Страницы: 1 2
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ"
ПРИКАЗ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
27 ноября 2000 г.
N 68
(НЦПИ)
В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации
от 31 октября 2000 г. N 1547 -р, приказываю:
1. Утвердить прилагаемую "Типовую инструкцию по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной власти".
2. Считать утратившей силу "Типовую инструкцию по
делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации",
утвержденную Государственной архивной службой России 06.07.1992 и
зарегистрированную в Министерстве юстиции Российской Федерации
05.08.1993 N 321.
Руководитель Федеральный архивной
службы России
В.П. Козлов
27 ноября 2000 г.
N 68
Зарегистрировано в Министерстве юстиции РФ
26 декабря 2000 г.
N 2508
УТВЕРЖДЕНА
Приказом Федеральный
архивной службы России
от 27 ноября 2000 года
N 68
ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти (далее именуется - Типовая инструкция)
разработана в целях совершенствования документационного обеспечения
управления и повышения его эффективности путем унификации состава и
форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения
контроля исполнения документов.
Типовая инструкция устанавливает общие требования к
функционированию служб документационного обеспечения управления,
документированию управленческой деятельности и организации работы с
документами в федеральных органах исполнительной власти.
1.2. Типовая инструкция разработана, в соответствии с
федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской
Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской
Федерации.
1.3. Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут
делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других
нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству
Российской Федерации и настоящей Типовой инструкции.
Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются
руководителями федеральных органов исполнительной власти после
согласования с Федеральной архивной службой России. Согласование
проводится в целях контроля за соблюдением федеральными органами
исполнительной власти действующего законодательства Российской
Федерации, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы
документационного обеспечения управления, учета и обеспечения
сохранности документов, как составной части Архивного фонда Российской
Федерации.
1.4. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию
работы с документами независимо от вида носителя, включая их
подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с
помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации
применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны
отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы
документационного обеспечения управления на основе единой технической
политики и применения современных технических средств в работе с
документами, методическое руководство и контроль за соблюдением
установленного порядка работы с документами в подразделениях
федеральною органа исполнительной власти осуществляются структурным
подразделением, на которое возложены функции по документационному
обеспечению управления (далее именуется - служба ДОУ) федерального
органа исполнительной власти.
II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
2.1. Деятельность федерального органа исполнительной власти
обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации.
Ее состав определяется компетенцией федерального органа, порядком
разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и
характером взаимосвязей между федеральным органом исполнительной
власти, другими органами управления и организациями.
2.2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый
редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием
шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных
материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1-2
интервала.
III. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ
ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ И НОРМАТИВНЫХ АКТОВ
3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных
актов Российской Федерации
3.1.1. Разработка проектов ФЕДЕРАЛЬНЫХ ЗАКОНОВ (законопроектов)
осуществляется федеральными органами исполнительной власти в
соответствии с принимаемыми Правительством Российской Федерации
программами и планами законопроектной деятельности.
3.1.2. Законопроекты вносятся в Правительство Российской
Федерации федеральными органами исполнительной власти - головными
исполнителями законопроектов с приложением следующих сопроводительных
материалов:
пояснительная записка, содержащая изложение предмета
законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта;
финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (в случае
внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104
Конституции Российской Федерации);
перечень актов федерального законодательства, подлежащих
признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или
принятию в связи с данным законом;
заключение Министерства юстиции Российской Федерации о
соответствии законопроекта законодательству Российской Федерации;
в случае, если объем законопроекта более 5 страниц - текст
законопроекта в электронной форме (Текстовый редактор WinWord 6.0 или
другой, совместимый с ним) на дискете 3,5 дюйма.
3.1.3. Законопроект, представляемый в Правительство Российской
Федерации, должен быть завизирован руководителями федеральных органов
исполнительной власти, подготовивших (вносящих) законопроект, или
лицами, исполняющими их обязанности, руководителем Министерства
юстиции Российской Федерации или его заместителем, в соответствии с
распределением обязанностей, а также руководителями других
заинтересованных органов и организаций.
Законопроекты и сопроводительные материалы, представленные в
Правительство Российской Федерации с нарушением установленных
требований по их составлению, оформлению и согласованию,
незамедлительно возвращаются представившим их федеральным органам
исполнительной власти.
3.1.4. Законопроект, подготавливаемый для внесения в
Правительство Российской Федерации печатается шрифтом размером N 14 на
стандартных листах бумаги формата А4.
На расстоянии 2 межстрочных интервалов от пометки у правой
границы текстового поля печатается слово "Проект".
3.1.5. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается
прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по
центру.
Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита 2 межстрочными
интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта не более N
16 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными
интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным
шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и
отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название
кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской
Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие
законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную
норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного
изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой
именно части она изменяется.
Например:
О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса
Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды
Текст отделяется от заголовка 3-4 межстрочными интервалами и
печатается через 2 интервала.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и
основную часть.
Текст законопроекта может подразделяться на части (например,
часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации), разделы,
главы, статьи.
Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются
прописными буквами, шрифтом размером N 14 и выравниваются по центру.
Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка
не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами.
Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный
интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой
границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья"
печатается с красной строки с прописной буквы в разрядку. Номер статьи
проставляется арабскими цифрами.
При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются
полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.
Статьи имеют единую сквозную нумерацию.
В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на
части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется
арабскими цифрами в пределах каждой статьи.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит
из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и
"Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный
интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы
текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру
относительно этих слов.
Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации
указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа
законопроекта.
3.1.6. Требования по оформлению пояснительной записки к
законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных
листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2
межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля,
выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными
интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется
полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка
не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к
которому подготовлена пояснительная записка.
Например:
К проекту федерального закона "О внесении изменений в статью 3
Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и
печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала на расстоянии
1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия
законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта,
его целей, основных положений, места и системе действующего
законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных
последствий его принятия.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа
законопроекта в нижней его части.
3.2. Подготовка и оформление проектов актов
Президента Российской Федерации
3.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (УКАЗОВ И
РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации производятся
федеральными органами исполнительной власти в соответствии с порядком,
устанавливаемым Президентом Российской Федерации, Администрацией
Президента Российской Федерации, и настоящей Типовой инструкцией.
3.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся с
сопроводительным письмом, за подписью руководителя федерального органа
исполнительной власти, содержащим краткое изложение существа вопроса,
обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании
чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к
письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с
подготовкой проекта.
3.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае
необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их
выполнением.
3.2.4. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения
к ним, подготавливаемые для последующего согласования, - визовые
экземпляры печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 Х
297мм).
Согласование проектов актов (указов и распоряжений) Президента
Российской Федерации оформляется визой, включающей личную подпись
визирующего, при необходимости его должность, расшифровку подписи и
дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого
экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.
Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке,
которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект акта Президента Российской
Федерации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит
повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при
доработке в проект документа внесены уточнения редакционного
характера, не изменившие его содержания.
3.2.5. Проекты актов Президента Российской Федерации визируются
руководителями федеральных органов исполнительной власти или лицами,
исполняющими их обязанности, которые представляют проект и которым в
документе предусматриваются задания или поручения, а также
руководителями других заинтересованных федеральных органов
исполнительной власти.
Проекты актов Президента Российской Федерации, содержащие вопросы
распределения зданий и помещений, находящихся в федеральной
собственности, подлежат обязательному согласованию с Министерством
государственного имущества Российской Федерации, а находящихся на
балансе Управления делами Президента Российской Федерации, - с
Управлением делами Президента Российской Федерации.
Проекты актов Президента Российской Федерации, имеющих
нормативный характер, подлежат обязательному согласованию с
Министерством юстиции Российской Федерации.
3.2.6. Проекты актов Президента Российской Федерации,
предусматривающие принятие актов Правительства Российской Федерации,
вносятся с приложением к представляемому проекту акта Президента
Российской Федерации соответствующих, связанных с ним проектов актов
Правительства Российской Федерации.
3.2.7. Проекты актов Президента Российской Федерации печатаются
на стандартных листах бумаги формата А 4 (210 х 297мм) шрифтом
размером N 14.
Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см. Левое поле -
2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см.
При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее
поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
3.2.8. Проекты указов Президента Российской Федерации и
распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие
реквизиты: наименование вида акта (указ Президента Российской
Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок
и текст.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края
листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка
в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более
строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно
слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях
Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и
печатается через интервал 18 пт (1,5 интервала).
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается
по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца
начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть -
преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную
часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается
словом
постановляю, которое печатается вразрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и
заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться
арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ
(распоряжение), должны соответствовать структуре основного
нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента
Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой
насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений)
Президента Российской Федерации по вопросам награждения
государственными наградами, присвоения почетных, воинских и
специальных званий Российской Федерации (в других случаях не
рекомендуется).
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит
из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии
Президента Российской Федерации.
Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две
строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются
слова "Российская Федерация", а слово "Президент" центрируется
относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской
Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило, 4 межстрочными
интервалами и печатается от границы левою поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Дата проставляется в день подписания документа словесноцифровым
способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным
интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.
Индекс (номер) проставляется после подписания документа,
отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт и
печатается от левой границы текстового поля.
К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации
через дефис добавляются строчные буквы "рп".
Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской
Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании
приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов
указов (распоряжений).
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки,
графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются
руководителем органа, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой
странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ,
ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или
распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части
реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются
через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и
ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких
приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Указу Президента
Российской Федерации
от ----------------- года
N --
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста
на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2-3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое
положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом
приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или
УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
от ----------------- года
N --
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым
словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа -
УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом.
Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка
приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может
быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).
Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими
строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4
интервалами от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки
печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка
в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов
полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и
строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк
грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная
часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго
листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску оформляются
звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный
интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под
чертой.
После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В
конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах
разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и
подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента
Российской Федерации. В указанных документах их составные части
(разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать
арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер
подраздела должен состоять из номера подраздела, разделенных точкой
(например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела,
подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты
при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны
иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например,
1.2.2.1.).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа префекта
указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы
проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
3.3. Подготовка и оформление проектов актов
правительства Российской Федерации
3.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ И
РАСПОРЯЖЕНИЙ) Правительства Российской Федерации производится
федеральными органами исполнительной власти в соответствии с порядком,
устанавливаемым Правительством Российской Федерации и настоящей
Типовой инструкцией.
3.3.2. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся
руководителями федеральных органов исполнительной власти.
3.3.3. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся
с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В
сопроводительном письме указывается основание внесения проекта,
существо вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной
записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения
экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы
социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых
решений.
3.3.4. Если в тексте проекта акта Правительства Российской
Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской
Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка
на соответствующий официальный источник их опубликования, например:
"(Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 5, ст.615)".
Если подготовляемый акт Правительства Российской Федерации влечет
за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства
Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект
подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта
одновременно с ним.
Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые
предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства
Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному
проекту акта.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации
исполнения федерального закона или акта Президента Российской
Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон
или акт Президента Российской Федерации.
3.3.5. В проектах постановлений Правительства Российской
Федерации употребляются полные официальные наименования органов и
организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные
наименования.
3.3.6. Постановления Правительства Российской Федерации должны
иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.
Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как
правило, не имеют.
3.3.7. Проекты актов Правительства Российской Федерации подлежат
согласованию, которое оформляется визой.
Проекты актов Правительства Российской Федерации в обязательном
порядке должны визироваться руководителями федеральных органов
исполнительной власти (иными органами государственной власти), которые
представили проект и которым в акте предусматриваются поручения, а
также руководителями других заинтересованных федеральных органов
исполнительной власти.
Проекты актов Правительства Российской Федерации нормативного
характера подлежат согласованию с Министерством юстиции Российской
Федерации после их согласования с заинтересованными органами и
организациями.
Проекты актов Правительства Российской Федерации,
предусматривающие расходы за счет средств федерального бюджета,
подлежат согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.
При наличии у лица, визирующего проект акта Правительства
Российской Федерации, особого мнения (замечаний) он делает об этом
отметку при визировании. Особое мнение (замечания) визирующего по
проекту акта, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту
акта.
Если в ходе проработки или согласования проекта акта
Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные
изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного
визирования не требуется, если при доработке в проект акта
Правительства Российской Федерации внесены уточнения, не меняющие его
сущности (определяется руководителем подразделения-исполнителя).
3.3.8. Проект акта Правительства Российской Федерации печатается
на стандартных листах бумаги формата А 4 (210х297 мм) шрифтом размером
N 13. Проект акта имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта - постановление Правительства Российской
Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2
межстрочными интервалами, проставляется при подписании акта.
Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака
"N" и порядкового номера документа, например, N 143.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква
"р", например, N 153-р, или буква "и" - к порядковому номеру
постановления;
Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" двумя
межстрочными интервалами и оформляется центрированным способом.
Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению
этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской
Федерации.
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и
печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается
по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца
начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и
постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской
Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации
постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом и
разрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не
нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений
(распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило,
подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не
имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению)
Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно
делается ссылка.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит
из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала
имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова
"Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две
строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель
Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова
"Российской Федерации" центрируются относительно первой строки
реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства
Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений)
Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах
бумаги и подписываются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании
текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов
постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления
(распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен
оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента
Российской Федерации.
Визы оформляются аналогично оформлению этого реквизита в проектах
указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
3.3.9. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется
на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2
межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля,
выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными
интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется
полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка
не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления
(распоряжения), к которому подготовлена справка.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами,
печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой
границы текстового поля.
В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и
суть проекта, наличие, разногласий, результаты проработки и
экспертизы.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Подпись включает наименование должности лиц, подписывающих
справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы и
фамилия).
Подписи располагаются одна под другой в соответствии с
занимаемыми должностями.
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой
длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Подписи отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала.
3.4. Подготовка и оформление проектов нормативных
правовых актов федеральных органов исполнительной власти
3.4.1. Нормативные правовые акты издаются федеральными органами
исполнительной власти в пределах их компетенции в соответствии с
положениями о них в виде постановлений, приказов, распоряжений,
правил, инструкций и положений.
3.4.2. Требования к подготовке и оформлению нормативных правовых
актов федеральных органов исполнительной власти установлены
постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997
г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов
федеральных органов исполнительной власти и их государственной
регистрации" (с изменениями на 11 февраля 1999 г.). (Собрание
законодательства Российской Федерации, 1997 N 3, ст.3895)
IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Приказ, распоряжение
4.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения
нормативного характера, а также по оперативным, организационным,
кадровым и другим вопросам внутренней работы федерального органа
исполнительной власти.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на
основании поручений руководителя федерального органа исполнительной
власти, его заместителя, либо в инициативном порядке. Проекты приказов
по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании
соответствующих представлений.
Приказы подписываются руководителем федерального органа
исполнительной власти или по его поручению заместителем руководителя.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов
(распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами
возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят
проект.
Обеспечение правильности оформления проектов приказов
(распоряжений) является обязанностью службы ДОУ.
4.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним
визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект,
руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются
задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической
службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при
согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения
принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному
согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на
подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с
распределением обязанностей.
4.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных
бланках установленной формы и докладываются для подписи при
необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение
сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том,
на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа
является дата его подписания.
Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с
другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах
бумаги без бланка, с указанием названий федерального органа
исполнительной власти и других органов или организаций.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного
года; приказы по основной деятельности, по личному составу и
распоряжения нумеруются отдельно.
4.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные
экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в
соответствии с указателем рассылки, который составляется и
подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также
исполнителю и в службу ДОУ.
4.1.5. Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления
Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течении
10 дней, если не установлен другой срок.
4.1.6. Приказ (распоряжение) печатаются на бланке установленной
формы шрифтом размером N 13.
Приказ (распоряжение) имеют следующие реквизиты:
Наименование федерального органа исполнительной власти.
Наименование вида документа - приказ.
Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным
способом.
Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер
состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например:
15 июня 2000 г. N 21; 03.07.2000 N 44.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста
приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из
двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный
интервал.
Например:
О командировании работников Министерства в ...
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным
расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и
печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала от левой границы
текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового
поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой
границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей
(преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и
события, послужившие основанием для издания приказа. Она может
начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д.
Если приказ издается на основании другого документа, то в
констатирующей части указывается наименование этого документа в
творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю,
которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление
предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и
сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и
подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного
характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве
исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные
должностные лица. Последний пункт распорядительной части может
содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое
возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный
документ или какие-то его положения, то один из пунктов
распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый
документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу ...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения
...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится
приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит
вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку
подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на
указах (распоряжениях) Президента Российской Федерации.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего
документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Приказы (распоряжения) подписывает руководитель федерального
органа исполнительной власти, а в его отсутствие лицо, его замещающее.
Приложения к приказу подписываются руководителем структурного
подразделения, подготовившего проект.
Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа
приложения.
4.1.7. Совместные приказы федеральных органов исполнительной
власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297
мм) без бланка.
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти -
располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - приказ; располагается центрованно;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более
поздней подписи; располагается центрованно;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и
более организациями, состоит из регистрационных номеров документа
каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке
указания авторов в документе.
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти
располагаются ниже текста на одном уровне.
4.2. Положение, правила, инструкция
4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем
устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам,
отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для
выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо
деятельности или порядок применения положений законодательных и иных
нормативных актов.
Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные
правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты,
утверждаемые федеральным органом исполнительной власти; утверждение
оформляется в форме грифа утверждения или путем издания
распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке
принятия положений, правил и инструкций находится в ведении
федерального органа исполнительной власти.
4.2.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции
соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
4.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на
общем бланке федерального органа исполнительной власти.
Текст излагается от третьего лица единственного или
множественного числа. В тексте используются слова: "должен",
"следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на
вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные
требования и порядок проведения работ (должностная инструкция),
отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному
специалисту).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит
раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки,
основное назначение нормативного акта и сфера его распространения,
ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на
главы, пункты и подпункты. Главы должны имен, названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов
производится арабскими цифрами.
4.3. Протокол
4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных
во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и
выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению
представляются структурными подразделениями федерального органа
исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена их
подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом
работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями
подразделений-исполнителей.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста
возлагается на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и
сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст
протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня
заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются
подразделением, ответственным за подготовку.
4.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на
заседании, направляются для подшивки в дело в
подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых
решениях.
Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и
материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них,
причем копии протоколов - по акту.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного
распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
4.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей:
вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к
прилагаемому списку присутствовавших
Повестка дня
Докладчики по каждому пункту повестки дня
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте
сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в
тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся
итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,
записывается в тексте протокола после соответствующего постановления
(решения).
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются
только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
4.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах
календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы
заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных
советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера,
включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших
участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят
из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и
порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться
буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в
федеральном органе исполнительной власти.
4.3.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются
заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с
указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный
исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии
протоколов заверяются печатью службы ДОУ.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из
протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются
печатью службы ДОУ.
4.3.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или
на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и
имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово Протокол печатается от границы
верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и
выравнивается по центру;
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2
межстрочными интервалами, печатается через интервал и выравнивается по
центру.
Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении
протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном
месте.
Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид
заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по
центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или
словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала
ниже предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных
интервала.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование
начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно
другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней
строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц,
выступавших на заседании (совещании) и краткое содержание выступлений
при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1
межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и
включает наименование должности лица, председательствовавшего на
заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи
(инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового
ноля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой
длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в
правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра
печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и
центруется по отношению к ним.
При решении правовых нормативных вопросов федеральные органы
исполнительной власти в пределах своей компетенции издают
постановления, как самостоятельные документы.
Оформление реквизитов постановления аналогично п. 4.1.6 данной
типовой инструкции.
4.4. Служебные письма
4.4.1. Служебные письма федеральных органов исполнительной власти
готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации
и Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам,
относящимся к компетенции федеральных органов исполнительной власти;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов
Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и
актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
как инициативные письма.
4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией
руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений,
запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям,
зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки
инициативных писем определяются руководителями структурных
подразделений.
4.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата
А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением государственного
герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной
техники запрещается.
При оформлении письма па двух и более страницах вторая и
последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа
арабскими цифрами.
Служебное письмо федеральных органов исполнительной власти,
направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст
служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или
нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в
одном структурном подразделении организации - адресата.
4.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например:
"Министерство считает... ", "Государственный комитет
рассмотрел... "
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст
излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...",
"направляю...".
5.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями,
имеющими выданные Министерством Российской Федерации по делам печати,
телерадиовещания и средств массовых коммуникаций лицензии на
соответствующий вид деятельности по заказам федеральных органов
исполнительной власти.
5.1.4. Бланки документов федерального органа исполнительной
власти подлежат учету. Изготовление бланков без изображения
Государственного герба Российской Федерации на компьютерных принтерах
и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с
разрешения руководителя службы ДОУ.
5.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по
назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться
другим организациям и лицам.
5.1.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков
документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя
федерального органа исполнительной власти. Соответствующие предложения
вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых
бланков.
5.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
При подготовке организационно-распорядительных документов
работники федерального органа исполнительной власти обязаны соблюдать
правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
5.2.1. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно
передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем?", - "о
выделении...", "об изменении..." и т.д.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А/5 заголовок
не составляется.
5.2.2. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные
документы, письма) или события зафиксированного в документе (протокол,
акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет)
- дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или
утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается
только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением
и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более органами
федеральной исполнительной власти должны иметь, одну (единую) дату.
Способ написания даты зависит от характера документа: в
нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а
также содержащих сведения финансового характера, используется
словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2000 г.), а в
остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день,
месяц, год (29.04.2000).
5.2.3. Подпись документа
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы
представительной и судебной власти, подписываются руководителем
федерального органа или, по его поручению, первым заместителем
руководителя.
Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям,
гражданам подписываются руководителем, его заместителями или
руководителями структурных подразделений в соответствии с их
компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица,
подписавшего документ (при использовании должностного бланка
наименование должности не указывается), личная подпись и ее
расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается
фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия
(исправления можно внести от руки или машинописным способом, например:
"и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за"
или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по
должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на
одном уровне.
5.2.4. Адресование документа.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям
или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному
подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся
в именительном падеже.
Например:
Министерство культуры
Российской Федерации
Управление делами
При направлении документа конкретному должностному лицу
наименование организации и подразделения указывается в именительном
падеже, а должность и фамилия в дательном.
Например:
Министерство образования
Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
Л.И. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д. Иванову
При адресовании документа физическому лицу, указывают инициалы и
фамилию получателя, затем почтовый адрес.
Например:
И.П. Калинину
ул. Садовая, д.5, кв. 12
Киреевский р-н, г. Липки
Тульская обл., 301264
5.2.5. Согласование документа
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом
согласования.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки
обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее
принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв.
исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект
документа. Документы, содержащие поручения работникам федерального
органа исполнительной власти, ими должны быть завизированы.
Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего
документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего
листа подлинника распорядительного правого акта. На проекте
законодательного акта, на внутреннем документе и на копии
отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне
документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа
оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется
следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С. Иванов
28.10.2000
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа проводится с органами управления и
организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее
согласование.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим
грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО,
наименование должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации), личную подпись, расшифровку
подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего
согласование, его дату и индекс.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель министра путей сообщения
Российской Федерации
------------------ --------------------
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
30.09.2000
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 30.09.2000 N 01-15/155-К
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом
нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе
согласования" если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист
согласования прилагается".
Согласование документа в зависимости от его содержания
осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами федерального органа исполнительной власти;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых
затрагиваются в документе;
с федеральными органами государственной власти, интересы которых
затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный
надведомственный контроль (надзор) в определенной области
(экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий
только с согласия этих органов.
5.2.6. Утверждение документа
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения
проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федеральной
архивной службы России
---------------- -------------------
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
16.10.2000
При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений
документ может утверждаться приказом Федерального органа
исполнительной власти.
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Росархива
от 16 октября 2000 года
N 1505
5.2.7. Резолюция
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя
(исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,
равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в
поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и
координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих
типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись
автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием
регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция
относится.
5.2.8. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем
углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника
документа.
Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя,
номер его телефона, например:
Максимова Нина Сергеевна
928-88-14
или
Максимова
928-88-14
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой
исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного
исполнителя.
5.2.9. Оформление приложений к документу
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты
(название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание,
дату, отметку о согласовании и т.п.).
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют
следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования
перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и
числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект ...на 8 л. в 3 экз.
Приложения к распорядительным документам содержат в правом
верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и
номера.
Например; Приложение к приказу Министерства культуры Российской
Федерации ... N...
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не
указывается.
5.2.10. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ,
свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа,
ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором
будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя
структурного подразделения, в котором исполнен документ.
VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Организация документооборота
6.1.1. Движение документов в федеральных органах исполнительной
власти с момента их создания или получения до завершения исполнения
или отправки образует документооборот.
6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с
ними в федеральных органах исполнительной власти, регламентируются
инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм
документов, положениями о структурных подразделениях и должностными
инструкциями их работникам.
6.1.3. При применении в федеральных органах исполнительной власти
электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой
автоматизации разрабатываются маршруты движения документов.
Использование маршрутов позволяет определить последовательность
операций, производимых с документом и путь его движения уже на
начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в
федеральные органы исполнительной власти.
6.2. Организация доставки документов
6.2.1. Доставка документов в федеральные органы исполнительной
власти осуществляется, как правило, средствами почтовой,
фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в федеральные органы исполнительной
власти доставляется письменная корреспонденция и виде простых и
регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов,
а также печатные издания.
6.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы
(телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по
электронной почте.
6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
6.3.1. Документы, поступающие в федеральные органы исполнительной
власти на бумажных носителях, проходят первичную обработку,
предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и
доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками
службы ДОУ.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с
пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность
упаковки документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
6.3.2. Документы, адресованные руководству федерального органа
исполнительной власти, а также без указания конкретного лица или
структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе
ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью
распределения поступивших документов на требующие обязательного
рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные
подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их
содержания, на основании установленного в организации распределения
обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению
документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или
должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ,
где в регистрационно-контрольную форму (далее именуется - РКФ)
вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными
подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным
исполнителям передаются копии.
6.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с
проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же
правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству
и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается)
получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно
передается руководителю, которому она адресована.
6.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией
должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на матичном носителе
должен соответствовать тексту оригинала.
6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
6.4.1. Документы, отправляемые федеральным органом исполнительной
власти, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется
службой ДОУ федерального органа исполнительной власти в соответствии с
Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением
Правительства Российской Федерации от 26.09.1997 N 1239 (Собрание
законодательства Российской Федерации, 1997, N 40, ст. 4602).
Документы для отправки передаются полностью оформленными,
зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на
рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и
отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего
дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по
указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.
6.4.2. С помощью средств электрической связи осуществляется
передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм,
телефонограмм, электронных сообщений.
Виды документов, информация которых передается по каналам
электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их
бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по
делопроизводству федерального органа исполнительной власти, с учетом
функционирующих в федеральном органе исполнительной власти технических
и программных средств.
6.4.3. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются
сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и
зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами
предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением
Правительства Российской Федерации от 28.08.1997 N 1108 (Собрание
законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст. 4299).
6.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется
устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается)
получателем.
6.5. Порядок прохождения внутренних документов
6.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки
и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых
документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
6.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и
согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами
передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания
документов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ,
которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в
соответствии с правом подписи документов и распределением
обязанностей.
6.5.3. Копии подписанных руководителями распорядительных
документов в обязательном порядке рассылаются в структурные
подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
6.5.4. Передача документов между структурными подразделениями
осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц,
ответственных за делопроизводство. Документы передаются с
соответствующей отметкой в РКФ.
6.6. Прием и обработка документов, поступающих
по каналам электронной почты и факсимильной связи
6.6.1. Электронная почта - один из компонентов системы
автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации
и ее передачи между пользователями как внутри федерального органа
исполнительной власти, так и между организациями, имеющими
соответствующие аппаратные и программные средства.
6.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте,
исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии
определенной специфики в процессе исполнения.
6.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу
отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и
время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью
текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в
соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а
затем распечатывает его на бумажный носитель.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный
почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код
пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через
эти почтовые ящики.
6.6.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и
исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю
необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".
6.6.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по
каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими
требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического
изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не
должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с
заявкой установленного образца, подписанной руководителем
подразделения. Заявки хранятся в течении одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается
на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя
соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии
перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для
служебного пользования";
подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной
формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям
с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы
без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под
расписку в день их приема, срочные - немедленно;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без
перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в
подразделениях, осуществляется их руководителями.
6.7. Учет количества документов
6.7.1. Учет количества документов за определенный период времени
(год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и
представляются руководству.
6.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам
документ, без учета копии, создаваемых при печатании и размножении.
Розмноженные экземпляры подсчитываются отдельно в
копировально-множительном бюро, машинописном бюро, службе
автоматизированной подготовки документов на основе принятой в
федеральном органе исполнительной власти системы учета документов.
Учет количества документов может проводиться по федеральному
органу исполнительной власти в целом или по отдельным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме
(Приложение 6). По каждой группе учитывается количество документов и
отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в
отдельных графах).
6.8. Работа исполнителей с документами
6.8.1. Руководители структурных подразделений федерального органа
исполнительной власти обеспечивают оперативное рассмотрение
документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль
за качественным исполнением документов по существу вопроса.
6.8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения
выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются немедленно.
При необходимости размножения документа или других задержках
исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная
форма его информирования.
6.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление,
согласование, представление на подписание (утверждение) руководством
федерального органа исполнительной власти или руководителями
структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров
документа, передает документ на тиражирование. На документ,
рассылаемый более, чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель
на рассылку.
6.8.4. При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о
дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением
документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного
исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и
результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
6.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные
исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ
информации и представление ответственному исполнителю в установленные
им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок,
сведении и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за
полноту и достоверность информации, использованной при подготовке
документа.
6.9. Работа с обращениями и запросами документов
6.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы
депутатов разных уровней осуществляется федеральными органами
исполнительной власти в соответствии с законодательством Российской
Федерации о статусе депутата.
6.9.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо,
написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.
При обращении депутата в федеральный орган исполнительной власти
должностные лица должны предоставить депутату всю информацию,
связанную с его депутатской деятельностью.
При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при
необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней
со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и
предоставляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения,
составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке
установленном федеральным законом о государственной тайне.
Должностное лицо, которому направлен запрос депутата должно дать
ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня
его получения или в иной, согласованной с инициатором запроса срок.
6.9.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или
запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения
каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или
запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ
депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления
обращения или запроса.
6.9.4. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос
должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей
палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или письменной
форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентскою
запроса или в иной, установленной соответствующей палатой Федеральною
Собрания Российской Федерации срок. Ответ должен быть подписан тем
должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо
лицом, временно исполняющим его обязанности.
6.9.5. Прием, обработка и направление поступающих обращений и
запросов депутатов осуществляется службой ДОУ федерального органа
исполнительной власти в соответствии с установленным порядком работы с
поступающими документами.
6.9.6. В структурных подразделениях федерального органа
исполнительной власти по обращениям и запросам в соответствии с
указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в
необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.
6.9.7. Обращения и запросы депутатов и документы по их
рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.
6.9.8. В федеральном органе исполнительной власти анализируют
количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов и
информируют об этом руководство федерального органа исполнительной
власти.
VII. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
7.1. Регистрация документов
7.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация
документов - запись учетных данных о документе по установленной форме,
фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
7.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от
физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки,
передачи или создания.
7.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день
поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При
передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как
правило, не регистрируется.
7.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в
зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например,
отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства
Российской Федерации, приказы руководителя федерального органа
исполнительной власти по основной деятельности, приказы по личному
составу, служебная переписка, обращения граждан.
7.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых
документов производится в местах исполнения и создания документов.
Документы, полученные из Правительства Российской Федерации,
Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на
рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти и
его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью
руководителя федерального органа исполнительной власти, протоколы и
решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности федерального
органа исполнительной власти, регистрируются в структурных
подразделениях.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной
связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях,
осуществляющих их прием и передачу.
7.1.6. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или
электронных карточках, журналах.
7.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового
номера, который, исходя из информационных потребностей федерального
органа исполнительной власти, может дополняться буквенным или цифровым
индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре
дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и
др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга
косой чертой.
7.1.8. Для достижения информационной совместимости
регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается
следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в
приложении 7.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от
характера документа и задач использования информации может дополняться
другими реквизитами:
гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
7.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ
инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый
номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
7.2. Организация поисковой системы по документам
7.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при
принятии решений в федеральных органах исполнительной власти создаются
поисковые системы по документам.
7.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации,
поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и
классификационные справочники.
7.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается
необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие
картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам
документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по
обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска
информации.
7.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем
разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности федерального органа
исполнительной власти;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора резолюций;
классификатора исполнителей;
классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел.
Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут
использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей
ввода и поиска документов и информации.
7.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного
документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам
(названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или
по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом
документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и
элементов текста.
7.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о
деятельности федерального органа исполнительной власти, не отнесенной
к государственной тайне или служебной информации ограниченного
распространения, работникам федерального органа исполнительной власти,
иным государственным органам, организациям, физическим лицам.
7.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет
федеральный орган исполнительной власти как собственник или владелец
информационных ресурсов на основе требований законодательства.
7.2.8. Порядок защиты и доступа к служебной информации
ограниченного распространения определяется федеральными органами
исполнительной власти, в пределах их компетенции либо непосредственно
Страницы: 1 2 |