Заведующий канцелярией Центра (делопроизводитель,
ответственный за работу с электронной почтой) распечатывает документ,
полученный по электронной почте (в одном экземпляре), регистрирует в
вышеуказанном журнале и незамедлительно представляет главному врачу
(его заместителям) для оформления резолюции.
После оформления резолюции главного врача (его заместителя)
делопроизводитель канцелярии Центра ксерокопирует документ и передает
его копию исполнителю под роспись. Первый экземпляр полученного
документа остается в делопроизводстве канцелярии Центра.
5.5.8. При необходимости взятия на контроль исполнения поручений,
изложенных в полученном по электронной почте документе, последний
ксерокопируется в двух экземплярах. Вторая копия передается
заведующему отделом планирования и организации деятельности.
5.5.9. Если документ, полученный по электронной почте, адресован
в Управление, он после регистрации в вышеуказанном журнале подлежит
немедленной передаче под роспись заведующему канцелярией Управления
Роспотребнадзора по городу Москве.
5.5.10. При необходимости отправки документов по электронной
почте руководители структурных подразделений Центра представляют их
заведующему канцелярией (делопроизводителю, ответственному за работу с
электронной почтой) оформленными соответствующим образом на бумажном и
магнитном носителях с обязательным указанием электронного адреса
получателя.
5.5.11. После проверки правильности оформления документы,
подготовленные для отправки электронной почтой, регистрируются в
специальном журнале канцелярии Центра и отправляются по указанному
электронному адресу.
В журнале регистрации документов, отправленных по электронной
почте, следует иметь следующий минимальный набор реквизитов: номер по
порядку, автор и вид документа, заголовок документа, инициатор
отправки документа (Центр или Управление), регистрационный номер
(присвоенный в канцелярии Центра или Управления), адресат и его
электронный адрес, дата и время оправления.
5.5.12. Порядок отправки по электронной почте документов,
полученных из канцелярии Управления, аналогичен вышеописанному.
5.5.13. Сотрудник Центра (филиала), ответственный за работу с
электронной почтой, обязан дважды в первой и во второй половине
рабочего дня осуществлять проверку содержимого официального почтового
ящика своей организации.
5.5.14. На каждое письмо, пришедшее на официальный адрес
электронной почты, должен отправляться ответ, подтверждающий получение
письма, с указанием даты и времени получения.
5.5.15. При поступлении оригинала документа ему присваивается тот
же входящий номер, что и документу, полученному по электронной почте.
5.6. Порядок организации работы с документами, размещенными на
сайте Роспотребнадзора в сети Интернет и на корпоративном разделе.
5.6.1. Сотрудник Центра, на которого возложены обязанности по
работе с сайтом Роспотребнадзора и его корпоративным разделом, обязан
не менее двух раз в течение рабочего дня осуществлять заход на
корпоративный сайт с обязательной авторизацией.
5.6.2. Документы, распечатанные с сайта Роспотребнадзора и его
корпоративного раздела, регистрируются в соответствии с правилами,
указанными в п. 5.5.6, обязательны для исполнения в указанные сроки.
5.7. Учет и регистрация распорядительных документов.
5.7.1. К распорядительным документам ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве", г. Москва относятся приказы,
распоряжения и протоколы совещаний главного врача. Кроме этого главный
врач может давать поручения и распоряжения в служебных письмах.
Информация обо всех распорядительных документах заносится в
соответствующий журнал и электронный банк данных делопроизводства
канцелярии Центра.
5.7.2. Регистрация и обработка приказов и распоряжений, контроль
исполнительской дисциплины в делопроизводстве ведутся как по
распорядительным документам в целом, так и отдельно по составляющим
его пунктам (поручениям).
5.7.3. Регистрация переписки по исполнению пунктов приказов,
решений и распоряжений как внутренних, так и внешних ведется в
обязательном порядке в специальных журналах и электронном банке данных
канцелярии с привязкой к соответствующим распорядительным документам с
присвоением статуса "Входящих ответов" или "Исходящих ответов".
5.7.4. Ответственность за доведение распорядительных документов
до исполнителей несет заведующий отделом планирования и организации
деятельности Центра.
5.8. Организация выполнения поручений Управления Роспотребнадзора
по городу Москве.
5.8.1. Для организации планового выполнения мероприятий по
обеспечению деятельности Управления Роспотребнадзора по городу Москве
план мероприятий Центра составляется на основе годового плана работы
Управления. Квартальные планы работы структурных подразделений ФГУЗ
"Центр гигиены и эпидемиологии в городе Москве", г. Москва и его
филиалов составляются на основе годового плана основных
организационных мероприятий Центра с учетом предложений начальников
отделов Управления (территориального отдела).
Задачи по обеспечению деятельности Управления Роспотребнадзора по
городу Москве могут появляться и во неплановом порядке, что прежде
всего связано с постановкой задач от вышестоящих организаций,
изменениями санитарно-эпидемиологической обстановки, поступлением
жалоб населения, необходимостью работы с правоохранительными органами.
Для упорядочения указанных работ и организации контроля
своевременного и качественного выполнения поручений Управления
Роспотребнадзора по городу Москве (отделов) установлен нижеизложенный
порядок.
5.8.2. Задание на выполнение вышеперечисленных работ Центр (его
филиалы) получают от руководителя Управления Роспотребнадзора по
городу Москве (территориального отдела) или его заместителей.
5.8.3. Поручение заведующим отделами Центра (его филиалов) на
выполнение работ по поручению Управления Роспотребнадзора по городу
Москве (территориального отдела) выдается руководителями Центра
(главный врач, его заместители). В срочных случаях допускается
оперативный прием поручений от начальников отделов Управления
(территориального отдела) при условии одновременного оформления
соответствующего поручения, подтверждающего данное задание
руководством Центра (филиала).
5.8.4. Центр (его филиалы) принимает поручения Управления
Роспотребнадзора по городу Москве (территориального отдела)
централизованно через канцелярию. Документы-ответы после утверждения
главным врачом (его заместителями) передаются в Управление
Роспотребнадзора по городу Москве (территориальные отделы) также
централизованно через канцелярию Центра (филиала).
5.8.5. В канцелярии все документы-поручения Управления
Роспотребнадзора по городу Москве (территориального отдела)
регистрируются в специальном журнале и при помощи электронных средств
(компьютеров) без изменения ранее присвоенного регистрационного
номера.
5.8.6. Для регистрации документов Управления Роспотребнадзора по
городу Москве (территориального отдела), требующих учета исполнения,
устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов: порядковый
номер, номер регистрации, дата поступления, автор и вид документа,
заголовок документа, резолюция главного врача или его заместителей
(исполнитель, содержание поручения), срок исполнения, дата передачи
исполнителю и его роспись, дата выполнения, дата передачи исполненного
документа в Управление Роспотребнадзора по городу Москве
(территориальный отдел) и роспись в его получении.
5.8.7. Канцелярия Центра (филиала) после регистрации документа -
поручения представляет его для рассмотрения и оформления резолюции
главному врачу Центра (филиала) или его заместителям. В рабочее время
документ-поручение должен быть доставлен сотрудниками канцелярии в
приемную главного врача (его заместителей) в течение часа с момента
его получения, а документы с отметкой "Срочно" - немедленно.
5.8.8. После оформления резолюции главного врача Центра (филиала)
или его заместителей документ-поручение поступает в канцелярию Центра
для регистрации решения руководства в вышеуказанном журнале и передачи
его руководителю структурного подразделения (исполнителю) под роспись.
5.8.9. Руководитель структурного подразделения Центра (филиала)
при получении документа-поручения Управления Роспотребнадзора по
городу Москве (территориального отдела) регистрирует его в своем
специальном журнале учета поручений, назначает исполнителя и срок
исполнения. Регистрация документа в отделах осуществляется без
изменения ранее присвоенного номера. Обязательный перечень реквизитов
журнала регистрации поручений Управления Роспотребнадзора по городу
Москве (территориального отдела) в структурных подразделениях Центра
(филиалах) состоит из: порядкового номера, номера регистрации, даты
поступления в отдел, вида и автора документа, заголовка документа,
резолюции главного врача или его заместителей, срока исполнения, даты
исполнения, даты передачи исполненного документа в канцелярию Центра
(филиала) с росписью.
5.8.10. Руководитель структурного подразделения утверждает
подготовленный документ-ответ у главного врача (его заместителей) и
передает его в канцелярию Центра (филиала) под роспись. При
необходимости оформления сопроводительного письма последнее
подписывается главным врачом (его заместителями) одновременно с
утверждением документа-ответа.
5.8.11. Утвержденный главным врачом (его заместителями)
документ-ответ передается руководителем структурного подразделения в
канцелярию Центра (филиала) под роспись.
После соответствующей отметки о выполнении поручения канцелярия
Центра (филиала) под роспись передает документ-ответ в канцелярию
Управления (отдела).
5.8.12. Ответственность за исполнение поручений Управления несет
руководитель структурного подразделения, подчиненный которого является
его исполнителем.
5.8.13. Контроль исполнения документов-поручений Управления
Роспотребнадзора по городу Москве (территориального отдела) в Центре
(филиале) осуществляют заведующий канцелярией и руководители
структурных подразделений, получившие данное поручение согласно
резолюции главного врача (его заместителей).
5.8.14. Канцелярия Центра (филиала) ведет ежедневный контроль
соблюдения сроков исполнения поручений Управления Роспотребнадзора по
городу Москве (территориального отдела). За три дня до истечения срока
исполнения документа заведующий канцелярией напоминает руководителю
структурного подразделения Центра (филиала), принявшему его к
исполнению, о необходимости срочного выполнения поручения.
5.8.15. При необходимости продлить срок исполнения поручения
исполнитель обязан заблаговременно не позднее чем за три дня до
истечения срока обратиться со служебной запиской, аргументирующей
просьбу, к главному врачу (его заместителям).
5.8.16. Об неисполнении поручений Управления Роспотребнадзора по
городу Москве (территориального отдела) к указанному сроку немедленно
докладывается главному врачу Центра (филиала) служебной запиской.
5.9. Контроль исполнения поручений главного врача Центра.
5.9.1. Поручения главного врача Центра и его заместителей должны
быть исполнены в соответствии с содержанием резолюции в установленные
сроки.
Постановка документов на контроль осуществляется главным врачом
Центра и его заместителями.
Контроль исполнения поручений главного врача Центра и его
заместителей возлагается на заведующего отделом организации и
планирования деятельности, главных врачей филиалов и руководителей
структурных подразделений, сотрудники которого осуществляют
исполнение.
5.9.2. Перечень мероприятий, осуществляемых в ходе контроля
исполнения специалистами отдела планирования и организации
деятельности поручений, включает:
- за три дня до истечения срока исполнения документа заведующий
канцелярией напоминает руководителю структурного подразделения Центра,
принявшему его к исполнению, о необходимости срочного выполнения
поручения;
- ежемесячную подготовку и представление руководителям
структурных подразделений сведений о количестве не исполненных в срок
документов;
- ежеквартальную (при необходимости ежемесячную) подготовку и
представление заведующим отделом планирования и организации
деятельности отчета главному врачу Центра о состоянии исполнительской
дисциплины;
- о неисполнении поручений главного врача или его заместителей к
указанному сроку немедленно докладывается служебной запиской.
Особому контролю подлежат документы, требующие срочного
исполнения и подготовки ответов, с резолюцией главного врача Центра
или его заместителей, маркированные символом "К".
5.9.3. Срок исполнения распорядительных документов исчисляется в
календарных днях начиная с даты их подписания. Если окончание срока
исполнения приходится на нерабочий день, то документ подлежит
исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
При необходимости продлить срок исполнения поручения исполнитель
обязан заблаговременно не позднее чем за три дня до истечения срока
обратиться со служебной запиской, аргументирующей просьбу, к
руководителю, давшему поручение.
5.9.4. В случае когда поручение дается нескольким исполнителям, с
документа снимается необходимое количество копий для направления
соисполнителям. Ответственным за выполнение поручений в таком случае
является исполнитель, чья фамилия указана в поручении первой.
5.9.5. О выполнении поручения исполнитель докладывает служебной
запиской, оформленной на имя должностного лица, давшего поручение.
5.10. Составление и оформление документов.
5.10.1. Документы служебного характера должны быть подготовлены
на персональном компьютере в текстовом редакторе или в виде
электронной таблицы. Служебные документы оформляются децентрализованно
структурными подразделениями Центра.
5.10.2. Документы, направляемые во внешние организации,
печатаются на специальных бланках (приложения N 3-7 и 9). Внутренняя
переписка ведется на бумаге. В отдельных случаях допускается печатанье
документов с использованием оборотной стороны листа.
5.10.3. Текст и все реквизиты документа располагаются в
соответствии с положениями данного Регламента.
Реквизиты отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.
Реквизит "Подпись" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Все реквизиты, кроме первой строки абзаца и цифровых обозначений
пунктов и подпунктов, печатаются от нулевого положения курсора.
5.10.4. Документы, оформляемые на двух и более страницах, должны
быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в центре верхнего
поля листа арабскими цифрами без слов "страница" и знаков препинания.
5.10.5. На последних (подписных) листах писем-ответов в левом
нижнем углу указываются фамилия, имя и отчество, номер рабочего
телефона исполнителя.
5.10.6. Документы, создаваемые не на бланках Центра, должны иметь
поля не менее: 20 мм - слева, 10 мм - справа, 20 мм - сверху и 20 мм -
снизу.
5.10.7. Заголовок составляется ко всем документам, за исключением
телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на
бумаге формата А5. Заголовок должен кратко и точно раскрывать
содержание документа и отвечать на вопросы "о чем?" или "о ком?".
Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один
межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
5.10.8. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным,
обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем
информации. Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов
от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца
начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Во
всех документах используется шрифт полужирный Times New Roman, размер
N 13 или 14.
Наименование учреждения указывается в точном соответствии с
положением о нем. Сокращенное наименование, официально
зарегистрированное уставом учреждения, может применяться в тексте
документов только вслед за полным.
5.10.9. Приложения к документу должны иметь все необходимые для
документа реквизиты (название, заголовок, подпись лица, ответственного
за его содержание, дату, отметку о согласовании).
О наличии приложений к документу указывается в тексте или ниже
текста перед подписью. При наличии нескольких приложений они
нумеруются арабскими цифрами, при этом знак N (без кавычек) перед
цифровыми обозначениями не ставится.
Отметка о наличии в документе приложений оформляется следующим
образом:
- в письмах - приложение: на 5 л. в 2 экз.;
- в организационно-распорядительных документах - на первом листе
в правом верхнем углу пишут: приложение N (без кавычек) с указанием
распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
Если приложения сброшюрованы, то число листов в них не
указывается, например, "Приложение: программа в 2 экз.".
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
"Приложение: на 7 л. в 2 экз., только в первый адрес".
5.10.10. Датой документа является:
- для распорядительных документов и писем - дата его подписания;
- для утверждаемого документа (план, инструкция, положение,
отчет) - дата утверждения.
Документы, изданные совместно двумя или более учреждениями,
должны иметь одну дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей
последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют
двумя арабскими цифрами, например, 23.08.2005 (без точки в конце
даты).
В нормативных документах, определяющих права граждан и
организаций, а также содержащих сведения финансового характера,
используется словесно-цифровой способ оформления даты, например, 23
августа 2005 г.
5.10.11. Документы адресуют организациям, их структурным
подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании
документа организации или ее структурному подразделению без указания
должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. При
направлении документа конкретному должностному лицу наименование
организации и подразделение указываются в именительном падеже, а
должность и фамилия - в дательном. Инициалы указывают перед фамилией.
При обращении к должностному лицу может употребляться специальное
слово-обращение (господин, академик, профессор и т.п.), в том числе в
общепринятой сокращенной форме. При этом инициалы ставятся после
фамилии, например:
Главному врачу
г-ну Давыдову А.М.
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких
однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
Главным врачам филиалов
ФГУЗ "Центр гигиены и
эпидемиологии в городе Москве",
г. Москва
5.10.12. Почтовый адрес указывают в последовательности,
установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными
постановлением Правительства РФ от 26.09.1997 N 1239. Порядок
написания почтового адреса:
- наименование адресата (организации или Ф.И.О. физического
лица);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта;
- название области, края, автономного округа, республики;
- страна (для международных отправлений).
Например:
С.И. Петрову
Ул. Садовая, д. 23, кв. 42,
г. Москва, 119459
При направлении письма более чем в четыре адреса подписывается
первый экземпляр письма, ему присваивается номер, письмо размножается
в необходимом количестве экземпляров и отправляется в соответствии со
списком рассылки. При этом на каждом документе указывают только одного
адресата.
5.10.13. Отметка об исполнителе документа включает фамилию, имя,
отчество исполнителя и номер телефона, которые располагаются в левом
нижнем углу на лицевой стороне последнего (подписного) листа (не
оформляется на бланке приказа, распоряжения), размер шрифта - 10,
например:
Пугачев Вячеслав Витальевич
687-40-72
5.11. Тиражирование документов.
5.11.1. Тиражирование инициативных документов и
документов-ответов как ФГУЗ "Центр гигиены и эпидемиологии в городе
Москве", г. Москва, так и Управления осуществляется централизованно
через канцелярию отдела планирования и организации деятельности
Центра. Непосредственное тиражирование документов осуществляется в
кабинете копировально-множительных машин канцелярии.
5.11.2. Тиражирование указанных документов осуществляется на
основании заявки, подписанной заведующим отделом планирования и
организации деятельности Центра.
5.11.3. Заявки на тиражирование должны регистрироваться
операторами копировально-множительных машин в специальных журналах
отдельно для Центра и Управления с целью учета поручений последнего.
Минимальными реквизитами тиражируемых документов, регистрируемых
в журнале учета, являются: номер по порядку, дата тиражирования,
наименование документа и автор, инициатор тиражирования (учреждение,
отдел), количество экземпляров, количество листов, выдача
|